Cómo prevenir eficazmente el robo de tiempo en el lugar de trabajo

Introducción

Benjamin Franklin, uno de los Padres Fundadores de Estados Unidos, fue muchas cosas: escritor, empresario de éxito, impresor, filántropo, político e inventor.

En uno de sus ensayos, "Consejos a un joven comerciante", escribió: "Recuerda que el tiempo es oro".

Al Sr. Franklin le habría hecho gracia saber que sus consejos a los jóvenes comerciantes siguen siendo pertinentes incluso después de 275 años, sobre todo para las organizaciones que aspiran a afrontar el reto del "robo de tiempo por parte de los empleados" aprovechando al máximo el tiempo de éstos.

El robo de tiempo por parte de los empleados es un reto importante para las organizaciones que tratan de mejorar constantemente los niveles de productividad en el lugar de trabajo. Si no se aborda, puede suponer una pérdida de beneficios y afectar a las perspectivas de crecimiento de las organizaciones e incluso a su sostenibilidad a largo plazo.

A medida que las organizaciones indagan en las razones de la baja productividad de sus empleados, tienen que profundizar en si éstos se entregan al robo de tiempo a sabiendas o sin darse cuenta. Este blog le ayudará a comprender todo lo que hay que saber sobre el robo de tiempo, cómo los empleados incurren en esas prácticas y cómo prevenirlas como empleadores.

¿Qué es el robo de tiempo?

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El robo de tiempo no es más que la apropiación indebida de horas de trabajo por parte de los empleados, ya sea fingiendo trabajar y dedicándose a actividades no relacionadas con el trabajo a sabiendas o sin saberlo. De este modo, los empleados cobran por las horas que no han trabajado, con la consiguiente pérdida de productividad y rendimiento para la organización.

El robo de tiempo puede parecer trivial e incluso difícil de entender, ya que no es como el robo material. Estamos acostumbrados a pensar que el robo es la pérdida física de bienes o pertenencias. Por eso, a las organizaciones puede resultarles difícil comprender plenamente los contornos del robo de tiempo y su impacto en el rendimiento de su negocio.

Sin embargo, es una forma de conducta indebida que puede suponer una enorme pérdida de producción e ingresos para la organización, especialmente para las grandes organizaciones con un número considerable de empleados.

Entendámoslo con el ejemplo de una organización con 700 empleados. Si cada empleado roba o se apropia indebidamente de 30 minutos al día, ¡la organización pierde 21.000 minutos o 250 horas de tiempo productivo cada día!

Estas cifras pueden convertirse en una bola de nieve de cientos de miles de horas de trabajo y millones de dólares en sumas monetarias, lo que subraya cómo el robo de tiempo puede afectar al rendimiento empresarial e incluso poner en peligro la sostenibilidad de la organización a largo plazo.

Ahora que ya sabemos en qué consiste el robo de tiempo, veamos algunas formas en que los empleados roban tiempo a sus empresas.

Siete formas en que los empleados roban tiempo

El ingenio no tiene límites, y no escasean las formas en que los empleados se dedican a robar tiempo. Sin embargo, a continuación enumeramos las siete formas más conocidas en las que los empleados roban tiempo a su organización.

1. Automatización de ratones

Una de las formas más eficaces de engañar a las herramientas de software de seguimiento del tiempo es utilizar un ratón automatizado. Los empleados pueden colocar una lata de ratón encima de un dispositivo a pilas o teledirigido, que pueden manejar a distancia.

De este modo, el ratón sigue rondando la pantalla a intervalos periódicos y predefinidos, según considere oportuno el usuario, manteniendo activa la pantalla del ordenador. Como la herramienta de software de seguimiento del tiempo asume que el usuario está activo, es incapaz de registrar cualquier actividad sospechosa y denunciar el robo de tiempo.

2. Abrir varias ventanas pequeñas

Otro medio eficaz y sencillo de robar tiempo es abrir varias ventanas pequeñas en la pantalla del ordenador. A través de estas ventanas, los empleados pueden navegar por Internet, chatear con sus amigos o incluso comprar en línea. Mientras tanto, mantienen abierta la ventana principal, a pantalla completa, para las actividades relacionadas con la oficina. Como algunos tipos de software de control del tiempo en línea rastrean la ventana de pantalla completa, pueden ser engañados para registrar a los empleados como trabajando activamente en tareas relacionadas con la oficina.

