De la microgestión al empoderamiento: Herramientas para fomentar la autonomía y el protagonismo de los empleados

Introducción

Sin duda, mantener a los empleados motivados y competitivos es vital para un espacio de trabajo progresista. Sin embargo, muchas empresas tratan erróneamente de microgestionar a los trabajadores mediante el mando y el control.

Pero eso es contraintuitivo, ya que sofoca la innovación y la confianza. Yo vomitaría literalmente al ver a un directivo revoloteando a mis espaldas cada dos minutos.

Empoderar a los empleados es el mejor método para el éxito empresarial. Darles autonomía y propiedad inspira confianza, colaboración y responsabilidad para lograr un alto rendimiento constante.

Descubra la capacitación de los empleados, por qué es esencial y qué herramientas puede utilizar para implantarla en su empresa.

Entender la microgestión

La microgestión es un sistema de gestión caracterizado por la necesidad constante de supervisar, controlar u obsesionarse con los detalles del trabajo. Es una forma negativa de liderazgo en cualquier entorno empresarial y a cualquier nivel de experiencia.

Aunque la microgestión puede conducir a veces al éxito a corto plazo, es perjudicial a largo plazo. Afecta al rendimiento, la productividad y la moral del empleado. Una encuesta de Trinity Solutions reveló que el 69% de los empleados se planteó cambiar de trabajo debido a la microgestión.

La microgestión puede manifestarse consciente e inconscientemente a través de palabras o acciones que degradan el carácter y la contribución del empleado. Estos son algunos signos comunes de un microgestor:

Delegar tareas sin dejar espacio a la iniciativa

Los microgestores suelen asignar tareas con instrucciones explícitas sin permitir que los empleados utilicen sus habilidades. Esto impide que los empleados sean innovadores, mejoren sus conocimientos o asuman riesgos.

Seguimiento constante de la actualización de los trabajos

Los microgestores suelen supervisar constantemente las actualizaciones del trabajo en lugar de confiar en que su equipo lleve la tarea a buen término. Esto genera incertidumbre, presión innecesaria y discordia entre ambas partes.

Obsesionarse con el trabajo sin importancia

Los microgestores, a veces, se obsesionan con detalles menores o trabajos sin importancia. Esto les impide centrarse en las tareas esenciales y reduce la productividad.

Nunca se está satisfecho con los resultados

Nada es lo bastante bueno para un microgestor, ya que sus estándares no pueden alcanzarse. Esto afecta a la moral de los empleados y los hace menos eficientes.

Interferencia innecesaria en el trabajo

Los microgestores suelen interferir aleatoriamente durante el flujo de trabajo, obstaculizando el proceso, la productividad y la confianza de los empleados.

La microgestión es ineficaz y redundante, especialmente en el sistema empresarial global de hoy en día. Sin embargo, puede abordarse mediante la comunicación abierta, el establecimiento de límites, la creación de confianza y la prestación de apoyo.

De ahí la necesidad de dotar a los empleados de autonomía y responsabilidad.

Los argumentos a favor de la autonomía y el protagonismo de los empleados

La capacitación de los empleados significa simplemente proporcionarles autonomía, recursos y apoyo para tomar decisiones. Es un estilo de gestión que permite a los empleados asumir sus funciones sin microgestión.

Aunque la autonomía de los empleados traslada el poder administrativo de la dirección a los empleados, esto no significa que estos últimos puedan actuar imprudentemente o hacer caso omiso de las normas. Por el contrario, se les da la orientación y los recursos para que tomen sus propias decisiones.

Un ejemplo es la política del 20% de tiempo de Google, según la cual los empleados pueden dedicar el 20% de sus horas de trabajo a proyectos personales. Otro son los "ShipIt Days" de Atlassian, durante los cuales los empleados trabajan en un hackathon de 24 horas en proyectos interesantes.

Es una situación en la que ambas partes salen ganando y debe fomentarse. He aquí algunas ventajas de la autonomía de los empleados:

Mayor productividad e innovación

Cuando se les da autonomía, los empleados pueden sobresalir en pensamiento crítico y resolución de problemas. Esto les hace más creativos y a menudo aumenta su productividad.

Mayor fidelidad y retención de los empleados

Es probable que los empleados empoderados se sientan vistos y escuchados. Esto les fideliza a la empresa y les ayuda a crecer, reduciendo las tasas de rotación y los costes adicionales de despido, contratación y formación de nuevos trabajadores.

Mayor competencia laboral

La autonomía permite a los empleados probar nuevas estrategias, aprender en el trabajo y resolver problemas de forma independiente, mejorando su competencia en tiempo real.

**Mayor satisfacción en el trabajo

Los empleados que controlan su trabajo y toman decisiones tienden a estar satisfechos. Esto conduce a una cultura de trabajo positiva y al espíritu de equipo.

Mejor conciliación de la vida laboral y familiar

Cuando los empleados tienen autonomía para gestionar su horario, esto hace maravillas para su vida laboral y personal. Pueden conciliarla eficazmente y evitar el agotamiento laboral o los problemas de salud mental, garantizando la productividad.

Fomentar un entorno que valore la autonomía de los empleados sentará las bases de la productividad, la creatividad y la satisfacción.

Cómo dar autonomía a los empleados

Invertir en la autonomía de los empleados requiere un proceso estratégico. He aquí algunos consejos para fomentar la autonomía y el protagonismo de los empleados:

**Establecer objetivos claros

Los empleados deben tener expectativas bien definidas y alcanzables, es decir, SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound). Esto agiliza el flujo de trabajo y aumenta la eficacia.

