11 consejos para equipos de marketing que trabajan a distancia

Introducción

¿Te resulta difícil mantenerte al día de tus tareas de marketing mientras trabajas a distancia? Considere la posibilidad de aprovechar estos 11 consejos superactivos para los equipos de marketing que trabajan en un entorno remoto.

Gestionar un equipo de marketing, hacer un seguimiento de las campañas y analizar las métricas puede ser una ardua batalla, especialmente cuando no se está en el mismo espacio físico.

Pero las recompensas merecen la pena: el 77% de los empleados que trabajan a distancia declaran ser más productivos y el 52% tienen menos probabilidades de ausentarse.

Entonces, ¿cómo superar los retos de dirigir un equipo de marketing y, al mismo tiempo, aprovechar las ventajas de trabajar a distancia?

Establezca expectativas claras, mantenga una estructura organizada, comuníquese con regularidad y utilice las herramientas adecuadas. Una vez conseguido esto, su equipo de marketing estará listo para el éxito.

En este artículo, aprenderás los procesos y consejos más eficaces para gestionar el marketing a distancia. Aplícalos a tu empresa y tu equipo será más manejable y tendrá más éxito.

1. Crear un proceso impecable de contratación e incorporación a distancia

Para gestionar con éxito un equipo remoto, debe contratar e incorporar a sus talentos de forma eficaz.

Empieza por utilizar plataformas digitales como Indeed o LinkedIn para promocionar tu nuevo puesto de trabajo y asegúrate de que quede claro que el puesto puede ocuparse a distancia desde cualquier lugar. Así será más fácil que los candidatos potenciales encuentren tu anuncio y presenten su candidatura.

A la hora de evaluar candidatos remotos, un proceso de contratación virtual puede ser muy eficaz. Podría incluir entrevistas en vídeo con los responsables de contratación, tareas virtuales o pruebas escritas para evaluar las aptitudes del candidato.

Si está abierto a contratar a candidatos de diferentes lugares y zonas horarias, acomódelos durante el proceso de contratación programando las entrevistas durante sus horas de trabajo.

Durante el proceso de entrevista, deje de lado cualquier juicio sobre la ubicación del candidato y evalúelo en función de sus cualificaciones y su adecuación al puesto.

Si estás contratando para un puesto que puede ser a distancia o en la oficina, realiza todas las entrevistas por videollamada para evitar prejuicios de ubicación.

Una vez que haya contratado al nuevo miembro de su equipo, facilítele un proceso de incorporación virtual sin complicaciones para presentarle la empresa y su equipo.

Digitalice su proceso de incorporación proporcionando documentos y recursos esenciales en formato PDF, Google Doc o en línea. Considera la posibilidad de crear un sitio web de formación interna o una base de conocimientos a la que puedan acceder los nuevos empleados.

Considere la posibilidad de organizar sesiones de formación virtual para los procesos más complejos, con el fin de guiar a los nuevos empleados a través de las distintas tareas.

Para que los empleados remotos se sientan apoyados y progresen en sus funciones, es esencial que se reúnan periódicamente con su supervisor, mantengan charlas sobre su carrera profesional y reciban formación continua.

Para mejorar su proceso de incorporación virtual, pida a los nuevos empleados remotos su opinión tras los primeros meses para determinar qué funciona y qué debe mejorarse.

En última instancia, el objetivo de la incorporación de empleados remotos es que se sientan informados, respaldados y seguros en su nuevo puesto.

2. Establecer objetivos y expectativas claros

No se limite a dar por sentado que su equipo de marketing ya conoce los objetivos que espera que alcancen: deles más instrucciones de las que les daría si estuvieran juntos en la oficina.

Dé a su equipo autonomía para alcanzar esos objetivos. Así se sentirán más motivados en su trabajo y se sentirán dueños de sus proyectos.

