La comunicación eficaz es la clave del éxito de su empresa

Introducción

Sé que oímos esto muchas veces: "La comunicación es la clave". Pero, ¿realmente lo es? Por supuesto que lo es. La comunicación es esencial en todos los aspectos de nuestra vida. Ya se trate de tus relaciones personales o profesionales, de tus estrategias empresariales o incluso del emoji que utilizas para suavizar un texto duro -por cierto, eso es comunicación no verbal-.

Solemos pensar que cuando algo se define como el intercambio de información entre dos o más personas, sólo se refiere a la comunicación escrita y verbal.

Sin embargo, la comunicación va más allá de las palabras. También puede implicar el lenguaje corporal, las expresiones faciales y el tono de voz; cada una de estas cosas envía un mensaje a la persona con la que estás hablando.

En un entorno empresarial, se pasa mucho tiempo comunicándose. Ya sea internamente, esbozando sus objetivos, reiterando sus principios, participando en debates y haciendo un seguimiento con sus compañeros de trabajo. O externamente, coordinándose con otras partes, conversando con clientes o promocionando sus productos o servicios.

Creo que una forma de comunicación tiene éxito cuando el mensaje se entiende de la forma en que se pretendía comunicar. Sin esta comprensión, un mensaje puede malinterpretarse o transmitirse incorrectamente, lo que puede dar lugar a un error o una frustración.

Cualquier empresa necesita una comunicación organizativa eficaz porque, sin ella, no pueden llevarse a cabo las tareas y los procedimientos que deben realizarse para que la empresa funcione. Dicho esto, veamos primero en profundidad por qué es importante una comunicación eficaz.

Importancia de una comunicación eficaz

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La comunicación tiene un impacto significativo en la productividad, la cultura y el entusiasmo de una organización. Desarrollar habilidades de comunicación eficaces como directivo aporta importantes beneficios a corto y largo plazo para su empresa. Un buen comunicador puede inspirar a su equipo para que trabaje más, ofrezca mejores resultados y evite malentendidos.

Todos estos factores pueden contribuir al éxito de la empresa y al suyo propio. Cuando los empleados se implican directamente en los productos y proyectos de trabajo, contribuyen a crear un sentimiento de contribución al futuro de la organización. También les motiva a trabajar para mejorar la rentabilidad, la satisfacción del cliente y el conocimiento de la marca. Los empleados que se implican personalmente en los objetivos de la empresa se preocupan más por otros aspectos. Por ejemplo, si la marca tiene una reputación positiva como excelente lugar para trabajar, esto puede afectar a su capacidad para atraer y retener a los mejores talentos a largo plazo.

Once razones por las que una comunicación empresarial eficaz es la clave del éxito

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1. Construye una mejor cultura de empresa

Una estrategia de comunicación empresarial adecuada es crucial para crear una cultura de equipo y un ambiente de trabajo positivos. Las empresas que se comunican de forma transparente y abierta tienen un ambiente de trabajo mucho más saludable y una mayor motivación y satisfacción de los empleados.

Por otra parte, las organizaciones que descuidan las comunicaciones empresariales como medio para mejorar la cultura del lugar de trabajo sufren un bajo nivel de compromiso, de satisfacción de los empleados, de satisfacción de los clientes y de rotación de personal.

2. Mejora el intercambio de conocimientos

Uno de los principales objetivos que las empresas intentan alcanzar invirtiendo en comunicación interna es mejorar las prácticas de intercambio de conocimientos. En un mundo en el que los empleados crecen constantemente y aprenden cosas nuevas, los empresarios necesitan facilitar el intercambio de conocimientos dentro de sus organizaciones. Sin una estrategia de comunicación empresarial interna bien establecida, el intercambio de conocimientos y el conocimiento organizativo se resienten.

3. Mejora la implicación de los trabajadores

Según el estudio de Ragan sobre el compromiso de los empleados, la comunicación con los líderes es el aspecto más importante de la comunicación interna que se correlaciona estadísticamente con el compromiso de los empleados. Los equipos de comunicación interna desempeñan un papel importante a la hora de ayudar, formar y educar a los líderes sobre el valor de la comunicación.

