Introducción
Reconozcámoslo: estar al día de la normativa empresarial puede parecer un acto de malabarismo. Entre las cambiantes normas fiscales, las leyes de privacidad de datos y las directrices específicas del sector, es fácil sentirse abrumado.
Pero la cuestión es la siguiente: cumplir la normativa no consiste únicamente en marcar casillas en una lista de comprobación imaginaria para su empresa. Se trata de proteger a su empresa de multas, mantener la confianza de sus clientes y mantener el buen funcionamiento de sus operaciones.
Hoy en día, las empresas no pueden permitirse depender de procesos manuales. Las herramientas de cumplimiento son el camino a seguir. Con lo impulsadas que están muchas cosas por la inteligencia artificial, las empresas no deben quedarse atrás.
Debe asegurarse de que su empresa cumple la normativa. En este artículo, repasaremos qué significa el cumplimiento, por qué es fundamental, los riesgos de ignorarlo y qué herramientas pueden ayudarte a mantenerte al día.
¿Qué es la conformidad empresarial?
Piense en el cumplimiento normativo como la barandilla que mantiene sus operaciones seguras y legales. Se trata de cumplir las normas y reglamentos aplicables a su empresa, ya sean leyes laborales, requisitos de privacidad de datos u obligaciones de información financiera. Lo complicado es mantenerse al día con las normas, ya que no están grabadas en piedra.
Cumplir la normativa significa estar al tanto de estos cambios y asegurarse de que su empresa está siempre en regla. Su objetivo es evitar multas, mantener intacta la confianza de sus clientes y dirigir una empresa que funcione legal y correctamente.
¿Por qué necesita su empresa herramientas automatizadas de cumplimiento?
Intentar cumplir la normativa sin las herramientas adecuadas es como intentar acabar una maratón en chanclas. Es posible terminar la maratón, pero no esperes estar en la clasificación. También es probable que te provoques dolores innecesarios por el camino.
¿Por qué querrías sufrir tanto? Así que, para salir adelante, necesita herramientas de cumplimiento automatizadas. Estas herramientas le ahorrarán muchos quebraderos de cabeza a la hora de gestionar la normativa. He aquí por qué son esenciales:
La complejidad de la normativa
La normativa cambia con rapidez. Solo el año pasado, más de la mitad de las empresas afirmaron tener dificultades para mantenerse al día con la evolución de las normas, especialmente con leyes de privacidad de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las herramientas automatizadas se actualizan en tiempo real, por lo que no tienes que preocuparte por perderte cambios cruciales.
Integración entre departamentos
El cumplimiento no se limita a un departamento. Recursos humanos, finanzas, informática... todos están implicados. Los sistemas automatizados garantizan que todas las partes de su empresa estén sincronizadas. Esto le ayuda a cumplir los requisitos en todos los ámbitos sin complicaciones.
Control en tiempo real
¿No estaría bien recibir un aviso cuando algo está a punto de ir mal? Las herramientas de cumplimiento automatizado hacen exactamente eso. Proporcionan alertas en tiempo real si estás a punto de incumplir una norma, para que puedas corregirlo antes de que se convierta en un problema.
Ventaja competitiva
Los clientes prestan más atención a las empresas que respetan las normas. De hecho, según un informe de NielsenIQ de 2022, más del 80% de los consumidores prefieren trabajar con empresas que son transparentes en sus procesos. Las herramientas automatizadas ayudan a generar confianza, y la confianza se traduce en fidelidad y éxito a largo plazo.
Los riesgos del incumplimiento: Multas, daños a la reputación y trastornos operativos
No cumplir la normativa no sólo es arriesgado, sino caro. El incumplimiento puede afectarle por todas partes, con consecuencias que van desde las sanciones económicas hasta la pérdida de confianza de los clientes.
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Un estudio de 2017, titulado True Cost of Compliance with Data Protection Regulations (Coste real del cumplimiento de la normativa de protección de datos), realizado por GlobalScape y Ponemon Institute, reveló que el coste medio anual del incumplimiento de la normativa para las empresas ascendía a 14,8 millones de dólares. Esta cifra es un 45 % superior a la de 2011 y significativamente más cara que el coste medio del cumplimiento de 5,5 millones de dólares.
Esta situación demuestra lo rentable que puede resultar el cumplimiento de la normativa empresarial. Le ayuda a evitar estos tres riesgos principales:
Multas y problemas legales
Las multas y los problemas legales no son simples tirones de orejas. Son problemas serios que pueden costarle millones. Tomemos como ejemplo el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) en Europa. Si comete un desliz, podría enfrentarse a multas por GDPR de hasta 20 millones de euros o el 4% de sus ingresos globales, lo que sea mayor.
Daños a la reputación
En el mundo actual, su marca lo es todo. Un contratiempo en el cumplimiento de la normativa puede poner en peligro la reputación de su empresa.
Tenga en cuenta que hoy en día los clientes valoran su privacidad más que nunca. Quieren saber si sus datos están seguros con usted. Si se corre la voz de que has sido demasiado laxo a la hora de proteger su información personal, es posible que empiecen a mirar escaparates de la competencia.
Problemas operativos
Cuando se detecta un incumplimiento, puede paralizar las operaciones. Por ejemplo, usted está listo para lanzar su nuevo producto. El equipo de marketing está entusiasmado y todo el mundo está preparado. Sin embargo, los problemas de conformidad aparecen de repente. De repente, todo se paraliza. Sería bastante decepcionante para usted, sus empleados y sus clientes.
