5 herramientas eficaces de comunicación interna para mejorar el flujo de trabajo de su empresa

Introducción

Dirigir una startup sin un sólido sistema de comunicación entre departamentos y miembros del equipo puede resultar caótico.

Es como una orquesta sin director. Cada uno toca su instrumento, pero el sonido no es armonioso.

Para terminar los proyectos a tiempo, necesitas un sistema de comunicación que mantenga a todo el mundo sincronizado. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar una herramienta de comunicación interna.

La mayoría de las herramientas de comunicación interna pueden gestionar tareas como mensajes de texto, videoconferencias y programación de proyectos.

Aun así, puede resultar difícil elegir entre las distintas opciones de Internet.

Por eso hemos decidido reunir las cinco mejores herramientas de comunicación interna que usted y los miembros de su equipo deberían tener en cuenta.

Aplicación de mensajería instantánea: Slack

Slack es una aplicación de mensajería para empresas que conecta a las personas con la información que necesitan.

Con un espacio organizado llamado "Canales", su equipo puede acceder a cualquier información que necesite, sin importar la ubicación, la zona horaria y a su conveniencia.

Por lo tanto, tomar las decisiones correctas con facilidad para sujetar un proyecto en curso.

Su interfaz de usuario es fácil de usar, lo que ayuda a los usuarios noveles a experimentar rápidamente la plataforma.

Los usuarios de Slack pueden compartir archivos y realizar llamadas de voz y vídeo, lo que lo convierte en una herramienta de comunicación interna impresionante.

También le permite integrar software y aplicaciones personalizadas directamente en Slack. Esto te ayuda a ti y a tu equipo a ahorrar tiempo y a pasar de una tarea a otra.

Precios:

Plan gratuito con funciones limitadas

Plan Business Plus: 12,50 $/mes

Enterprise Grid (póngase en contacto con ventas)

Funciones de apoyo a la comunicación en equipo

• Canales: Slack te ayuda a crear un espacio en el que puedes comunicarte con los miembros de tu equipo sobre una cosa, simplemente para que todos estén en la misma página.

Pros: Puedes crear canales para temas, equipos o proyectos específicos para mantener las conversaciones organizadas y fácilmente accesibles. Los canales pueden ser públicos o privados.

Contras: Slack tiene numerosas formas de notificarte cuando tienes un nuevo mensaje(s), creando ese efecto desencadenante para ver lo que está pasando.

• Mensajería directa: Es una conversación más pequeña en Slack que ocurre fuera de los canales.

Pros: Algunas conversaciones no están pensadas para ser generales. Puedes entrar directamente en sus DM y enviar mensajes privados a los miembros del equipo para mantener conversaciones individuales.

Contras: Tu historial de mensajes queda enterrado.

• Compartir archivos: Podrías compartir documentos, imágenes, vídeos y otros archivos directamente en las conversaciones de Slack.

Pros: Facilita compartir y colaborar con alguien en tiempo real. Es genial para cuando necesitas una respuesta inmediata sobre un plazo.

Contras: Hay un almacenamiento mínimo de archivos porque sólo se obtiene tanto almacenamiento como el que se paga como empresa. Slack borra los archivos lentamente con el tiempo.

• Integraciones: Slack ha hecho posible que los trabajadores trabajen eficientemente con otro software.

Ventajas: Slack puede conectarse a otras aplicaciones o programas (por ejemplo, Google Drive, Trello y GitHub) para centralizar la información y automatizar los procesos.

Contras: Con tantas funciones e integraciones, Slack puede resultar abrumador para los nuevos usuarios. Puede llevar algún tiempo acostumbrarse a todas las funciones y aprender a utilizarlas con eficacia.

• Videollamadas y llamadas de voz: Con Slack, puedes mantener conversaciones en tiempo real con los miembros de tu equipo a través de videollamadas y llamadas de voz para realizar los trabajos.

Pros: Fácil de usar.

Contras: Al realizar videollamadas o llamadas de voz desde Slack, los usuarios pueden notar algunos problemas de lentitud en las respuestas de la persona que recibe la llamada.

Plataforma de intranet: Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint presenta una forma sencilla de colaborar y compartir información con su equipo.

Utilizado por más de 190 millones de personas en todo el mundo, SharePoint transforma la forma en que su equipo se conecta, se comunica y colabora.

Microsoft SharePoint es una plataforma web de colaboración y gestión de documentos que funciona con diversas aplicaciones, para almacenar documentos y comunicar información en toda una organización.

