Por qué la mejora de los procesos es vital para el crecimiento de las agencias

Introducción

Hacer crecer una agencia SEO no es fácil. Pero si careces de flujos de trabajo racionalizados en tu empresa, no solo estás nadando contracorriente, sino que tienes pesos de plomo atados a ti.

La mejora de los procesos es vital para el crecimiento de cualquier empresa. Sin embargo, es aún más importante para el SEO.

Su equipo es su mayor recurso (y gasto) como organización de servicios profesionales. Y si no cuentas con los sistemas necesarios para agilizar los flujos de trabajo de SEO, acabarás agotando tu cuenta de resultados tratando de producir activos para los clientes.

En este artículo se explica el coste real de los procesos ineficaces en su agencia SEO y lo que puede hacer para agilizar los flujos de trabajo hoy mismo.

El verdadero coste de los procesos ineficaces en su agencia SEO

El coste de los procesos ineficaces se hace sentir.

Por término medio, los empleados gastan:

• 1,8 horas al día buscando documentos
• 30 horas al mes en reuniones (o 1,2 horas al día)
• 4,1 horas al día en su bandeja de entrada

Yikes.

Por lo tanto, no debería sorprender que el oficinista medio tenga alrededor de 2 horas y 53 minutos de productividad diaria.

Es hora de hacer cuentas rápidas para ver cuánto le cuesta esto a su agencia.

Según Indeed, el salario medio de un especialista en SEO es de 54.579 dólares. Suponiendo que sólo sean productivos durante 3 de las 8 horas diarias (37,5%), estás perdiendo alrededor de 34.111,87 dólares anuales en productividad por empleado.

¿Trabajar con contratistas en lugar de empleados?

Supongamos que sus contratistas trabajan 30 horas a la semana a 50 dólares la hora (el extremo inferior de las tarifas SEO). Pero solo son productivos el 37,5% del tiempo.

Entonces estás perdiendo 45.000 dólares al año (30 horas a la semana X 50 dólares la hora X 48 semanas te da 72.000 dólares X 0,625 por el porcentaje de tiempo perdido).

De acuerdo, son estimaciones aproximadas.

Aun así, esto demuestra cuánto tiempo y dinero se dedica al trabajo administrativo y a otras tareas que no aportan resultados directos a los clientes. En otras palabras, trabajo que está fuera del alcance.

Los procesos ineficaces agotan al personal

Los costes también son mayores en otros aspectos. Como resultado de procesos ineficaces, su personal es menos productivo y está más estresado.

Esto repercute negativamente en su empresa. Los empleados estresados y enterrados bajo una montaña de tareas administrativas no tienen tiempo para centrarse en obtener resultados para sus clientes.

Y lo que es peor, su equipo suele trabajar fuera de su horario contratado para gestionar las tareas y ponerse al día.

Aunque es posible que recupere parte del dinero que pierde en procesos ineficaces de esta forma, a la larga le costará más. Sus empleados se resentirán. La calidad de su trabajo disminuirá. Y tendrán menos ganas de trabajar en su empresa.

Al final, dejarán su organización por una agencia más eficiente.

Esto daña la cultura de tu lugar de trabajo. Los empleados agotados tienden a arrastrar a otros empleados a su alrededor. Como resultado, tu lugar de trabajo puede volverse tóxico.

Gestionar la rotación de empleados también es muy caro. Sustituir a un empleado suele costar entre 1,5 y 2 veces su salario.

Tenga en cuenta que esto no tiene en cuenta los costes derivados del impacto negativo en la cultura del lugar de trabajo, los clientes existentes y la marca en general.

La verdadera razón por la que su agencia tiene una alta rotación de empleados

Con la "Gran Dimisión", la "Inflación" y las "Renuncias silenciosas" a la cabeza de las noticias, se puede llegar fácilmente a la conclusión de que todo el mundo está descontento con su trabajo en todas partes.

Pero no es exactamente así.

Aunque hay muchas formas de mejorar la cultura del lugar de trabajo (mejor comunicación, más elogios, mayor remuneración, mejores prestaciones), todas ellas ignoran la verdadera causa de la insatisfacción. La gente deja trabajos innecesariamente estresantes en los que la falta de estructura y orientación hace que un trabajo sencillo sea mucho más complicado.

El SEO requiere tiempo.

Se necesita tiempo para investigar, crear y optimizar activos. También es extremadamente fácil relacionar los resultados con los esfuerzos de su equipo mediante análisis. Esa presión para impulsar los resultados a través de una carrera de obstáculos de ineficacia puede quemar a tu equipo rápidamente.

Por eso sus flujos de trabajo son la base del éxito de su empresa.

Sin procesos claramente definidos y respaldados por plantillas, herramientas y procedimientos operativos normalizados (PNT), su equipo tendrá dificultades para conseguir resultados rápidamente.

En lugar de ello, se verán atrapados en un caleidoscopio de tareas serviles que consumen sus días mientras los plazos y la necesidad de obtener resultados les estresan.

Al final, se hartarán y se irán.

Cómo mejorar los procesos en su agencia SEO (5 pasos)

Si el problema son los procesos ineficaces, la solución es mejorarlos.

Esté preparado. El cambio es duro.

Y como propietario de una agencia SEO, tendrá que dedicar tiempo y trabajo extra por adelantado. No será fácil. Pero merecerá la pena.

Siga estos cinco pasos para agilizar los procesos en su organismo.

1. Organice sus flujos de trabajo

No se pueden arreglar los procesos hasta que no se esbozan los que ya se tienen.

