5 tipos de órdenes de compra que debes conocer en 2023

Introducción

Un proceso de compras bien estructurado es vital para el funcionamiento ininterrumpido de la empresa. Documentar cada paso de las compras aumenta la visibilidad y es fundamental para mantener los colchones y optimizar la toma de decisiones.

En el panorama empresarial digital actual, las órdenes de compra han adquirido un nuevo nivel de importancia. Desempeñan un papel clave en el control de la oferta y la demanda, el seguimiento de las facturas y la conciliación, garantizando que todo funcione sin problemas.

Ante esta situación, es importante hacer que el proceso de pedidos de compra sea lo más eficiente posible. No solo mejora la eficiencia operativa y disminuye el tiempo de procesamiento, sino que también aumenta la satisfacción de los empleados.

Este blog se ha creado para explicarle cinco tipos de órdenes de compra habituales. Le mostraremos cómo cada tipo puede hacer que su proceso de adquisición sea fluido y exitoso.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra es un documento legal que un comprador emite a un proveedor para la compra. En él se describe detalladamente toda la transacción, con descripciones de los artículos, cantidades, precios, condiciones de pago, fechas de entrega y otra información pertinente.

Se trata de un contrato jurídicamente vinculante que registra los términos acordados y sirve de referencia para ambas partes durante el proceso de contratación.

Le ayuda a asegurarse de que obtiene los productos adecuados, y la entrega puntual simplifica las compras, aportando claridad y responsabilidad a sus operaciones comerciales.

Fuente

Gestión de pedidos: Una visión rápida

La administración organizada del proceso de pedidos de compra de una empresa se conoce como gestión de pedidos de compra. Se trata de un conjunto de principios y procedimientos establecidos que garantizan la disponibilidad de información completa y actualizada sobre uno o varios pedidos de compra.

Implica la creación, revisión, autorización y seguimiento de las órdenes de compra de principio a fin.

Este procedimiento interno de contratación garantiza una visibilidad y documentación adecuadas de todas las compras, lo que facilita futuras auditorías.

La gestión de pedidos sirve de hoja de ruta para el proceso de compra. Proporciona todos los detalles importantes sobre qué, dónde y cuánto comprar. Este proceso ayuda a que las cosas funcionen sin problemas y mantiene un registro preciso de las transacciones, lo que tiene un valor incalculable para tomar decisiones con conocimiento de causa.

¿Para qué sirve una orden de compra?

No le sobrecarguemos de información. El objetivo principal de la orden de compra es servir de documento formal entre el comprador y el vendedor. Establece todos los detalles importantes de la compra, lo que resulta útil para futuras auditorías y registros.

Inicialmente, una orden de compra no es legalmente vinculante. Sin embargo, una vez que el vendedor acepta los términos y condiciones, se convierte en un documento legalmente vinculante tanto para el comprador como para el vendedor.

Tipos de órdenes de compra que los compradores de SaaS deben conocer

Cuando se trata de órdenes de compra, no hay una talla única. Aunque puede que haya asumido que todas las órdenes de compra son idénticas, esto no es cierto. En realidad, hay cinco tipos de órdenes de compra, cada una con un nivel de información diferente.

Así que si está listo para conocerlos, echemos un vistazo;

1. Pedido estándar

La orden de compra estándar es en la que más confían los compradores. Muestra la intención de llevar a cabo una única transacción con tipos de productos, calidad de los artículos y cantidad especificados. La orden de compra contiene toda la información necesaria para completar la transacción.

Ejemplo de orden de compra 1:

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Una orden de compra estándar es una solución sencilla y habitual para las compras puntuales. Es adecuada para situaciones en las que el comprador entiende los detalles de la compra y puede identificar el artículo o servicio, el importe, el calendario de entrega y las condiciones de pago.

Porejemplo, una_ empresa de SaaS puede necesitar una nueva impresora para su lugar de trabajo. Crean una orden de compra estándar que especifica la cantidad y las especificaciones de la impresora requerida, así como la fecha de entrega y el precio acordado._

Una orden de compra estándar debe incluir lo siguiente

• Información sobre el vendedor y descripción del artículo
• Fecha y lugar de entrega previstos
• Pago acordado, fecha de vencimiento y sanciones por demora.
• Detalles de los precios de cada producto.

2. Orden de compra prevista

Una orden de compra planificada (OPP) permite a los compradores planificar las necesidades futuras presentando una orden de compra de antemano. Aunque se conocen el artículo, el precio y las condiciones de pago, la cantidad y la fecha de entrega se basan en estimaciones fundamentadas. Las OPP son apropiadas para gastos semirregulares, como el material de oficina.

Ejemplo de orden de compra 2:

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Por ejemplo, una empresa realiza pedidos periódicos de material de oficina, como papel para impresora y artículos de papelería. El departamento de compras evalúa los patrones de consumo anteriores antes de crear una orden de compra con cantidades previstas y fechas de entrega variables. Liberan OPC a los proveedores según sea necesario para cumplir los requisitos.