Gracias a su gran flexibilidad, las organizaciones utilizan SharePoint para crear una intranet (o sistema interno de Internet) que funciona como cualquier otro sitio web, para cada proyecto, equipo, departamento y división.

Se pueden crear subsitios para un departamento o equipo específico. A través de estos espacios centralizados y seguros, los usuarios pueden acceder a los documentos, compartirlos y editarlos.

Funciones de colaboración en equipo y uso compartido de documentos

• Intercambio externo de archivos y contenidos:

SharePoint permite almacenar documentos y carpetas con usuarios externos, concediéndoles un acceso controlado.

Pros: SharePoint ahorra tiempo. Puedes acceder fácilmente a archivos y documentos compartidos.

Contras: Podrías tener problemas de seguridad.

• Gestión de contenidos: SharePoint organiza y gestiona contenidos mediante bibliotecas, listas, metadatos, gestión de registros y políticas de retención.

Además, los documentos pueden someterse a un proceso de aprobación para mantener las normas de calidad y cumplimiento.

Pros: SharePoint permite a su equipo almacenar y recopilar valiosos datos y documentos organizativos.

Contras: Aunque la interfaz de SharePoint es fácil de usar, podría requerir mucha formación para garantizar que tu equipo la utiliza correctamente.

• **Sitios de equipo: **SharePoint proporciona un lugar para que grupos de usuarios vean y colaboren en contenidos, datos y noticias.

Pros:

• Tu equipo puede colaborar en contenidos y datos, y trabajar en documentos al mismo tiempo.

Contras:

• Puede ser difícil de configurar y personalizar para los usuarios no técnicos.
• Sitios de comunicación: comparta y comunique mensajes entre organizaciones con subsitios personalizables y dinámicos.

Pros:

• Eficaz para transmitir mensajes e información a través de las organizaciones.
• Permite subsitios dinámicos y de marca.
• Integración con otras aplicaciones de Office 365 para una comunicación completa.

Contras:

• Crear y mantener diferentes subsitios puede requerir ciertos conocimientos técnicos.
• Accesible en aplicaciones móviles para garantizar la colaboración de los miembros del equipo desde cualquier lugar.

Pros:

• Garantiza la colaboración sobre la marcha para los miembros del equipo que utilizan dispositivos Android, iOS y Windows.
• Las aplicaciones móviles proporcionan acceso a intranets, sitios de equipo y contenidos.

Contras:

• Las aplicaciones móviles pueden no ofrecer las mismas características y funcionalidades que la versión de escritorio.
• Automatice los procesos empresariales creando alertas y flujos de trabajo.

Pros:

• Agiliza y automatiza los flujos de trabajo y las notificaciones.
• Ayuda a mejorar la productividad y la coherencia de los procesos empresariales.
• Integración con Power Automate para amplias posibilidades de automatización.

Contras:

• Configurar flujos de trabajo complejos puede requerir conocimientos técnicos.
• Funciones de búsqueda que ayudan a encontrar personas relevantes y contenidos importantes.

Pros:

• Potentes funciones de búsqueda para encontrar personas y contenidos relevantes.
• Ayuda a localizar rápidamente información y recursos importantes.
• Resultados de búsqueda personalizados para los usuarios.

Contras:

• A veces es difícil adaptar la relevancia de la búsqueda a las necesidades específicas.

Software de gestión de proyectos: ClickUp

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que ofrece soluciones para que los equipos gestionen todo tipo de trabajos, colaboren en las tareas y simplifiquen sus flujos de trabajo.

Proporcionar una experiencia agradable a los miembros de su equipo para que trabajen con eficacia y produzcan buenos resultados.

Con su flexible infraestructura jerárquica, su equipo puede organizar proyectos, gestionar tareas y subtareas y realizar un seguimiento de los objetivos, todo ello a su conveniencia.

Gracias a la integración de más de 1.000 herramientas de trabajo como Slack, Google Drive, Figma y Loom, puedes agilizar el proceso de gestión de proyectos y acercar a tu equipo un paso más a su objetivo.

ClickUp te ofrece una amplia gama de precios para que disfrutes de lo mejor y aumentes tu productividad.

Precios

Plan Forever gratuito (mejor para uso personal)

Plan Ilimitado ( mejor para equipos pequeños) -

7 $/miembro al mes.

Plan de negocio (mejor para equipos medianos) - 12 $/miembro al mes.

**Plan Enterprise (ideal para grandes equipos) - Póngase en contacto con el departamento de ventas

Integración de la comunicación en los flujos de trabajo de gestión de proyectos

• Organice sus proyectos en ClickUp creando Espacios y Carpetas. Esto le ayudará a crear un entorno para su trabajo.

