Navegar por el futuro panorama de la automatización en las finanzas

Introducción

En el vertiginoso entorno empresarial actual, seguir siendo competitivo significa adoptar los avances tecnológicos. Una de las áreas en las que la tecnología ha mejorado significativamente es la Automatización de Procesos Financieros (FPA).

Se calcula que alrededor del 80% de los procesos financieros tienen potencial de automatización. Al mismo tiempo, solo alrededor de un tercio de las empresas afirman que una parte de las operaciones de sus departamentos financieros están completamente automatizadas.

En este post, profundizamos en lo que implica la automatización de procesos financieros, sus ventajas, qué procesos se pueden automatizar y cómo empezar a implantar la FPA en su empresa.

¿Qué se entiende por automatización moderna de procesos financieros?

La automatización de procesos financieros es el uso de la tecnología para automatizar tareas clave relacionadas con las finanzas. Se trata de utilizar herramientas informáticas capaces de gestionar tareas repetitivas y laboriosas sin intervención humana, aumentando así la eficiencia y la precisión.

El objetivo de la FPA no es sustituir a los profesionales financieros, sino permitirles centrarse en tareas más estratégicas liberándoles del trabajo rutinario. Las ventajas de este enfoque se enumeran en la sección siguiente.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización financiera?

La automatización en los servicios financieros beneficia a la empresa y a sus empleados de muchas maneras. He aquí las principales:

• Mayor eficacia. La automatización acelera significativamente las transacciones financieras y minimiza la manipulación manual, lo que se traduce en un procesamiento más rápido de la facturación, las nóminas y los informes financieros.
• Precisión y cumplimiento. Los sistemas automatizados reducen los errores humanos, garantizando unos registros financieros más fiables. También ayudan a mantenerse al día con las complejas normativas financieras.
• Reducción de costes. La automatización de las finanzas reduce la necesidad de un procesamiento manual exhaustivo, con lo que se reducen los costes de mano de obra y se evitan errores costosos.
• Mejora de la toma de decisiones. El acceso a datos y análisis financieros en tiempo real permite a las empresas tomar rápidamente decisiones bien fundadas.
• Escalabilidad. Los sistemas automatizados pueden ajustarse fácilmente al aumento de la carga de trabajo, lo que permite a las empresas crecer sin el correspondiente aumento del personal financiero.
• Mayor satisfacción de los empleados. En realidad, pocos empleados disfrutan realizando tareas tediosas que no les permiten expresar su mejor pericia o creatividad. Descartar este tipo de procesos puede repercutir positivamente en el estado mental de los empleados.

En resumen, la automatización de los procesos financieros no es sólo una mejora operativa, sino más bien una necesidad estratégica para seguir siendo competitivos en el entorno empresarial actual.

En caso de que no disponga de un equipo interno de desarrolladores de software de tecnología financiera, es probable que necesite ayuda externa para aprovechar todas las ventajas de la automatización. Un proveedor de confianza de desarrollo de software fintech personalizado puede asesorarle y llevar a cabo la investigación, planificación e implementación necesarias. Solicitar servicios externos de desarrollo de tecnología financiera es la decisión correcta para la mayoría de las empresas que buscan un desarrollo de software financiero escalable y eficaz en términos de inversión que no interrumpa los procesos existentes, sino que los mejore.

Ahora vamos a repasar qué procesos exactamente se pueden automatizar en gran medida utilizando técnicas y herramientas de automatización financiera. Es importante tener en cuenta que quizá no sea posible eliminar por completo la intervención humana en todas estas operaciones. Sin embargo, reducir el número de procesos tediosos y propensos a errores humanos ya puede aportar ventajas significativas. ~~ ~~

¿Qué se puede automatizar en finanzas?

Hay varias áreas clave de las finanzas en las que la automatización puede resultar muy valiosa. Por ejemplo:

