6 excelentes herramientas de gestión de contratos para equipos de ventas

Introducción

Alcanzar los objetivos de ventas depende en gran medida de cerrar acuerdos. Sin embargo, esto puede ser difícil de conseguir si su proceso de contratos de ventas apesta a ineficacia, falta de comunicación e incoherencias contractuales. Y lo que es peor, los equipos de ventas a menudo pierden acuerdos debido a los largos ciclos contractuales. Entonces, ¿cómo puede ayudar a su equipo a alcanzar sus objetivos de ventas más rápidamente? Con toda la tecnología que tenemos a nuestra disposición hoy en día, el software de gestión de contratos (CMS) es probablemente la mejor respuesta a esta pregunta.

Un CMS es un proceso de automatización de todo el proceso de contratación, que reduce el tiempo dedicado a varias tareas manuales y administrativas. Estas son otras de las ventajas que ofrece un CMS a los equipos de ventas, en particular:

• Flujos de trabajo racionalizados
• Mayor visibilidad de los contratos
• Mejor comunicación entre equipos
• Entrega más rápida de los contratos
• Menor tiempo de negociación
• Aprobaciones y firmas más rápidas
• Menos errores humanos
• Enorme aumento de la eficiencia
• Ciclo de ventas sin fricciones
• Reducción de los gastos de venta
• Aumento de los ingresos por ventas

El software de gestión de contratos es intuitivo, pero puede requerir algo de trabajo adicional conseguir que se alinee con su flujo de trabajo de contratos de ventas existente. Con esto en mente, echemos un vistazo a los seis software de gestión de contratos más populares para equipos de ventas.

1. Libro de contratos

Si dirige una pequeña y mediana empresa (PYME) y busca un software de gestión de contratos de la máxima calidad, Contractbook es la herramienta que necesita. Cree un contrato desde cero o seleccione uno de su biblioteca de plantillas y, a continuación, fírmelo digitalmente y envíelo a las contrapartes, todo ello en unos minutos. Incluso puedes supervisar las respuestas de los destinatarios y recibir alertas cuando se firme el contrato. Además, la plataforma ofrece a los usuarios funciones como la conversión inteligente de plantillas y campos de datos y metadatos para aumentar la capacidad de búsqueda de un contrato.

Contractbook también ofrece almacenamiento en la nube y cifrado SSL tanto para los acuerdos activos como para los rescindidos. El creador de automatización sin código, la búsqueda de texto completo y el portal jurídico personalizado son solo algunas de las muchas funciones útiles de Contractbook. Actualmente, ofrece tres planes diferentes para empresas o unidades de negocio de tamaño superior a 11 empleados:

• Fundación
• Crecimiento
• Empresa

Aunque no hay límite de usuarios, firmas electrónicas o carga de documentos para ningún plan, las funciones de gama alta, como los cuestionarios de lógica condicional y el acceso a la API, son exclusivas de los titulares de licencias Growth y Enterprise. El precio de cada plan no figura en su sitio web. Pero si está interesado, puede solicitar una demostración para conocer el software y comunicar sus necesidades. Ellos elaborarán un presupuesto a medida.

2. PandaDoc

PandaDoc es una solución de gestión de contratos todo en uno que agiliza tu proceso de gestión de contratos. Con PandaDoc como gestor digital de contratos, te beneficiarás de funciones como roles de usuario personalizables para controlar el acceso, cláusulas preaprobadas para agilizar la redacción de contratos, correos electrónicos de notificación de renovación para realizar un seguimiento de los contratos que caducan y una biblioteca de plantillas que reduce el tiempo de creación de documentos en un 65 %.

Además de permitirle solicitar firmas electrónicas jurídicamente vinculantes en cuestión de minutos tras la recogida de todas las firmas, la plataforma ofrece información en tiempo real sobre el estado y el rendimiento de todos sus contratos. También envía alertas puntuales sobre las próximas actividades relacionadas con los contratos. Además, puede transferir datos de clientes desde su CRM a un nuevo contrato sin necesidad de introducir datos manualmente. Además, sus integraciones con más de 15 CRM, programas de contabilidad, servicios de pago, etc., lo hacen increíblemente práctico. En caso de cualquier duda o consulta urgente, puede estar tranquilo sabiendo que tiene a su disposición un servicio de atención al cliente 24/7 por correo electrónico y chat en línea.

Los precios de los planes de PandaDoc son los siguientes:

• Prueba gratuita: 14 días - ¡Sin compromiso!
• Plan Essentials: Sólo 19 $/usuario/mes - Admite firmas electrónicas, registros de auditoría, análisis de documentos, editor de documentos enriquecido de arrastrar y soltar, ¡y mucho más!
• Plan Business: Solo 49 $/usuario/mes - ¡Esenciales más 10+ integraciones CRM a través de Zapier!