Pros:

• Define una estructura de proyecto clara y organizada.
• Trabaje entre distintos proyectos y espacios de trabajo.

Contras:

• Puede resultar complejo para los usuarios noveles debido a la gran cantidad de opciones.
• En cuanto a la comunicación, utilice la sección de comentarios para comentar detalles, proporcionar actualizaciones y hacer preguntas. También puedes mencionar a miembros del equipo para captar su atención.

Pros:

• Fomenta debates centrados en tareas específicas.
• Ayuda a dirigir la comunicación a las personas adecuadas.
• Toda la comunicación está vinculada al contexto de la obra.

Contras:

• Puede llegar a ser abrumador si no se gestiona bien, sobre todo en proyectos grandes.
• Personalice la vista de sus tareas en ClickUp, según los requisitos de su proyecto y su estilo de comunicación. Elija entre listas, tableros o calendarios para encontrar la vista que más le convenga.

Pros:

• Elige la vista (listas, tablones, calendarios) que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.
• Visualice el trabajo de la forma que tenga más sentido para su equipo.
• Filtros y opciones de clasificación para ajustar las vistas de las tareas.

Contras:

• La curva de aprendizaje en la instalación y configuración de vistas, especialmente para los nuevos usuarios.
• Si el control del tiempo es importante para su proyecto, aproveche la función de control del tiempo de ClickUp. Esto le permitirá registrar las horas de trabajo y mantener la transparencia en cuanto al esfuerzo dedicado al proyecto.

Pros:

• Realice un seguimiento e informe fácilmente de las horas de trabajo para una mejor gestión de los proyectos.
• Integración con aplicaciones de control del tiempo o con el temporizador integrado de ClickUp.
• Conocimiento de cómo se distribuye el tiempo entre tareas y proyectos.

Contras:

• Requiere disciplina para realizar un seguimiento sistemático del tiempo, lo que puede resultar engorroso para algunos miembros del equipo.
• Las funciones avanzadas de control del tiempo pueden ser limitadas en comparación con las herramientas de control del tiempo específicas.

Herramienta de videoconferencia: Zoom

Zoom es una de las herramientas de software de videoconferencia más populares del mercado que conecta a las personas, fomenta la colaboración y facilita la productividad.

Zoom es una plataforma de videoconferencia basada en la nube para reunirse virtualmente con compañeros de trabajo, ya sea sólo por vídeo o audio, o ambas cosas, cuando no es posible celebrar reuniones en persona.

Es una herramienta esencial para equipos pequeños, medianos y grandes que quieren mantenerse en contacto y continuar sus flujos de trabajo diarios con las mínimas interrupciones.

Con sus funciones fáciles de usar, que van desde reuniones individuales a videoconferencias en grupo, uso compartido de pantallas y grabación, usted y su equipo sacarán el máximo partido de la creación de estrategias eficaces y llegarán a una conclusión deseable para cada proyecto de incorporación.

Precios

Plan Básico - Plan gratuito que permite celebrar reuniones de grupo con 100 participantes durante 40 minutos.

Plan Pro - 15,99 $/£11,99 al mes, que te permite crear un ID de reunión personal para reuniones repetitivas de Zoom y grabar reuniones durante 30 horas, con 5 GB de almacenamiento en la nube.

Plan de empresa - 19,99 $ al mes. Puedes personalizar tus reuniones de Zoom con URL personalizadas y marcas de empresa, y las reuniones de Zoom se graban. Tiene un límite de 30 horas para un máximo de 300 asistentes y 5 GB de almacenamiento en la nube.

Business Plus - Cuesta 25,00 $ al mes con un mínimo de 10 usuarios. Reuniones de 30 horas, 10 GB de almacenamiento en la nube y hasta 300 participantes.

Fuente: Zoom_

Plan Enterprise - Este nivel está pensado para empresas con más de 1.000 empleados, y tendrás que ponerte en contacto con el departamento de ventas para determinar el precio.