3. Cronometrar el software de captura de pantalla

El uso de este truco requiere cierta destreza en el manejo de software, especialmente la capacidad de eludir o descifrar el código de software que se utiliza para el seguimiento de los empleados. Los empleados pueden piratear el software de seguimiento del tiempo para discernir el intervalo de tiempo en el que el software hace una captura de la pantalla del ordenador del usuario.

Esta información puede ayudarles a cronometrar sus actividades de forma que el software de control horario las registre como dedicadas a tareas oficiales. Mientras tanto, el empleado puede navegar cómodamente por Internet o dedicarse a tareas no relacionadas con el trabajo durante el intervalo entre las dos capturas de pantalla.

4. Uso de varios monitores

Algunos empleados conectan sus portátiles a varios monitores/pantallas mediante cables USB. Esto les permite manejar varias ventanas simultáneamente mientras utilizan la ventana principal para tareas relacionadas con la oficina. Lamentablemente, no hay muchos programas de control del tiempo en el mercado que puedan identificar y controlar varios monitores.

Esta laguna existente permite a algunos empleados robar tiempo a los empresarios.

5. Manipulación del código de software

Se trata de una forma poco habitual de engañar al software de control horario. Sin embargo, los empleados que dominan la tecnología y el software pueden explotar las herramientas de control horario introduciendo cambios en el código del software.

Algunas herramientas de software de control horario son susceptibles de ser pirateadas y manipuladas, lo que crea una oportunidad para que los empleados cambien su forma de trabajar. De este modo, dichas herramientas registran información incorrecta, que es prealimentada por los empleados.

6. Golpear al compañero

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El "buddy punching" como medio para engañar a los empresarios sobre el uso de las horas de trabajo por parte de los empleados ha existido desde que surgió el concepto de control horario. El "buddy punching" es un sistema de control de asistencia mediante el cual otro empleado marca la asistencia en nombre de sus compañeros.

Sin embargo, las organizaciones han atajado en gran medida este medio de robo de tiempo institucionalizando sistemas biométricos de asistencia, en los que los empleados registran su asistencia mediante escáneres de retina, escáneres de huellas dactilares, sistemas de reconocimiento facial, etc.

7. Navegación excesiva no productiva por Internet

Navegar por Internet es algo natural y los empleados lo visitan de vez en cuando para buscar o validar información o para adquirir conocimientos sobre un tema que probablemente tratarán con sus clientes, jefes o compañeros. Sin embargo, la navegación excesiva por Internet, especialmente para tareas no productivas como responder a correos electrónicos personales, comprar en línea o leer sobre temas no relacionados con el trabajo, puede provocar una pérdida de horas de trabajo productivas.

Algunos empleados también pueden navegar por Internet sin sentido durante las horas de oficina mientras fingen estar buscando información relevante relacionada con algunas tareas oficiales. Para hacer frente a este tipo de situaciones, es posible que tenga que inspirar a sus empleados de diversas maneras para mejorar su rendimiento.

Impacto del robo de tiempo en las empresas

Las conclusiones del sector sugieren que el robo de tiempo sigue siendo una grave fuente de fuga de ingresos para las organizaciones. Un informe del sector, por ejemplo, reveló que el robo de tiempo causaba una pérdida anual de entre 20.000 y 50.000 millones de dólares a las organizaciones estadounidenses.

Mientras tanto, las empresas de todo el mundo pierden más de 400.000 millones de dólares en productividad laboral. Son cifras serias y motivo de preocupación para las organizaciones que atraviesan múltiples crisis, como un mercado laboral turbulento e indicadores macroeconómicos poco alentadores en mercados clave.

Cómo detener el robo de tiempo

A continuación se mencionan algunas formas en que las organizaciones pueden detener el robo de tiempo.

1. Mejorar el compromiso de los empleados

Un reciente informe del sector afirma que los niveles de compromiso de los empleados siguen siendo los más bajos de la historia. Solo una quinta parte (el 21 %) de la mano de obra mundial se considera activamente comprometida. Mientras tanto, el estrés de los empleados alcanzó el 44 % en 2022, una cifra incluso superior a la de 2021.

El cambio abrupto a lugares de trabajo remotos e híbridos ha afectado al equilibrio entre la vida laboral y personal, aumentando las tasas de agotamiento. Estos retos han afectado a la capacidad de los empleados para centrarse en tareas relacionadas con la oficina y equilibrar su vida personal y profesional. Para hacer frente a esto, las organizaciones deben dedicar tiempo a los empleados para entender las razones de sus bajos índices de productividad y la necesidad de utilizar formas de engañar al software de seguimiento del tiempo.