En marketing, establecer indicadores clave de rendimiento para los empleados que desempeñan funciones creativas puede resultar complicado, ya que no siempre existe un vínculo directo con los clientes potenciales generados, como en otras funciones.

Para superarlo, establezca objetivos específicos de campaña para que el equipo trabaje de forma conjunta: todos tendrán un sólido sentido del propósito.

Cambie la mentalidad de su equipo para que vea los objetivos como algo en lo que pueden trabajar para mejorar la comunicación general y la unión del equipo.

3. Escuchar las ideas de todos

Todos hemos tenido alguna vez la experiencia de trabajar en un mal ambiente. La mayoría de las veces se debe a que no tuvimos espacio para crecer o sentirnos escuchados.

Esto es especialmente cierto para los equipos de marketing remotos que dependen de la creatividad y la comunicación para sobresalir en sus funciones. Con las reuniones por videollamada, es fácil que algunas voces no se oigan.

Cree espacios o talleres dedicados a la innovación y las sugerencias. Si las videollamadas no funcionan para todos, prueba a utilizar una herramienta de brainstorming en equipo como Miro.

Si actualmente no dedica tiempo a la innovación, es hora de empezar. Considere la posibilidad de reservar un tiempo específico para que su equipo se centre en ella. Replantea tu enfoque de la innovación y conviértela en una prioridad.

Ofrezca a su equipo el espacio necesario para innovar a fin de liberar todo su potencial y crear un entorno de trabajo más positivo.

Recuerde que un mal ambiente de trabajo puede ser tóxico para la moral y la productividad de su equipo. Fomente un entorno que favorezca el crecimiento y la innovación para crear un equipo más comprometido y motivado.

4. Aproveche el software de marketing adecuado

Asegúrese de que su equipo utiliza herramientas fáciles de gestionar y eficaces.

Los equipos de marketing suelen depender de varias herramientas de software, como plataformas de marketing por correo electrónico, herramientas de gestión de redes sociales, herramientas de diseño, CRM y herramientas de publicación web.

Aunque estas herramientas pueden facilitar la gestión del marketing, no hay que complicarse con demasiadas opciones de software.

Para agilizar la gestión del marketing a distancia, considere la posibilidad de utilizar soluciones de marketing totalmente integradas. Los miembros de tu equipo remoto no pueden simplemente acercarse a la mesa de un compañero para hacer una pregunta rápida o ponerse al día.

Cuando sus herramientas y aplicaciones de marketing funcionan juntas en una única plataforma, es más fácil gestionar su trabajo a distancia.

Esto reduce la necesidad de asistencia técnica y garantiza que todo su equipo esté siempre en la misma sintonía.

Las soluciones de marketing integradas ahorran tiempo y facilitan mucho la ejecución de las campañas, lo que es crucial cuando se gestiona el marketing a distancia.

5. Utilice el software Easy Communication

Si trabaja con un equipo de marketing remoto, una de sus principales prioridades debe ser establecer canales de comunicación eficaces. Trabajar juntos de forma eficaz es casi imposible sin conectar fácilmente con tu equipo.

Los correos electrónicos pueden ser lentos y desincronizados, por lo que conviene disponer de la plataforma adecuada de mensajería y videoconferencias en equipo.

Busca un software rápido y fácil de usar que te permita estar en contacto con tu equipo, colaborar en proyectos y recibir actualizaciones instantáneas cuando sea necesario.

Los equipos de contenidos remotos dependen de varios servicios para comunicarse, colaborar y organizarse. Algunos de los servicios más utilizados son:

• Slack es una potente aplicación de comunicación en equipo que permite a los equipos chatear y enviar mensajes privados. Ayuda a facilitar la colaboración entre los miembros del equipo.
• Confluence es ideal para crear documentos interconectados de forma colaborativa. Ayuda a documentar procesos y crear guías de estilo.
• Trello, DivvyHQ, CoSchedule y Google Calendar son herramientas fantásticas para crear calendarios editoriales compartidos. Hacen que la gestión de la publicación de contenidos sea un paseo por el parque.
• Airtable, Basecamp y Asana son excelentes para asignar y realizar el seguimiento de tareas en equipos remotos.
• Zoom es una sólida plataforma de videoconferencias que admite reuniones de equipo grandes e individuales. Con esta herramienta, los equipos remotos permanecen conectados y trabajan con eficacia.