Buenas prácticas para celebrar reuniones virtuales productivas

• Establezca un orden del día: Comparta con antelación un orden del día claro en el que se expongan los objetivos de la reunión y los temas que se van a tratar. Esto ayuda a los participantes a venir preparados.
• Programe la reunión con prudencia: Elija horarios de reunión que funcionen para todos los participantes y reduzca al máximo la duración de la reunión, garantizando al mismo tiempo que se traten todos los puntos clave.
• Pruebe la tecnología: Asegúrese de que su cuenta de Zoom y su equipo funcionan correctamente antes de la reunión. Pruebe la cámara, el micrófono y la conexión a Internet.
• Involucre a los participantes: Fomente la participación activa formulando preguntas, utilizando encuestas o permitiendo a los participantes compartir sus pantallas o anular el silencio cuando sea necesario.
• Silenciar cuando no se habla: Mantén el micrófono en silencio cuando no estés hablando para minimizar el ruido de fondo y las distracciones.
• Grabación: Graba la reunión para quienes no puedan asistir y comparte la grabación después para que sirva de referencia.
• Fondo: Seleccione un fondo profesional o neutro para mantener un aspecto pulido.

Suites de colaboración: Notion

Notion ha cambiado la forma de trabajar de los equipos gracias a su suite de colaboración versátil, fácil de usar y adaptable, que permite a los equipos ser más productivos, organizados y creativos.

Es más que una herramienta.

Notion es una compleja herramienta todo en uno que puede utilizarse para varios fines: toma de notas, gestión de tareas, gestión del conocimiento y gestión de bases de datos. Esta es una característica que lo hace destacar - Versatilidad.

Con su interfaz de arrastrar y soltar, Notion ofrece a los usuarios plantillas para personalizar su espacio de trabajo según sus necesidades y empezar a trabajar rápidamente.

Al ser una de las plataformas de colaboración más potentes, los usuarios pueden asignar tareas, fijar plazos, seguir el progreso de los proyectos en curso o incluso dirigir toda una empresa, exactamente como ellos quieran.

Su potente función de búsqueda permite a los usuarios con grandes cantidades de datos buscar una nota, tarea o entrada de base de datos concreta para encontrarla, en cuestión de segundos.

Aquí tienes 5 formas de utilizar Notion para trabajar:

• Seguimiento de objetivos
• Crear sistemas de diseño
• Automatización mediante API
• Seguimiento y gestión de contenidos
• Gestionar proyectos complejos

Precios

Plan gratuito: Lo mejor para una persona que quiere organizar todos los rincones de su vida y trabajo.

Precio: Gratis

Plan Plus: Lo mejor para grupos pequeños que quieren una herramienta para planificar y organizarse.

Precio: 8 $ por usuario al mes/ facturados anualmente (10 $ por usuario/ facturados mensualmente)

Plan de empresa: Ideal para empresas que utilizan Notion para conectar varios equipos y herramientas.

Precio: 15 $ por usuario/mes facturados anualmente ( 18 $ facturados mensualmente)

Fuente: Notion_

**Empresa: **Controles avanzados y soporte para dirigir toda su organización.

**Precio: **Contacte con el equipo de ventas

**Funciones de apoyo a la colaboración en equipo

• Colaboración en tiempo real: Varios miembros del equipo pueden trabajar en el mismo documento o página al mismo tiempo, lo que facilita la colaboración en tiempo real.

Pros:

• Varios usuarios pueden trabajar en un documento al mismo tiempo.
• Fácil comunicación dentro de los documentos.
• Rastrea los cambios y vuelve a versiones anteriores.

Contras:

• Requiere conexión a Internet para colaborar en tiempo real.
• Limitado a usuarios con cuenta Notion.
• Espacio de trabajo compartido: Notion te permite crear un espacio de trabajo compartido para tu equipo, personas seleccionadas o toda la web, facilitando la organización y el acceso a la información de forma colectiva, sobre las páginas trabajadas.

Pros:

• Puedes crear espacios de trabajo compartidos adaptados a tus necesidades.
• Toda la información relacionada con el equipo en un solo lugar.
• Asigna permisos para controlar quién puede ver y editar contenidos.

Contras:

• Dificultad para aprender a configurar y personalizar.
• Plan libre con limitaciones de tamaño del espacio de trabajo.
• Base de datos y plantillas: Puedes crear una base de datos personalizada y personalizar tu espacio de trabajo con plantillas para gestionar proyectos, tareas y otra información de forma colaborativa.

Pros:

• Organiza y filtra datos fácilmente.
• Una amplia gama de plantillas para diversos casos de uso.
• Cree plantillas que se adapten a necesidades específicas.

Contras:

• La configuración inicial de la base de datos puede llevar mucho tiempo.
• Las plantillas pueden no cubrir necesidades muy específicas
• Gestión de tareas: Las funciones de gestión de tareas y proyectos de Notion permiten a los equipos realizar un seguimiento del progreso y asignar tareas a los miembros del equipo.

