Cómo diseñar un entorno de reunión inclusivo que implique a todos

Introducción

Aprovechar todo el talento de su equipo tiene mucho valor. Sin embargo, para ello, debe crear un entorno de reuniones que anime a todos los miembros del equipo a participar. Para ello, fomenta la inclusión en tus reuniones.

En este artículo, hablaremos de cómo diseñar un entorno de reunión inclusivo que fomente la participación de todo el equipo. Cubriremos los aspectos básicos de las reuniones inclusivas y por qué querrías crear un espacio inclusivo. A partir de ahí, nos sumergiremos en algunos consejos prácticos para fomentar la inclusión en su lugar de trabajo.

Entornos de reunión inclusivos: Conceptos básicos

Los entornos de reunión inclusivos son cruciales para implicar a todos los miembros del equipo y fomentar la participación activa de todos.

Todo el equipo debe sentirse cómodo y animado a participar en un entorno de reuniones integrador. Las nuevas ideas deben tenerse en cuenta y hay que animar a la gente a que piense con originalidad. Las ideas no deben rechazarse, aunque sean poco convencionales.

Además, los entornos de reunión inclusivos deben sentirse como espacios seguros para todos los implicados. Como mínimo, se respetan los pronombres preferidos de las personas y no se permiten comportamientos discriminatorios. Todos los miembros de tu equipo deben sentirse cómodos, independientemente de cómo se identifiquen.

La inclusión en las reuniones también consiste en ofrecer adaptaciones para que el entorno sea adecuado para las personas con discapacidades o deficiencias.

Por qué utilizar un entorno de reunión inclusivo

Puede elevar el rendimiento y la productividad de su organización permitiendo que todo su equipo brille con luz propia en un entorno de reuniones integrador. Aprovechar los puntos fuertes de cada uno te ayudará a trabajar mejor en equipo.

Además, la creación de entornos de reunión inclusivos contribuye a crear una cultura de trabajo que, en general, es más inclusiva y positiva. Esto es estupendo para mantener la moral alta y la motivación del equipo.

Cómo crear un entorno de reunión integrador

Ahora que entiendes el valor de diseñar una reunión inclusiva, veamos algunas formas de ponerlo en práctica.

1. Establecer normas básicas

Es esencial que el formato de las reuniones permita a los asistentes hacer sus aportaciones. Para ello, debes establecer unas reglas básicas que garanticen la seguridad psicológica.

Una regla básica fundamental para crear una cultura de reuniones positiva es exigir respeto para todos los miembros del equipo. Desarrolle una política de tolerancia cero frente a la discriminación o el acoso. Crea un sistema de controles y equilibrios que responsabilice a los líderes y a todos los demás miembros del equipo de sus acciones para garantizar que las interacciones exclusivamente respetuosas sean una norma cultural en tu lugar de trabajo.

Al establecer las normas básicas, también hay que fijar las expectativas. En muchos tipos de reuniones, algunas personas pueden sentirse naturalmente observadoras cuando no tienen nada específico que presentar. Sin embargo, si quieres que estas personas intervengan, hazles saber específicamente que quieres que lo hagan, ya sea ofreciendo una opinión o presentando un plan de acción.

2. Ofrecer ayudas a la accesibilidad

Muchos equipos incluyen a personas con discapacidades y deficiencias. Ofrecer ayudas de accesibilidad es muy importante para cultivar eficazmente el talento y las ideas de estas personas.

Por ejemplo, si un miembro de su equipo tiene problemas de audición, es crucial facilitar la comunicación en las reuniones de forma que sea accesible. En muchos casos, esto puede lograrse utilizando software de conferencias con subtitulado en directo. De este modo, el miembro del equipo con problemas de audición puede leer las palabras de los demás en tiempo real.

Supongamos que tienes un miembro del equipo con discapacidad visual. En ese caso, puedes hacer que tus reuniones sean más accesibles explicando detalladamente cualquier gráfico de las presentaciones o utilizando imágenes de alto contraste que puedan ver.

Por supuesto, estos ejemplos no se aplican a todos los equipos. Como jefe de equipo, te corresponde a ti evaluar las necesidades de tu equipo y prestar la ayuda necesaria.

3. Invitar a la gente a contribuir

Hemos hablado de establecer expectativas cuando quieres que la gente contribuya. Teniendo esto en cuenta, debes ir más allá y crear activamente oportunidades para que la gente contribuya a la conversación. Esto puede variar según el formato de la reunión o el debate.

Supongamos que vas a tomar una decisión importante que afecta a gran parte de tu equipo. Merece la pena recorrer la sala y pedir explícitamente la opinión de cada persona. Esto es lo más directo que puedes ser.

Cuando se debatan cuestiones de menor importancia, puede abrir el turno de preguntas, comentarios e inquietudes. Aquí es donde resulta útil tener una sólida cultura de empresa que permita a los empleados saber que su voz importa, de modo que hablen en un foro abierto como este.