Es menos probable que los empleados comprometidos malgasten sus horas de trabajo en tareas no productivas y creen más valor para la organización. Para ello, los empleadores pueden emprender diversas actividades de compromiso de los empleados para mejorar la productividad y contribuir a frenar el problema del robo de tiempo.

2. Comunicar con eficacia

La comunicación eficaz es más crítica que nunca, especialmente a medida que las interacciones en persona se hacen menos frecuentes y el trabajo a distancia asume un estatus más generalizado. Las organizaciones no solo deben comunicar eficazmente para implicar a los empleados, sino también para ayudarles a comprender la necesidad de los sistemas de seguimiento del tiempo.

Las organizaciones deben hacer que sus empleados se hagan a la idea de que el uso de estos mecanismos de control del tiempo no es para microgestionarles, sino para ofrecerles más información práctica sobre cómo pueden participar en tareas de mayor valor. Los directivos deben tomar la iniciativa para ayudar a institucionalizar estas prácticas en toda la organización, actuando como agentes del cambio.

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3. A bordo de un programa informático de control del tiempo

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La incorporación de un software de control horario es un paso estratégico para las empresas que buscan mejorar la productividad y prevenir el robo de tiempo. Al adoptar una herramienta de control del tiempo como Replicon, las organizaciones pueden supervisar con precisión las horas de trabajo y las actividades de los empleados, mitigando el riesgo de robo de tiempo. Estas soluciones avanzadas ofrecen información en tiempo real sobre las tareas y los plazos de los proyectos, garantizando la responsabilidad y la transparencia en el lugar de trabajo. Algunas de estas herramientas ofrecen hojas de horas con IA y hojas de horas móviles que ayudan a las organizaciones a capturar datos de tiempo y asistencia, reservar tiempo libre y gestionar los horarios de trabajo de forma eficiente en cualquier momento y lugar.

4. Permitir horarios de trabajo flexibles

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Los empresarios pueden ayudar a sus empleados a conciliar mejor la vida laboral y personal permitiéndoles un horario de trabajo flexible. Los horarios de trabajo flexibles pueden ayudar a los empleados a gestionar su vida personal y sus responsabilidades de forma que no tengan que mentir diciendo que están conectados durante horas "fijas" o encontrar formas ingeniosas de engañar al software de control horario.

Esto les permitiría centrarse en su trabajo y vivir una vida más libre de estrés, lo que ayudaría a aumentar sus niveles de productividad, beneficiando a la organización a largo plazo al ayudarles a ganar la actual guerra por el talento.

Puede probar con horarios flexibles, en los que los empleados pueden trabajar un número determinado de horas pero elegir cuándo trabajar, o incluso con horarios de semana laboral comprimida, como 4/10, 9/80 o 2-2-3, que permiten a los empleados completar las horas de su semana laboral en menos de los cinco días habituales para disponer de más tiempo libre en el que realizar sus actividades personales.

5. Centrarse en los resultados

Las organizaciones necesitan desarrollar una cultura en la que empleados y directivos se centren en los resultados más que en el tiempo dedicado a un proyecto o una tarea. Esto puede suponer un cambio respecto al paradigma establecido, en el que el "tiempo empleado" se considera la vara de medir de la productividad.

Sin embargo, para llevar a cabo estos cambios es necesario intervenir y comprometerse a largo plazo, ya que los cambios culturales tardan mucho tiempo en manifestarse.

6. Auditoría diligente

Auditar cómo emplean su tiempo los empleados puede proporcionar una visión profunda de las tendencias de toda la organización, que los directivos pueden utilizar para crear hojas de ruta para las mejoras. Por ejemplo, una organización puede automatizar las tareas administrativas si sus empleados dedican más tiempo a actividades administrativas que a tareas críticas para el negocio.

Conclusión {#conclusion}

Los últimos años han sido tumultuosos para las organizaciones de todo el mundo. La reducción de los márgenes de beneficio, el descenso considerable del gasto de los clientes, la encarnizada guerra por el talento y el aumento de los costes de recursos humanos obligan a buscar formas de tapar las fugas de ingresos. Y abordar el problema del robo de tiempo entre los empleados es una forma sencilla pero muy eficaz de mejorar los resultados.