• Procesamiento de facturas. La automatización puede ayudar a gestionar todo el ciclo de vida de la factura, desde la recepción hasta el pago, reduciendo el tiempo de procesamiento y minimizando los errores.
• Gestión de gastos. Los sistemas automatizados pueden agilizar los procesos de notificación, aprobación y reembolso de gastos, garantizando el cumplimiento de las políticas y agilizando los plazos de tramitación.
• Presupuestos y previsiones. Las herramientas de automatización pueden recopilar datos de múltiples fuentes para elaborar presupuestos y previsiones más precisos y oportunos. Esto incluye el análisis predictivo para prever futuras condiciones y tendencias financieras.
• Informes financieros. La automatización puede generar rápidamente informes y estados financieros completos, que ofrecen información crucial sobre la salud financiera de la empresa.
• Cumplimiento fiscal. La automatización garantiza cálculos fiscales precisos y presentaciones puntuales, mitigando el riesgo de incurrir en sanciones. Puede ayudar enormemente a los contables en su rutina diaria.
• Procesamiento de nóminas. La automatización de las nóminas garantiza una compensación precisa y puntual a los empleados, junto con las deducciones fiscales adecuadas y el cumplimiento de la legislación laboral.
• Gestión de activos: El seguimiento y la gestión de activos, cuyos datos se almacenan en múltiples documentos, se vuelven más eficientes con la automatización, lo que garantiza una utilización óptima y el ahorro de costes.
• Gestión de riesgos y cumplimiento: Los sistemas automatizados pueden supervisar e informar sobre los riesgos basados en datos históricos para los procesos empresariales y garantizar el cumplimiento de diversos requisitos normativos.

La automatización de estos y posiblemente otros procesos puede agilizar enormemente el trabajo del departamento financiero y hacerlo más eficiente.

En la siguiente imagen se ofrecen ejemplos de soluciones de software que pueden utilizarse para la automatización del flujo de trabajo financiero:

Fuente de la imagen: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

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¿Cómo empezar con la automatización financiera?

Independientemente del proceso que pretenda automatizar o de la solución de software que vaya a adoptar para la automatización de las finanzas, debe seguir un procedimiento concreto para gestionar correctamente esta intervención. Este es el proceso paso a paso para implantar la automatización en el departamento financiero:

1. Identifique sus procesos actuales. Comience por evaluar sus procesos financieros actuales para descubrir las áreas propensas a la ineficacia o el error. Esta evaluación le ayudará a identificar las operaciones que más se beneficiarán de la automatización.
2. Defina objetivos claros para la automatización financiera prevista. Establezca objetivos específicos para lo que pretende conseguir con la automatización, ya sea una reducción de costes, una mayor precisión o una mejora del cumplimiento.
3. Seleccione las soluciones de software adecuadas. Investigue y elija herramientas de automatización de procesos financieros que se ajusten a sus necesidades empresariales. Las consideraciones clave deben incluir la escalabilidad, la compatibilidad con los sistemas existentes, la facilidad de uso y la asistencia del proveedor.
4. Invierta en formación. Eduque a su equipo sobre los nuevos sistemas. La educación digital personalizada y la formación del personal son cruciales para una transición fluida y para aprovechar plenamente las ventajas de la automatización. Es probable que esta fase del proyecto vaya en paralelo con la implantación.
5. Planifique la integración y aplíquela por fases. Asegúrese de que las herramientas de automatización pueden integrarse perfectamente con sus sistemas actuales, como el ERP o el software de automatización contable, para evitar interrupciones operativas. A continuación, empiece automatizando unos pocos procesos y amplíelos gradualmente. Este enfoque por fases permite a su equipo adaptarse cómodamente a la nueva tecnología.
6. Supervise y adapte. Evalúe continuamente el rendimiento de sus sistemas automatizados y realice los ajustes necesarios. Esto le ayudará a adaptar mejor el funcionamiento del software adoptado a sus procesos y a garantizar el alto rendimiento de los equipos que trabajan con él.

Puede familiarizarse con uno de los diseños de software de una aplicación financiera a medida altamente integrada para la automatización en la infografía que figura a continuación:

Fuente de la imagen: https://www.scnsoft.com/financial-management/automation

Existen otros enfoques posibles para implantar la automatización financiera en su infraestructura digital. Sin experiencia interna, es probable que tenga que ponerse en contacto con un proveedor de servicios de desarrollo de tecnología financiera para configurarlo todo.

Conclusión

La adopción de la automatización de los procesos financieros es casi un imperativo estratégico para las empresas que buscan eficacia, precisión y crecimiento. Al automatizar las tareas financieras rutinarias, las empresas pueden reorientar su atención y sus recursos hacia la planificación estratégica y las iniciativas de crecimiento.

Determinando los procesos clave que deben automatizarse, desarrollando e integrando la solución de software correspondiente y formando a los equipos para que trabajen con ella, las empresas pueden alcanzar nuevas cotas de eficiencia en sus departamentos financieros.