Pila tecnológica para empresas de servicios profesionales: Herramientas esenciales para la eficiencia

Introducción

En el mundo de los servicios profesionales hay mucho en juego: a medida que aumenta la competencia, las empresas se ven sometidas a una presión constante para ofrecer más con menos. Desde la gestión de múltiples proyectos hasta la facturación precisa, las empresas luchan a menudo contra ineficiencias que merman la rentabilidad. Pero la tecnología ofrece una salida.

Una pila tecnológica eficiente con las herramientas adecuadas puede ayudar a las empresas profesionales a abordar de frente muchos de estos problemas. Los procesos desorganizados y los fallos de comunicación en el registro de las horas facturables están provocando pérdidas de casi 9.100 millones de dólares al día en todo el mundo, con casi una de cada cinco horas facturables sin registrar. Cuando la pila tecnológica se aplica correctamente, las empresas pueden mejorar la comunicación, gestionar los proyectos con eficacia y lograr la corrección financiera, todo ello al tiempo que prestan un servicio excepcional al cliente.

En este blog, profundizaremos en el software para empresas de servicios profesionales que:

• Simplificar la supervisión de proyectos
• Fomentar la colaboración
• Activar el seguimiento
• Crear propuestas precisas para los clientes
• Reforzar las relaciones con los clientes

Veamos cómo una pila tecnológica bien elegida puede transformar las ineficiencias en ventajas competitivas.

Software de gestión de flujos de trabajo

McKinsey calcula que hasta el 60% de las profesiones podrían ahorrar un 30% de su tiempo automatizando los procesos rutinarios. El software de gestión de flujos de trabajo ayuda a gestionar tareas y operaciones repetitivas. Para las empresas de contabilidad, garantiza una gestión fluida de los clientes, los plazos y las tareas de cumplimiento al centralizar los flujos de trabajo de los proyectos, reducir el esfuerzo manual y minimizar el riesgo de incumplimiento de los plazos.

¿Por qué un software de gestión de flujos de trabajo?

• Automatice los procesos básicos y recurrentes para liberar tiempo para las tareas críticas
• Trabajar eficientemente en múltiples clientes y proyectos simultáneamente
• Mejorar la comunicación y la rendición de cuentas

Las mejores herramientas

La pila tecnológica ideal para la gestión de flujos de trabajo no es solo la relevancia, sino también una herramienta que agilice y revolucione tus procesos de trabajo. Algunas de las mejores del mercado son Cone, Asana, Monday y ClickUp.

Asana es conocida por su solución de colaboración con el cliente que ayuda a los equipos a planificar y supervisar sus proyectos a través de interfaces fáciles de usar y una amplia gama de funciones. Su visualización de proyectos, gestión de tareas y seguimiento del progreso en tiempo real, junto con una integración perfecta, permiten agilizar los flujos de trabajo.

Por su parte, Monday.com está considerada pionera en tableros visuales y fáciles de usar. Ofrece planes gratuitos que te permiten experimentar con su idoneidad para tu equipo. ClickUp también es un digno contendiente por su personalización, potente integración y solución unificada.

Merece la pena tener en cuenta el software de gestión de consultas de Cone por sus funciones como la gestión de múltiples tareas a través de propuestas, correos electrónicos, gestión de tareas y facturación, todo en una sola plataforma. Sus principales características incluyen seguimientos automáticos de clientes, correspondencia centralizada, servicios de correo electrónico integrados y un eficiente portal de clientes que funciona tanto para equipos pequeños como grandes. Cone es también considerablemente más barato que algunos de sus competidores. Considere también otros de los mejores programas de flujo de trabajo para contables.

Herramientas de comunicación y colaboración

Mantener a todo el mundo en sintonía, ya sea con su equipo o con sus clientes, puede resultar complicado. Aquí es donde el software de comunicación puede ayudarte a organizar correctamente las conversaciones, a que las reuniones se desarrollen sin problemas y a que tus proyectos avancen sin contratiempos.