4. Mejora la cooperación interdepartamental

Es extremadamente difícil mantener una comunicación interdepartamental eficaz en las empresas sin un plan de comunicación sólido. Los empleados deben poder interactuar y colaborar sin esfuerzo para ser más productivos. Por ejemplo, los departamentos de investigación y marketing deben estar en sintonía, y la oficina comercial y el departamento informático deben estar sincronizados.

5. Mejora la satisfacción y retención de los clientes

Una mejor comunicación empresarial significa también una mayor satisfacción del cliente. Si la comunicación en una organización es deficiente, ocurren dos cosas en lo que respecta al servicio y la satisfacción del cliente: En primer lugar, los empleados que trabajan de cara al cliente no dispondrán de la información que necesitan. En segundo lugar, los clientes percibirán la baja moral de los empleados y tendrán una experiencia negativa.

De hecho, un estudio reveló que la actitud de los empleados tiene un impacto significativo en la satisfacción de los clientes, lo que a su vez se traduce en un aumento de los ingresos.

6. Eliminación de la sobrecarga de correo electrónico

Desde actualizaciones de progreso a solicitudes de datos, asignaciones de trabajo, interacciones y comentarios de los empleados, invitaciones a reuniones, comunicaciones con clientes y proveedores, entrega de documentos y felicitaciones de cumpleaños, generalmente todo esto se gestiona por correo electrónico en las empresas.

Según Radicati, el trabajador empresarial medio dedica el 25% de su jornada laboral a rutinas relacionadas con el correo electrónico. Sin embargo, sólo unos pocos merecen nuestra atención inmediata. Muchos de los correos electrónicos que recibimos son completamente irrelevantes para nosotros. La sobrecarga de correo electrónico se ha reducido en las comunicaciones empresariales internas que utilizan plataformas eficaces para el compromiso y la colaboración de los empleados.

7. Reduce la rotación de personal

Las empresas con empleados más comprometidos y satisfechos tienen tasas de rotación mucho más bajas. Para atraer y mantener a los Millennials y a las generaciones más jóvenes en el lugar de trabajo, las empresas tienen que asegurarse de mantener a sus empleados informados sobre lo que es relevante para sus puestos de trabajo.

Por otra parte, demasiada información irrelevante suele provocar estrés, falta de compromiso, frustración y, con ello, una menor retención de los empleados.

8. Mejor comunicación para los trabajadores a distancia

Los equipos remotos son el camino del futuro. Según las estadísticas, en 2028, el 73% de todos los departamentos empresariales contratarán trabajadores a distancia. Además, en países prósperos como Estados Unidos, las cifras podrían llegar a superar el 75%.

Esto exige un nuevo enfoque de la comunicación, el liderazgo y la gestión. Los equipos remotos se enfrentan a diversos problemas de comunicación, como la coordinación a través de zonas horarias, la superación de barreras de información y la superación de obstáculos lingüísticos y culturales. Además, la distancia dificulta que los miembros del equipo sientan que pertenecen a un mismo grupo. Sin embargo, la mejora de las comunicaciones corporativas internas puede marcar una gran diferencia en la forma en que los equipos rem otos colaboran e interactúan.

9. Eliminación de las barreras de comunicación

Las barreras de información son habituales cuando hay demasiadas cosas irrelevantes. Por lo tanto, la información vital para un empleado puede perderse rápidamente. Una comunicación interna eficaz, así como el uso de las herramientas de comunicación adecuadas, son fundamentales para superar esta dificultad.

10. Aumenta la defensa de los trabajadores

Cuando los empresarios saben cómo comunicarse con sus empleados de forma eficaz, tienen mucho más éxito a la hora de convertir a sus empleados en embajadores de la marca. Ser embajador de una marca no es tan difícil de conseguir como muchas empresas creen. De hecho, a los empleados felices les encantaría contribuir a los programas de embajadores de marca.

Hay cuatro formas principales en las que la embajada de marca y la defensa de los empleados pueden ayudar a las operaciones de una empresa:

• Aumentar la notoriedad de la marca
• Mejorar la marca del empleador y atraer candidatos de alta calidad
• Impulsar los esfuerzos de marketing
• Aumentar las ventas

¿Cómo pueden las empresas trabajar en un proceso de comunicación eficaz?

