Protección de datos de clientes en el marketing conforme al GDPR: Buenas prácticas

Introducción

La ley del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) entró en vigor hace varios años y, a medida que pasaba el tiempo, surgió una pregunta para múltiples sectores: ¿cómo ha afectado el RGPD al marketing? La respuesta es que el GDPR sí afectó significativamente a los enfoques de marketing. Todas las organizaciones de diferentes tamaños y en casi todas las industrias que trabajan con la UE y el Reino Unido deben adherirse a este reglamento para evitar problemas legales. Por lo tanto, el GDPR es regional por diseño pero global de hecho.

En este post, explicamos lo que significa el GDPR para los profesionales del marketing y proporcionamos las mejores prácticas que una organización puede introducir en el marketing para proteger la información de los clientes bajo el GDPR de manera más eficaz. Estas prácticas pueden ayudarle a reducir la posibilidad de sufrir problemas legales, deterioro de la reputación y multas graves.

¿Qué es el GDPR para los profesionales del marketing?

El GDPR fue introducido por la Comisión Europea y entró en vigor en 2018 con el objetivo de mejorar la protección de datos de los residentes de la UE. En este ámbito, el GDPR define formas y medios para proteger los datos de los usuarios frente al robo, el uso indebido y la venta por parte de entidades adecuadas. El GDPR define dos entidades cuyas responsabilidades en virtud de la ley son diferentes: los controladores de datos (entidades que poseen y almacenan los datos sensibles) y los procesadores de datos (entidades que operan los datos a favor de los controladores).

Los principios clave del GDPR que conforman el enfoque principal de toda la ley son:

• Legalidad, transparencia y equidad
• Limitación de la finalidad
• Minimización de datos
• Precisión
• Limitación de almacenamiento
• Seguridad
• Rendición de cuentas

Para los profesionales del marketing, el GDPR significa la necesidad de desarrollar un enfoque honesto y transparente de los datos de los clientes. Hablando con más precisión, los datos sensibles que pueden ser valiosos o identificar a la persona deben tratarse con respeto. Una organización sólo puede recopilar estos datos después de obtener un consentimiento claro del propietario de los datos (cliente), tomar exclusivamente los registros necesarios y garantizar la exactitud de los datos. Otro detalle crucial es la obligación de una organización de utilizar los medios necesarios para proteger de forma fiable los datos de los clientes.

Buenas prácticas para la seguridad de los datos de los clientes en el marketing GDPR

¿Cómo protegen las empresas la información de sus clientes con arreglo al RGPD? En el caso concreto de los profesionales del marketing, existen soluciones y prácticas de eficacia probada que ayudan a garantizar la protección de los datos sensibles y el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos. Compruebe y aplique las siguientes recomendaciones para aumentar la eficacia de la protección de datos de su organización en general, y para proteger los datos de los clientes de forma más fiable en particular.

Recoger sólo los datos necesarios y obtener el consentimiento de los clientes

Reducir la cantidad de datos recopilados es una de las formas más eficaces de que una organización disminuya la pérdida de datos y los riesgos de violación. El objetivo de los piratas informáticos es atacar las bases de datos con la mayor cantidad de datos posible porque el mayor número y el tipo más amplio de registros a los que acceden pueden aumentar directamente sus beneficios. Cuando una organización no almacena grandes volúmenes de datos de clientes, los ciberdelincuentes pueden optar por no atacar estas bases de datos.

Como responsable de marketing, puede y debe recopilar únicamente los datos necesarios para los fines de marketing actuales. Revise sus flujos de trabajo y plantillas de recopilación de datos, y analice las prácticas de datos para comprobar si los registros que recopila se utilizan realmente. En caso de que algunos datos no se utilicen o no tengan un impacto significativo en la experiencia de sus clientes, considere la posibilidad de negarse a recopilar ese tipo de datos y eliminar los registros de los que ya dispone.

Además, según el GDPR, debe informar a sus clientes de los datos que recopila y obtener su permiso explícito para ello. Por otra parte, debe ofrecerse la posibilidad de excluirse en cualquier momento. Según el GDPR, la recopilación de datos sensibles sin el permiso del cliente puede ser motivo de multas legales.

Listas de correo de auditoría

Una vez más, cuanto mayor sea la cantidad de datos almacenados en su organización, mayor será el riesgo de violación de datos. Por lo tanto, las auditorías periódicas de las listas de correo son la práctica de email marketing GDPR que debe integrar. Los clientes que se den de baja de sus promociones por correo electrónico, boletines y otros materiales de marketing deben tener su información eliminada de la base de datos. Además, es posible que deba clasificar las direcciones de los clientes según sus categorías de suscripción de correo electrónico para evitar enviarles materiales de marketing que no desean recibir.

Considere la posibilidad de automatizar el proceso de limpieza de la lista de marketing por correo electrónico para cumplir con el GDPR en marketing, ahorrar tiempo y mejorar la experiencia del usuario con correos electrónicos más personalizados.

Formar un equipo de gestión de datos

Las organizaciones modernas, incluso las más pequeñas, recopilan, almacenan y procesan terabytes de datos con fines de marketing y otros. Con un equipo de gestión de datos a bordo, puede tener los registros categorizados, priorizados para su uso y controlados de acuerdo con los requisitos legales de protección de datos. Los expertos cualificados en gestión de datos pueden ayudarle a garantizar un mayor nivel de seguridad de los datos de los clientes y también a ahorrar costes y tiempo en los flujos de trabajo de almacenamiento, búsqueda y protección.