Para que las reuniones con grupos grandes de personas sean eficaces, no es necesario que todos los participantes hablen verbalmente sobre un asunto. En cambio, en una reunión virtual, puedes pedir a los participantes que expresen sus ideas en el chat y, a continuación, los responsables de la llamada pueden analizar rápidamente las respuestas y darles el visto bueno correspondiente.

4. Deja hablar a una persona cada vez

Hay que crear una cultura de reuniones que impida hablar por encima de los demás. Cuando se habla por encima de los demás, la gente se frustra, pierde el hilo y no se anima a hablar.

Por supuesto, es fácil hablar por encima de alguien por accidente, pero como moderador de una reunión, tu papel es evitar que esto ocurra. Parece sencillo, pero si alguien ya está hablando y otro habla por encima de él, pídele al segundo que espere a que termine el primero.

Si te mantienes al tanto, puedes crear una cultura que dé prioridad a dejar hablar a la gente sin interrupciones.

5. Anime a la gente a "levantar la mano".

(Imagen facilitada por el autor)

A veces, encontrar una oportunidad para hablar en una conferencia telefónica puede ser difícil, ya que las señales que utilizarías para hablar en una reunión en persona no siempre son tan evidentes cuando estás a distancia. Afortunadamente, las herramientas de videoconferencia, como Zoom, permiten a los participantes "levantar la mano" para indicar que tienen algo que decir.

Aunque esta función está disponible, la gente no siempre la utiliza. Por eso es importante recordar a tu equipo dónde encontrar este botón y animarles a utilizarlo cuando quieran contribuir a la conversación.

6. Registrar las actas de las reuniones

Llevar un registro detallado de las reuniones es una táctica excelente para mantener la participación de todos y fomentar la inclusión durante las reuniones. Ayuda a garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar y que sus palabras se registren con precisión. Esto fomenta la colaboración, aumenta la participación y mejora la rendición de cuentas.

Además, tener un registro claro de las actas de las reuniones es una buena forma de saber quién suele participar y contribuir. Esto también te permite identificar quién tiende a quedarse callado durante las reuniones para que puedas dar prioridad a la creación de espacio para que estas personas hablen.

Las aplicaciones de actas de reuniones son una forma estupenda de agilizar este proceso. Esta tecnología mantiene todos los detalles organizados y accesibles para todo el equipo.

(Fuente de la imagen)

7. Sea inteligente con las reuniones híbridas

Si ofreces horarios de trabajo híbridos o remotos, crear una configuración de reunión híbrida es esencial para facilitar una comunicación eficaz entre los que están en la oficina y los que están en casa.

Para ello, debes asegurarte de que los participantes remotos puedan intervenir, ya que puede resultar difícil hacerlo cuando está hablando la parte presencial del equipo.

En este sentido, si actualmente no ofrece opciones de trabajo híbrido o remoto, debería planteárselo. El trabajo híbrido es una opción más accesible para muchas personas, ya que les permite trabajar en un entorno más cómodo y adecuado a sus necesidades.

8. Aprovechar los seguimientos individuales

Algunas personas son tímidas por naturaleza y pueden sentirse menos inclinadas a expresar sus opiniones en un entorno de grupo. Teniendo esto en cuenta, puede utilizar reuniones de seguimiento individuales para ofrecer a estas personas un entorno más cómodo en el que opinar sobre un tema.

Al reunirse en un entorno más privado, las personas más reservadas pueden sentirse más cómodas hablando y compartiendo sus ideas. Una vez que sus ideas son validadas o desarrolladas individualmente, pueden sentirse lo suficientemente seguras como para compartirlas en un grupo más grande.

9. Crear una agenda

Crear un entorno de reunión inclusivo requiere una preparación minuciosa y materiales accesibles para garantizar que todos los participantes se sientan comprometidos y valorados. Los líderes inclusivos hacen bien en elaborar un orden del día para que todos sepan qué esperar y puedan preparar sus propias ideas y notas en consecuencia.

Utilizar un editor de PDF de Smallpdf puede contribuir a este objetivo. Por ejemplo, antes de las reuniones, los moderadores pueden utilizar esta herramienta para modificar los PDF añadiendo anotaciones, comentarios o resaltados para enfatizar los puntos clave y facilitar el seguimiento a los asistentes.

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Además, proporcionar a los participantes PDF rellenables o permitirles añadir sus notas directamente en el documento fomenta la participación activa, sobre todo de quienes procesan mejor la información visualmente o prefieren formatos interactivos.

Supongamos que un miembro del equipo tiene una discapacidad visual. Puedes utilizar esta herramienta para ampliar el texto, ajustar el contraste o añadir descripciones que se ajusten a las directrices de accesibilidad, creando así una experiencia más integradora.

Conclusión

Puede adoptar muchos enfoques para crear un entorno inclusivo en las reuniones de su equipo. De este modo, podrá implicar más a sus empleados y mejorar sus operaciones. Además, ayuda a fomentar una cultura de inclusión en toda la organización.

¿Cómo conseguirá que sus reuniones sean inclusivas?