¿Cómo optimizar su cartera de aplicaciones SaaS?

Introducción

Las organizaciones dependen en gran medida de las aplicaciones SaaS para agilizar las operaciones, aumentar la productividad y mejorar la experiencia del cliente en el competitivo mercado actual. Sin embargo, la gestión de estas aplicaciones suele pasarse por alto.

La proliferación de las aplicaciones SaaS es ya evidente en las empresas. Según el estudio de Productiv, se espera que el número medio de aplicaciones SaaS utilizadas en una empresa alcance las 371 en 2023.

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Pero la pregunta es: ¿hasta qué punto se pueden gestionar bien estas aplicaciones?

El número de aplicaciones SaaS que utiliza una organización no importa; lo importante es cómo afectan estas aplicaciones a la seguridad, los ingresos y el crecimiento de una organización cuando no se gestionan adecuadamente.

Entonces, ¿cómo gestionar y optimizar eficazmente su cartera de aplicaciones SaaS para lograr un mayor éxito empresarial? Este blog le guiará a través de los pasos para lograr esta optimización, comenzando con los impactos adversos de las aplicaciones SaaS no gestionadas en su negocio.

Aplicaciones SaaS no gestionadas: ¿En qué afecta a su empresa?

Las aplicaciones SaaS no gestionadas pueden crear problemas financieros y de seguridad, perjudicando el crecimiento y los resultados de su empresa. El SaaS no gestionado se produce cuando las empresas no tienen un enfoque o plataforma coherente para gestionar sus aplicaciones SaaS.

Se produce cuando las aplicaciones son adquiridas y utilizadas por un equipo interno o un único usuario sin la supervisión de los equipos informáticos o financieros.

A menudo, el seguimiento de estas aplicaciones no gestionadas se realiza mediante hojas de cálculo propensas a errores. Este enfoque manual de la gestión de SaaS no es eficiente ni productivo. Conduce a complejidades como el aumento del gasto, el incumplimiento y la proliferación de SaaS.

La gestión manual de aplicaciones SaaS era suficiente cuando se trataba de menos de 50 aplicaciones, pero es inadecuada para organizaciones con más de 200 aplicaciones.

Con la gestión manual, se está perdiendo:

• Una visión completa de toda la cartera de SaaS
• Notificaciones de compras de aplicaciones no aprobadas
• Información sobre el gasto departamental en SaaS
• Análisis de patrones de uso
• Aprovisionamiento y desaprovisionamiento eficaces de usuarios

Comprender los riesgos del SaaS no gestionado

1. Aumento del gasto debido a las TI en la sombra

No es posible realizar un seguimiento eficaz de las aplicaciones SaaS no autorizadas adquiridas con tarjetas de crédito de la empresa. Esto provocará un gasto excesivo y licencias infrautilizadas, lo que afectará a los resultados de la empresa. \

2. Aumento de las aplicaciones duplicadas e infrautilizadas

La mala gestión de SaaS y la falta de visibilidad centralizada aumentan las aplicaciones duplicadas, gratuitas y redundantes, lo que se traduce en un escaso retorno de la inversión y en problemas de seguridad. \

3. Riesgos para la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa

Las aplicaciones no gestionadas provocan brechas de seguridad y la pérdida de información confidencial. Si una aplicación no cumple la normativa, también afectará a las operaciones de su empresa. \

4. Auto-Renovación

Como el SaaS no gestionado no será objeto de seguimiento por parte de los equipos financieros o de TI, los contratos podrían renovarse automáticamente, con el consiguiente aumento del gasto. \

5. Problemas de eficiencia y productividad

Las aplicaciones no gestionadas crearán silos en la comunicación, conducirán a una colaboración deficiente y obstaculizarán la productividad del equipo, afectando en última instancia a las operaciones empresariales.

Ahora que conoce las implicaciones y los riesgos de un SaaS no gestionado, hablemos de formas sencillas de gestionar y sacar el máximo partido a sus aplicaciones SaaS de forma eficaz.

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5 formas de optimizar su cartera de aplicaciones SaaS

La rápida adopción del SaaS ha añadido dificultades y limitaciones de gestión. Para resolver estos problemas, he aquí cinco formas de ayudar a las empresas a optimizar sus carteras de aplicaciones SaaS y sacar el máximo partido de sus aplicaciones SaaS:

Obtenga una visibilidad completa de la aplicación

"Un estudio de MADX informa de que la falta de visibilidad de las aplicaciones en las organizaciones SaaS conduce a licencias de aplicaciones SaaS infrautilizadas o no utilizadas. Casi 1/3 de su SaaS puede desperdiciarse; esto puede significar cientos, miles o incluso millones de dólares, según el tamaño de su empresa."

Las organizaciones deben obtener una visibilidad completa de su pila de aplicaciones para gestionar eficazmente las aplicaciones SaaS. Esta visibilidad ayuda a los equipos de TI y finanzas a determinar qué aplicaciones se utilizan, quién las utiliza y para qué se utilizan.

Las empresas con esta visibilidad pueden evitar las implicaciones negativas de la redundancia de aplicaciones, el uso de software no autorizado y la mala asignación de recursos.

Los responsables de la toma de decisiones podrán optimizar su pila de aplicaciones, eliminando redundancias mediante la consolidación y la racionalización de las aplicaciones. Como resultado, la pila SaaS se optimizará, aumentando la productividad empresarial y la eficiencia operativa.

