Automatización del aprovisionamiento de UC: Lo que necesita saber

Introducción

En diferentes sectores, las empresas confían en plataformas de comunicaciones unificadas (UC) con diferentes funciones. Entre ellas se encuentran las llamadas de voz, las videoconferencias y la mensajería instantánea para una colaboración perfecta. También ayuda a impulsar la productividad de los trabajadores y a dirigir los negocios a través de una interfaz racionalizada.

Para los empleados, la experiencia no supone ningún esfuerzo porque tienen las herramientas y los dispositivos adecuados. Todo encaja para ellos, pero no se puede decir lo mismo del equipo de comunicaciones unificadas. El equipo de comunicaciones unificadas es responsable de aprovisionar y supervisar manualmente esas herramientas.

El aprovisionamiento manual de las comunicaciones unificadas es cualquier cosa menos fácil y el personal de TI pasa innumerables horas haciéndolo. También desproveen y supervisan las herramientas y servicios de comunicaciones unificadas heredados cada vez que se incorpora un empleado. Lo hacen cuando el empleado cambia de función, deja la empresa o tiene un problema de soporte.

Por no hablar de que, desde la implantación de los modelos de trabajo híbridos, ha habido una tensión adicional en los equipos de CU. Por lo tanto, las grandes empresas se han decantado por las plataformas de automatización para proporcionar beneficios también a sus equipos de CU. Repasemos cómo surgieron las CU y cómo su automatización beneficia a todas las partes implicadas.

¿Qué es el aprovisionamiento de comunicaciones unificadas (UC)?

El aprovisionamiento y el seguimiento de las comunicaciones unificadas es un proceso que garantiza que las herramientas de comunicaciones unificadas funcionen a una capacidad óptima. El personal de TI o los proveedores de servicios de comunicaciones unificadas suelen encargarse de supervisar su uso. Ayudan a garantizar que las aplicaciones de CU estén siempre disponibles y en plena forma. Con la cantidad de empresas que lo utilizan, se puede imaginar lo ocupado que está el personal de TI en los entornos de trabajo híbridos.

El software de aprovisionamiento de usuarios ayuda a las empresas a gestionar y seguir las cuentas de los usuarios en la gestión de las UC. Utilizado con otro software, incluye la gestión de identidades y los sistemas de control de acceso. El software puede ayudar a las empresas a automatizar el proceso de auditoría de las cuentas de usuario.

Este proceso ayuda al personal de TI a ahorrar tiempo y esfuerzo, aumentando la productividad y el tiempo de actividad. De ahí que se denomine aprovisionamiento automatizado de usuarios, porque no necesitan comprobar manualmente las cuentas individuales. El personal de TI recibe datos precisos sobre lo que necesita para solucionar problemas, por lo que sólo tiene que ayudar en los asuntos urgentes.

El software también ayuda a las empresas a mejorar la seguridad y a resolver problemas relacionados con los usuarios. De este modo, las empresas pueden obtener información valiosa sobre la actividad de los usuarios, lo que contribuye a las estrategias de marketing.

¿Cuál es la historia de las comunicaciones unificadas?

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Comprender su historia le ayudará a saber más sobre su significado y etimología. Incluso las herramientas tienen su origen y cómo ayudaron al éxito de una industria. Dicen que las palabras surgieron de forma arbitraria, así que ¿cómo surgió el término "comunicaciones unificadas"?

En los años 80, existía un sistema telefónico de centralita privada (PBX) que utilizaban la mayoría de las empresas. Las compañías telefónicas locales ofrecían y gestionaban aquellos con líneas analógicas que dirigían las llamadas desde la central hasta el cliente.

En los años 90, el correo electrónico se generalizó y las empresas optaron por las redes basadas en el Protocolo de Internet (IP). También se produjeron avances en la tecnología de voz conocida como sistemas telefónicos de voz sobre IP (VoIP). Son conocidos por transmitir el tráfico de voz a través de redes de datos. Su popularidad y rentabilidad provocaron el declive de los sistemas PBX tradicionales.

El avance de la telefonía IP permitió que los teléfonos vivieran en la misma red que los ordenadores, lo que abrió más posibilidades. Pensar en una integración avanzada entre ordenadores y teléfonos llevó a la idea de la "mensajería unificada". Esto incluye la racionalización del buzón de voz, el correo electrónico y otros sistemas de mensajería basados en texto.