Revise su forma de recopilar datos personales

Esto incluye al menos el flujo de trabajo para la recopilación de datos y la ruta que siguen los datos antes de ser registrados en su almacén. Considere la posibilidad de comprobar el formulario de la página de destino que utiliza para pedir a los clientes que faciliten los datos requeridos. Además, el GDPR quiere que las organizaciones añadan ventanas emergentes de notificación informativa para los visitantes del sitio web sobre la recopilación de datos y, de nuevo, para obtener su consentimiento explícito que le permita recopilar datos personales.

El siguiente paso importante aquí es supervisar otras fuentes de datos sensibles (si su organización los tiene como recopilador o procesador de datos de acuerdo con los requisitos del contrato). Por último, debe comprender qué terceros pueden acceder a esos datos en el camino. Recuerde que el GDPR requiere contratos legales establecidos entre las diferentes entidades que trabajan con información sensible del cliente, y considere excluir a terceros sin responsabilidades contractuales de sus cadenas de suministro de datos.

Limitar y controlar el acceso a los datos

Al igual que ocurre con los contratistas externos, la protección de los datos de los clientes dentro de una organización es una cuestión de control de accesos. Analice qué datos y accesos son necesarios para que los departamentos y miembros del equipo realicen sus tareas. A continuación, proporcione a esos departamentos y miembros del equipo únicamente los niveles de acceso a los datos y los permisos que necesiten. Mantenga el principio del mínimo privilegio (PoLP) e integre soluciones de control de acceso basado en funciones (RBAC) para gestionar de forma eficaz y rápida los permisos de acceso a los datos para los equipos.

Eduque a su personal

Una vez más, el GDPR es una ley compleja y obligatoria para cualquier organización que recopile datos personales de residentes en la UE. Las repercusiones legales y las multas en virtud de esta ley son graves, e incluso un ligero error de un miembro del personal puede desencadenar el proceso legal. Por lo tanto, los empleados y directivos deben conocer los requisitos y matices de la ley GDPR para reducir la probabilidad de errores humanos. Considere la posibilidad de impartir formación sobre el cumplimiento de la ley a todos los recién llegados e introduzca pruebas temáticas, por ejemplo, una vez al año, para mantener la cualificación en materia de RGPD de los empleados, no solo de su equipo de marketing, sino también de otros departamentos.

Revise sus planteamientos en materia de datos y seguridad

Las amenazas a la ciberseguridad evolucionan constantemente, ya que los ciberdelincuentes inventan nuevas formas de infiltrarse en los sistemas protegidos y acceder a datos confidenciales. Sean cuales sean sus medidas de seguridad, como profesional del marketing siempre debe esforzarse por mejorar la protección de los datos de marketing. Para hacerlo con eficacia, necesita establecer flujos de trabajo de revisión de la seguridad informática que le mantengan al día de las últimas tendencias en ciberprotección.

Considere la posibilidad de implantar flujos de trabajo regulares de pruebas de penetración a gran escala con un profesional de la seguridad que intente atravesar la protección de la organización. De este modo, podrá descubrir vulnerabilidades en sus capas de seguridad e introducir correcciones antes de que los piratas informáticos puedan utilizarlas para llevar a cabo una violación real. La complejidad de las infraestructuras modernas junto con la evolución de las herramientas de ciberataque hacen que crear un perímetro de protección invencible sea casi imposible.

Además, debe revisar los datos que almacena. En caso de que haya datos que no utilice con fines de marketing (y que no vaya a utilizar en el futuro), considere la posibilidad de eliminarlos. De este modo, reducirá las posibles vulnerabilidades de su organización, así como las posibilidades de que se filtren datos confidenciales incluso después de que se produzca una filtración.

Realice copias de seguridad periódicas

¿Cuál es uno de los mayores riesgos de una organización que almacena datos de clientes? Normalmente, se diría que es el robo o la fuga de datos. Sin embargo, el RGPD establece sanciones para otra consecuencia frecuente de una violación de la seguridad: la pérdida de datos. Además de eso, perder datos sensibles como la base de clientes tras, por ejemplo, un ataque de ransomware con éxito, puede causar importantes dificultades para la actividad y la rentabilidad de una organización en el futuro.

Independientemente de las medidas de seguridad aplicadas a la infraestructura de su organización, los atacantes siempre van un paso por delante de cualquier defensa. Eso significa que su protección fallará tarde o temprano, poniendo en peligro sus datos.

La copia de seguridad, que es una copia de datos independiente recuperable guardada en un almacenamiento diferente, es la única

forma fiable de mantener el control de los datos necesarios tras grandes catástrofes de pérdida de datos. Considere el uso de NAKIVO Backup & Replication en caso de que utilice productos de Microsoft para organizar el intercambio y la gestión de datos en su organización. Sea cual sea la infraestructura de TI, intente automatizar la copia de seguridad de los datos sensibles y garantizar una recuperación rápida para satisfacer en todo momento las solicitudes de cumplimiento del GDPR.

Conclusión

La ley del Reglamento General de Protección de Datos es obligatoria para las organizaciones que recopilan datos personales de residentes de la UE. Para garantizar el cumplimiento del RGPD y mejorar la protección de los datos de los clientes en las actividades de marketing, debe:

• Minimice la recopilación de datos: recopile y almacene sólo lo que necesite;
• Realice periódicamente auditorías de correo;
• Reúna un equipo de gestión de datos para optimizar la recopilación, el uso y la protección de datos sensibles;
• Sepa cómo y dónde obtiene sus datos;
• Limitar el acceso a los datos con el modelo RBAC y mantener el principio del menor privilegio;
• Asegúrese de que los empleados conocen los requisitos del RGPD y los cumplen;
• Actualice periódicamente sus planteamientos en materia de protección de datos;
• Integre los flujos de trabajo de copia de seguridad en el entorno informático de su organización.