2023 年如何优化 SaaS 支出

介绍

BetterCloud最近的一项研究显示，SaaS应用程序的使用量增加了 18%，平均使用 130 个应用程序，而 2022 年仅为 110 个。

软件支出已成为企业的第三大支出，仅次于员工和办公室租赁支出。这表明，企业正在采用 SaaS 应用程序，以获得易用性和适应性。

然而，Flexera 的一份报告指出，约有 29% 的 SaaS 软件支出未被团队充分利用，导致投资回报率低下。

考虑到 2023 年的经济衰退，现在关注 SaaS 支出优化为时已晚。

本文将探讨企业如何在 SaaS 上超支，以及如何优化软件支出和提高投资回报率。

什么是 SaaS 支出优化？

SaaS 支出优化是指企业的 IT 和财务团队为降低 SaaS 软件成本而采取的集体措施。这是一个持续的过程，重点关注应用程序使用分析、许可证利用、影子 IT、续订跟踪等，最终目标是从每个应用程序中获取最大价值。

不过，在讨论如何减少软件支出之前，你需要先找出超支的地方。

你在 SaaS 上超支的五种方式

影子 IT 或采购

它是指员工在未经 IT 或财务团队批准的情况下，使用公司信用卡购买 SaaS 应用程序的行为。Gartner 的研究报告指出，由于错过续订和隐藏成本，企业中 30% 至 40% 的软件支出来自影子 IT。

(资料来源）

超出需求的采购

所有组织都倾向于预测自己的增长，并购买超出需求的多余许可证。最终，大多数许可证都会被闲置，导致投资回报率低下和开支浪费。

缺乏应用和支出可见性

公司最终在 SaaS 上超支的主要原因是，他们无法全面了解所使用的应用程序以及每个应用程序的支出情况。现在是 2023 年，一些团队仍在使用电子表格来管理 SaaS 应用程序。

错过续订

缺乏支出可见性和基于电子表格的跟踪会导致错过续订，而 SaaS 供应商会趁机向你收取更多费用。影子 IT 应用程序通常会导致自动续订，从而增加支出。

财务团队无法识别增加的支出，因为他们不知道 SaaS 堆栈中存在该应用程序。

缺乏价格基准

如果你不知道同行为类似应用程序支付的费用，你可能会多支付订阅费用。如果你不了解最新的定价基准，SaaS 供应商就会利用这一点，向你收取更高的应用程序费用，从而导致超额支出。

2023 年优化 SaaS 支出

现在你知道企业如何在 SaaS 上超支了，但你知道只需要一个解决方案就能优化 SaaS 支出吗？

是的，你只需要一个SaaS 支出管理平台，就能削减 SaaS 应用程序的成本，优化 SaaS 组合。

事情是这样的

全面了解 SaaS

SaaS 支出管理平台拥有广泛的集成库，可与企业的 SSO、财务和人力资源信息系统相连接。这些集成将使平台对 SaaS 应用程序、供应商以及每个用户、部门和成本中心各自的支出提供 100% 的可见性。

一旦 IT 团队对 SaaS 组合有了集中的可视性，管理应用程序、识别影子 IT 应用程序和重复应用程序就会变得更加容易。堆栈中任何未经授权的应用程序都可以被消除，从而节省更多成本。

财务团队也能看到每个部门在 SaaS 应用软件上的支出。他们可以使用支出数据，将其与使用数据进行比较，并做出正确的成本优化决策。

专业建议：使用涵盖整个 SaaS 生命周期的 SaaS 管理平台，从采购和谈判到配置、管理和续订。

分析应用程序使用数据

SaaS 管理平台可以通过 API 直接与 SaaS 应用程序集成，并提供准确的使用情况洞察。财务团队可以分析这些使用数据，找出未充分利用的应用程序，并根据支出计算投资回报率。

使用情况洞察将显示团队的需求、他们使用应用程序的方式以及正在使用的许可证数量。你可以利用未使用的许可证，并将其重新分配给需要的用户，或者在续约谈判中合理调整许可证数量，优化 SaaS 支出。

