Cómo elaborar un plan de gestión de programas

Introducción

Imagine que tiene una visión para su empresa: un objetivo transformador que requiere un esfuerzo coordinado y la integración perfecta de múltiples proyectos. Incluye varios proyectos más pequeños que deben trabajar juntos para lograr el objetivo general. Aunque todo el proceso puede ser complejo y difícil, para empezar necesita un plan de gestión de programas.

Un plan de gestión de programas es la hoja de ruta integral que une estos proyectos bajo un propósito común, alineando sus esfuerzos y recursos para maximizar el crecimiento de la organización. Tiene elementos vitales como el alcance, una línea de base del programa, un presupuesto, etc.

Si planea ejecutar una visión para hacer crecer su negocio, es necesario crear un plan de gestión de programas. Hemos recopilado lo esencial de este tema en el siguiente debate, incluyendo la definición y los pasos prácticos para desarrollar una herramienta de gestión de programas. Empecemos.

¿Qué es un Plan de Gestión de Programas?

Un plan de gestión de programas es como un plan maestro que describe cómo se van a gestionar y coordinar todos estos proyectos más pequeños para garantizar que todo funcione sin problemas y se alcance con éxito el objetivo principal.

Proporciona todos los detalles sobre el funcionamiento del programa, incluidos sus diversos componentes, como proyectos e iniciativas, y cómo pretende obtener beneficios. Además, explica los calendarios y métodos utilizados para seguir de cerca su progreso.

Este documento puede evolucionar y actualizarse a medida que avanza el programa. Una vez concluido el programa, este documento se convierte en una herramienta clave para revisar y aprobar cualquier cambio en el presupuesto, el calendario, el alcance y los objetivos.

En pocas palabras, el plan de gestión del programa es una guía vital que mantiene todo el programa en el buen camino y ayuda a dirigirlo hacia el éxito. Incluye el alcance, el calendario, los recursos, el presupuesto, la gestión de riesgos y la comunicación.

Aparte de eso, el seguimiento y el análisis también son cruciales en un plan de gestión de programas. Define cómo medirás el éxito y qué factores o métricas se adaptan para valorar el éxito del proyecto.

Los gestores de programas son las personas encargadas de desarrollar un plan de gestión de programas. Deben comprender la estrategia y los objetivos del programa.

Además, los directores de programa deben ser conscientes de que el éxito de un plan de programa es el resultado de entregar un producto de alta calidad a tiempo y dentro del presupuesto. En cambio, su éxito se mide por la eficacia con que el programa responde a las necesidades de la organización y genera beneficios.

Gestión de programas frente a gestión de proyectos

(Imagen vía Freepik)

De hecho, la gestión de programas y la de proyectos son similares en cuanto a mediciones e indicadores cruciales. Sin embargo, también pueden ser completamente diferentes en varios aspectos. He aquí cómo diferenciarlas.

Lagestión de proyectos se centra en completar tareas o proyectos específicos de forma eficiente y eficaz. Su objetivo es entregar un producto o servicio final dentro de un plazo, un presupuesto y unas normas de calidad establecidos. Los proyectos suelen ser temporales y tienen fechas claras de inicio y fin.

Pueden externalizarse a contratistas externos, y la organización que ejecuta el proyecto puede trabajar para una parte interesada que puede o no formar parte de la organización. El objetivo principal de la gestión de proyectos es lograr con éxito los resultados y objetivos del proyecto.

Lagestión de programas, por su parte, se ocupa de un grupo de proyectos e iniciativas relacionados que trabajan juntos para lograr objetivos estratégicos y beneficios para la organización. Se centra en maximizar los beneficios globales gestionando estos proyectos de forma sinérgica.

El gestor de programas es parte integrante de la empresa. A diferencia de los proyectos, los programas son continuos y tienen una perspectiva a largo plazo. El éxito de la gestión de programas se mide por lo bien que beneficia a la organización y satisface sus necesidades estratégicas.

