Cómo la transformación digital puede mejorar la productividad empresarial

Introducción

¿Recuerda el extraordinario viaje de transformación digital de Disney a principios de la década de 2000, que propulsó a la empresa de 80 años de edad de nuevo en la imaginación de los clientes? Disney revitalizó sus parques temáticos y su negocio de streaming utilizando tecnologías digitales, adquirió Marvel en 2009 y cosechó una serie de éxitos de taquilla, recaudando más de 22.000 millones de dólares. Esto fue posible gracias a las intervenciones de su legendario CEO, Bob Iger, que ejemplifican cómo las tecnologías digitales pueden revitalizar las organizaciones.

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Casi dos décadas después, la transformación digital ha adquirido un lienzo mucho mayor con importantes implicaciones financieras para las empresas.

Un informe líder del sector revela que las empresas obtienen importantes dividendos de sus iniciativas de transformación digital. Siete de cada diez líderes empresariales creen que tienen 1,5 veces más probabilidades de aumentar sus ingresos, y el 66% espera una mayor rentabilidad de la organización en los próximos dos años.

Estos resultados ponen de relieve un enfoque sin precedentes en la transformación digital entre las organizaciones a medida que buscan cada vez más una mayor agilidad y resistencia frente a la incertidumbre.

Las empresas necesitan ser ágiles para tomar decisiones rápidas y precisas utilizando grandes volúmenes de datos para servir a sus clientes mejor y más rápido que la competencia. Las organizaciones ágiles disponen de herramientas y procesos que ayudan a los responsables de la toma de decisiones a responder con rapidez a retos internos y externos, como la escasez de mano de obra cualificada o la necesidad de mejorarla para mantener una ventaja competitiva.

Resiliencia porque las organizaciones resilientes están mejor preparadas para afrontar las incertidumbres. Las organizaciones que prevén y gestionan los cambios en las personas, los procesos y la tecnología sin perturbar sus flujos de trabajo ni afectar a sus niveles de servicio al cliente están mejor situadas que las que se ven perturbadas por retos imprevistos y una lucha constante contra los incendios.

La transformación digital es su billete para llegar antes.

La transformación digital suele entenderse erróneamente como una iniciativa a gran escala que requiere una respuesta organizativa drástica. Por el contrario, se trata de un enfoque experimental e impulsado por el descubrimiento en el que las empresas adoptan estrategias, procesos y estructuras para sacar el máximo partido del panorama empresarial digital mejorando su productividad general.

Pero la transformación digital no consiste únicamente en convertirse en una organización impulsada por la tecnología.

También se trata de los clientes y de atender mejor sus necesidades abordando funciones empresariales, procesos y plataformas tecnológicas aislados y racionalizándolos para aumentar la eficiencia y la productividad.

También se trata de comprender el impacto de tecnologías florecientes como la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (AM) en las operaciones, las estrategias empresariales y la competencia, y cómo pueden potenciar y optimizar la fuerza de trabajo. También se trata de aprovechar la experiencia y las aportaciones de clientes y empleados para adaptarse al modelo digital.

Gartner define la transformación digital "como cualquier cosa, desde la modernización de las TI (por ejemplo, la computación en nube) hasta la optimización digital, pasando por la invención de nuevos modelos de negocio digitales. El término se utiliza mucho en las organizaciones del sector público para referirse a iniciativas modestas como la puesta en línea de servicios o la modernización del legado."

Razones principales por las que las empresas deben iniciar su viaje hacia la transformación digital

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1. Reducción de la productividad y el compromiso de los empleados

La actual perturbación de los mercados laborales mundiales, con una serie de tendencias impulsadas por los empleados como la Gran Dimisión, subraya los retos que plantean el agotamiento sostenido y la falta de entusiasmo. Los lugares de trabajo remotos e híbridos han dado lugar a una proliferación de aplicaciones de trabajo, lo que complica la comunicación y la colaboración con los miembros del equipo. Además, las tareas administrativas, como archivar las hojas de horas manualmente, les restan horas de trabajo productivo y les hacen participar en actividades monótonas.