En la década de 2000, la demanda de telefonía IP llevó a la modificación de los sistemas telefónicos PBX tradicionales. Crearon paquetes de circuitos que podían conectar el sistema telefónico a una red IP. Otros fabricaron equipos que permitían que las llamadas de voz en las redes de las empresas se conectaran a múltiples ubicaciones. En algún momento, las soluciones UC evolucionaron con la integración de servicios de comunicación en tiempo real.

En la década de 2010, Microsoft lanzó el principal actor en el espacio de las comunicaciones empresariales, Lync. Había muchas opciones, pero Lync se integraba mejor en el entorno que utilizaban la mayoría de las empresas.

Las tecnologías en la nube evolucionaron y surgió un nuevo modelo llamado Comunicaciones Unificadas como Servicio (UCaaS). El UCaaS se generalizó y la prestación de servicios de comunicaciones unificadas se trasladó a la nube. Las UCaaS basadas en la nube reducen los gastos de capital asociados al despliegue de los sistemas tradicionales de VoIP.

En este punto, los sistemas de CU se han automatizado, lo que significa que el personal de TI no necesita gestionar todo manualmente. El sistema puede encargarse de la mayoría de las tareas básicas y garantizar que sus empleados que trabajan desde casa tengan una experiencia sin problemas. Y el personal de TI sólo es necesario para solucionar cualquier problema que surja en el sistema.

6 Ventajas de las comunicaciones unificadas automatizadas

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1. La automatización es rentable

Una empresa siempre encontrará formas y aprovechará las oportunidades para reducir sus costes. Una de estas áreas es la automatización de sus sistemas de comunicaciones unificadas. Al automatizar el aprovisionamiento y el seguimiento de sus sistemas de CU, pueden ahorrar más dinero. Se eliminará la posibilidad de errores humanos y la necesidad de procesos manuales.

Anteriormente, mencionamos cómo el personal de TI estaba sobrecargado de trabajo en la gestión de los sistemas UC desde el cambio de los entornos de trabajo. Como empresa, tienes que pagar al personal de TI y aumentar sus beneficios. De este modo, se les compensa adecuadamente por todos los problemas que están gestionando para usted. Sin embargo, la automatización del aprovisionamiento de las comunicaciones unificadas aligera su carga de trabajo, lo que le permite ahorrar costes.

2. Mejora la eficiencia y la productividad de la empresa

La automatización ha sido un tema candente para varias industrias recientemente, acompañado de varias preguntas. ¿Sustituirá la automatización a los trabajadores o sólo aligerará la carga de trabajo? En el ámbito del SEO, existen buscadores de palabras clave y comprobadores de SERP que les ayudan en su trabajo. Y cuando se trata de backlinks, tienen comprobadores y monitores de backlinks.

Una cosa es segura: las herramientas y la automatización mejorarán la eficiencia y la productividad en el lugar de trabajo. Esencialmente, la automatización es atractiva porque ayuda a las empresas a mejorar sus resultados.

Al automatizar los procesos, las empresas pueden liberar valiosos recursos que pueden asignarse a otros fines. De este modo, puede centrarse en mejorar los productos y servicios de su empresa. Por ejemplo, al disponer de más tiempo, su personal puede reunirse y proponer mejoras. Y puede encajar el proceso hasta su realización en sus horarios.

En cualquier caso, la automatización es una solución probada que puede ayudar a su empresa a ahorrar y competir en el mercado. Lo han hecho empresas de diferentes sectores, así que no estará de más probarlo también.

3. Obtendrá una mayor visibilidad en su red

La monitorización tradicional de las comunicaciones unificadas ofrece vistas aisladas de las aplicaciones, pero la monitorización moderna es diferente. Sus plataformas permiten al personal de TI tener una visión holística de su entorno de CU. De esta manera, tienen una mejor comprensión de la salud general de sus sistemas. Si necesita comprobar la salud del SEO de su empresa, Ranktracker tiene la herramienta que le ayudará.