Cinco maneras de crear un plan de gestión de programas

Tras comprender la diferencia entre un plan de gestión de programas y un plan de gestión de proyectos, entremos de lleno en el debate principal. He aquí las cinco maneras de crear un plan de gestión de programas para apoyar el éxito de su organización.

#1. Definir un objetivo

El primer paso para crear un plan de gestión de programas es definir claramente el objetivo del programa. Como gestor del programa, debe identificar los objetivos principales que el programa pretende alcanzar.

El objetivo de su programa debe ser específico, mensurable, alcanzable, pertinente y de duración determinada (SMART). Por ejemplo, el objetivo podría ser mejorar la satisfacción del equipo implantando un nuevo sistema de acomodación de los empleados en su entorno de oficina.

Definir objetivos claros es crucial porque proporciona un sentido de dirección y propósito para todo el programa. Así podrá decidir y desarrollar proyectos centrados y medidos para mejorar el rendimiento del programa.

#2. Establecer un programa de referencia

La línea de base del programa sirve de fundamento para todo el programa y esboza los parámetros vitales que deben respetarse a lo largo de su aplicación. Estos son los elementos incluidos en la línea de base del programa:

Alcance

El alcance del programa define los límites y la extensión de lo que se abarcará. Identifica todos los proyectos, iniciativas y tareas del programa.

Por ejemplo, si el objetivo del programa es mejorar la presencia digital de la organización, el alcance podría incluir proyectos como el rediseño del sitio web, la integración en las redes sociales y el desarrollo de aplicaciones para empleados.

Presupuesto

El presupuesto establece las limitaciones financieras del programa. Esboza los fondos totales disponibles para la ejecución del programa y la distribución de los recursos entre los distintos proyectos. Una asignación presupuestaria adecuada garantiza que los recursos financieros se utilicen con sensatez y evita el gasto excesivo.

Entregables

Los entregables son los resultados tangibles o intangibles de cada proyecto dentro del programa. Son los resultados que esperan las partes interesadas y los patrocinadores.

Por ejemplo, los entregables de un proyecto dentro del programa del sistema de atención al cliente podrían ser un software funcional de servicio de asistencia, herramientas de optimización de redes sociales, materiales de formación para el personal de asistencia e informes de comentarios de los clientes. Para mejorar aún más la comprensión de las necesidades de los clientes, el proyecto también puede incorporar encuestas de opinión de los clientes con Salesforce. Esta integración permite al equipo analizar los datos de forma eficaz y adaptar los servicios para satisfacer las necesidades y preferencias específicas de sus clientes."

Establecer una línea de base clara del programa proporciona un punto de referencia para medir el progreso y el rendimiento. Cualquier cambio realizado durante la ejecución del programa debe compararse con la línea de base para garantizar que el programa se mantiene en el buen camino.

#3. Compartir la idea con las partes interesadas

Una vez establecidos el objetivo y la línea de base del programa, comunique la visión y los detalles del programa a todas las partes interesadas pertinentes. Las partes interesadas son individuos o grupos interesados o que se verán afectados por los resultados del programa, como ejecutivos, directivos, miembros del equipo y clientes.

Inicie reuniones y presentaciones, o comparta vídeos explicativos para que las partes interesadas participen en debates sobre los objetivos, beneficios y resultados esperados del programa. Fomente una comunicación abierta y responda a cualquier pregunta o preocupación que puedan tener.

Discutir su programa con las partes interesadas es una forma de obtener opiniones. Escuche sus comentarios e incorpore sus valiosos puntos de vista al plan del programa.

Además, puede conseguir su aceptación mostrando cómo el programa se ajusta a los objetivos estratégicos de la organización y cómo les beneficiará. Responder a sus necesidades y expectativas fomentará una actitud positiva hacia el programa.

Asegúrese de documentar todos los acuerdos, decisiones y compromisos durante las conversaciones con las partes interesadas. Esto ayuda a evitar malentendidos y proporciona una referencia evidente para futuras acciones. Implicar a las partes interesadas en la planificación inicial aumenta su compromiso con el éxito del programa.

