Introducción
En la era digital actual, [el conocimiento](https://www.getguru.com/reference/types-of-knowledge) es algo más que poder: es la moneda del éxito. Tanto si eres un directivo como un empleado, la capacidad de acceder, compartir y aprovechar los conocimientos de forma eficaz puede marcar la diferencia. Pero el enorme volumen de información que encontramos a diario puede hacer que esta tarea resulte desalentadora. La gestión del conocimiento (GC) es una solución revolucionaria diseñada para ayudar a las organizaciones a racionalizar la información, aumentar la productividad y fomentar la innovación.
Pero, ¿qué es exactamente la gestión del conocimiento y cómo puede aumentar su productividad? Desglosémoslo.
¿Qué es el conocimiento?
Antes de entrar en [KM](https://www.getguru.com/reference/what-is-knowledge-management), es importante entender qué entendemos por conocimiento. El conocimiento no son sólo datos o información. Son las ideas significativas que extraemos de nuestras experiencias, pericia y los hechos que acumulamos. En una organización, el conocimiento puede adoptar la forma de estrategias, perspectivas de proyectos, lecciones aprendidas o conocimientos técnicos del sector. Sin embargo, sin un sistema eficaz para aprovechar este conocimiento, a menudo queda sin explotar.
Muchas empresas no se dan cuenta de la cantidad de conocimientos que se pierden cuando los empleados tienen dificultades para acceder a la información relevante. Cuando el conocimiento está descentralizado, oculto en correos electrónicos o encerrado en la mente de las personas, la productividad se resiente.
¿Qué es la Gestión del Conocimiento (GC)?
La Gestión del Conocimiento (GC) es el arte de capturar, organizar y distribuir el conocimiento dentro de una organización para garantizar que sea accesible, utilizable e impactante. Es algo más que almacenar documentos en una carpeta compartida: la gestión del conocimiento implica crear una cultura en la que el conocimiento se comparta y aplique continuamente en todos los equipos, ayudando a todos a trabajar de forma más inteligente.
Impacto real de la gestión del conocimiento
Imagínese esta situación: Un equipo de ventas se prepara para una reunión con un cliente importante. Con un sistema de gestión del conocimiento bien establecido, pueden acceder en cuestión de minutos a una base de datos de interacciones anteriores con clientes, estrategias de ventas que funcionaron y estudios de casos detallados. En lugar de buscar información, pueden centrarse en perfeccionar su discurso.
O pensemos en una empresa de fabricación que se enfrenta periódicamente a problemas técnicos en la línea de producción. En lugar de solucionar cada problema desde cero, un sistema de gestión de conocimientos permite a los empleados acceder rápidamente a soluciones que han funcionado en casos similares, lo que reduce el tiempo de inactividad y garantiza un funcionamiento sin problemas.
Estos son sólo un par de ejemplos de cómo la GC puede impulsar directamente la productividad al proporcionar a los empleados acceso instantáneo a la información adecuada en el momento oportuno.
Cómo la gestión de los conocimientos aumenta la productividad
He aquí cómo un sistema de Gestión del Conocimiento (GC ) bien implantado se traduce directamente en una mayor productividad en toda la organización:
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Reduce el tiempo de búsqueda: según los estudios, los empleados dedican hasta un 20% de su tiempo a buscar información. La GC reduce drásticamente este tiempo al centralizar el conocimiento, lo que permite a los equipos centrarse en completar las tareas en lugar de buscar recursos.
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Evita la pérdida de conocimientos: cuando los empleados se marchan o cambian de puesto, los conocimientos valiosos suelen salir por la puerta con ellos. Un sistema de gestión del conocimiento conserva esos conocimientos y los pone a disposición de los demás.
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Fomenta el aprendizaje continuo: La GC promueve una cultura en la que el conocimiento se actualiza y comparte constantemente. Este entorno de aprendizaje ayuda a los empleados a mantenerse al día, innovar y tomar mejores decisiones.
