Consiga una maravillosa cultura de reuniones en función de su equipo

Introducción

El empleado medio pasa 6 horas en reuniones. Los directivos pasan de media más de 23 horas a la semana en reuniones, y esa cifra va en aumento, según las investigaciones. Las reuniones son una actividad que consume mucho tiempo y energía en el lugar de trabajo. Se les presta poca atención desde el punto de vista de la cultura, y no se dedican suficientes esfuerzos a este problema. Las reuniones son una de las áreas más críticas, pero que se pasan por alto, de la cultura empresarial.

Las razones de esta falta de atención son muchas. La falta de un proceso claro para hacerlos efectivos. El carácter a veces informal y de última hora del intercambio de información. El estudio de las reuniones es amplio y diverso, pero dada la naturaleza tan dispar de las mismas, suele haber pocas conclusiones procesables.

En Hybryd, hemos pasado el último año dedicados a mejorar las reuniones en organizaciones de todo tipo. Hemos aprendido a través de cientos de experimentos y pruebas cómo fluyen las reuniones. A continuación presentamos algunas de nuestras principales conclusiones.

Reuniones que dan prioridad a la cultura

La cultura es el alma de una empresa. Es el conjunto de creencias y comportamientos que dirigen a las personas en su forma de actuar e interactuar. Cuando se incorporan nuevos miembros, las reuniones son la forma en que el equipo interactúa. Las reuniones son las que dan a los nuevos miembros del equipo las mejores pistas sobre su cultura. Donde realmente se darán cuenta es en las reuniones. Son una ventana a su organización.

¿Cómo pueden las reuniones reforzar la cultura?

• ¿Las personas invitadas a una reunión saben de qué trata la reunión?
• ¿Saben cuál es el resultado de la reunión?
• ¿Comparte el responsable de la reunión la información de manera oportuna?
• ¿Se sienten los participantes cómodos compartiendo sus ideas?
• ¿Están disponibles los resultados y las decisiones de la reunión para las personas que no asistieron a ella?
• ¿Sólo son accesibles para un grupo selecto de personas?

Las reuniones refuerzan la cultura que se quiere construir

Mientras que algunas prácticas de reuniones le alejan de la cultura deseada, otras prácticas de reuniones refuerzan una cultura positiva. Los clientes acuden a nosotros porque quieren mejorar tanto los resultados como la cultura. Las empresas suelen introducir nuevos procesos de reuniones, reuniones estructuradas con los máximos responsables y un marco general para la reunión. El problema es conseguir que el equipo se comprometa con estos procesos.

La clave para obtener mejores resultados es facilitar a los miembros del equipo la adopción del marco. Tiene que ser claro, fácil de usar y estar ahí cuando lo necesiten.

Estas son algunas de las mejores prácticas que le ayudarán a convertirse en un héroe de las reuniones:

• Establezca un objetivo, asegúrese de que es específico y procesable.
• Establece un orden del día para asegurarte de que no se te escapa nada en las reuniones.
• Los órdenes del día también garantizan que su equipo esté en la misma página cuando se inicie la reunión.
• Trabajo previo cuando hay lagunas de conocimiento que deben cerrarse antes del inicio de la reunión.
• Las notas, incluso los pequeños recordatorios, ayudan a aumentar el intercambio de información en toda la empresa.
• Asignar notas a las acciones ayuda a la responsabilidad entre reuniones para garantizar el éxito del proyecto.

Después de las primeras reuniones en las que se utilice este sistema, verá un cambio notable tanto en los resultados como en el compromiso de los empleados. El éxito de los objetivos y la responsabilidad ayudan a cualquier empresa y a su cultura.

¿Cómo debe afectar su cultura a sus reuniones?

Su cultura debe guiar la forma en que se promulgan sus procesos de reunión y cómo se llevan a cabo sus reuniones. En el nuevo mundo de los equipos de trabajo híbridos, a menudo se trabaja con modelos mixtos. Es más importante que nunca vigilar la cultura. Las reuniones que celebran sus equipos ofrecen multitud de oportunidades para expresar los valores y los objetivos de la empresa.

Respetar el tiempo de todos, comunicar con claridad y facilitar la transferencia de información son sólo algunas de las formas de apoyar la cultura a través de las reuniones. Objetivos claros, órdenes del día y trabajo previo son sólo algunas de las herramientas importantes que pueden ayudarte en el camino.