Pros:

• Visualice tareas y proyectos con tableros.
• Gestión sencilla de tareas con casillas de verificación.
• Controle los plazos.

Contras:

• Algunos usuarios prefieren herramientas dedicadas a la gestión de tareas para disponer de funciones más avanzadas.
• La gestión de tareas puede resultar menos intuitiva para quienes no conocen Notion.
• Integración con herramientas: Notion añade una amplia gama de apps y herramientas, como Slack, Google Drive y más, para agilizar los flujos de trabajo.

Pros:

• Admite varias integraciones a través de aplicaciones de terceros y Zapier.
• Acceso a la API para integraciones personalizadas.
• Extensión de clipper web para la captura rápida de contenidos.

Contras:

• Integraciones incorporadas limitadas en comparación con las herramientas especializadas.
• Algunas integraciones pueden requerir un plan de pago o servicios de terceros.

Factores a tener en cuenta al elegir una herramienta de comunicación interna

Ahora que ya conoces estas herramientas, elegir cuál utilizar es de suma importancia.

Elegir la mejor herramienta para su empresa depende en gran medida de sus objetivos y del número de personas a las que desea llegar.

Por lo tanto, a medida que su equipo crece, también lo hace la necesidad de encontrar herramientas de comunicación y documentación de alta calidad, para facilitar y mejorar la interacción del equipo, que es un motor clave del mercado para facilitar los proyectos en curso.

Entonces, ¿cómo elegir la herramienta adecuada para su empresa?

Necesidades y objetivos de la empresa

A la hora de elegir una herramienta de comunicación, se trata ante todo de resolver un problema, pero para algunas empresas puede variar.

Algunos pueden necesitar una herramienta principalmente para chatear en tiempo real, para facilitar la comunicación, mientras que otros pueden necesitar una función avanzada como la gestión de proyectos, el intercambio de documentos o la videoconferencia.

Sea lo que sea, comprender las necesidades de su empresa también se alinea con el objetivo de obtener estas herramientas, ya sea para aumentar la productividad, facilitar la comunicación o mejorar el flujo de trabajo.

Facilidad de uso

Una interfaz complicada dificultará la adopción y frustrará la idea de que es un solucionador de problemas.

Buscar una interfaz fácil de usar es un factor clave a la hora de elegir una herramienta de comunicación, porque una interfaz bien diseñada reduce la curva de aprendizaje de tu equipo o empleados.

Es probable que una herramienta fácil de usar se convierta en parte integrante de las operaciones diarias de la organización.

Capacidad de integración

Su herramienta de comunicación debe poder conectarse con las demás herramientas y sistemas que utiliza en su organización, como la gestión de proyectos, el CRM o las plataformas de correo electrónico.

Esta conexión crea flujos de trabajo fluidos, reduciendo la necesidad de introducir datos manualmente y mejorando la eficiencia general.

Además, la elección de una herramienta de comunicación interna permite a su organización aprovechar la inversión en software existente y crear un entorno digital que respalde sus necesidades y objetivos empresariales específicos.

Coste

Equilibrar el coste de la herramienta con su capacidad para contribuir al éxito de su organización es lo que la convierte en una opción rentable.

Elegir de forma rentable la herramienta de comunicación que va a utilizar garantiza que su organización pueda asignar sus recursos sabiamente, optimizando su ROI.

Además de los costes de compra, también es esencial tener en cuenta las cuotas de suscripción, los costes de mantenimiento y los gastos de personalización a la hora de elegir una herramienta de comunicación interna.

De este modo, ajustará el presupuesto de su organización para que la herramienta no suponga una carga para sus recursos financieros.

Conclusión

Cuando se trata de comunicar dentro de su organización, la forma de transmitir el mensaje es tan importante como el mensaje que envía.

Por lo tanto, emplear herramientas de comunicación interna en su empresa garantiza que su equipo participe activamente en la realización de un trabajo o proyecto.

Las cinco herramientas analizadas, Slack, Microsoft SharePoint, ClickUp, Motion y Zoom, tienen cada una sus características para satisfacer las necesidades de su organización.

Ya se trate de gestión de tareas, colaboración en proyectos, intercambio de documentos o mensajería por chat, hay una herramienta para cada necesidad empresarial.

Las pruebas y demostraciones gratuitas son una forma perfecta de determinar si estas herramientas son adecuadas para usted.

Por lo tanto, sean cuales sean las ventajas, las características o el presupuesto de que disponga a la hora de elegir la mejor herramienta para su empresa, hay que tener en cuenta las necesidades de su negocio.