Evitar la TI en la sombra

Según el informe de Gartner, el 41% de los empleados adquirieron, modificaron o crearon tecnología fuera de la visibilidad de TI en 2022, y Gartner espera que esa cifra ascienda al 75% en 2027.

La actividad de adquirir y utilizar aplicaciones SaaS sin el conocimiento del departamento de TI se denomina TI en la sombra. Las aplicaciones adquiridas a través de la TI en la sombra pueden poner en riesgo la seguridad de los datos, obstaculizar los esfuerzos de cumplimiento y dar lugar a flujos de trabajo fragmentados.

Conseguir una visibilidad del 100% es la solución más sencilla para combatir la TI en la sombra. Las empresas pueden evitar que aplicaciones no aprobadas o no autorizadas entren en su cartera de SaaS supervisándolas de forma proactiva y centralizando su proceso de adquisición.

Herramientas como CloudEagle pueden enviar alertas inmediatas cuando detectan aplicaciones no autorizadas que entran en su sistema, ofreciendo un enfoque proactivo de la gestión de SaaS.

Analizar el uso de las aplicaciones

Flexera afirmó que alrededor del 33% del gasto en software SaaS es infrautilizado por el equipo, lo que conlleva un escaso retorno de la inversión.

Analizar cómo se utilizan las aplicaciones SaaS dentro de una organización ofrece importantes perspectivas de optimización. Al medir la actividad y el compromiso de los usuarios, los responsables de la toma de decisiones pueden determinar qué aplicaciones aportan más valor y cuáles están infrautilizadas.

Este método basado en datos permite a los equipos informáticos y financieros tomar decisiones informadas sobre la asignación de licencias, lo que les permite redistribuir los recursos de forma más eficaz.

Analizar el uso de la aplicación te ayudará a identificar si realmente les está ayudando a completar la tarea requerida. Si no es así, deshazte de ella y busca una nueva aplicación que tu equipo considere útil.

Además, ofrece oportunidades para la formación de los empleados o la mejora de los procesos para maximizar el potencial de las aplicaciones ya existentes.

Eliminar licencias o aplicaciones no utilizadas

La infrautilización de licencias es una gran molestia para las empresas, que se traduce en gastos inútiles. Las empresas pueden negociar con los proveedores gracias a la visibilidad de las aplicaciones y los datos de investigación de uso.

Al conocer los patrones de uso reales, las empresas pueden negociar condiciones de licencia que garanticen que el número de licencias se corresponde con la demanda real. Compre licencias únicamente en función de la demanda; un exceso de compras supondrá un despilfarro de la inversión y un escaso retorno de la inversión.

Otra forma inteligente de optimizar tu pila es consolidar dos o más aplicaciones en una. Por ejemplo, si tu equipo de marketing utiliza OptinMonster para las ventanas emergentes y el equipo de ventas confía en Mailchimp para los correos electrónicos, podrías consolidar estas funciones en HubSpot, que puede gestionar ambas tareas.

En lugar de dos aplicaciones diferentes para casos de uso distintos, puede utilizar una sola, lo que facilita el seguimiento y la reducción del gasto en software.

Este procedimiento reduce el despilfarro y fomenta un enfoque más rentable y estratégico de la compra de software.

Utilizar una plataforma de gestión SaaS

Necesitará un sólido software de gestión SaaS con las características pertinentes para llevar a cabo todas las estrategias mencionadas. Estas plataformas proporcionan un 100% de visibilidad y control centralizado sobre la gestión de aplicaciones, facilitando procesos como la gestión de contratos, la distribución de licencias y el seguimiento de renovaciones.

Las plataformas de gestión de SaaS pueden integrarse con sus sistemas internos de SSO, HRIS y Finanzas. Estas integraciones permiten a la plataforma ver su pila completa de SaaS y organizarla junto con sus gastos en un solo lugar.

¿Por qué confiar en hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las aplicaciones cuando se dispone de herramientas avanzadas que pueden detectar la TI en el momento en que se produce? Estas herramientas también pueden ayudarle a optimizar sus aplicaciones SaaS sin necesidad de mucho trabajo manual.

No sólo proporcionará visibilidad, sino que también ofrecerá oportunidades de optimización de costes al revelar aplicaciones duplicadas y redundantes. Podrás analizar el uso, eliminarlo y optimizar tu cartera.

Conclusión

Optimizar su cartera de aplicaciones SaaS es esencial para las organizaciones que utilizan una amplia gama de aplicaciones SaaS, ya que puede disparar su gasto en software.

Lagestión eficaz desu cartera de aplicaciones SaaS es fundamental para aumentar el crecimiento, reducir los riesgos y garantizar la excelencia operativa. Descuidar una gestión adecuada puede dar lugar a un despilfarro de recursos, problemas de seguridad, escalada de gastos y flujos de trabajo fragmentados.

En este artículo se analizan cinco formas sencillas de optimizar la cartera de aplicaciones: desde la visibilidad de las aplicaciones hasta la prevención de la TI en la sombra, la supervisión del consumo, la optimización de las licencias y la selección de una plataforma de gestión de SaaS. Se trata de enfoques de eficacia probada que las organizaciones utilizan para optimizar su cartera.

Una cartera de aplicaciones SaaS bien optimizada sirve como motor del crecimiento corporativo, la innovación y el éxito a largo plazo.