Introducción
Contratar empleados por primera vez conlleva numerosos retos, desde la incorporación y el cumplimiento de la normativa hasta la gestión de las nóminas, una tarea especialmente intrincada. Calcular y presentar los impuestos sobre las nóminas de la empresa puede dejar perplejos incluso a los empresarios más experimentados. Una gestión precisa de los impuestos sobre las nóminas es crucial, ya que los errores pueden acarrear graves sanciones económicas e incluso consecuencias penales.
Al final de este artículo, conocerá los pasos necesarios para gestionar eficazmente los impuestos sobre las nóminas de su plantilla y garantizar su cumplimiento.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
Los impuestos sobre la nómina son gravámenes que las empresas retienen de las nóminas de los empleados y remiten directamente al gobierno. Estos impuestos ayudan a financiar diversos programas de seguridad social, como la Seguridad Social y Medicare. Aunque tanto los empleados como los empresarios contribuyen a los impuestos sobre la nómina, es responsabilidad del empresario deducir y remitir estos impuestos al gobierno.
Tipos de impuestos sobre la nómina
En Estados Unidos, los empresarios son responsables de varios impuestos y deducciones sobre las nóminas. Aquí tienes un resumen de los impuestos sobre nóminas que debes conocer:
Impuesto federal sobre la renta
El impuesto federal sobre la renta grava los salarios y los beneficios y se paga al gobierno de Estados Unidos. Según el IRS, este impuesto se aplica tanto a los ingresos devengados (sueldos, salarios, propinas, comisiones) como a los no devengados (intereses, dividendos). Puede aplicarse tanto a particulares como a empresas.
EE.UU. utiliza un sistema federal progresivo del impuesto sobre la renta, lo que significa que el tipo impositivo aumenta con los niveles de renta más altos. Por ejemplo, un empleado que gane menos de 44.725 $ anuales paga un tipo impositivo del 12%, mientras que alguien que gane más de 578.126 $ anuales tributa al 37%. Los empleados que ganan menos de 11.000 dólares no pagan impuesto federal sobre la renta. Aunque técnicamente no es un impuesto sobre la nómina, la retención del impuesto federal sobre la renta es una parte esencial del procesamiento de la nómina.
Impuestos de la Seguridad Social y Medicare (FICA)
Los empresarios deben contribuir a los impuestos de la Seguridad Social y Medicare de sus empleados, conocidos colectivamente como impuestos FICA (Ley Federal de Contribución al Seguro). Los tipos impositivos FICA oscilan entre el 10 y el 37%, repartidos a partes iguales entre empresarios y trabajadores.
- La Seguridad Social: Este impuesto financia el Fondo Fiduciario del Seguro de Vejez y Supervivencia (OASI) y el Fondo Fiduciario del Seguro de Discapacidad (DI), que proporcionan prestaciones a jubilados, supervivientes y discapacitados.
- Medicare: Las cotizaciones se destinan al Fondo Fiduciario del Seguro Hospitalario y al Fondo Fiduciario del Seguro Médico Complementario, que ayudan a cubrir los gastos médicos.
Impuesto Federal de Desempleo (FUTA)
LaLey Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA) es un impuesto pagado por la empresa que financia las indemnizaciones de los trabajadores en paro. A diferencia de otros impuestos, el FUTA no se deduce de las nóminas de los trabajadores, sino que lo pagan directamente las empresas.
Programas de jubilación
Las empresas también pueden ofrecer programas de jubilación, deduciendo una parte de los salarios de los empleados para crear fondos de pensiones accesibles en el momento de la jubilación. Los porcentajes de estas deducciones varían entre empresas y particulares.
Impuesto estatal sobre la renta
La normativa, los tipos y los tramos del impuesto sobre la renta varían mucho de un estado a otro. Algunos tienen un tipo fijo, mientras que otros utilizan un sistema progresivo. Algunos estados, como Florida y Texas, no imponen un impuesto estatal sobre la renta. Los empresarios deben retener el impuesto estatal correspondiente de las nóminas de los empleados y remitirlo a la autoridad fiscal del estado.
Impuesto estatal de desempleo (SUTA)
También conocido como Seguro de Desempleo Estatal (SUI) o impuesto de reempleo, el SUTA financia las prestaciones por desempleo de los trabajadores desplazados. En la mayoría de los estados, sólo los empresarios contribuyen al SUTA. Los tipos y las bases imponibles varían según el Estado. Por ejemplo, en Florida, la tasa se aplica a los primeros 7.000 $ del salario anual de cada empleado.
Impuestos locales
Los empresarios también deben comprobar los impuestos locales sobre las nóminas que exigen las ciudades o municipios. Tanto los empresarios como los empleados pueden contribuir a estos impuestos, que financian servicios e infraestructuras locales. Por ejemplo, Filadelfia impone un impuesto salarial tanto a los residentes como a los no residentes que trabajan en la ciudad. Los empresarios deben retener este impuesto de los salarios y remitirlo a la ciudad. Los tipos y el uso de estos impuestos varían según el lugar, y a menudo financian servicios municipales como la seguridad pública y el mantenimiento de parques.
¿Qué diferencia hay entre los impuestos sobre la nómina y sobre la renta?
Aunque tanto el impuesto sobre la nómina como el impuesto sobre la renta de los trabajadores están relacionados con el empleo, son de naturaleza distinta.
- Impuestos sobre la nómina: Son compartidos tanto por los empresarios como por los trabajadores y se calculan como un porcentaje del salario del empleado, siendo el empresario quien iguala la cantidad. Consisten principalmente en impuestos de la Seguridad Social y Medicare.
