Cómo optimizar el gasto en SaaS en 2023

Introducción

Un estudio reciente de BetterCloud reveló que el uso de aplicaciones SaaS ha aumentado un 18%, con una media de 130 aplicaciones utilizadas frente a 110 apps en 2022.

El gasto en software se ha convertido en el tercero más elevado de una organización, después del gasto en empleados y alquiler de oficinas. Esto demuestra que las empresas están adoptando aplicaciones SaaS por su facilidad de uso y adaptabilidad.

Sin embargo, un informe de Flexera afirma que alrededor del 29% del gasto en software SaaS es infrautilizado por el equipo, lo que se traduce en un escaso retorno de la inversión.

Teniendo en cuenta la recesión económica de 2023, ahora es el momento de centrarse en la optimización del gasto en SaaS antes de que sea demasiado tarde.

En este artículo, analizaremos cómo las organizaciones gastan de más en SaaS y cómo optimizar el gasto en software y aumentar el retorno de la inversión.

¿Qué es la optimización del gasto en SaaS?

Laoptimización del gasto SaaS se refiere a los pasos colectivos que dan los equipos de TI y finanzas de una organización para reducir los costes del software SaaS. Se trata de un proceso continuo que se centra en el análisis del uso de las aplicaciones, la utilización de licencias, la TI en la sombra, el seguimiento de las renovaciones, etc., con el objetivo final de obtener el máximo valor de cada aplicación.

Pero antes de hablar de cómo reducir el gasto en software, hay que identificar dónde se está gastando más de la cuenta.

Cinco formas de gastar de más en SaaS

TI en la sombra o compras

Se refiere al acto de comprar una aplicación SaaS por parte de los empleados utilizando una tarjeta de crédito corporativa sin la aprobación de los equipos de TI o finanzas. Según un estudio de Gartner, entre el 30 % y el 40 % del gasto en software de una organización procede de la TI en la sombra debido a renovaciones no realizadas y costes ocultos.

(Fuente)

Comprar más allá de las necesidades

Todas las organizaciones tienden a prever su crecimiento y a adquirir un excedente de licencias superior a sus necesidades. En última instancia, la mayoría de las licencias quedarán sin utilizar, lo que se traduce en un escaso retorno de la inversión y un gasto inútil.

Falta de visibilidad de las aplicaciones y los gastos

La principal razón por la que las empresas acaban gastando más de la cuenta en SaaS es que no tienen una visibilidad completa de las aplicaciones que utilizan y del gasto en cada aplicación. Estamos en 2023 y algunos equipos siguen utilizando hojas de cálculo para gestionar las aplicaciones SaaS.

Renovaciones no efectuadas

La falta de visibilidad del gasto y de un seguimiento basado en hojas de cálculo hace que se pierdan renovaciones, y los proveedores de SaaS aprovecharán la oportunidad y le cobrarán más. Las aplicaciones de TI en la sombra suelen dar lugar a renovaciones automáticas, lo que incrementa el gasto.

El equipo financiero no podrá identificar este aumento del gasto porque no sabe que la aplicación existe en su pila SaaS.

Falta de evaluación comparativa de precios

Es posible que pague de más por las suscripciones si no sabe lo que pagan sus colegas por aplicaciones similares. Si desconoce los precios de referencia más recientes, los proveedores de SaaS sacarán provecho y le cobrarán más por las aplicaciones, lo que provocará un gasto excesivo.

Optimización del gasto en SaaS en 2023

Ahora ya sabe que las organizaciones gastan demasiado en SaaS, pero ¿sabía que todo lo que necesita es una solución para optimizar su gasto en SaaS?

Sí, sólo necesita una plataforma de gestión de gastos SaaS para reducir costes en aplicaciones SaaS y optimizar su cartera SaaS.