A partir de ahí, pueden profundizar en las diferentes aplicaciones, ubicaciones de las oficinas y empleados concretos. A continuación, pueden automatizar los informes e identificar las tendencias basadas en esos datos. Esta capacidad es útil a la hora de planificar la capacidad y dimensionar las licencias de software.

Por ejemplo, su empresa ha descubierto que puede reducir el número de líneas de telecomunicaciones en sus oficinas. Se debe a que más empleados han optado por trabajar desde casa, pero eso significa que tiene que aumentar las licencias. También tendrá que aumentar la capacidad de acceso externo en esta configuración.

4. La automatización puede ayudarle a escalar

Ser capaz de escalar es vital para el crecimiento en el mundo empresarial. Y la automatización es una de las formas más eficaces de hacerlo. Como se ha mencionado anteriormente, la automatización de procesos ayuda a las empresas a liberar recursos. Y les permite asignar esos recursos a otros lugares, dando margen de mejora.

La automatización del aprovisionamiento también ayuda a las empresas a nivelar los procesos más adecuados para el negocio. Puede abarcar desde trabajos sencillos hasta procesos complejos, como la entrada de datos y el marketing. Apenas importa de qué área de negocio se trate, porque ahora casi todo se puede automatizar. Y eso significa que hay más formas de ayudar a conseguir sus objetivos.

5. La automatización reduce el riesgo y minimiza los errores

Con el aprovisionamiento tradicional, hay muchas posibilidades de que el personal de TI cometa errores de configuración manual. También podrían seleccionar accidentalmente la configuración equivocada cuando hay muchos pasos dentro de plataformas complejas.

Pero los equipos de CU pueden simplificar esta experiencia y crear políticas estandarizadas mediante la automatización de las CU. Estas políticas ayudan a evitar los errores humanos y a impulsar la coherencia entre las funciones de los empleados. También garantizan que los dispositivos se aprovisionen correctamente con las aplicaciones y herramientas adecuadas.

Ser capaz de mitigar el riesgo es importante en el sector público y en otras industrias altamente reguladas. Por ejemplo, los servicios financieros y la sanidad necesitan cumplir con estrictas normas de cumplimiento. Al fin y al cabo, proporcionar el acceso incorrecto a un empleado o exempleado en esos sectores puede ser desastroso.

6. La automatización mejora la experiencia de los empleados

El aumento del trabajo híbrido significa que cada vez más empleados trabajan fuera de la oficina, lo que requiere herramientas de CU. De lo contrario, la colaboración remota no será fluida y los empleados tendrán una experiencia de baja calidad. Pero con una mayor visibilidad e informes automatizados, el personal de TI puede supervisar esas herramientas.

Pueden vigilar el hardware y los hipervisores para garantizar que la calidad de las llamadas de voz y vídeo sea constante. Esto evitará que se interrumpan las tareas y la experiencia del empleado digital. Pero si algo va mal, las modernas plataformas de supervisión de las comunicaciones unificadas facilitan al equipo la resolución de problemas.

Por ejemplo, el personal de TI puede hacer una prueba de tráfico sintético para simular la actividad de los empleados. De este modo, pueden determinar el origen del problema, ya sea de ancho de banda o de latencia. Hay muchos problemas que pueden identificar además de los ejemplos dados.

Conclusión

La idea de un sistema de comunicaciones unificadas se remonta a mucho tiempo atrás y ha evolucionado hasta convertirse en lo que es ahora. Los avances tecnológicos siguen mejorando las herramientas y haciendo la vida más cómoda para los empleados. Antes de que los espacios de trabajo híbridos se convirtieran en una norma, el personal de TI no tenía problemas para mantener las disposiciones de las comunicaciones unificadas de forma manual. Pero ahora, es extremadamente estresante gestionarlo todo manualmente, de ahí la aparición de la automatización.

El aprovisionamiento automatizado de usuarios y el software de aprovisionamiento en su conjunto aportan muchas ventajas. Por ejemplo, es rentable y aumenta la eficiencia y la productividad en el trabajo. También tendrá una mejor visión de su red, lo que ayuda a reducir el riesgo de errores. Y todo esto ayuda a mejorar la experiencia digital de los empleados para que su trabajo vaya sobre ruedas. Al mismo tiempo, la automatización ayuda a la escala de crecimiento de su empresa, asegurando que se mantenga al día con la competencia.