La importancia de las facturas en una tienda de comercio electrónico

Introducción

Todo empresario de comercio electrónico comprende la importancia de mantener contentos a los clientes y organizado el negocio, y las facturas son una forma segura de alcanzar ambos objetivos con una sola flecha.

Para los nuevos, una factura es un documento legal que el vendedor emite a los compradores para registrar la transacción financiera de la venta. Sirve para muchos propósitos, incluidos los registros financieros, la prueba de compra y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Pero las facturas son mucho más que eso, sobre todo en el sector del comercio electrónico, que mueve 16,6 billones de dólares.

En esta guía, le ayudaremos a comprender las funciones y ventajas clave de este documento financiero crucial para su tienda de comercio electrónico (además de cinco mejores prácticas de gestión de facturas al final).

Papel de las facturas en las tiendas de comercio electrónico

Las empresas se basan en el dinero, y las facturas dejan claros los términos monetarios. Pero, aparte de la comodidad y la flexibilidad de pago que ofrecen, las facturas desempeñan un papel crucial en dos áreas clave de las empresas de comercio electrónico:

Facilitar las transacciones

Las facturas facilitan el proceso de pago tanto para usted como para sus clientes. Hacer de la facturación una parte estándar del proceso de compra te permite hacer un seguimiento de los pagos y distinguir las facturas pagadas de las pendientes.

Contribuye a la fluidez de las transacciones sirviendo de:

• Confirmación formal de la compra (incluidos detalles como el nombre del producto, los precios y los datos de envío)
• Medio para comunicar las instrucciones de pago a los clientes, como pasarelas de pago y fecha de vencimiento.
• Herramienta de seguimiento de pedidos que permite a los clientes seguir en tiempo real las actualizaciones del envío

Importancia jurídica y financiera

Todos los países cobran algún tipo de impuesto sobre las ventas en el comercio electrónico de bienes y servicios sujetos a impuestos: IVA, GST, impuestos estatales o provinciales, por citar algunos.

En este caso, una factura será el documento legal que desglosa e identifica el impuesto sobre las ventas. Las autoridades fiscales también pueden pedirle facturas como parte de su obligación de declaración de impuestos.

Recuerde que las facturas pueden protegerle de posibles demandas. Si los estafadores intentan engañarle -por ejemplo, negándose a pagar después de recibir el pedido-, una factura demostrará que la transacción financiera se produjo realmente.

Ventajas de utilizar facturas en una tienda de comercio electrónico

Las ventajas de las facturas superan cualquier argumento en contra de la facturación en el comercio electrónico. Estos son los dos principales que creemos que bastan para convencer a cualquier propietario ambicioso de una tienda online:

Profesionalidad y confianza del cliente

Las facturas no sólo sirven para cobrar. También son una parte vital de la experiencia del cliente tras la compra. Las empresas expertas utilizan las facturas como una oportunidad adicional de marca. Por ejemplo, con una CTA para utilizar un código promocional o unirse a un programa de fidelización de clientes.

Utilizarlo con prudencia puede repercutir en sus clientes, lo que se traducirá en un mayor número de clientes habituales y en un mejor marketing boca a boca.

Además, el uso de facturas es una forma estupenda de eliminar las innecesarias idas y venidas entre los clientes y el servicio de asistencia después de la compra.

Por lo tanto, a la hora de diseñar su plantilla de factura, piense en lo siguiente:

• Imagen de marca
• Tono de voz
• Tipografía
• Logotipo

Una vez que haya tomado sus decisiones, asegúrese de que fluyen a través de todos los puntos de contacto con el cliente, incluidos el sitio web, los banners, las redes sociales y las facturas.

Registro y organización

Las facturas en línea son una forma sencilla de agilizar el proceso de pago. Cambiar a estas facturas electrónicas es la clave para mantener registros financieros precisos de sus negocios de comercio electrónico.

Le ayuda a seguir de cerca y controlar no sólo sus ventas, sino también los gastos y los ingresos, apoyándole en el análisis financiero, el cálculo de los beneficios del comercio electrónico y la planificación futura.

