Ventajas de las hojas de horas que todo empresario debe conocer

Introducción

En el panorama empresarial moderno, hacer un seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados tiene una gran importancia. Permite saber cómo se utilizan los recursos y cómo se emplea el tiempo en los distintos proyectos.

Tradicionalmente, las empresas han dependido en gran medida de las hojas de horas para capturar los datos del tiempo de trabajo en un formato tabular para realizar un seguimiento de las horas de trabajo. Sin embargo, con la llegada de la tecnología, muchas organizaciones digitalmente maduras se han pasado a los partes de horas digitales debido a sus indispensables funcionalidades y también han sido testigos de una mejora significativa en su cuenta de resultados y en la entrega de proyectos.

Por eso, en este blog, hablaremos de las principales ventajas de aprovechar las hojas de horas para los empleados y de cómo puede ayudar a agilizar el procesamiento de las nóminas, mejorar la productividad del equipo y fomentar una relación positiva con los clientes y los equipos.

¿Qué es una hoja de horas?

Una hoja de horas es una herramienta que las empresas utilizan para controlar el tiempo total de trabajo de los empleados durante un periodo determinado. Las empresas pueden utilizar los datos de tiempo de trabajo de los empleados de la hoja de horas para procesar las nóminas, facturar a los clientes, estimar las entregas de proyectos y realizar un seguimiento de los patrones de absentismo. Las empresas utilizan principalmente tres tipos de hojas de horas:

En papel

Las hojas de horas en papel, que incluyen tarjetas de tiempo imprimibles, tarjetas perforadas, registros, etc., son las más tradicionales utilizadas para registrar las horas de trabajo de los empleados. Sin embargo, estas hojas de horas arcaicas requerían entradas manuales de horas y eran propensas a errores humanos, seguridad de los datos y robo de horas.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo reformaron el diseño de las hojas de horas para que el proceso de control horario fuera más organizado, ágil y menos agitado. La naturaleza tabular, la sencillez y la facilidad de uso hacen de las hojas de cálculo, especialmente en formato Excel, una de las soluciones de hojas de horario más solicitadas por las empresas. De hecho, las empresas pueden incluso utilizar plantillas de hojas de horas de Excel disponibles en múltiples formatos para realizar un seguimiento diario, semanal o mensual del tiempo de los empleados.

Hojas de horas digitales

Los sistemas basados en papel y las hojas de cálculo tenían varias limitaciones en términos de funcionalidad y también eran susceptibles al robo de tiempo, la seguridad de los datos y la introducción de datos erróneos, lo que dio paso a las hojas de horas digitales, como el software de seguimiento del tiempo, que no sólo captura los datos de tiempo con precisión, sino que también ofrece innumerables funcionalidades, como informes detallados, vías de aprobación, validaciones y mucho más.

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A continuación, profundizaremos en los motivos por los que las empresas deberían aprovechar el software de control horario, también conocido como hojas de horas online, y cómo puede ayudarles a mejorar su rentabilidad y competencia.

10 beneficios de la hoja de horas que todo empresario debe conocer {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Facturación precisa para los clientes

Ya sea en contabilidad, como autónomo o en cualquier otra empresa, llevar un registro de las horas trabajadas en varios proyectos para calcular las facturas de los distintos clientes es crucial.

Para las empresas que cobran a sus clientes por horas, la hoja de horas sirve como registro para los clientes y ayuda a generar facturas precisas.

Una hoja de horas digital ayuda a las empresas a conocer los datos contextuales del tiempo de trabajo dedicado a diferentes proyectos, garantizando que se facture a los clientes de forma correcta y puntual. Esto ayuda a mantener relaciones sanas entre clientes y propietarios de empresas.

Este software de seguimiento del tiempo también incluye funciones de elaboración de informes configurables que revelan detalles sobre la utilización del tiempo y ayudan a los clientes a estar al tanto de dónde se utiliza su dinero y si se ha hecho un buen uso de él.

Los informes detallados permiten a los clientes ver cuánto tiempo han dedicado los recursos a completar las distintas partes del proyecto, sirviendo así como prueba del cálculo y la exactitud de la facturación.

* Cálculo de nóminas simplificado

Las hojas de horas son beneficiosas para las organizaciones que contratan trabajadores por horas, ya que ayudan a las organizaciones a realizar un seguimiento de las horas de trabajo de los empleados.

