¿Cómo gestionar eficazmente los proyectos de marketing?

Introducción

Desarrollar una comunicación interpersonal eficaz es una clave esencial para el éxito de los profesionales del marketing entrante. Los proyectos exitosos implican una buena comunicación con los compañeros de trabajo, los jefes y los socios. Estas mismas habilidades son esenciales para trabajar eficazmente con los clientes y prospectos.

La falta de habilidades de comunicación interpersonal sólidas puede conducir a la frustración, a la falta de moral, al fracaso de los proyectos y a la pérdida de oportunidades. Además, puede perjudicarle a usted como individuo y a su empresa en general. Los siguientes consejos le ayudarán a ser un comunicador interpersonal más eficaz:

• Presta atención
• Escuchar activamente
• Comprender la comunicación no verbal
• Practicar la empatía
• Sea realmente curioso
• Sé honesto
• Practicar la flexibilidad y la positividad

La práctica de estas habilidades puede mejorar su comunicación y, a su vez, mejorar sus proyectos, su productividad y su colaboración. Las habilidades de comunicación son esenciales para una colaboración eficaz. Profundicemos en lo que hace que las colaboraciones tengan éxito.

Colaboración eficaz

Hay algunas habilidades de colaboración que puedes dominar y que harán que trabajar con colegas, socios y clientes sea más fácil y productivo. En primer lugar, establecer objetivos y expectativas claros es la clave para que la colaboración funcione. A continuación, utilizar el tiempo de las reuniones de forma eficaz y ser respetuoso y agradecido con los demás, independientemente de su cargo o posición en la empresa, es útil para colaborar con éxito con los demás. También recomendamos hacer buenas preguntas, estar dispuesto a ayudar a resolver problemas y ser disciplinado y organizado son herramientas fundamentales para el éxito.

Además de esto, es útil mantener a los demás colaboradores al tanto de los contratiempos y los cambios de prioridades. Por último, y tal vez lo más importante, ser amable es fundamental para una colaboración eficaz.

Ahora que hemos abordado las habilidades interpersonales y la comunicación necesarias para el éxito de las colaboraciones, hablemos de los consejos y las habilidades para gestionar proyectos.

Gestionar eficazmente los proyectos de marketing

Si ha trabajado en una organización durante algún tiempo, es probable que esté familiarizado con la idea de la gestión de proyectos y la planificación, organización y ejecución de un proyecto, a menudo con la participación de muchos colaboradores. La gestión de proyectos de marketing es más específica, ya que se trata de la gestión de todo el proceso de desarrollo y ejecución de una campaña de marketing.

Gestionar un proyecto de marketing no siempre es fácil. A menudo hay muchos elementos en movimiento que hay que tener en cuenta, especialmente cuando se gestionan varios proyectos y miembros del equipo. Hay que hacer un gran seguimiento de los proyectos y, a veces, las cosas no siempre salen según lo previsto. La finalización con éxito de un proyecto puede depender de numerosas cosas: el apoyo de la dirección, un presupuesto estable y objetivos realistas. Por desgracia, la mala gestión de los proyectos es más común de lo que se piensa: sólo el 55% de los proyectos de marketing se completan a tiempo.

La buena noticia es que al desarrollar un proceso que usted y su equipo puedan seguir, podrá mantenerse al tanto de los plazos, las tareas y los presupuestos.

Existen multitud de modelos de gestión de proyectos, y muchos profesionales del marketing han adaptado versiones de desarrollo de productos como Agile y Waterfall para ayudarles a gestionar las campañas de marketing. La mayoría de las empresas optan por utilizar una herramienta CMS, como HubSpot, para ayudar a gestionar sus campañas de marketing de manera más eficaz. Independientemente del modelo que elijas, hay pasos que ayudan a dar forma a toda campaña exitosa:

1. Concepción e inicio del proyecto
2. Planificación
3. Alcance
4. Creación de contenidos
5. Preparar el lanzamiento
6. Lanzamiento
7. Revisión posterior al lanzamiento

Concepción e inicio del proyecto

La conceptualización de un proyecto y su inicio incluyen la elaboración de una carta de proyecto y la reunión de inicio, o materiales, para informar a los participantes de cómo se desarrollará el proyecto. Esta plantilla puede guiarle en su proyecto, ya que conceptualiza el proyecto, la visión general y la descripción, los recursos disponibles y otros elementos importantes a tener en cuenta al iniciar el proyecto.

Planificación

La fase de planificación es, sin duda, la más importante de todas las etapas de su proyecto de marketing. En esta etapa, definirá el alcance y el presupuesto del proyecto, creará listas de tareas y calendarios, determinará formas de mitigar los riesgos y desarrollará un plan de comunicación con las partes interesadas. Además, querrá asegurarse de establecer objetivos S.M.A.R.T. para el proyecto general. Cuando se establecen objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos, se aumentan las probabilidades de éxito. Se verifica que el objetivo es alcanzable, se identifican los parámetros que definen el éxito y se crea una hoja de ruta para alcanzar esos parámetros.

Los objetivos del S.M.A.R.T. son:

• Específicos: Trabaje con intenciones claras, no con objetivos amplios o vagos.
• Medible: Proporcionar un método para medir su éxito mediante el establecimiento de puntos de referencia a cumplir.
• Alcanzables: Objetivos sensatos, realistas y realizables.
• Relevante: Elimine el trabajo innecesario o irrelevante que pueda restarle importancia a lo que es importante.
• Con tiempo: Establezca un principio y un final claros para alcanzar sus objetivos.