Puedes utilizar una pizarra, notas adhesivas, papel de cuaderno o aplicaciones como LucidChart o Creately. No necesitas tecnología sofisticada. Pero las aplicaciones son mejores para las agencias remotas porque facilitan la colaboración.

Ejemplo de flujo de trabajo de incorporación de clientes en Lucid Charts

Elija un área problemática de su empresa y empiece a trazar los flujos de trabajo. Debe ser lo más detallado posible.

Puede ser algo pequeño, como encontrar fallos en tu proceso de optimización de las publicaciones existentes. O puede tratarse de un flujo de trabajo más complejo, como intentar optimizar el proceso de incorporación de nuevos clientes.

Una vez que hayas resaltado los pasos de cada proceso, invita a tu equipo a colaborar y revisar. Ellos se asegurarán de que no se te escape nada.

2. Identificar las ineficiencias

Es muy fácil ver los problemas una vez que se traza un mapa de todo.

Observarás cuellos de botella, redundancias y otras ralentizaciones. Destaca estas áreas y analiza si son necesarias para tu equipo.

3. Encontrar soluciones

Existen tres vías para mejorar los flujos de trabajo:

• Eliminar: Eliminar cualquier proceso innecesario.
• Consolidar: Combinar procesos redundantes.
• Mejorar: Utilice herramientas, formación y plantillas para agilizar los procesos.

Pasará la mayor parte del tiempo mejorando procesos. Pero hay un par de puntos importantes que debes tener en cuenta antes de adoptar cualquier solución.

Para empezar, hable con su equipo antes de adoptar nuevas herramientas. Puede que tengan otras recomendaciones. O puede que no les guste la herramienta que elija. Es importante que participen en las nuevas plataformas. De lo contrario, malgastará dinero en herramientas que nadie utiliza.

Además, la formación y las plantillas requieren tiempo y recursos. Pero al final merece la pena. En lugar de empezar de cero cada vez, tu equipo puede terminar el trabajo con unos pocos clics.

Y lo que es más importante, cree vídeos explicativos para los procesos complejos. Los procedimientos normalizados de trabajo por escrito son útiles, pero los vídeos describen claramente los pasos que debe dar el equipo. Esto ahorrará tiempo y frustración a todo el mundo.

4. Actualice sus procesos

Empiece primero por el flujo de trabajo más problemático (ineficiente). Utilice los datos recopilados en los primeros pasos para mejorar sus procesos.

El SEO implica una serie de procesos con instrucciones detalladas en cada paso. Para los pasos complejos se necesitan procedimientos normalizados de trabajo claramente definidos y vídeos explicativos. Para las tareas sencillas, necesitarás instrucciones detalladas.

Cada persona procesa la información de forma diferente. Cuantos más detalles, comunicación y orientación proporcione, más fácil le resultará a su equipo realizar las tareas con rapidez y precisión.

Y si incorpora nuevas plataformas, también tendrá que crear procesos para formar a su equipo en esas herramientas.

Para obtener los mejores resultados, es importante que alguien directamente relacionado con el flujo de trabajo desarrolle los procesos. Así se maximiza la eficacia y se garantiza que el equipo siga el proceso.

Se trata de un proceso que requiere mucho tiempo y recursos. Puede ser frustrante y un quebradero de cabeza. Pero está invirtiendo en el éxito futuro de su empresa. Merece la pena.

5. Seguimiento de los resultados y reflexión

Una vez puesto en marcha el nuevo proceso, hay que hacer un seguimiento de los resultados y reflexionar sobre el flujo de trabajo. Tras completar la tarea, debe pedir a cada miembro del equipo que reflexione sobre el flujo de trabajo.

Formulea su equipo estas preguntas sobre la mejora de procesos:

• ¿Qué ha funcionado?
• ¿Qué no ha funcionado?
• ¿Qué podría mejorarse?
• ¿Y lo mejorarías?
• ¿Hay algo más sobre este proceso que le gustaría compartir?

Si aún no lo hace, debería hacer un seguimiento del tiempo que dedica su equipo a las tareas.

Hay que tener cuidado con esto para que no parezca que se está microgestionando. En su lugar, explique a su equipo que el seguimiento del tiempo es una forma de identificar dónde están los "problemas de tiempo". De este modo, podrá priorizar qué flujos de trabajo deben optimizarse a continuación.

Sin un seguimiento del tiempo, no puede estar seguro de si sus cambios mejoran o no sus flujos de trabajo.

Por último, debe organizar reuniones periódicas para revisar los procesos y poner en práctica las nuevas sugerencias de su equipo. Así se asegurará de que su agencia SEO siga siendo ágil.

No olvide esta tarea crítica de mejora de procesos

No puede mejorar nada en su agencia SEO sin el apoyo de la dirección. Es fundamental que veas la mejora de procesos como una inversión en tu organización.

Está desarrollando formas más inteligentes de trabajar para ofrecer mejores resultados a sus clientes, reducir el estrés de su equipo y compensar mejor a todo el mundo. Al fin y al cabo, no puedes captar nuevos clientes y aumentar tus márgenes si te ahogas en trabajo administrativo.

Aun así, se desmoronará sin el seguimiento de los líderes.

Tiene que apoyar e impulsar el cambio. Escucha la frustración de tu equipo y de tus clientes. Anime a todo el mundo. Haz hincapié en cómo estas mejoras del proceso harán que el trabajo sea menos estresante y más agradable.

Con la mentalidad, el enfoque y el seguimiento adecuados, puede crear un lugar de trabajo más agradable y una agencia SEO más ágil y rentable.