El software de control horario realiza un seguimiento del trabajo total y de las horas extraordinarias, lo que ayuda a las empresas a compensar a los empleados de forma justa y precisa en función del número de horas trabajadas.

Este software también lleva la cuenta de las horas de trabajo de los empleados, los permisos, las acumulaciones, las horas extraordinarias, las pagas de vacaciones, etc., ayudando a las empresas a gestionar eficazmente las nóminas de los empleados junto con los complementos y las pagas adicionales.

Además, con las hojas de horas, los empresarios pueden cumplir fácilmente las normativas relacionadas con las nóminas sobre horas extraordinarias, complementos por turnos, etc., para ajustarse a las leyes obligatorias.

Además, en caso de cualquier conflicto en el procesamiento de las nóminas, los empresarios/directivos siempre pueden consultar los datos de la hoja de horas para verificar las horas de trabajo y el total de horas dedicadas a proyectos específicos.

De este modo, los partes de horas digitales reducen el tiempo y los costes dedicados a tareas administrativas, liberando así al personal del procesamiento manual de las entradas de datos de tiempos para que puedan prestar atención a un trabajo más productivo que pueda aportar valor a la organización.

* Evita la microgestión

Los jefes de equipo o los supervisores suelen microgestionar las actividades de los empleados para administrar en qué trabajan y cuánto tiempo tardan en completar una tarea.

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Con la ayuda de los partes de horas, los directivos pueden eliminar la necesidad de microgestionar a los empleados y averiguar fácilmente en qué están trabajando, cuánto tiempo han consumido para completar sus tareas y cómo se están utilizando sus recursos en general.

Así, las hojas de horas ahorran a los directivos la supervisión y microgestión de sus equipos, reduciendo la probabilidad de conflictos entre directivos y miembros del equipo.

* Mejores previsiones y estimaciones

Una de las principales ventajas de utilizar partes de horas digitales es que sus datos pueden utilizarse para estimar recursos como el tiempo, la mano de obra y el coste de futuros proyectos.

Por ejemplo, antes de que un equipo se embarque en un nuevo proyecto, necesita estimar los detalles específicos, como los plazos, los hitos y los recursos necesarios. En ese caso, el gestor puede utilizar los datos de las hojas de horas de proyectos trabajados anteriormente en los que la naturaleza de las tareas sea similar a la del que se está acometiendo.

De este modo, con la ayuda de datos históricos de proyectos realizados con anterioridad, las empresas pueden mejorar sus estimaciones de mano de obra, costes y plazos para los próximos proyectos, evitar sobrecostes y garantizar la entrega puntual de los proyectos.

* Gestión y priorización de tareas

"Las hojas de horas permiten a las organizaciones gestionar mejor el flujo de trabajo, identificar áreas de mejora y asignar recursos estratégicamente que contribuirán al éxito de las entregas de proyectos y repercutirán positivamente en los resultados."

Las hojas de horas son una herramienta valiosa para discernir la naturaleza de las tareas y el tiempo que suelen requerir para completarse.

Los directivos pueden consultar los datos de los partes de horas para discernir qué proyectos y tareas ocupan más tiempo a los empleados y cuáles menos. Con la ayuda de este análisis, los directivos pueden tomar decisiones informadas sobre la priorización, asignación y gestión de tareas.

Por ejemplo, los directivos y empresarios pueden prescindir de proyectos que no aportan mucho valor y consumen más ancho de banda de los recursos.

Además, los gestores pueden saber qué tareas requieren mucho tiempo y cuáles menos. Este análisis les ayuda a mejorar el flujo de trabajo priorizando las tareas, de modo que las urgentes puedan trabajarse primero y las que lleven más tiempo, después. Por ejemplo, si un equipo de ventas trabaja en tareas administrativas y de divulgación que consumen gran parte de su ancho de banda, sin embargo, si se les pide que trabajen en correos electrónicos en frío personalizados para clientes que requieren relativamente menos tiempo y son de alta prioridad, entonces se les puede pedir que trabajen primero en los correos electrónicos.

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* Tendencias de productividad

Las hojas de presencia no sólo registran los datos del tiempo de trabajo de los empleados, sino que también ayudan a los directivos a determinar las tendencias de productividad y a identificar las áreas en las que los empleados se quedan rezagados.

Por ejemplo, los directivos pueden consultar los datos de las fichas horarias de los empleados para saber qué tareas les consumen más ancho de banda y en cuáles pueden trabajar comparativamente más rápido.