6. No descuide la seguridad en línea de su equipo remoto

Uno de los riesgos de gestionar un equipo de marketing a distancia es la amenaza potencial para la seguridad de la información.

Para mitigar este riesgo, haga que su equipo remoto utilice una VPN de acceso remoto para crear una conexión segura cuando y dondequiera que utilicen Internet.

Cuando utilizas una VPN en tu iPhone o en cualquier otro dispositivo, tus datos de navegación se cifran, lo que significa que no pueden ser interceptados ni vistos por nadie que intente acceder a ellos.

Esto es especialmente importante si trabajas con información confidencial o accedes a redes y recursos de la empresa desde casa.

Tenga cuidado a la hora de compartir contraseñas entre los distintos servicios web que utiliza su equipo. Utiliza servicios de gestión de contraseñas fiables como LastPass y 1Password para que la gestión de contraseñas sea más fácil y segura.

Si sus autónomos utilizan ordenadores de la empresa para trabajar, practique el protocolo adecuado para mantener los dispositivos seguros y proteger los datos confidenciales.

He aquí algunos consejos para los empleados que utilizan el ordenador del trabajo en casa:

• No guarde documentos personales en el ordenador del trabajo. Un archivo con errores podría comprometer la seguridad, y cualquier contenido descargado en el ordenador pertenece a la empresa una vez que el autónomo se marcha.
• Evita navegar por sitios web que no te gustaría que viera tu jefe. Esto se aplica a la configuración de la oficina y del hogar, y los sitios web sospechosos podrían contener virus o malware que podrían dañar el dispositivo.
• Resiste la tentación de comprar por Internet, ya que las cookies y los anuncios emergentes podrían ralentizar el dispositivo de trabajo o comprometer la seguridad.
• Utiliza sólo tu correo electrónico de trabajo, ya que los correos personales podrían introducir virus o correos de phishing en el dispositivo de trabajo.
• Mantenga unos inicios de sesión seguros con autenticación multifactor y siga unas normas de seguridad en Internet adecuadas para mantener la concentración del trabajador remoto y evitar ciberataques.

7. Controles periódicos: Mantenga a su equipo en el buen camino

Cuando se gestiona un equipo remoto, puede resultar difícil mantener una conexión sólida con cada miembro. No es posible mantener conversaciones informales con ellos o hacerles preguntas cara a cara.

Así que programe reuniones individuales periódicas y charlas virtuales informales para mantener una conexión personal con cada empleado.

En estas reuniones, hable de los progresos de su trabajo, ofrézcales apoyo y retroalimentación.

Además, programar charlas profesionales periódicas con cada empleado puede demostrarles que te preocupas por su crecimiento profesional y que existen oportunidades de progresar dentro de la empresa.

Para ser más accesible a tu equipo remoto, deja algo de tiempo flexible en tu calendario. De este modo, podrás participar en una llamada o videoconferencia cuando un compañero tenga una pregunta o duda que sea mejor tratar en persona que a través de mensajes de texto.

Comunique su disponibilidad a través de un programa de mensajería instantánea para que su equipo sepa cuándo puede ponerse en contacto con usted. Haz que el "tiempo al aire" forme parte de tu horario para ofrecer a los miembros de tu equipo revisiones rápidas con las que ponerse al día sobre el progreso de su trabajo y hacer que se sientan apoyados.

8. Tenga en cuenta las zonas horarias

El trabajo a distancia brinda la oportunidad de contratar talentos de todo el mundo. Eso aumenta la diversidad de su equipo y amplía sus perspectivas.