¿Por qué necesita herramientas de comunicación?

• Comuníquese rápidamente en un software unificado con cualquier persona de la empresa a través de mensajes instantáneos
• Trabaje en el mismo documento con su equipo en tiempo real.
• Haz videollamadas rápidas, comparte actualizaciones al instante y mantén a tus clientes informados.

Las mejores herramientas

Las principales herramientas de colaboración del mercado son Slack, Microsoft y Zoom.

Slack se ha convertido en un popular canal de equipo que utiliza mensajería en tiempo real para que los miembros se comuniquen en cualquier momento. Permite la mensajería directa, el intercambio de archivos, las llamadas de audio y vídeo y también admite integraciones con aplicaciones como Google Drive, Trello y Zoom, lo que lo convierte en una herramienta popular para el trabajo remoto.

Mientras tanto, Microsoft Teams tiene la ventaja de la integración con Microsoft Office 365. Sus funciones de chat y mensajería, videoconferencia, intercambio sencillo de archivos y programación de reuniones proporcionan un eje centralizado para los debates. \

Zoom ganó adeptos durante la pandemia por su capacidad para organizar reuniones en línea a gran escala y facilitar la celebración de seminarios web y eventos en línea. Funciones como las salas de reuniones en pantalla y la grabación lo hacen útil para eventos empresariales. La elección de una u otra depende de sus principales necesidades de comunicación y de sus requisitos de escalabilidad.

Programas informáticos de contabilidad y gestión financiera

Llevar las finanzas de tu empresa no tiene por qué ser un quebradero de cabeza. Según los estudios, el uso de software de contabilidad alojado en la nube reduce los costes operativos hasta en un 50%. Con el software de contabilidad adecuado, puedes hacer un seguimiento de ingresos, gastos, facturas e impuestos sin que las hojas de cálculo te vuelvan loco.

¿Por qué necesita un software de gestión contable y financiera?

• Utilice las funciones nativas de generación de informes y análisis para prever el flujo de caja y tomar las decisiones adecuadas para la futura situación financiera.
• Los registros se mantienen siempre ordenados, y todos los recibos necesarios para la tributación están bien organizados.
• Crea facturas y envíalas al instante, configura alertas automáticas si quieres cobrar más rápido o incluso realiza pagos en línea.

Las mejores herramientas

QuickBooks es un popular programa de contabilidad utilizado tanto por pequeñas como por medianas empresas. Su diseño intuitivo y fácil interacción, junto con funciones como facturación, registro de gastos, gestión de nóminas y preparación de impuestos, lo hacen eficiente. La ventaja añadida es una aplicación móvil.

Xero es un competidor cercano con soluciones en la nube para que empresarios y contables trabajen juntos en el seguimiento de sus cuentas. Aparte de las funciones de QuickBook, ofrece soluciones más ágiles, lo que permite a la empresa concentrarse más en su crecimiento.

FreshBooks también es una opción popular entre autónomos, despachos profesionales y pequeños empresarios con problemas de facturación y registro de tiempos. Ofrece gestión de propuestas y proyectos, además de soluciones de pago rápido. Cone también opera en este espacio, ofreciendo la mayoría de estas funciones con la ventaja añadida de un cálculo de costes óptimo.

Software de propuestas

Una propuesta perfecta puede hacer o deshacer un trato. Los informes muestran que sólo el 36% del tiempo de ventas se dedica a las ventas, mientras que el 65% restante se dedica a responder a la redacción de propuestas. En estos casos, el uso de software de propuestas reduce gran parte del estrés en la creación de propuestas y aumenta las tasas de conversión. Estas herramientas ayudan a elaborar, transmitir y supervisar las propuestas para garantizar que sus lanzamientos sean óptimos para los clientes.

¿Por qué necesita un software de propuestas?