Así es como se hace:

Obtenga una visibilidad completa de SaaS

Las plataformas de gestión de gastos SaaS disponen de una amplia biblioteca de integración para conectarse con los sistemas SSO, financieros y HRIS de una organización. Estas integraciones permitirán a la plataforma ofrecer una visibilidad del 100% de sus aplicaciones SaaS, proveedores y los gastos respectivos de cada usuario, departamento y centro de costes.

Una vez que los equipos de TI obtienen una visibilidad centralizada de la cartera de SaaS, resulta más fácil gestionar las aplicaciones e identificar las aplicaciones de TI en la sombra y las aplicaciones duplicadas. Cualquier aplicación no autorizada de la pila puede eliminarse, lo que se traduce en un mayor ahorro.

Los equipos financieros también podrán ver cuánto gasta cada departamento en aplicaciones SaaS. Podrán utilizar los datos de gasto, compararlos con los datos de uso y tomar las decisiones de optimización de costes adecuadas.

Consejo profesional: utilice una plataforma de gestión de SaaS que cubra todo el ciclo de vida de SaaS, desde la adquisición y las negociaciones hasta el aprovisionamiento, la gestión y las renovaciones.

Analice los datos de uso de su aplicación

Las plataformas de gestión de SaaS pueden integrarse directamente con las aplicaciones de SaaS a través de API y proporcionarán información precisa sobre su uso. Los equipos financieros pueden analizar estos datos de uso para identificar aplicaciones infrautilizadas y calcular el ROI en función del gasto.

La información sobre el uso mostrará los requisitos del equipo, cómo utilizan la aplicación y cuántas licencias se están utilizando. Puedes aprovechar las licencias no utilizadas y reasignarlas a los usuarios que las necesiten, o bien ajustar el número de licencias durante las negociaciones de renovación y optimizar el gasto en SaaS.

El análisis de los datos de uso y el dimensionamiento adecuado de las licencias le ayudarán a obtener el máximo valor de una aplicación y a aumentar su ROI.

Consolidar aplicaciones o proveedores

La consolidación de aplicaciones o proveedores se ha convertido en la táctica a la que recurren los directores financieros y los responsables de compras de las empresas para reducir el gasto en SaaS. La consolidación de aplicaciones es un proceso en el que se identifican las aplicaciones redundantes o de alto gasto que sirven para fines similares y se consolidan en una única solución.

Para ilustrarlo, consideremos un escenario en el que su equipo de ventas utiliza Salesloft para la habilitación de ventas, el equipo de marketing utiliza Mailchimp para el marketing por correo electrónico y el equipo de clientes utiliza Hubspot para fines de CRM.

La consolidación de proveedores se refiere a la fusión de las funcionalidades de Salesloft y Mailchimp en Hubspot, que ofrece capacidades integrales de habilitación de ventas, marketing por correo electrónico y CRM.

(Fuente)

Al consolidar estas herramientas, su organización puede agilizar las operaciones, simplificar la gestión de SaaS y aumentar el ahorro de SaaS.

Consejo profesional: Asegúrese de que no está consolidando las aplicaciones de sus proveedores de confianza a largo plazo.

Automatizar la renovación de contratos

Deshágase de sus hojas de cálculo. Éstas no enviarán alertas proactivas sobre las próximas renovaciones. Necesita un sistema automatizado de gestión de renovaciones para adelantarse a ellas. Afortunadamente, una plataforma de gestión SaaS puede ayudarte a automatizar las renovaciones de contratos.

Las renovaciones automáticas pueden ser un fastidio. Una plataforma de gestión de renovaciones creará un calendario de renovaciones basado en la fecha del contrato e iniciará flujos de trabajo 90 días antes de la fecha límite, lo que le ayudará a evitar las renovaciones automáticas.

Las plataformas de gestión de SaaS como CloudEagle pueden integrarse con Slack y enviar alertas automáticas de renovación 90 días antes de que llegue la fecha de renovación. Esto le dará tiempo de sobra para analizar el uso de sus aplicaciones y preparar una estrategia de negociación para ajustar el tamaño de sus licencias y optimizar su gasto.