分析使用数据并合理调整许可证的大小，将有助于您从应用程序中获取最大价值，提高投资回报率。

整合应用程序或供应商

应用程序或供应商整合已成为首席财务官和企业采购负责人减少 SaaS 支出的首选策略。应用程序整合是一个过程，在这个过程中，你要找出具有类似用途的冗余或高支出应用程序，并将它们整合到一个单一的解决方案中。

举例说明，假设销售团队使用 Salesloft 进行销售，营销团队使用 Mailchimp 进行电子邮件营销，客户团队使用 Hubspot 进行客户关系管理。

供应商合并是指将 Salesloft 和 Mailchimp 的功能合并到 Hubspot 中，后者提供全面的销售促进、电子邮件营销和客户关系管理功能。

(资料来源）

通过整合这些工具，贵组织可以精简运营，简化 SaaS 管理，并增加 SaaS 节约。

专业建议：确保您没有合并长期值得信赖的供应商的应用程序。

自动续签合同

放弃电子表格。电子表格不会主动提醒即将到来的续订。您需要一个自动续约管理系统，以便在续约方面保持领先。幸运的是，SaaS 管理平台可以帮助您实现合同续签自动化。

自动续约可能会让人扫兴。续约管理平台会根据合同日期创建续约日历，并在截止日期前 90 天启动工作流程，帮助您防止自动续约。

CloudEagle 等 SaaS 管理平台可以与 Slack 集成，并在续订日期到来前 90 天自动发送续订提醒。这将为您提供充足的时间来分析应用程序的使用情况，并准备谈判策略，以调整许可证的大小，优化支出。

请记住，续约谈判允许您与供应商谈判，以取消未使用的许可证、根据使用情况降低定价计划的等级，以及合并供应商，因此您必须在谈判中表现出色。

建议：如果您打算重新谈判合同，请尽早开始谈判，或在通知期结束前让供应商知道您的选择。

用价格基准赢得谈判

供应商谈判对 SaaS 支出优化流程的成功起着重要作用。娴熟的谈判可以节省更多的 SaaS 成本，而不适当的谈判则可能无意中增加支出。

续约谈判将使您能够调整许可证的大小，根据范围消除多余的应用程序，并与供应商重新谈判，以获得折扣或有利的定价期限。

但在与 SaaS 供应商谈判之前，应分析定价基准，了解同行为类似应用程序支付的费用。利用基准作为谈判的筹码，争取有利的定价、折扣或附加功能。

在某些情况下，你的采购团队可能忙于战略任务，没有时间与供应商谈判。别担心，您可以将谈判外包给 SaaS 采购专家。

这些协助买家将充当您的扩展采购团队。他们会分析您的需求和应用程序的使用情况，进行市场调研，确定最新的价格基准，并代表您与供应商谈判，以确保获得最佳的定价条款和折扣。

专业建议：SaaS 供应商很聪明；避免在毫无准备的情况下进入谈判，因为你可能很容易被说服，支付超出必要的费用。准备一个清晰的谈判策略，然后再继续。

奖金

SaaS 预算编制

我们讨论了优化 SaaS 支出的五种方法。我们可以为这些策略作证，因为全球的首席财务官、采购主管和运营经理都在使用它们。

但最好的做法是保持 SaaS 堆栈和支出的最优化，而不是在失去对支出的控制后，在最后一刻慌忙减少支出。

专业建议：注重卓越运营而非持续改进

要实现卓越运营，就必须重视 SaaS 预算编制。获取完整的可见性，分析使用情况，了解需求，并相应地将预算分配给需要的应用程序和团队。

• 为每个部门设定预算限额。
• 定期进行预算审计
• 必要时利用和重新分配预算。

不过，你仍然需要一个 SaaS 管理平台来分析使用情况、支出和分配预算，因此不要忽视选择合适的平台。

专业建议：在分配预算之前，让所有利益相关者一起了解需求，以避免效率低下。

结论

考虑到 2023 年的经济衰退，企业现在应该通过预测潜在增长，集中精力优化 SaaS 支出，而不是购买多余的应用程序或许可证。

了解哪些地方超支，将使 SaaS 成本优化过程变得更容易。我们在本文中提供了可行的建议，财务和 IT 团队可以利用这些建议完全控制 SaaS 支出。

请记住，SaaS支出优化永无止境；这是一个循环往复的过程，有了像CloudEagle这样正确的SaaS管理平台，你就能实现卓越运营，提高底线。