Los pedidos de compra planificados incluyen información más amplia que los estándar, lo que da lugar a un aprovisionamiento más eficiente para las necesidades previstas. Las empresas pueden optimizar la gestión del inventario y mantener un suministro constante de bienes esenciales ofreciendo una visión detallada de las compras previstas.

Una Orden de Compra Prevista debe incluir lo siguiente;

• Información clara y específica sobre los artículos o servicios
• Detalles de envío e impuestos
• Instrucciones de entrega y condiciones de precio
• El precio de cada artículo.

3. Orden de compra global

Una orden de compra global (BPO) consiste en que el comprador realiza varios pedidos simultáneamente para negociar descuentos con el proveedor. Lo interesante de los vendedores es que están más dispuestos a ofrecer descuentos por pedidos al por mayor. Las empresas pueden adquirir productos de forma más eficiente mediante BPO, minimizando la redundancia y agilizando las compras.

Ejemplo de orden de compra 3:

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Porejemplo, una empresa necesita comprar cartuchos de impresora y papel con regularidad. En lugar de hacer pedidos individuales, conciertan un acuerdo con un único proveedor para realizar compras al por mayor durante un periodo determinado. El BPO especifica la cantidad, los costes y los descuentos acordados para cada artículo, garantizando que la compra sea asequible.

Cuando se trata de pedidos de compra de empresas (BPO), son como una ventana superclara a cómo se mueven los productos y servicios. Ayudan a las empresas a comprar de forma eficiente y económica.

Con las BPO, los compradores pueden asegurarse suministros suficientes y evitar esos momentos incómodos en que se agotan las existencias. Todo lo que tienen que hacer es mencionar cuánto quieren y aprovechar los descuentos.

La orden de compra global debe incluir lo siguiente:

• Especifique la cantidad de productos que deben entregarse a lo largo del tiempo
• Indicar los precios unitarios negociados, así como cualquier descuento o ajuste adicional.
• Incluya condiciones de pago, normas de calidad, políticas de devolución o penalizaciones
• Información confirmada sobre los precios de cada artículo

4. Orden de compra contractual

Una orden de compra contractual (CPO) es la orden de compra más oficial y jurídicamente exigible. Implica que el comprador y el vendedor firmen un contrato en el que se describen las condiciones de compra antes de emitir una orden de compra. Este acuerdo protege legalmente a ambas partes.

Ejemplo de orden de compra 4:

Fuente

Una Orden de Compra Contractual (CPO) ofrece mayor flexibilidad y da cabida a especificaciones más detalladas que una Orden de Compra Estándar (SPO). Establece directrices para la emisión de órdenes de compra a proveedores, la gestión de costes adicionales, la resolución de errores y otros aspectos cruciales de la asociación empresarial.

Los pedidos de compra por contrato ofrecen un marco seguro y eficaz para las transacciones comerciales, sobre todo cuando se trabaja con revendedores o en entornos de contratación complicados.

La orden de compra contractual debe incluir lo siguiente

• La referencia del contrato acordado
• Alcance del contrato y modificaciones
• Cláusulas de rescisión y salida

5. Orden de compra digital

Un pedido de compra digital es una técnica moderna y racionalizada para gestionar electrónicamente los pedidos de compra que mejora la productividad y el trabajo en equipo en el proceso de adquisición. Las empresas pueden ahorrar tiempo, minimizar el papeleo y garantizar un registro preciso digitalizando el procedimiento de pedido de compra.

Ejemplo de orden de compra 5:

Fuente

Una forma sencilla de crear y compartir una orden de compra digital es utilizar Microsoft Excel u Open Office. Estos sistemas incluyen plantillas preexistentes que pueden modificarse fácilmente para que contengan los elementos específicos necesarios para cada orden de compra.

Por ejemplo, una empresa que compra material de oficina puede utilizar una plantilla de pedido digital de Excel para indicar la cantidad, la descripción del artículo y el precio acordado.

Al intercambiar la orden de compra digital con el proveedor, ambas partes pueden tener una visión clara de la información de compra, lo que se traduce en una mejor comunicación y una entrega más rápida.

Las órdenes de compra digitales también ofrecen mayores capacidades de seguimiento e información, lo que permite a las empresas gestionar mejor sus presupuestos y evaluar los patrones de compra. La transparencia beneficia a compradores y proveedores, permitiendo un proceso de adquisición mutuamente ventajoso y eficiente.

¿Cómo funciona una orden de compra?

Comprender la complejidad del funcionamiento de una orden de compra es fundamental para las organizaciones que desean optimizar sus procesos.

Comprender la necesidad de productos

El proceso comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de un determinado producto o servicio que el vendedor puede suministrar. El comprador especifica el artículo, la cantidad necesaria y la fecha de entrega deseada.

Por ejemplo, una empresa manufacturera puede necesitar una enorme cantidad de materias primas durante las vacaciones para satisfacer el aumento de la demanda de sus productos. El comprador debe definir los tipos y cantidades exactas de materiales necesarios y el plazo de entrega para asegurarse de que dispone de las materias primas adecuadas para alcanzar sus objetivos de producción.