Estos retos han impulsado a las empresas a automatizar procesos y liberar tiempo de los empleados para actividades productivas como la creación de relaciones con los clientes y la mejora de las cualificaciones. Las intervenciones tecnológicas son cruciales para retener y atraer nuevos talentos, como demuestra el hecho de que las organizaciones las integren cada vez más como parte de su propuesta de valor clave para los empleados.

Por ejemplo, el aprovechamiento de un sistema de gestión del tiempo y la asistencia basado en IA puede ahorrar hasta 20-30 minutos diarios a cada empleado, lo que puede liberar fácilmente cientos de horas de trabajo extra para actividades que les entusiasmen y comprometan. En términos prácticos, si hay un número considerable de empleados en su organización, el ahorro de tiempo agregado puede ascender fácilmente a cientos de horas de trabajo a lo largo del tiempo. En esencia, la adopción de un sistema de gestión del tiempo y la asistencia mejora la eficacia operativa al tiempo que promueve el compromiso y el bienestar de los empleados, todo lo cual conduce a un lugar de trabajo más dinámico y productivo.

2. La necesidad de dar sentido a los datos

El repentino aumento de la adopción de modelos de trabajo remotos e híbridos, los nuevos tipos de empleados, como los trabajadores por turnos, y una mano de obra más global y diversificada están generando enormes cantidades de datos. Los sistemas heredados y los procesos manuales no están equipados para evaluar los datos con precisión y a la velocidad necesaria para ofrecer información procesable.

Como resultado, los responsables de la toma de decisiones tienen que dedicar un tiempo y un esfuerzo considerables a dar sentido a los datos disponibles para encontrar las pistas direccionales que les permitan tomar decisiones empresariales. Este enfoque manual supone una pérdida de horas de trabajo productivas que los directivos podrían dedicar a iniciativas críticas para la empresa o a mejorar la cohesión y las competencias de sus equipos.

3. Mayor atención a las competencias interpersonales

La comunicación, la colaboración, la empatía, la gestión del tiempo y la capacidad de crear consenso se perfilan como competencias clave. Las organizaciones deben crear los facilitadores adecuados para que sus empleados las adquieran y aprovechen. Para ello es necesario liberar tiempo de los empleados.

Contrariamente a la percepción popular, alrededor del 80% de las empresas prefieren desarrollar el talento internamente en lugar de contratar externamente o incorporar trabajadores temporales, según revela el Informe sobre Prácticas de Evaluación del Talento de Mercer. Casi tres cuartas partes de las empresas (73%) prevén automatizar los procesos y reducir la intervención humana.

Esto significa que las organizaciones están interesadas en reducir las tareas administrativas automatizándolas y centrándose en mejorar el perfil de competencias de sus plantillas internas.

4. Mayor presión sobre los márgenes de beneficio

El gasto de los clientes se ha reducido considerablemente, lo que ejerce una presión adicional sobre los márgenes de beneficio. Además, ahora los clientes se inclinan más por proyectos de oferta fija en los que los cambios en el alcance del proyecto, los errores manuales y la falta de visibilidad y supervisión en tiempo real pueden afectar a los resultados finales. Como resultado, las empresas están explorando formas de digitalizar sus procesos y flujos de trabajo y obtener visibilidad en tiempo real para gestionar mejor sus proyectos. La atención se centra firmemente en la optimización de las personas y los procesos para aumentar la eficiencia y la productividad.

Estos retos demuestran por qué la adopción de tecnología y la transformación digital se han convertido en prioridades organizativas clave para la alta dirección. La transformación digital ayuda a la productividad empresarial, lo que está directamente relacionado con una mayor rentabilidad.

He aquí cómo:

Cómo la transformación digital puede abordar los puntos débiles e impulsar una mayor productividad

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Uno de los beneficios clave de la transformación digital reside en la mejora del compromiso y la gestión de los clientes. El informe anual de HubSpot sobre el estado del servicio en 2022 revela que el 93 % de los equipos de atención al cliente cree que los clientes tienen expectativas mucho más altas de sus marcas que nunca. Esto significa que las organizaciones deben ofrecerles servicios personalizados y multicanal e innovar constantemente para captar su cada vez menor capacidad de atención.