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Aumenta la colaboración: Cuando todo el mundo tiene acceso a los mismos conocimientos, se rompen los compartimentos estancos. Los equipos colaboran más eficazmente y el intercambio de conocimientos entre funciones se convierte en la norma.
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Mejora la toma de decisiones: Los sistemas de gestión de conocimientos facilitan a los responsables de la toma de decisiones el acceso a datos, investigaciones y experiencias pasadas, lo que permite tomar decisiones más informadas y rápidas.
Encontrar el software de gestión del conocimiento adecuado
Para liberar realmente el potencial de la gestión del conocimiento, se necesitan las herramientas adecuadas. El mercado ofrece una gama de [herramientas de gestión del conocimiento] https://www.getguru.com/reference/knowledge-management-tools diseñadas para ayudar a las empresas a almacenar, organizar y compartir el conocimiento de forma eficaz. He aquí algunas de las mejores opciones:
1. Confluence de Atlassian
Si tu organización valora la colaboración, Confluence puede ser tu mejor opción. Se utiliza ampliamente para crear y organizar contenidos entre equipos, y su integración con otros productos de Atlassian como Jira lo hace indispensable para los equipos de desarrollo. Con funciones como espacios de trabajo colaborativos, documentos compartidos y repositorios de conocimientos estructurados, Confluence está diseñado para promover el intercambio de conocimientos y la alineación de los equipos.
2. Microsoft SharePoint
Para las grandes organizaciones, Microsoft SharePoint es una potencia. Ofrece una amplia gama de herramientas para la gestión de documentos, la colaboración y la gestión de conocimientos, lo que lo convierte en una solución integral. La flexibilidad de SharePoint le permite crear bases de conocimiento, flujos de trabajo e intranets personalizados que se adapten a las necesidades específicas de su organización.
3. Gurú
Para las empresas en las que el acceso a la información en tiempo real es crucial, Guru sobresale. Guru captura conocimientos sobre la marcha y los organiza en categorías de fácil acceso. Su extensión para navegadores permite a los empleados consultar información relevante directamente mientras trabajan, lo que la hace ideal para equipos de atención al cliente y ventas que necesitan respuestas rápidas.
4. Noción
Para nuevas empresas y pequeñas empresas, Notion ofrece una solución todo en uno para la gestión del conocimiento, la gestión de tareas y la toma de notas. Su sencilla interfaz y las funciones de base de datos personalizables facilitan la creación de repositorios de conocimientos, manuales de equipo y documentos de proyecto.
5. Documento360
Cuando se trata de gestionar documentación técnica, Document360 destaca. Su editor intuitivo y su capacidad para gestionar grandes cantidades de conocimientos técnicos lo convierten en la opción preferida de las empresas tecnológicas y de SaaS. Los equipos pueden colaborar en los artículos de la base de conocimientos, asegurándose de que todos están en la misma página, desde los desarrolladores hasta los representantes de atención al cliente.
6. Bloomfire
Para organizaciones con un fuerte énfasis en la capacidad de búsqueda y el descubrimiento de conocimientos, Bloomfire ofrece una solución de vanguardia. Sus funciones de búsqueda basadas en IA garantizan que los empleados puedan encontrar la información correcta, independientemente de lo amplia que sea la base de conocimientos. Con soporte multimedia y foros de debate, Bloomfire también mejora el compromiso dentro de los equipos.
Conclusión
En el entorno laboral actual, impulsado por el conocimiento, es esencial disponer de las herramientas y prácticas adecuadas para gestionar la información. La gestión del conocimiento no sólo agiliza el trabajo en equipo, sino que fomenta una cultura de colaboración, aprendizaje continuo e innovación. Al invertir en las herramientas de gestión del conocimiento adecuadas, se asegura de que el conocimiento nunca se pierda, la productividad se dispare y su organización prospere en un mundo cada vez más competitivo.