¿Cuáles son las áreas clave del cumplimiento de la normativa empresarial?
El cumplimiento de la normativa no es un asunto de talla única. Abarca múltiples áreas dependiendo de su sector. Estas son las áreas clave que las empresas deben tener en cuenta:
Protección de datos
Las normas de privacidad de datos como el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) requieren que las empresas manejen la información del cliente de manera responsable. Esto incluye seguir los siguientes pasos:
- Obtenga el consentimiento de los clientes para la recopilación de datos.
- Proteja los datos recopilados con cifrado.
- Notificar a los clientes en caso de infracción.
Normativa medioambiental
Si su empresa tiene algún impacto ambiental (y la mayoría lo tiene), tendrá que cumplir la normativa sobre emisiones de carbono, gestión de residuos y prácticas respetuosas con el medio ambiente. La sostenibilidad no solo es buena para el planeta, sino que se está convirtiendo en una obligación normativa.
De hecho, según la encuesta La Voz del Consumidor 2024 de PwC, el 9,7 % de los consumidores pagará precios más altos por productos y bienes sostenibles. Esto coincide con la encuesta del año pasado, que mostró una disposición del 9,8 % a pagar precios superiores por la sostenibilidad.
Información financiera y auditoría
Mantener los libros en orden no es sólo inteligente: es una obligación legal. Los gobiernos esperan informes financieros precisos, y muchas empresas necesitan prepararse para las auditorías. Automatizar el cumplimiento financiero puede ahorrarle tareas y problemas de última hora.
Normativa específica del sector
Algunos sectores tienen normas adicionales que cumplir. Por ejemplo, los proveedores de atención sanitaria tienen que cumplir la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) para proteger los datos de los pacientes. Del mismo modo, las instituciones financieras deben cumplir los requisitos contra el blanqueo de dinero (AML ) para prevenir el fraude.
Cómo el software de RRHH puede agilizar el cumplimiento de la normativa
Si cree que el cumplimiento de las normas es sólo una cuestión financiera o jurídica, piénselo otra vez. Los RR.HH. también desempeñan un papel importante. Afortunadamente, el software de RR.HH. puede hacer que la gestión del cumplimiento sea mucho más fácil.
Automatización de la documentación y los informes
Las herramientas de RRHH pueden generar informes automáticamente y mantener sus registros actualizados, de modo que siempre esté preparado para auditorías e inspecciones.
Cumplimiento de la legislación laboral más fácil
Desde el seguimiento de las horas de trabajo hasta la garantía de la igualdad salarial, las herramientas de RR.HH. le ayudan a cumplir la legislación laboral. Los sistemas con controles integrados facilitan la detección de posibles infracciones antes de que se conviertan en un problema.
Herramientas de cumplimiento para informes financieros
El cumplimiento financiero es un área en la que la automatización brilla con luz propia. Veamos cómo las herramientas financieras pueden mantenerte en el buen camino:
Manténgase al día sobre los cambios en la legislación fiscal
Las leyes fiscales pueden cambiar rápidamente, especialmente en estados como California, donde las regulaciones se actualizan con frecuencia. Los sistemas de nóminas diseñados para empresas de California, como EarnPayroll, le ayudan a mantenerse a la vanguardia proporcionando automáticamente actualizaciones sobre las nuevas normativas fiscales. Esto garantiza que sus declaraciones sean siempre precisas, manteniéndole en conformidad con los últimos requisitos legales específicos de California.
Detecte los errores antes de que se conviertan en problemas
Los errores ocurren, pero no tienen por qué dar lugar a multas. Las herramientas financieras automatizadas utilizan algoritmos para detectar errores. Estos algoritmos pueden detectar problemas que el ojo humano podría pasar por alto. Puedes corregir cualquier error inmediatamente antes de enviar tu informe.
Almacenamiento en la nube preparado para auditorías
Almacenar los documentos financieros en la nube mantiene todo organizado y accesible para las auditorías. El almacenamiento en la nube no solo garantiza el cumplimiento, sino que también protege sus registros con una seguridad de primer nivel. Puedes acceder a tus documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar de forma segura.
Herramientas para el cumplimiento de la privacidad y seguridad de los datos
Con el aumento de las filtraciones de datos, las empresas no pueden permitirse escatimar en seguridad. Estas son algunas herramientas imprescindibles para el cumplimiento de la privacidad de los datos:
Herramientas de ciberseguridad para cumplir la normativa
Cumplir la legislación sobre datos significa algo más que bloquear los datos: requiere una supervisión constante. Las herramientas de ciberseguridad le ayudan a detectar amenazas en tiempo real y a adelantarse a los ciberriesgos. Puede evitar posibles robos de identidad y otros problemas derivados de ciberataques.
Existen herramientas que le ayudarán a cumplir con la Ley de Informes de Crédito Justos (FCRA ) al gestionar la información crediticia de sus clientes. El cumplimiento de la FCRA es crucial para la notificación legal de información crediticia precisa.
Puede que el cumplimiento de las normas no sea la parte más emocionante de dirigir una empresa, pero sin duda es una de las más importantes. La buena noticia es que no tiene por qué hacerlo solo. Las herramientas automatizadas pueden facilitar el cumplimiento.
Con las herramientas adecuadas, puede evitar errores costosos. Podrá centrarse en generar confianza entre sus clientes y hacer crecer su negocio. Hoy en día, cumplir la normativa no es sólo evitar problemas. Se trata de prepararse para el éxito a largo plazo.