- Impuesto sobre la renta de los trabajadores por cuenta ajena: Este impuesto progresivo es responsabilidad exclusiva del trabajador por cuenta ajena. El tipo impositivo aumenta a medida que aumenta la renta imponible del individuo. Basándose en el formulario W-4 del empleado, las empresas retienen este impuesto de la nómina del empleado y lo remiten al gobierno.
¿Cómo calcular los impuestos sobre la nómina?
El cálculo de la nómina para principiantes consiste en sumar todos los impuestos individuales que constituyen los impuestos. Siga estos pasos:
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Establezca los ingresos brutos: Determine los ingresos totales del empleado antes de cualquier deducción, incluidos los salarios regulares por hora o sueldo, las horas extraordinarias, las bonificaciones, las comisiones y las propinas.
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Calcule el impuesto de la Seguridad Social: Multiplique los ingresos brutos por la parte patronal del tipo impositivo de la Seguridad Social, que es del 6,2%.
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Calcule el impuesto de Medicare: Multiplique el salario bruto del trabajador por la parte correspondiente al empresario del tipo impositivo de Medicare, el 1,45 %.
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Calcule el impuesto federal de desempleo (FUTA): Multiplique los primeros 7.000 $ del salario anual de cada empleado por el tipo impositivo FUTA del 6%. En algunos casos, usted puede calificar para un crédito de hasta el 5,4%, lo que puede reducir la tasa de impuestos FUTA a tan bajo como 0,6%.
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Calcular el impuesto estatal de desempleo (SUTA): Este cálculo varía según el estado. Por lo general, multiplicará una parte del salario del empleado por el tipo impositivo SUTA de su estado.
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Total de impuestos sobre la nómina del empleador: Sume todos los impuestos calculados para determinar el importe total de los impuestos sobre la nómina del empleador.
¿Cuándo hay que pagar las nóminas?
A continuación se indican las fechas límite para la presentación de los distintos formularios de la guía del impuesto sobre la nómina:
- Formulario 940: Este formulario, utilizado para declarar el impuesto anual de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA), debe presentarse antes del 31 de enero del año siguiente.
- Formulario 941: Este formulario se utiliza para declarar los impuestos sobre la renta, los impuestos de la Seguridad Social y los impuestos de Medicare retenidos de las nóminas de los empleados, junto con la parte correspondiente a la empresa de los impuestos de la Seguridad Social y de Medicare. Las fechas de vencimiento son:
- 30 de abril para el primer trimestre (del 1 de enero al 31 de marzo)
- 31 de julio para el segundo trimestre (del 1 de abril al 30 de junio)
- 31 de octubre para el tercer trimestre (del 1 de julio al 30 de septiembre)
- 31 de enero para el cuarto trimestre (del 1 de octubre al 31 de diciembre)
- Formulario 944: Para los empresarios que deben 1.000 dólares o menos en impuestos sobre la nómina del año, este formulario debe presentarse el 31 de enero del año siguiente.
- Rellenar el formulario W-3: Este formulario de transmisión se envía a la Administración de la Seguridad Social (SSA) junto con la copia A de todos los formularios W-2 emitidos durante el año. Informa de los ingresos totales, los salarios de la Seguridad Social, los salarios de Medicare y las retenciones de todos los empleados. Este formulario debe enviarse antes del 31 de enero del año siguiente.
¿Cuáles son las sanciones por no pagar los impuestos sobre la nómina?
El incumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de nóminas puede acarrear importantes sanciones impuestas por el IRS:
- Falta de ingreso: Si los impuestos sobre la nómina no se ingresan a tiempo, las sanciones oscilan entre el 2% y el 15% del impuesto impagado, en función del número de días de retraso.
- Falta de presentación: Las sanciones por retraso en la presentación de los formularios del impuesto sobre la nómina suelen oscilar entre el 5% y el 25% del impuesto impagado por cada mes o parte de mes de retraso en la declaración.
- Sanción de recuperación del fondo fiduciario: Si retiene impuestos sobre las nóminas de los empleados pero no los remite a Hacienda, puede incurrir en una sanción equivalente al importe total de los impuestos sobre las nóminas impagados, lo que en la práctica duplica la obligación.
- Sanción por clasificación errónea de empleados: Clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes puede acarrear sanciones que incluyen el 1,5% del salario, el 40% de los impuestos FICA no retenidos al empleado, junto con el 100% de la parte de los impuestos FICA que debería haber pagado el empresario.
¿Cómo puedo presentar mi declaración de la renta por vía electrónica?
El IRS ofrece dos opciones para presentar electrónicamente los formularios de impuestos sobre la nómina:
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Presente los formularios usted mismo: Puede presentar los formularios directamente a través del sistema e-file del IRS.
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Utilice un proveedor autorizado de e-file del IRS: Puede localizar a un profesional fiscal a través del servicio de localización de proveedores autorizados de e-file del IRS para que presente los formularios de impuestos sobre nóminas en su nombre.
Conclusión
Comprender los impuestos sobre las nóminas es una responsabilidad fundamental que requiere una atención meticulosa a los detalles. Desde el cálculo de cada tipo de impuesto sobre nóminas hasta el cumplimiento de los plazos de presentación correspondientes, el proceso puede parecer desalentador, sobre todo para los nuevos empresarios.
Recuerde mantenerse informado sobre las leyes fiscales federales, estatales y locales, y nunca dude en consultar con profesionales fiscales para garantizar el cumplimiento y la precisión. Si conoce sus obligaciones fiscales en materia de nóminas y se adhiere a las mejores prácticas, puede hacer que el procesamiento de las nóminas sea más eficiente y reducir el riesgo de consecuencias financieras no deseadas.