El comprador crea una orden de compra

A partir de las necesidades definidas, el comprador crea una orden de compra que incluye todos los datos pertinentes, como la descripción del producto, la cantidad, el precio, la fecha de entrega y los términos y condiciones adicionales. La orden de compra se envía como una solicitud formal al proveedor de los productos o servicios especificados.

Para evitar irregularidades o retrasos en el proceso de compra, el comprador debe asegurarse de que los detalles de la orden de compra son precisos y completos para el proveedor.

Por ejemplo, el comprador puede especificar los tipos y cantidades concretas de materias primas necesarias, los costes unitarios acordados y la fecha de entrega.

El vendedor revisa la orden de compra

Una vez enviada la orden de compra al proveedor, éste la examinará detenidamente para asegurarse de que se corresponde con sus existencias y su capacidad para satisfacer la petición del comprador.

Por ejemplo, el vendedor debe asegurarse de que tiene los artículos deseados en stock y de que puede suministrarlos en la fecha acordada. Pasar por alto las comprobaciones de inventario provocará problemas en la entrega del producto; como comprador, debes verificar la disponibilidad del producto de antemano.

El vendedor analiza la orden de compra y la aprueba

Tras la revisión, el vendedor autorizará la orden de compra si cumple las especificaciones del comprador. La aprobación del pedido de compra muestra la promesa del vendedor de suministrar el producto específico mencionado en el pedido sin retrasos.

Cumplimiento de los pedidos de compra

Con la orden de compra aprobada, el vendedor completa el pedido suministrando al cliente los productos o servicios especificados. Esta etapa implica la entrega de los productos o la prestación de los servicios acordados.

Factura pagada

Durante esta última fase, el comprador es responsable del pago de la factura según las condiciones de pago del vendedor. El pago se aprueba por los productos o servicios recibidos, tal y como se indica en la factura.

Por ejemplo, el comprador paga la factura de las materias primas entregadas dentro de los plazos de pago acordados.

Así es como funciona un proceso típico de pedido de compra. Comienza con la creación del pedido y termina con la aprobación de la factura por parte del comprador y el proveedor.

Cada organización tiene su propia configuración de las órdenes de compra; algunas incluyen controles de calidad antes del proceso de facturación, pero el aspecto de alto nivel sigue siendo el mismo.

¿Cómo puede agilizar la plataforma de gestión SaaS la gestión de pedidos de compra?

Flujo de trabajo de aprovisionamiento

Puede simplificar la creación de una orden de compra utilizando flujos de trabajo de aprovisionamiento de plataformas de gestión SaaS como CloudEagle. El flujo de trabajo se activará una vez que el usuario plantee la solicitud de compra, y las partes interesadas pertinentes recibirán una alerta por correo electrónico y Slack para agilizar el proceso de aprobación.

Una vez aprobada la solicitud de compra, puede crear la orden de compra e incluir las condiciones de precio.

Compra asistida

Negociar las condiciones de precio adecuadas con los proveedores puede resultar abrumador si lo hace solo. En ese caso, puede dejar el trabajo pesado a los expertos en compra de SaaS. Ellos se encargan hábilmente de negociar las condiciones de precio, los acuerdos de nivel de servicio y otras cláusulas esenciales en su nombre, asegurándose de que adquiere los productos adecuados al precio correcto.

Gestión de contratos

Una vez entregado el producto, complete el proceso de facturación y utilice el módulo de gestión de contratos de una plataforma de gestión SaaS para almacenar todos los documentos esenciales en un solo lugar. Así, la próxima vez que quieras revisar la compra o el contrato, podrás acceder fácilmente a los documentos pertinentes con unos pocos clics.

Conclusión

Estos son los tipos de órdenes de compra más habituales entre compradores y proveedores para adquirir cualquier tipo de producto o servicio.

Cada orden de compra sirve para un propósito específico y tiene sus pros y sus contras. En última instancia, es responsabilidad del comprador de SaaS decidir el tipo de orden de compra que desea enviar.

Involucre a las partes interesadas de los equipos financieros y de compras para que revisen las órdenes de compra antes de enviarlas, a fin de asegurarse de que todo el mundo está en sintonía y de que está tomando una decisión informada.

Inspírese en los ejemplos que hemos añadido, utilice el software de aprovisionamiento SaaS y empiece a crear sus órdenes de compra para realizar operaciones de compra sin problemas.

Buena suerte.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una factura?

Las órdenes de compra son emitidas por los compradores a los vendedores para controlar y seguir el proceso de compra, mientras que las facturas son emitidas por los vendedores a los clientes una vez que se ha cumplido el pedido.

2. ¿Se asimila una orden de compra a un contrato?

Una orden de compra especifica la entrega, la facturación, los productos o servicios concretos adquiridos, las condiciones legales y el pago. Cuando una orden de compra es aceptada por el proveedor, se convierte en un contrato legalmente vinculante entre el cliente y el proveedor.

3. ¿Cuáles son las ventajas de las órdenes de compra?

Ventajas de utilizar órdenes de compra

• Lleve un registro de los pedidos recibidos.
• Evitar duplicidades
• Minimice los errores en los pedidos.
• Trámites legales
• Aumentar la eficacia
• Ayuda a la ampliación