Además, el uso de una plantilla de factura estandarizará las facturas. Con unos pocos clics, todos sus registros de pagos estarán de la forma más organizada posible.

No obstante, asegúrese de incluir en sus facturas toda la información pertinente, como el nombre del cliente, los datos de contacto y la descripción del producto. Mencionarlos te ayudará tanto a ti como a tus clientes a tener un registro exhaustivo de las transacciones.

Utilice un sistema de numeración de facturas para una organización aún mejor. Asigna a cada factura un número único para conciliar fácilmente los pagos y controlar los saldos pendientes.

Consejo profesional: Muchas empresas competentes quieren hacer el trabajo por usted. Se trata de empresas de contabilidad y teneduría de libros, proveedores de servicios para pequeñas empresas y grupos de redes profesionales, y todas ellas se preguntan cómo conseguir clientes de contabilidad como usted. Están dispuestos a ayudarle. Así que quítese un peso de encima y externalice tareas mundanas como el mantenimiento de registros y la creación de facturas cuando sea necesario.

Información sobre el rendimiento de los anuncios

Como registro detallado de sus gastos de comercio electrónico, las facturas le ofrecen una visión detallada del aspecto financiero de sus campañas de marketing, especialmente del rendimiento de los anuncios. Estas facturas le proporcionarán información valiosa sobre el rendimiento de sus anuncios, por ejemplo:

• Asignación de costes (colocación de anuncios, producción creativa, honorarios de agencias, etc.)
• Análisis de rendimiento (correlación de los datos de facturación con las métricas de rendimiento de los anuncios, como impresiones y conversiones)
• Planificación presupuestaria
• Evaluación del ROI (comparación de los costes de la factura con los ingresos generados por las ventas impulsadas por publicidad)

Por lo tanto, al aprovechar los datos de facturación, puede optimizar sus estrategias de rendimiento publicitario. Una buena forma de conseguirlo es integrar la herramienta de seguimiento de anuncios con el sistema de facturación de comercio electrónico, vinculando las ventas directamente a campañas publicitarias específicas.

La integración le ayudará a realizar mejores inversiones publicitarias, medir el rendimiento del gasto en publicidad y evaluar a los proveedores.

5 mejores prácticas para la gestión de facturas en el comercio electrónico

Hablemos de nuestras mejores prácticas para la gestión de facturas en el comercio electrónico que pueden darle una ventaja sobre sus competidores. Aplícalas y mantén la transacción, la marca y la gestión de tu negocio en el buen camino:

Automatizar los sistemas de facturación

La mayoría de las empresas de comercio electrónico tienen un personal limitado, y el departamento de cuentas por pagar no puede hacer mucho. Los empleados con exceso de trabajo también generan errores y retrasos que aumentan los gastos y, lo que es peor, afectan a la imagen de la marca.

Ahí es donde la automatización resulta prometedora. La automatización de los sistemas de facturación le permite:

• Aprobación de facturas en Quicken
• Elimine la introducción manual de datos
• Reducir la posibilidad de fraude
• Reducir los costes de procesamiento de facturas
• Almacene fácilmente documentos financieros en línea

En concreto, céntrese en automatizar la generación de facturas, la entrega y los recordatorios de pago.

Código de trucos: Tu sistema de automatización de facturas será una mina de oro de valiosos datos sobre el comportamiento de los clientes y sus patrones de compra. Así, al integrar el sistema con tus campañas de anuncios de Google para comercio electrónico, podrás adaptar tus anuncios y segmentación con precisión láser.

Por ejemplo, si sus sistemas de facturación muestran un aumento en los pedidos de un producto concreto, puede lanzar fácilmente una campaña publicitaria específica para aprovechar la tendencia. A la inversa, si las facturas revelan un descenso en las ventas de algunos artículos, puede moldear la estrategia publicitaria para estimular la demanda.