Hacerlo al tiempo que se gestionan los recursos y se atiende a los clientes de forma remota o en una configuración híbrida es especialmente difícil. Aquí es donde las iniciativas de transformación digital, como la incorporación de una herramienta de automatización de servicios profesionales impulsada por IA, pueden mejorar significativamente las capacidades de gestión de recursos de una organización.

Gracias a la visibilidad en tiempo real de la reserva global de recursos, las recomendaciones y la asignación de recursos, y la posibilidad de realizar un seguimiento de las competencias, certificados y niveles de experiencia de cada recurso, las organizaciones pueden dotar a sus directivos de las herramientas que necesitan para ofrecer siempre una experiencia de alta calidad al cliente.

Bob Iger, Consejero Delegado de Disney, afirma: "Disney aprovecha hoy la tecnología digital para atraer, entretener e interactuar con los consumidores cada día en sus parques temáticos, estudios de entretenimiento, plataformas de medios interactivos y tiendas físicas".

A continuación se enumeran otras ventajas cruciales de la transformación digital:

1. Mayor agilidad y escalabilidad de la organización

Un panorama empresarial tumultuoso requiere que las organizaciones aumenten o disminuyan su tamaño rápidamente y sin problemas para anular el impacto de cualquier acontecimiento adverso, como la escasez de mano de obra altamente cualificada. Del mismo modo, una organización debe contar con sus fundamentos digitales para beneficiarse de la expansión internacional o de la nueva tendencia de contratar mano de obra global.

Las organizaciones pueden tener dificultades para impulsar la agilidad y la escalabilidad sin las plataformas y los procesos tecnológicos necesarios. También afecta a la productividad de la organización, ya que los empleados a menudo trabajan en exceso debido a sistemas manuales o aislados y carecen del apoyo tecnológico necesario para impulsar la agilidad y la escalabilidad deseadas.

La transformación digital no solo ayuda a una empresa a hacer frente a sus retos actuales, sino que también le ayuda a crear modelos predictivos a largo plazo, al tiempo que ofrece formas de mejorar la gestión de sus recursos y finanzas.

2. Ahorro de costes a largo plazo

LaEncuesta Global sobre Reducción de Costes de Deloitte revela que la reducción de costes se ha convertido en un mandato corporativo global. "La reducción de costes se ha convertido en una práctica empresarial habitual en todas las regiones, y el 86% de los encuestados de todo el mundo afirma que es probable que sus empresas emprendan iniciativas de reducción de costes en los próximos 24 meses", se lee en el informe. Las organizaciones que aumentan la producción empresarial y reducen gastos pueden mejorar sus márgenes de beneficio.

La transformación digital permite ahorrar costes a largo plazo, ya que las organizaciones no tienen que gastar grandes sumas a intervalos regulares para crear soluciones provisionales que puedan contrarrestar los efectos secundarios de factores externos, como unas perspectivas macroeconómicas tibias.

En su lugar, pueden establecer un ecosistema digital que se alinee con los requisitos de sus organizaciones y gestionar activamente los costes asociados a las plataformas tecnológicas y la modernización, al tiempo que potencian a su personal, las funciones empresariales y los procesos.

3. Crear un lugar de trabajo preparado para el futuro que atraiga y retenga el talento

Las empresas que adoptan nuevas tecnologías como la IA y el aprendizaje automático son capaces de definir mejor sus necesidades de mano de obra y crear una experiencia más fluida para ellos. De este modo, las organizaciones se posicionan como empleadores atractivos dispuestos a abrazar el futuro. Son capaces de crear un tirón entre fuerzas laborales muy solicitadas, muy disputadas y altamente cualificadas.

Estas oportunidades de empleo son propuestas atractivas para los empleados que desean trabajar con tecnologías de vanguardia para ampliar su matriz de competencias y exponerse a un trabajo estimulante y gratificante.

Ya se ha escrito mucho sobre cómo la tecnología y los ecosistemas digitales han permitido a organizaciones de todo tipo mantener la continuidad de su actividad durante los difíciles días de la pandemia COVID-19. Las empresas necesitan crear un ecosistema a prueba de futuro que pueda resistir los embates de las perturbaciones y les permita prosperar. De este modo, la transformación digital puede preparar a las entidades empresariales para el futuro.