Recuerde que las negociaciones de renovación le permiten negociar con el proveedor la eliminación de licencias no utilizadas, la rebaja de los planes de precios en función del uso y la consolidación de proveedores, así que tiene que ser un as de las negociaciones.

Consejo profesional: si piensas renegociar el contrato, empieza a negociar pronto o comunica a los vendedores tu elección antes de que finalice el plazo de preaviso.

Negocie con precios de referencia

Las negociaciones con los proveedores desempeñan un papel importante en el éxito de su proceso de optimización del gasto en SaaS. Unas negociaciones hábiles pueden conducir a un mayor ahorro de costes de SaaS, mientras que unas negociaciones inadecuadas pueden aumentar involuntariamente el gasto.

Las negociaciones de renovación le permitirán ajustar el tamaño de sus licencias, eliminar aplicaciones redundantes en función del alcance y renegociar con un proveedor para obtener un descuento o un plazo de fijación de precios favorable.

Pero antes de entablar negociaciones con proveedores de SaaS, analice los precios de referencia para ver lo que pagan sus homólogos por una aplicación similar. Utiliza las referencias como palanca para negociar precios favorables, descuentos o funciones adicionales.

En algunos casos, es posible que su equipo de compras esté repleto de tareas estratégicas y le falte tiempo para negociar con los proveedores. No se preocupe: puede subcontratar las negociaciones a expertos en compras de SaaS.

Estos compradores asistidos actuarán como su equipo de compras ampliado. Analizarán sus necesidades y el uso de la aplicación, realizarán estudios de mercado, identificarán los precios de referencia más recientes y negociarán con los proveedores en su nombre para garantizar las mejores condiciones de precios y descuentos.

Consejo profesional: los vendedores de SaaS son listos; evite entrar en negociaciones sin estar preparado, ya que pueden convencerle fácilmente para que pague más de lo necesario. Prepara una estrategia de negociación clara y procede.

Bono

Presupuestos SaaS

Hemos hablado de cinco formas de optimizar el gasto en SaaS. Podemos dar fe de estas tácticas porque directores financieros, jefes de compras y directores de operaciones de todo el mundo las utilizan.

Pero la mejor práctica es mantener la pila de SaaS y el gasto optimizado en lugar de luchar en el último minuto para reducir el gasto después de perder el control sobre el mismo.

Consejo profesional: Céntrese en la excelencia operativa más que en la mejora continua

Para alcanzar la excelencia operativa, debe hacer hincapié en la presupuestación SaaS. Obtenga una visibilidad completa, analice el uso, comprenda los requisitos y asigne su presupuesto en consecuencia a las aplicaciones y equipos que lo necesiten.

• Establecer límites presupuestarios para cada departamento.
• Realizar auditorías presupuestarias periódicas
• Aprovechar y reasignar los presupuestos siempre que sea necesario.

Aun así, necesitará una plataforma de gestión de SaaS para analizar el uso, el gasto y asignar presupuestos, así que no pase por alto la selección de la plataforma adecuada.

Consejo profesional: reúna a todas las partes interesadas para comprender los requisitos antes de asignar el presupuesto, a fin de evitar ineficiencias.

Conclusión

Teniendo en cuenta la recesión económica en 2023, ya es hora de que las organizaciones se centren en optimizar su gasto en SaaS en lugar de comprar aplicaciones o licencias sobrantes mediante la previsión del crecimiento potencial.

Saber dónde se está gastando de más facilitará el proceso de optimización de costes de SaaS. En este artículo ofrecemos consejos prácticos que los equipos financieros y de TI pueden utilizar para tener un control total de su gasto en SaaS.

Recuerde que la optimización del gasto en SaaS nunca termina; es un proceso cíclico, y con la plataforma de gestión de SaaS adecuada, como CloudEagle, puede alcanzar la excelencia operativa y aumentar su cuenta de resultados.