Introducción
En una época en la que la información es un activo fundamental, la capacidad de almacenar, organizar y acceder a los conocimientos de forma eficaz supone un cambio radical tanto para las personas como para las organizaciones. Aquí es donde entra en juego una base de conocimientos. Tanto si forma parte de un negocio en crecimiento como de una gran empresa, una base de conocimientos bien estructurada puede agilizar sus operaciones, mejorar la productividad y capacitar a su equipo para tomar decisiones informadas. Pero, ¿qué es exactamente una base de conocimientos y cómo se puede crear una de forma gratuita? Vamos a ello.
¿Qué es una base de conocimientos?
Una base de conocimientos es un repositorio centralizado que almacena información, documentación y datos de forma estructurada y accesible. Puede albergar una amplia gama de contenidos, como artículos, preguntas frecuentes, manuales, directrices, tutoriales y mucho más. El objetivo principal de una base de conocimientos es facilitar a los usuarios la búsqueda de la información que necesitan sin tener que pedir ayuda a otras personas.
Las bases de conocimiento pueden servir a varios públicos, entre ellos:
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Clientes: Ofrecer opciones de autoservicio a través de una base de conocimientos orientada al cliente ayuda a reducir las solicitudes de asistencia y mejora la satisfacción de los usuarios.
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Empleados: Una base de conocimientos interna está diseñada para ayudar a los miembros del equipo ofreciéndoles un acceso rápido a las políticas, procedimientos y experiencia de la empresa.
Tipos de bases de conocimiento
Las bases de conocimiento pueden clasificarse en dos grandes categorías:
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Base de conocimientos interna: Se trata de un repositorio privado destinado a ser utilizado dentro de una organización. Incluye información que los empleados necesitan para realizar su trabajo con eficacia, como procedimientos operativos estándar (SOP), materiales de incorporación y políticas de la empresa. Una base de conocimientos interna garantiza que todos los miembros del equipo tengan acceso a la misma información, fomentando la coherencia y reduciendo el tiempo dedicado a buscar respuestas.
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Base de conocimientos externa: Se trata de un repositorio público dirigido a clientes o al público en general. Suele incluir preguntas frecuentes, guías prácticas, documentación de productos y consejos para solucionar problemas. Al ofrecer una base de conocimientos externa bien mantenida, las empresas pueden capacitar a los clientes para resolver problemas por sí mismos, lo que reduce la carga de los equipos de atención al cliente.
¿Qué es una base de conocimientos interna?
Una base de conocimientos interna es un tipo específico de base de conocimientos que satisface las necesidades de los empleados de una organización. A diferencia de las bases de conocimiento externas, a las que pueden acceder los clientes o el público en general, una base de conocimiento interna está restringida al personal autorizado de la empresa.
Las ventajas de una base de conocimientos interna incluyen:
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Información centralizada: Todo el conocimiento crítico se almacena en un solo lugar, lo que facilita a los empleados encontrar rápidamente lo que necesitan.
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Mejor incorporación: Los nuevos empleados pueden acceder a materiales de formación, políticas de la empresa y otra información esencial, lo que les ayuda a ponerse al día más rápidamente.
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Coherencia y precisión: Al disponer de una única fuente de información, las organizaciones pueden garantizar que todos trabajan con la información más precisa y actualizada.
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Mayor colaboración: Los equipos pueden compartir conocimientos e ideas con mayor facilidad, lo que permite tomar mejores decisiones y resolver mejor los problemas.
Dónde encontrar una base de conocimientos gratuita
Para las empresas y los particulares que deseen crear una base de conocimientos sin grandes costes iniciales, existen varias opciones de bases de conocimientos gratuitas. Estas herramientas ofrecen funciones esenciales que permiten crear, organizar y gestionar la base de conocimientos de forma eficaz.
Una de estas opciones es [Guru](https://www.getguru.com](https://www.getguru.com), que ofrece una solución gratuita de base de conocimientos con potentes funciones. Guru permite a los equipos capturar y compartir conocimientos en tiempo real, garantizando que todos tengan acceso a la información más actualizada. Con su interfaz intuitiva y sus integraciones sin fisuras, Guru es un buen punto de partida para las organizaciones que quieren implantar una base de conocimientos interna sin arruinarse.
Otras opciones gratuitas de base de conocimientos son:
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Notion: Notion ofrece una plataforma flexible y fácil de usar en la que puedes crear una base de conocimientos, gestionar proyectos y colaborar con tu equipo. El plan gratuito ofrece funciones suficientes para que los equipos pequeños puedan empezar.
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Zoho Wiki: Zoho Wiki forma parte de la suite Zoho y ofrece un nivel gratuito que permite a los equipos pequeños crear una base de conocimientos básica. Es especialmente útil para organizaciones que ya utilizan otros productos de Zoho.
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Confluence (plan gratuito): Confluence de Atlassian ofrece un plan gratuito ideal para equipos pequeños que deseen crear una base de conocimientos colaborativa. Incluye funciones como el uso compartido de documentos, la edición colaborativa y la organización de contenidos.
Conclusión
Una base de conocimientos es una herramienta indispensable para cualquier organización que pretenda agilizar el acceso a la información y mejorar la eficacia. Tanto si está creando un repositorio interno para su equipo como un recurso externo para sus clientes, una base de conocimientos bien diseñada puede ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la productividad.
Para los que acaban de empezar, existen muchas soluciones gratuitas de bases de conocimientos que ofrecen funciones sólidas sin necesidad de una inversión financiera significativa. Aprovechando estas herramientas, puede crear una base de conocimientos que satisfaga sus necesidades y se adapte a su organización.