4. Reducir los errores manuales

Los errores manuales cuestan muy caros a las organizaciones, ya que hay más posibilidades de equivocarse. Por ejemplo, gestionar el cumplimiento salarial y laboral manualmente o utilizando sistemas dispares puede ser ineficaz y propenso a errores. Hacerlo puede acarrear gastos administrativos generales, un aumento de la carga de trabajo y posibles imprecisiones en los cálculos de las nóminas, lo que conduce a la insatisfacción de los empleados y a posibles litigios legales.

El42% de las empresas experimentan algún tipo de fuga de ingresos, y los errores manuales contribuyen en gran medida a esta pérdida evitable. A las organizaciones les resulta difícil detectar y atajar la fuga de ingresos porque rara vez se produce en grandes cantidades. Sin embargo, los fallos habituales, como la pérdida de productividad en horas de trabajo, se convierten en grandes sumas que perjudican financieramente a las empresas.

Una empresa manufacturera descubrió que el cálculo manual de salarios y el seguimiento del cumplimiento de la normativa daban lugar a una tasa media de error en las nóminas del 5% en todas sus operaciones internacionales. Con una plantilla de 10.000 empleados, esto se traducía en aproximadamente 500 errores de nómina por periodo de pago, lo que provocaba el descontento de los empleados y el despilfarro de recursos administrativos.

5. Mejorar la colaboración en toda la organización

La pandemia ha cambiado nuestra forma de trabajar. A medida que las organizaciones adoptan modelos de puestos de trabajo híbridos y remotos, deben examinar su cultura e impulsar el intercambio de conocimientos y la colaboración. Son facetas importantes que permiten un funcionamiento sin fisuras y la experiencia de las partes interesadas, especialmente cuando los clientes y los empleados trabajan principalmente en línea.

La transformación digital puede ayudar a impulsar el intercambio de conocimientos entre los equipos de ventas, distribución, recursos humanos y finanzas, y a aumentar el compromiso y la colaboración en toda la organización. Además, las soluciones que integran procesos en todos los equipos, ofrecen datos y perspectivas en tiempo real, reducen la brecha entre demanda y competencias y mejoran la productividad de los empleados.

La transformación digital importa

La tecnología puede ser desalentadora. Las innovaciones asombrosas y los modelos de negocio disruptivos están desafiando la sabiduría tradicional y obligando a los directivos a reevaluar sus estrategias y procesos organizativos.

Por desgracia, no ha sido un camino de rosas.

La transformación digital se percibe a menudo como un proceso perturbador. Esta suposición errónea ha provocado la resistencia de ciertos sectores de la organización y ha complicado la tarea de que los procesos digitales calen en las funciones empresariales.

La alta dirección debe tomar la iniciativa para disipar estas preocupaciones reales o percibidas asumiendo el papel de mentores y promotores del cambio. Deben predicar con el ejemplo y comunicar claramente que la transformación digital no consiste en sustituir a los empleados, sino los procesos manuales. Se trata de dotarles de las herramientas necesarias en los lugares de trabajo modernos.

Empezar poco a poco y demostrar los beneficios que obtendrán los empleados podría ser un buen punto de partida para impulsar una mayor adopción de la tecnología. La automatización de tareas sencillas, como el control del tiempo, podría ofrecer a los empleados una experiencia de primera mano de cómo la transformación digital puede aportar fluidez a su vida cotidiana y liberarles para que se dediquen a tareas más productivas. Puede ayudar a centrar la atención de la organización en atraer y retener a los mejores talentos e integrarlos mejor para reducir la rotación de empleados.

Por eso las empresas deben adoptar las nuevas tecnologías al tiempo que articulan cómo desean que sus empleados las adopten. Ahí está la clave para sortear mejor las incertidumbres y gestionar eficazmente las demandas en constante evolución de sus grupos de interés.

En última instancia, la transformación digital es un proceso continuo y no un objetivo final. Es un proceso de integración, agilidad y resiliencia que, a su vez, puede optimizar la mano de obra para aumentar la productividad empresarial.

Y la productividad se traduce en dinero.