Factura detallada

Asegúrese de que sus facturas de comercio electrónico mencionan todos los productos/servicios y plazos de entrega. Es un elemento crucial de una factura presentable y legible, ya que indica a los clientes _exactamente_ lo que están pagando.

Describa claramente cada producto para obtener una mejor perspectiva. Desglose los proyectos más grandes en hitos más pequeños con su coste para sus clientes. Y lo que es mejor, puedes personalizar las facturas añadiendo enlaces a libros animados para mejorar aún más la presentación del producto.

Cuando los clientes entienden la factura, tramitan rápidamente el pago sin más aclaraciones ni retrasos. Y, cuanto más rápido sea el pago, mejor será la tesorería de tu empresa.

Integración con programas de contabilidad

Según el Informe sobre Cultura Tecnológica de la AIA, el 59% de las empresas utiliza software exclusivamente contable para facturar a sus clientes. Esperamos que usted se encuentre entre ese 59%. Si no es así, empieza a buscar una solución de software que te permita gestionar tus facturas sin problemas.

Estas son algunas de las principales características que debe tener en cuenta a la hora de seleccionar el software adecuado para su comercio electrónico:

• Integración de plataformas (por ejemplo, niveles de inventario, pagos cobrados, impuestos, etc.)
• Configuración del impuesto sobre las ventas
• Informes exhaustivos
• Seguridad de los datos financieros
• Funciones adicionales para personalizar el servicio para su empresa
• Asistencia y actualizaciones

Además, el software debe permitirle a usted y a los clientes hacer un seguimiento de las facturas y los pagos. Esto mejorará la experiencia de los usuarios tras la compra (fidelizando así a los clientes) y le facilitará a usted el seguimiento de las facturas.

Una vez que se haya decidido, integre la automatización de facturas y haga crecer su negocio. Recuerda, un buen software de contabilidad es una inversión en la gestión financiera, la eficiencia y la escalabilidad de tu negocio.

Elija el software adecuado, automatice el proceso y haga crecer su empresa sin limitaciones contables.

Consejo profesional: Las CDN son las mejores para mejorar la velocidad del sitio en las tiendas de comercio electrónico de forma orgánica, y pueden ser una herramienta valiosa para mejorar la seguridad del rendimiento y la experiencia del usuario en la gestión de facturas. Por lo tanto, asegúrate de integrar las CDN en tu software de contabilidad.

Seguimiento de las facturas impagadas

En ocasiones, los clientes pueden olvidarse de pagar la factura o incluso tener complicaciones al hacerlo. En este caso, un seguimiento cortés y oportuno puede recordar amablemente a los clientes las facturas vencidas.

Puede configurar correos electrónicos automatizados para recordatorios de pago en su software de contabilidad para enviar seguimientos profesionales y adaptados al cliente. Además, debes ofrecer múltiples opciones de pago a los clientes, como transferencia bancaria, tarjeta de crédito o PayPal, para aumentar la probabilidad de un pago rápido.

Una comunicación respetuosa y eficaz debe ser la base del seguimiento de las facturas. Mantén un canal de comunicación abierto para abordar cualquier preocupación o problema que pueda impedir a los clientes finalizar el pago.

Dar prioridad a la seguridad y la privacidad de los datos.

Ahora, la parte más crítica es la seguridad y la privacidad. Sus clientes le confían sus datos financieros; mantenerlos seguros debe ser su máxima prioridad.

Por lo tanto, asegúrese de elegir un software de alta seguridad con autenticaciones de varios niveles para evitar accesos no autorizados.

Reflexiones finales

La facturación puede parecer una tarea mundana, pero nos guste o no, es crucial.

Un buen sistema de procesamiento de facturas puede transformar la forma en que se crean y procesan las facturas, lo que se traduce en una mayor eficiencia, eficacia y productividad.

Así que cree facturas impactantes y conformes para su floreciente tienda online siguiendo los consejos anteriores. Utiliza software de gama alta y sigue actualizando tu sistema de gestión de facturas para ofrecer a tus empleados y clientes la mejor experiencia posible, ¡porque no se merecen menos!