Equipos remotos de medios sociales: Cómo comunicarse eficazmente

Introducción

En 2023, muchos equipos de medios sociales trabajan a distancia, ya sea a tiempo parcial o completo. No sólo muchas empresas mantienen una política híbrida o de trabajo a distancia tras la pandemia. Ofrecer trabajo totalmente remoto también permite a los equipos atraer a los mejores talentos que ofrece el mercado laboral.

Sin embargo, coordinar un equipo remoto de medios sociales puede ser todo un reto. Sobre todo en lo que respecta a la comunicación.

¿Cómo puede asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo? ¿Que los flujos de trabajo se desarrollen sin problemas? ¿Cómo minimizar las pérdidas por fricción y los malentendidos?

Aquí tienes siete herramientas y estrategias que puedes aprovechar para comunicarte eficazmente con tu equipo remoto de redes sociales.

Decídase por un único sistema de colaboración documental

(Fuente: Freepik)

Para empezar, tienes que decidirte por una plataforma de colaboración documental a la que todos se adhieran. Sí, esto es básico. Sin embargo, muchos equipos siguen perdiendo demasiado tiempo enviando documentos de un lado a otro y convirtiéndolos entre formatos de archivo innecesariamente.

Opta por un único sistema de colaboración documental basado en la nube que te permita compartir, cocrear y coeditar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. No importa si se trata de un resumen del segundo trimestre, una presentación estratégica o el informe anual: tener un sistema centralizado facilita enormemente la creación de un documento coherente con un mínimo de frustración.

Actualmente, las soluciones basadas en la nube más comunes son Google Workspace y Microsoft 365. Ambas ofrecen una gran variedad de tipos de archivos y se integran con un gran número de otras aplicaciones empresariales.

Dar prioridad a las soluciones basadas en la nube

En cuanto a las soluciones basadas en la nube, debes darles prioridad para el mayor número posible de flujos de trabajo, no sólo para compartir documentos.

Almacenamiento de archivos, diseño gráfico, edición de vídeo. Para todo ello existen sofisticadas herramientas basadas en la nube. Y hacen la vida de los equipos remotos mucho más fácil.

Por ejemplo, digamos que uno de los miembros de tu equipo está dibujando un gráfico para un reel de Instagram o un post sobre un testimonio de tu último producto. Si lo hace en Photoshop en su portátil personal, solo él puede trabajar en ello. Y si se pone enfermo o no está disponible, te quedas colgado.

La solución más eficaz es utilizar una herramienta de diseño basada en la nube, como Canva. Todo tu equipo tiene acceso a todos los diseños. Y siempre que nombres bien los archivos y los proyectos, todo el mundo podrá encontrar y editar lo que necesite.

Pruebe las reuniones asíncronas

A continuación, considere la posibilidad de cambiar a videollamadas asíncronas, especialmente si tiene miembros del equipo en zonas horarias diferentes.

Las videollamadas son una forma estupenda de que los miembros del equipo interactúen, compartan ideas, muestren sus últimos diseños, reciban comentarios sobre conceptos complejos y estrechen lazos. Sin embargo, también consumen mucho tiempo. Y pueden ser difíciles de organizar, sobre todo si su equipo es internacional.

Las reuniones asíncronas, por el contrario, le permiten grabar su intervención en forma de videoclip -pantalla compartida incluida- y compartirla a través de un simple enlace. El resto del equipo puede verlo cuando tenga tiempo. Además, pueden consultar la transcripción automatizada en busca de los fragmentos de información más interesantes, acelerar o ralentizar el clip y reaccionar mediante comentarios o un vídeo propio.

Esto permite comunicar con eficacia mucha más información y más compleja que un correo electrónico, pero elimina la necesidad de encontrar un momento que funcione para todos para concertar una videollamada.

Centralice la telefonía de su empresa

Otra forma excelente de aumentar la eficacia de sus comunicaciones es contratar un servicio telefónico empresarial centralizado.

Como muchas otras herramientas de esta lista, los modernos servicios de telefonía empresarial suelen estar basados en la nube. Eso significa que tu equipo puede acceder a ellos desde cualquier lugar, estén donde estén.

Además, vienen con muchos más canales que las simples llamadas de voz. También suelen incluir videollamadas, mensajería instantánea, chat en directo y correo electrónico.

Además, muchos proveedores ofrecen ingeniosas funciones adicionales, a menudo basadas en inteligencia artificial, para facilitarle la vida. Por ejemplo, algunos servicios incluyen transcripciones y resúmenes automáticos de las llamadas. Así, llevar las actas de las reuniones es muy fácil.

Aproveche la colaboración en equipo basada en mensajes

(Fuente: Freepik)

¿Está cansado de las interminables cadenas de correos electrónicos? ¿Y de perderte mensajes cruciales porque alguien se olvidó de darle a "responder a todos"?

En ese caso, quizá prefieras las herramientas de colaboración en equipo basadas en mensajes. En los últimos años, Slack y Discord en particular han surgido como fuertes contendientes en este campo. Y con razón.

Estas herramientas permiten estructurar eficazmente la comunicación entre los miembros de un equipo. Aunque puedes enviar un mensaje directo a alguien, la mayoría de los intercambios se estructuran en canales.

Por ejemplo, supongamos que tienes un grupo de trabajo en tu equipo encargado de elaborar una nueva estrategia para contenidos de vídeo de corta duración, en respuesta a una posible prohibición de TikTok en Estados Unidos. En lugar de que los miembros de este grupo de trabajo se envíen correos electrónicos, puedes crear un canal de Slack para que intercambien mensajes y compartan documentos. Así, nadie tendrá que preocuparse por perderse información importante.

Aprovechar las suites de gestión de proyectos

Si trabajas en proyectos de mayor envergadura o complejidad, o tienes que coordinar un equipo más grande, considera la posibilidad de aprovechar una herramienta de gestión de proyectos.

Disponen de funcionalidades más sofisticadas que las herramientas de colaboración anteriores. Permiten asignar funciones, especificar plazos, establecer dependencias entre tareas y aclarar flujos de trabajo.

Cada miembro del equipo verá las tareas que se le han asignado y la fecha en la que deben estar terminadas. Además, si quieres comprobar el estado de un proyecto, puedes visualizarlo fácilmente como un tablero Kanban o un diagrama de Gantt.

Seleccione la mejor herramienta de gestión remota de redes sociales

Por último, está la herramienta de gestión de redes sociales que utilices. En un equipo remoto, seleccionar la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades puede ser un poco complicado. Hay distintas prioridades.

Considera cuántos usuarios permiten las distintas herramientas en los distintos planes. Si puedes especificar flujos de trabajo y permisos diferentes para distintos roles. Si es posible guardar y editar borradores y dejar comentarios y sugerencias.

Esto puede parecer básico, pero muchas de las mejores herramientas de gestión de redes sociales no incluyen estas funciones y, por lo tanto, son menos adecuadas para equipos remotos.

Conclusión

Trabajar como parte de un equipo remoto puede ser una gran experiencia para los expertos en redes sociales motivados. Y puedes reunir un equipo fantástico, motivado y productivo para llevar las redes sociales de tu empresa al siguiente nivel.

Eso, siempre que la comunicación funcione sin problemas.

Al integrar las herramientas y estrategias anteriores en sus flujos de trabajo, podrá garantizar precisamente eso. Le ayudará a minimizar la frustración, la falta de comunicación y las pérdidas por fricción. Y se asegurará de que todo su equipo pueda trabajar en sintonía hacia sus objetivos comunes.