Su guía 101 para la gestión de proyectos

Introducción

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos, como su nombre indica, consiste en gestionar proyectos. Como gestor de proyectos, eres un líder en la ejecución de una iniciativa. La gestión de proyectos consiste en asegurarse de que el equipo dispone de las herramientas necesarias para mantener el rumbo y completar un proyecto con éxito. Las limitaciones dentro de la gestión de proyectos se encuentran en el alcance, el tiempo y el presupuesto, y como gestor de proyectos, debe desarrollar un plan para ayudar a su equipo a tener éxito dadas esas limitaciones.

Tanto si te dedicas a la gestión de proyectos como si no, la mayoría de las profesiones requieren capacidades de gestión de proyectos, lo que la convierte en una habilidad valiosa en cualquier sector. Para ayudarte a encaminarte hacia el éxito, aquí tienes nuestro esquema para llevar a cabo la gestión de proyectos.

Consejos para una gestión de proyectos estelar

1. Defina su proyecto

A la hora de elaborar un plan para ejecutar su proyecto, primero tiene que definir en qué consiste. Identifique el propósito y el alcance de su proyecto designando lo que su equipo pretende lograr y lo que no para establecer sus limitaciones y límites.

A continuación, piense en sus objetivos y utilice la metodología de fijación de objetivos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y de duración determinada). Esto le ayudará a definir mejor las metas de su proyecto y le permitirá ser realista y mantener el rumbo. Llegados a este punto, también debe identificar a los principales interesados en el proyecto, es decir, los grupos o personas a los que les interesa el resultado de su proyecto. Con un proyecto bien definido, puede crear la carta del proyecto, el documento oficial que resume el objetivo, la finalidad y los requisitos previstos del proyecto.

2. Fijar objetivos

Cuando establezca los objetivos de su proyecto, asegúrese de que están en consonancia con los objetivos de su organización y de otros departamentos, como el de marketing, el jurídico, el de gestión de marca o el de relaciones públicas, entre otros. Reevalúe los motivos de su empresa para asegurarse de que su proyecto se ajusta a las necesidades de su negocio. En la fase de fijación de objetivos, también tiene que definir cómo piensa evaluar el éxito de su proyecto a través de métricas clave. Ilustre sus criterios de éxito para ayudar a su equipo a evaluar si el proyecto cumple sus objetivos.

3. Desarrolle su plan

Para que su proyecto empiece con buen pie, debe elaborar un plan operativo minucioso. El plan no sólo debe incluir el alcance, el calendario, los recursos y los riesgos del proyecto, sino también un desglose jerárquico de las distintas tareas. Esto ayuda a que el proyecto sea manejable y a asignar responsabilidades y calcular los recursos necesarios. Los recursos pueden ser humanos, financieros y materiales, y determinarlos con antelación ayuda a asignar adecuadamente lo que se va a necesitar.

Otro aspecto fundamental de la gestión de proyectos y la creación de un plan es la comunicación. Establece planes claros de comunicación que definan cómo transmitirás la información a los miembros de tu equipo y a las partes interesadas.

4. Crear un calendario

Junto con su plan, debe crear un calendario del proyecto. Un calendario estimado del proyecto le ayudará a usted y a su equipo a asegurarse de que cumplen sus funciones y responsabilidades, además de servir como recurso para las partes interesadas.

Puede elaborar un calendario utilizando diagramas PERT u otra herramienta de programación de su elección. En esta fase, defina las dependencias de las tareas y los caminos críticos para el movimiento. A continuación, asigne esas tareas a los miembros del equipo y fije plazos para cada una de las responsabilidades que le corresponden. Aunque las cosas no siempre saldrán según lo previsto, un calendario proyectado ofrece un plan que puedes ir actualizando o modificando a medida que avanzas en el proyecto.

5. Ejecute su proyecto

Una vez establecida la planificación adecuada, usted y su equipo pueden empezar el proyecto. Como gestor de proyectos, puede que piense que puede sentarse y relajarse, pero eso no es cierto. Tu papel en esta fase es poner en práctica el plan y asegurarte de que tu equipo realiza las tareas de acuerdo con los estándares que has establecido.

Supervise el progreso de cada miembro del equipo, así como el rendimiento general del proyecto. Controla el tiempo, los costes y la calidad, y asegúrate de que identificas y mitigas los problemas a medida que surgen. Por suerte, hay un montón de herramientas de gestión de proyectos en el mercado que te ayudarán a mantener el rumbo, desde Wrike hasta Asana, entre otras.

6. Comunicar e informar

A medida que usted y su equipo avanzan en el proyecto, también es tarea suya, como gestor del proyecto, mantener informados a los principales interesados de la situación, los retos y los logros del proyecto. Proporcione informes de progreso claros utilizando los KPI que identificó en su plan. Además, asegúrese de mantener abiertas las líneas de comunicación tanto internas entre su equipo como con las partes interesadas externas.

7. Mitigar los riesgos y cambios del proyecto

Incluso con un plan perfectamente trazado, pueden surgir problemas y cambios, y es su responsabilidad asegurarse de que se gestionan a lo largo del ciclo de vida del proyecto. A medida que te enfrentes a los retos del proyecto, aplica tus planes de mitigación de riesgos y de contingencia según sea necesario. Además, documente y haga un seguimiento de los riesgos identificados para poder comunicarlos en las actualizaciones del proyecto.

A medida que se necesiten cambios, también debe establecer un proceso de control de cambios que le ayude a evaluar y decidir si los cambios están justificados. Al igual que documentas los retos de tu proyecto, asegúrate de llevar un registro exhaustivo de todos los cambios que se realicen, evalúa su impacto y ajusta tu plan en consecuencia.

8. Aprenda de su proyecto y celebre sus éxitos

Una vez finalizado el proyecto, es importante recoger las opiniones no sólo del equipo, sino también de las partes interesadas. Documente las lecciones aprendidas a lo largo del proceso e identifique lo que ha funcionado y lo que podría haberse mejorado, de modo que pueda aplicar esas lecciones a futuros proyectos. Por último, archiva esta información para futuras consultas.

Entonces podrá celebrar el éxito de su proyecto. Recuerda reconocer y recompensar el duro trabajo de todos los implicados para ayudarte a fomentar una cultura positiva dentro de tu equipo.

Gestión eficaz de proyectos

Recuerde que la gestión de proyectos es un proceso dinámico que requiere flexibilidad y capacidad de adaptación para afrontar los retos y cambios inesperados que puedan surgir durante el ciclo de vida del proyecto. Con un plan minucioso, el equipo adecuado y adaptabilidad a lo largo de todo el proyecto, así como un poco de reflexión tras su finalización, dispondrás de las herramientas que necesitas para mejorar tus habilidades como líder del proyecto y ayudar a dirigir a tu equipo y a tu empresa hacia el éxito.