Para mantener la concentración y el rumbo, hay que asegurarse de tener un marco claro y estructurado, de que los objetivos sean específicos y no abstractos y de que haya un plazo conciso al que atenerse. El desarrollo de estos objetivos concretos también le ayudará a evitar el desvío del alcance.

Alcance

La expansión del alcance es un fenómeno de la gestión de proyectos en el que el alcance de un proyecto crece -de forma continua o aleatoria- a medida que el proyecto avanza. Suele ocurrir cuando el alcance de un proyecto no está bien definido, contabilizado o documentado. Aunque no siempre es perjudicial, tiende a serlo y debe evitarse. En la fase de planificación, es crucial determinar todas las formas en que el proyecto puede incumplir sus objetivos y determinar cómo se van a mitigar esos riesgos. Entre los riesgos más comunes están las estimaciones de tiempo y costes poco realistas, los largos ciclos de revisión, los recortes presupuestarios, los cambios de prioridades y la falta de recursos comprometidos (personas, dinero, equipos, etc.).

He aquí algunos consejos adicionales para la fase de planificación:

• Celebre una reunión inicial con las partes interesadas. Repasa el plan y lo que será necesario para que el proyecto tenga éxito. Obtén su opinión y su aceptación de las tareas necesarias para completar el proyecto.
• Desarrolle una hoja de ruta del proyecto. Esta hoja de ruta es importante para que tú o tu equipo os mantengáis en el camino para cumplir los plazos. También puedes considerar el uso de una herramienta de gestión de proyectos como Airtable, Monday.com, CoSchedule, ClickUp, Trello o Asana.
• Establece tus medios de comunicación. Por ejemplo, puede decidir enviar un correo electrónico semanal con actualizaciones, o utilizar Slack para la comunicación en tiempo real. Asegúrate de que las partes interesadas sepan cómo van a recibir la información más importante para ellas.

Creación de contenidos

Lacreación de contenidos es el corazón del proyecto. Determinará los aspectos creativos de la campaña, ya sea a través de vídeos, correos electrónicos, entradas de blog, anuncios, redes sociales, un sitio web, libros blancos u otros componentes.

Asegúrese de que dispone de una ubicación central para almacenar estos materiales y de que existen procesos para revisar, editar y aprobar las distintas piezas de su campaña.

A lo largo del camino de la creación de contenidos, también querrá gestionar el proceso con controles regulares. Planifique su estrategia de marketing de contenidos. También es importante documentar y seguir el progreso. Existen herramientas visuales que puedes utilizar, como los diagramas de Gantt o los tableros Kanban, para ayudarte en la gestión del proyecto. Estas herramientas te ofrecen una representación de un vistazo de cómo progresa una tarea en un proyecto. Los tableros Kanban tienen varias columnas, que se pueden etiquetar según las etapas del proyecto (por ejemplo, carta, investigación, redacción, revisión, lanzamiento, etc.). Cuando una tarea pasa a la siguiente fase del proceso, la tarjeta se mueve a la columna correspondiente. La visualización de un proyecto facilita la comprensión de lo que tiene que ocurrir de principio a fin.

Preparar el lanzamiento

En esta fase puede que te dediques al control de calidad, a establecer las métricas y elaborar las previsiones de éxito, y a elaborar tus planes de comunicación. Esta etapa del proyecto puede ser a veces agitada, y por eso es tan importante su preparación previa. Tener claros los objetivos y las expectativas a lo largo de todo el proceso, hasta el lanzamiento de su proyecto, ayudará a que esta parte del proceso se desarrolle con mayor fluidez.

Lanzamiento

El lanzamiento de la campaña de marketing. Esto es todo por lo que ha estado trabajando, y es un gran momento para usted, su equipo y su empresa. A veces el lanzamiento incluirá una gran campaña de marketing, como la promoción de su lanzamiento en las redes sociales u otras vías, o puede ser un enfoque más pequeño. Sea cual sea el camino que elija para su lanzamiento, recuerde que la comunicación es la clave.

Revisión posterior al lanzamiento

En esta etapa, revisará sus resultados en comparación con los objetivos previstos, determinará lo que ha funcionado y lo que no, y compartirá sus conclusiones con las partes interesadas. Debes optimizar constantemente tus campañas en función de los resultados de rendimiento. El CMS de HubSpot cuenta con informes de atribución de contactos, que te permiten ver qué canales de marketing están impulsando la mayor cantidad de clientes potenciales.

En todas estas fases habrá mucha colaboración y la necesidad de comunicarse con una variedad de personas, potencialmente externas e internas. Pero, con un plan de acción sólido y las herramientas adecuadas, estarás en camino de desarrollar y entregar una campaña de marketing realmente exitosa.

Marketing entrante eficaz

En conjunto, con estos consejos que hemos compartido en relación con la comunicación interpersonal, la colaboración efectiva y la gestión de proyectos de marketing, puedes convertirte en un comercializador inbound eficaz. Ser respetuoso y amable, junto con hacer grandes preguntas y ser flexible, son la base de una gran comunicación y de proyectos exitosos.

Tener objetivos y expectativas claras para tus reuniones y tus proyectos de marketing te pondrá en el camino correcto, llevándote al éxito. Echa un vistazo a este vídeo de HubSpot con algunos consejos sobre cómo el inbound marketing puede ayudarte a ti y a tu negocio a crecer. (Además, si todavía estás confundido sobre la diferencia entre el marketing inbound y outbound, también se habla de ello).

Si todo esto parece abrumador, no te preocupes. Construir estas habilidades lleva tiempo, y nada es mejor maestro que la práctica. Practica, practica, practica y pronto te convertirás en el mejor vendedor de inbound marketing.