#4. Ejecutar el plan

Una vez obtenido el apoyo de las partes interesadas, es hora de poner en marcha el plan de gestión del programa. Deberá tener en cuenta la ejecución del proyecto, la gestión de recursos, la gestión de riesgos, la colaboración y la comunicación de su programa.

La ejecución de proyectos le permite ejecutar cada proyecto dentro del programa de acuerdo con el alcance, el calendario y el presupuesto predefinidos. Supervise periódicamente los avances para asegurarse de que las tareas se completan de acuerdo con el plan del programa.

Para apoyar aún más su programa, asigne recursos de forma eficiente a cada proyecto, supervise su utilización y asegúrese de que los equipos cuentan con las competencias, herramientas y apoyo necesarios para llevar a cabo sus tareas con eficacia. Además, evalúe y aborde los posibles riesgos y desafíos para aplicar estrategias de mitigación de riesgos.

La ejecución del plan también requiere supervisar y controlar el rendimiento del programa con respecto a la línea de base. Manténgase flexible y adaptable a las circunstancias cambiantes. Prepárese para ajustar el enfoque del programa en función de la información recibida, los nuevos conocimientos o los retos imprevistos.

#5. Control y seguimiento del programa

El control y seguimiento del programa es una fase crucial que tiene lugar a lo largo de todo el ciclo de vida del programa. Consiste en supervisar el progreso del programa, realizar los ajustes necesarios y asegurarse de que se mantiene en el buen camino para alcanzar sus objetivos.

Esta etapa requiere supervisar el rendimiento, identificar las desviaciones, analizar la causa raíz y tomar medidas correctoras. He aquí una explicación de cada una de ellas:

Control del rendimiento

Supervisar periódicamente el rendimiento del programa para seguir su progreso hacia sus objetivos. Esto implica medir los indicadores clave de rendimiento (KPI), mostrarlos en los paneles de control de la empresa y compararlos con la línea de base del programa. De este modo, los gestores del programa pueden identificar las áreas de éxito y las que requieren mejoras.

Identificación de desviaciones:

Durante el seguimiento, es esencial buscar cualquier desviación del plan original. Si el programa no cumple sus hitos u objetivos, puede indicar que es necesario realizar ajustes.

Análisis de la causa raíz:

Una vez identificadas las desviaciones, realice un análisis de las causas profundas para determinar los motivos de los problemas. Esto implica profundizar en los factores que provocaron las desviaciones y comprender su impacto en el progreso del programa.

Adopción de medidas correctoras:

Sobre la base de los resultados del seguimiento del rendimiento y del análisis de las causas profundas, aplicar medidas correctivas para abordar cualquier problema o desviación. Estas medidas pueden consistir en reasignar recursos, ajustar los plazos o revisar las estrategias para mantener el programa en marcha.

Además, fomente los comentarios de los miembros del equipo y las partes interesadas para mejorar las prácticas de gestión de programas y mejorar los programas futuros. Y documente todas las decisiones, cambios y medidas adoptadas durante la ejecución del programa como valiosa referencia y ayuda para aprender de experiencias pasadas.

Conclusión

La creación de un plan de gestión de programas es un proceso sistemático y vital que sienta las bases para la ejecución satisfactoria de un programa. Es esencial entender la definición de un plan de gestión de programas y en qué se diferencia de un plan de proyecto antes de desarrollar uno para su organización.

Los pasos anteriores describen los aspectos esenciales de la creación de un plan de gestión, desde la definición de un objetivo claro y mensurable hasta el establecimiento de una base de referencia del programa y la participación de las partes interesadas. Por no hablar de que el control y la supervisión del programa también son cruciales para el éxito y la repercusión del programa.

Un plan de gestión de programas bien elaborado proporciona la hoja de ruta y la orientación necesarias para navegar por las complejidades de la gestión de proyectos interconectados. A medida que los gestores de programas se adhieren diligentemente al plan y permanecen atentos a las necesidades de las partes interesadas, el programa puede generar valiosos beneficios y repercutir positivamente en el éxito futuro de la organización.