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1. Utilizar las herramientas de comunicación adecuadas

Las herramientas que utilice para comunicarse con su equipo pueden influir mucho en la eficacia del proceso de comunicación. Si utilizas herramientas lentas, poco fáciles de usar o que requieren mucha formación para que los empleados se acostumbren a ellas, puede resultar frustrante para ellos.

Esta frustración puede llevar a errores de comunicación y a una pérdida de productividad y tiempo. Como resultado, los mensajes reales pueden quedar desdibujados en el proceso. Por lo tanto, asegúrese de investigar sobre las herramientas de comunicación en equipo adecuadas y, a continuación, elija sabiamente.

Tenga en cuenta las necesidades de su empresa. Los sistemas de telefonía de oficina para pequeñas empresas pueden ser perfectos para su negocio, pero las organizaciones más grandes pueden tener requisitos diferentes.

2. Saber de qué se habla

Los sabios hablan porque tienen algo que decir; los necios hablan porque tienen que decir algo. - Platón

Tanto si se dirige a un cliente, a un compañero de trabajo o a un socio comercial a título profesional, siempre está hablando en nombre de alguien que no es usted. Puede estar presentando su organización, un servicio o una división.

Siempre hay que ser consciente de para quién se habla y por qué se comunica. Ten en cuenta lo siguiente antes de hablar:

1. ¿En nombre de quién hablo?
2. ¿Por qué hablo?

3. Evite insultar a la gente

No ofendas a los demás de la misma manera que te hacen perder los nervios. Como buen comunicador en los negocios, ten en cuenta que tu objetivo es alinear a tu audiencia con tus objetivos. La gente está mucho menos dispuesta a querer escucharte, cooperar o colaborar contigo si les faltas al respeto de alguna manera.

Además, insultar a otra persona le proporciona una nueva defensa de la que antes carecía. Tu actitud es ahora el principal punto de atención, y el mensaje que realmente intentas transmitir se pierde en un segundo plano.

4. Escuchar con atención

No estás escuchando realmente cuando mantienes una discusión, y tu atención se centra en lo que vas a decir a continuación en lugar de en lo que está diciendo la otra persona. Puedes malinterpretar o pasar por alto componentes cruciales de su mensaje, lo que podría dar lugar a decisiones infructuosas. Prestar toda tu atención es el primer paso para una comunicación eficaz.

5. Mantener un lenguaje corporal positivo

La capacidad de controlar el lenguaje corporal es absolutamente necesaria para la comunicación. Visualizando una línea que va desde el pecho hasta el techo o el cielo y que te lleva suavemente hacia arriba, puedes practicar a ponerte erguido. Ten cuidado de no pasarte. Quieres parecer lo más natural posible.

6. Vigilar las emociones difíciles

A veces, las condiciones difíciles provocan muchas emociones fuertes. Debemos ser capaces de identificar y gestionar nuestras propias emociones si queremos mejorar la comunicación. También debemos ser capaces de reaccionar adecuadamente ante las muestras de rabia o insatisfacción de los demás.

Aunque conversamos con los demás todos los días, a algunas personas no se les ha enseñado ni se les ha dado la oportunidad de practicar técnicas de comunicación adecuadas.

Comience hoy mismo a comunicarse mejor

Todos los años, las capacidades de comunicación encabezan la lista de competencias más demandadas por los empresarios. La razón es que la comunicación es lo que hace que nuestras relaciones profesionales y personales funcionen sin problemas. Es la forma en que mostramos interés, catalizamos el cambio y conseguimos que las cosas se hagan. Es razón suficiente para mejorar y seguir mejorando estas importantes habilidades. Por suerte, todos podemos aprender a comunicarnos mejor.

Conocer mejor los estilos de comunicación te ayudará a hacerte oír, independientemente de con quién hables. Y esa es una parte vital para liderar a otros y ayudarles a ver tu punto de vista.

Recuerde que la mayoría de las personas tienen una mezcla de estilos de comunicación y pueden flexibilizarse en función de su estado de ánimo y de la situación. Tu trabajo como comunicador -y líder- es asegurarte de que todo el mundo te entiende, independientemente de con quién estés tratando. Sea cual sea tu estilo, si desarrollas una forma de comunicarte con tu equipo que funcione para ti, estarás en el camino del éxito para tu empresa.