Estos datos ayudan a los directivos a descubrir en qué áreas se están quedando rezagados los empleados y en cuáles están destacando. Según el tiempo empleado en realizar un trabajo, los directivos pueden utilizarlos para diversos proyectos con necesidades específicas.

Además, los directivos pueden identificar los recursos que dedican demasiado tiempo a las tareas genéricas en comparación con otros empleados y proporcionarles la formación y orientación esenciales para mejorar su rendimiento.

De hecho, con el software de seguimiento del tiempo instalado, los directivos pueden generar informes dirigidos a áreas específicas para evaluar mejor el rendimiento de los empleados, las tendencias de productividad y los niveles de carga de trabajo. Esta información detallada puede ayudarles a asignar mejor sus recursos, distribuir las tareas de forma eficaz y optimizar el flujo de trabajo para mejorar la productividad y la eficiencia generales.

* Utilización óptima de los recursos

Una de las mayores preocupaciones de las empresas es saber si sus empleados rinden por igual y no dedican tiempo a actividades no laborales.

La hoja de horas lleva la cuenta de en qué han trabajado los empleados, durante cuánto tiempo y en qué proyectos. Esta clara visibilidad de los datos de tiempo de los recursos garantiza que no se infrautilicen ni se sobreutilicen y, si es necesario, se pueden delegar sus tareas para evitar el agotamiento de los empleados.

Además, si los gestores observan que el ancho de banda de los recursos se ha utilizado al máximo y se necesitan más recursos para distribuir el trabajo, pueden señalar la necesidad de contratar personal temporal o de gran volumen y solicitar a la dirección que contrate recursos adicionales en consecuencia.

* Mantener a los clientes al corriente del progreso del proyecto

Para los proyectos de cara al cliente, la hoja de horas puede hacer maravillas, ya que permite a los clientes ver un desglose detallado de cuánto tiempo se dedica a varias tareas e inferir el progreso del proyecto.

Este análisis no sólo ayuda a los clientes con los intrincados detalles del proyecto, sino que también permite al equipo involucrar a los clientes en el viaje del proyecto, asegurándose de que sus expectativas en cuanto a plazos están alineadas con el equipo y haciendo ajustes siempre que sea necesario.

* Mejor gestión de proyectos y entrega puntual

La hoja de horas ofrece una visión holística del tiempo dedicado a varias tareas y mitiga la ampliación del alcance del proyecto.

Así, equipados con los datos de las hojas de horas, los gestores pueden abordar los cuellos de botella del proyecto, incorporar más recursos si es necesario, comparar los plazos reales con los reales y tomar decisiones informadas para garantizar que el proyecto no descarrile de su curso.

Esta visibilidad en tiempo real de los datos de las hojas de horas ayuda a los gestores a optimizar el flujo de trabajo y a tomar decisiones proactivas de vez en cuando para mantener el proyecto en marcha y garantizar la entrega a tiempo.

* Reducción de las ausencias imprevistas

Cuando no se dispone de un registro sólido de las ausencias de los empleados o se utiliza el proceso manual para registrarlas, es probable que el patrón de absentismo pase desapercibido, dejando a sus empleados con la incertidumbre de lo que se espera de ellos.

Los partes de horas digitales hacen un seguimiento de las ausencias no planificadas y señalan si estas ausencias se han convertido en una tendencia. Al detectar patrones de absentismo en algunos empleados, los directivos pueden tomar medidas proactivas para minimizar su incidencia, mejorar el compromiso y ayudar a los empleados a cumplir las normas y reglamentos necesarios de la organización.

Conclusión

En el panorama empresarial, cada momento cuenta, y las hojas de horas allanan el camino para que las empresas recopilen datos sobre el tiempo de trabajo de los empleados y los analicen para tomar decisiones informadas. Las empresas pueden utilizar cualquiera de las hojas de horas, ya sea en papel o en hojas de cálculo. Sin embargo, la susceptibilidad a errores, robo de tiempo y procesamiento manual las hace incompetentes para el uso moderno y despeja el camino para el software de seguimiento del tiempo. Como se mencionó anteriormente, estas hojas de tiempo modernas no sólo mejoran la utilización de los recursos para las empresas, sino que también les ayudan a obtener información en tiempo real sobre las métricas clave del negocio para una mejor toma de decisiones.