3. DocuSign

DocuSign, líder del mercado en soluciones de firma electrónica y contratación, ofrece una solución fácil de usar para que cualquiera pueda gestionar cualquier contrato o flujo de trabajo documental. Su herramienta CLM le avisa cuando se va a renovar un contrato, para que no se le pase ningún plazo. También señalará cualquier cláusula arriesgada o cuestionable y ofrecerá sugerencias de cambio. Una vez firmado, puede almacenar el contrato en un repositorio centralizado y actualizar el registro CRM del cliente con un solo clic.

Además, el CLM de DocuSign ofrece:

• Soporte multilingüe (los destinatarios pueden firmar acuerdos en 44 idiomas localizados)
• Repositorio centralizado de contratos con funciones de etiquetado, filtrado y búsqueda.
• Flujos de trabajo contractuales personalizados para acelerar el proceso y eliminar los cuellos de botella
• Funciones que ahorran tiempo, como Autocompletar para rellenar automáticamente las plantillas de documentos con datos de clientes de su CRM.
• Biblioteca de cláusulas preaprobadas que permite realizar cambios durante la negociación

Además, el CLM de DocuSign incluye IA integrada para gestionar contratos de terceros e integración nativa con Office 365 para que pueda editar contratos sobre la marcha. Ambas herramientas reducen el riesgo a la vez que promueven prácticas estandarizadas en los procesos de negociación y flujo de trabajo documental. Aunque el precio de DocuSign CLM debe solicitarse de forma individual, puedes aprovechar su prueba gratuita de 30 días para obtener más información sobre su producto.

4. Concordia

Para los equipos de pequeñas empresas que buscan una solución de gestión de contratos rentable y fácil de usar, Concord podría ser el camino a seguir. Concord ofrece un número ilimitado de firmas electrónicas, documentos y plantillas, así como herramientas básicas de automatización como:

• Redlining y colaboración en línea
• Resumen de autorrelleno
• Registro de auditoría
• Versionado
• Recordatorios de plazos
• Búsqueda OCR de texto completo
• Envío masivo
• Base de conocimientos de autoservicio

Sin embargo, el plan Pro, que cuesta 49 $ por usuario y mes, permite implementar automatizaciones más avanzadas, como flujos de trabajo de aprobación e integraciones con terceros. Pero para funciones como una biblioteca de cláusulas y marcas personalizadas, tendrás que solicitar un presupuesto personalizado a través del plan Enterprise.

5. Conga

Gracias a la inteligencia artificial de Conga, que le ayuda en todo momento, el análisis de contratos -y no sólo la gestión de contratos- se ha convertido en un asunto sencillo. He aquí una lista de las principales características de Conga:

• Biblioteca de plantillas
• Depósito de documentos
• Gestión del cumplimiento
• Seguimiento de la finalización
• Recordatorios y alertas
• Búsqueda de texto completo
• Firmas electrónicas
• Mensajería instantánea
• Autorizaciones automatizadas
• Análisis de datos
• Informes personalizados

Esta solución híbrida de CLM ayuda a las empresas a generar, seguir e informar sobre los contratos en una sola ventana. Si desea conocer mejor su producto, solicite una demostración gratuita antes de pedir un presupuesto. Al igual que Contractbook, Conga diseña soluciones de paquetes personalizados en función de los requisitos específicos del cliente.

6. Agiloft

Si dirige una gran empresa con necesidades complejas de gestión de contratos, Agiloft es su mejor opción. El sistema es muy adaptable y permite funciones de automatización avanzadas como aprobaciones secuenciales, paralelas y condicionales, por nombrar algunas. También cuenta con varias certificaciones de seguridad, incluyendo SOC 2 Tipo 2. Entre sus principales características se incluyen:

• Redacción de contratos
• Biblioteca de plantillas
• Escaneado de archivos OCR
• Registros de auditoría
• Herramientas de búsqueda robustas
• Control de versiones
• Alertas por correo electrónico
• Análisis e informes en tiempo real

No dispone de una función nativa de firma electrónica, pero sí de integración con Adobe Sign y DocuSign. Y funciona a la perfección.

Agiloft CLM está disponible en las versiones Essentials, Advanced y Premium, cada una de ellas con paquetes de precios flexibles que se adaptan a su presupuesto. Tenga en cuenta que, al tener demasiadas funciones, su producto puede ser ideal para grandes empresas, pero no tanto para pequeñas empresas con necesidades más sencillas. Por lo tanto, tendrá que ponerse en contacto con ellos para obtener un presupuesto basado en sus necesidades exactas.

Conclusión

¿Todavía no sabe qué software de gestión de contratos comprar para su equipo? Bueno, siempre hay una oferta de prueba gratuita para probar el software antes de comprometerse a comprarlo.