**Delega la responsabilidad**

Los directivos deben repartir tareas y responsabilidades entre los empleados como forma práctica de mostrar autonomía y propiedad. Deje que los empleados supervisen proyectos y lideren iniciativas. Esto les ayudará a desarrollar confianza y competencia.

Comunicarse con regularidad y eficacia

Debe darse prioridad a una comunicación regular y eficaz. Puede difundirse información práctica y establecerse objetivos. Esto puede hacerse mediante reuniones de equipo, reuniones individuales, revisiones del rendimiento, etc. Esto garantiza un progreso constante y mejora la armonía del equipo.

Proporcionar un entorno de apoyo

Los empleados pueden rendir de forma autónoma mejor en un entorno de apoyo y flexibilidad. Este entorno debe incluir un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal y todos los programas de formación y herramientas (hardware y software) que necesiten. Esto inspirará motivación para rendir mejor, aumentará la satisfacción laboral y mejorará la eficiencia.

Fomentar la confianza y la innovación

La innovación y la crítica constructiva deben fomentarse en el lugar de trabajo. Los empleados deben tener libertad para pensar y actuar de forma creativa, lo que puede dar lugar a nuevas soluciones. También hay que infundirles confianza, lo que fomenta la responsabilidad personal.

Recompensar el éxito

Los empleados con éxito deben ser reconocidos y recompensados por sus contribuciones, monetarias o de otro tipo. Esto fomenta la satisfacción laboral, la eficiencia operativa y una competencia sana.

Herramientas para capacitar a los empleados

La tecnología está mejorando la forma en que los empleados trabajan hoy en día en un sistema cada vez más remoto. Las herramientas digitales y los medios sociales se han convertido en un pilar para mantener la cohesión, la eficiencia y la productividad fuera de un entorno laboral típico.

He aquí herramientas mejoradas tecnológicamente que capacitan a los empleados y reducen la brecha física en el trabajo:

Plataformas de comunicación

La comunicación eficaz entre los empleados es vital para crear una atmósfera de empoderamiento, propiedad y autonomía. Plataformas integrales como Slack y Microsoft Teams permiten a los miembros del equipo enviar textos, compartir archivos, proporcionar actualizaciones e integrar otras herramientas a la perfección.

Herramientas de colaboración

Gracias a Dropbox y Google Workspace -que alberga Google Drive, Google Docs, Google Slides y Google Sheets-, los empleados pueden colaborar en tiempo real, ya sea físicamente o a distancia. Estas herramientas también permiten a los empleados almacenar, acceder y compartir archivos fácilmente.

Herramientas de gestión de proyectos

Un rasgo distintivo de la autonomía es la capacidad de gestionar proyectos mediante la planificación, la asignación de tareas, el establecimiento de plazos y el seguimiento del progreso del trabajo propio o de otros empleados. Trello, por ejemplo, utiliza un sistema de tarjetas y tableros para asignar, actualizar, seguir y finalizar tareas. Otras herramientas de gestión de proyectos como Asana y Jira son excelentes para gestionar el flujo de trabajo.

Plataformas de aprendizaje

Plataformas como LinkedIn Learning y Coursera ofrecen múltiples cursos sobre diversos temas de destacadas universidades y empresas. Los empleados pueden elegir cualquiera, aprender y desarrollar sus habilidades al ritmo que prefieran y sin presiones.

Software de seguimiento del rendimiento

Herramientas como Time Doctor y Hubstaff permiten a los usuarios controlar fácilmente su productividad y niveles de actividad. Ayudan a los empleados a concentrarse eficazmente y ofrecen información detallada a los directivos sin necesidad de microgestionar.

Conclusión

Evolucionar de una cultura de microgestión a una de autonomía de los empleados no es tarea fácil. Sin embargo, capacitar a los empleados en el actual sistema global de trabajo a distancia es esencial para el crecimiento. Así pues, los líderes y directivos de las empresas deben estar dispuestos a crear un entorno próspero para que exista la autonomía.

La autonomía de los empleados exigirá establecer objetivos claros, fomentar la comunicación abierta y proporcionar herramientas y apoyo a los empleados. ¿Será fácil? Desde luego que no. Pero los beneficios potenciales superan con creces cualquier reto.

En el vertiginoso mundo digital de hoy en día, utilizar la tecnología para fomentar la autonomía y la propiedad de los empleados es lo mejor posible. Con ella, los empleados pueden comunicarse, colaborar sin problemas, aprender nuevas habilidades, gestionar su flujo de trabajo y hacer un mejor seguimiento de su rendimiento desde cualquier lugar del mundo.

Draven McConville, fundador de Klipboard, tuvo unas palabras contundentes,

"Dar autonomía a los empleados es crucial para fomentar la innovación y la satisfacción laboral. El software de gestión de proyectos es fundamental para lograr este equilibrio en el entorno de trabajo actual, cada vez más remoto y móvil. Estas herramientas proporcionan la estructura necesaria para la rendición de cuentas al tiempo que permiten a los miembros del equipo gestionar sus tareas de forma independiente, impulsando en última instancia la productividad y cultivando una cultura de confianza y propiedad."

Esto contribuye a crear un entorno satisfactorio para que los empleados estén más motivados y sean más innovadores y productivos. Así pues, como líderes y gestores empresariales, es esencial implantar estas herramientas en nuestro estilo de gestión para fomentar una plantilla más autónoma y capacitada.