• Gracias a las plantillas y a las funciones de arrastrar y soltar, podrá crear propuestas asombrosas que le ahorrarán valiosas horas.
• Vea cuándo abren los clientes sus propuestas y cuánto tiempo pasan en cada sección, y haga un seguimiento eficaz.
• El software de propuestas puede conectarse con su CRM y sus herramientas de gestión de proyectos, manteniéndolo todo sincronizado para que los flujos de trabajo sean fluidos.

Las mejores herramientas

La solución unificada de Cone para gestionar propuestas, facturas y recibos con funciones como plantillas personalizables, por ejemplo, una plantilla de propuesta de contabilidad, un portal de clientes limpio e integración de firma electrónica, le permite crear las mejores propuestas para los clientes, incluida la facturación y los pagos, en una única plataforma.

Proposify aporta simplicidad a las propuestas con una interfaz de "soltar y arrastrar" y también plantillas de propuestas. Proposify mejora el proceso de propuesta permitiendo a los equipos crear documentos visualmente atractivos con rapidez.

PandaDoc es otra opción que agiliza la creación, distribución y gestión de propuestas. Las funciones intuitivas de PandaDoc combinadas con las herramientas de análisis facilitan la creación de propuestas.

¿Sabía que? Para muchos proveedores de servicios profesionales, el marketing y el SEO son fundamentales para retener y atraer clientes. Las herramientas de marketing y SEO pueden ser inmensamente útiles. Ayudan a las empresas a aumentar la visibilidad de su sitio web Conseguir clientes potenciales Ser marcas creíbles Una herramienta destacada que puede ayudarle a conseguirlo es Rank Tracker. Le permite supervisar el rendimiento de su sitio web, realizar un seguimiento de las clasificaciones de palabras clave y analizar las estrategias de la competencia. Echa un vistazo a sus distintas herramientas, como Rank Tracker, Web Audit y SEO Checklist, para convertir clientes potenciales en clientes fieles.

Software CRM

Con el software CRM, puede gestionar los datos de sus clientes e interactuar con ellos de una forma cómoda tanto para usted como para ellos.

¿Por qué necesita un software CRM?

• Obtenga rápidamente datos de sus clientes, como detalles de contacto, vea interacciones anteriores y conozca sus preferencias.
• Mejorar el proceso de comunicación de envío de mensajes y seguimiento.
• Los CRM son útiles para hacer un seguimiento de los clientes potenciales y saber qué clientes tiene ahora, cuál es su calidad y cuáles es probable que consiga en el futuro.

Las mejores herramientas

Salesforce ocupa un lugar vital en el mercado actual de CRM, conocido por sus amplias posibilidades de personalización y disponibilidad de una rica funcionalidad. Entre sus funciones se incluyen la gestión de oportunidades y clientes potenciales, la gestión de contactos y cuentas, la previsión de ventas y la automatización de flujos de trabajo y marketing.

HubSpot CRM permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos con información e informes en tiempo real. Entre sus funciones se incluyen la gestión de contactos, la gestión de proyectos en curso, las aplicaciones de Hubspot, el seguimiento del correo electrónico y los informes de ventas. Muchas pymes utilizan HubSpot CRM porque tiene una curva de aprendizaje corta y la plataforma ofrece una prueba gratuita.

Apilar ahora

Invertir en la pila tecnológica adecuada es una decisión inteligente y esencial para el crecimiento. Si las empresas mejoran su pila tecnológica con herramientas que faciliten el seguimiento de los proyectos y la cooperación, las organizaciones de servicios profesionales pueden prosperar. Al final, los flujos de trabajo optimizados no sólo aumentan la productividad, sino que también mejoran la calidad de la experiencia del cliente. No hay duda de la importancia de las herramientas tecnológicas para la eficiencia en los tiempos que corren. Como empresa de servicios profesionales, si quieres hacerte un hueco, tienes que encontrar la tecnología adecuada de inmediato.