Pero, ¿el truco? Hay que adaptarse a las distintas zonas horarias. Como gestor de un equipo remoto, busca formas de adaptarte a los distintos horarios de trabajo de tu equipo y anima a todos a ser considerados con los horarios de sus compañeros.

Al incorporar nuevos empleados o crear un calendario de equipo, pida a los trabajadores remotos que especifiquen su horario laboral y no laboral.

Mantén una conversación inicial con el equipo sobre las zonas horarias y las horas de trabajo preferidas para asegurarte de que todos conocen la disponibilidad de los demás.

Si una parte importante de su equipo se encuentra en una zona horaria diferente, considere la posibilidad de ajustar su horario al de ellos un día a la semana.

Otra opción es aplicar un turno dividido en el que trabaje durante las horas más activas de cada zona horaria. Este enfoque puede ayudarte a mantenerte conectado con los miembros de tu equipo global y a estar al día de sus progresos laborales.

9. Crear vínculos sólidos entre los miembros del equipo

Crear una sólida cultura de equipo puede ser un reto en un entorno de trabajo a distancia, en el que los compañeros sólo interactúan durante las reuniones de trabajo y las celebraciones del equipo.

Considere la posibilidad de organizar actividades virtuales como el Pictionary o el karaoke para fomentar una mejor unión del equipo. Estas actividades no tienen nada que ver con el trabajo, pero pueden permitir a los compañeros de equipo charlar, aprender unos de otros y divertirse.

Identificar las oportunidades de interacción personal con cada uno de los miembros del equipo.

Programe charlas de café a distancia u otras conversaciones informales dedicadas exclusivamente a conocer a sus compañeros de equipo a un nivel más personal.

Conozca a los miembros de su equipo y sepa cómo trabajar juntos, comunicarse e interactuar.

Ya sea en actividades virtuales o en conversaciones informales, el tiempo que pasamos juntos crea compenetración y refuerza la cultura de equipo a pesar de la distancia física.

10. Ser emocionalmente inteligente

Dirigir un equipo a distancia puede plantear retos emocionales, y la inteligencia emocional (Inteligencia Emocional) es esencial para afrontarlos. La Inteligencia Emocional te permite reconocer tus emociones y responder adecuadamente a diversas situaciones, incluso cuando trabajas a distancia.

Por ejemplo, microgestionar a los trabajadores remotos puede ser tentador, pero un directivo emocionalmente inteligente programará visitas para asegurarse de que el equipo va por buen camino.

Mantener la autonomía y la confianza para tener éxito en la gestión de equipos a distancia.

Supongamos que un empleado comete un error mientras usted está desconectado. Un directivo emocionalmente inteligente evitaría enviar correos electrónicos airados y, en su lugar, planificaría una charla para comentar con el empleado un feedback constructivo.

Recuerda que la comunicación digital debe ser respetuosa y profesional.

Cuando surjan desacuerdos entre compañeros de equipo, afróntelos rápidamente y señale al equipo que usted está disponible para resolver los problemas. Anime a su equipo a utilizar la Inteligencia Emocional en su vida laboral. Deje claro qué comportamiento es aceptable.

Utilice la inteligencia emocional para generar confianza y anime a su equipo a acudir a ellos con preguntas y preocupaciones.

11. Mantenga actualizados sus recursos de aprendizaje

Para asegurarse de que un equipo de marketing remoto está siempre aprendiendo y mejorando, disponga de un canal de comunicación específico para compartir conocimientos y sesiones de formación. Organiza reuniones de equipo periódicas en las que los miembros puedan compartir sus experiencias y consejos.

Mantenga todos los recursos de aprendizaje actualizados y fácilmente accesibles. Esto puede incluir un conjunto compartido de documentos con procedimientos normalizados de trabajo(PNT), plantillas y otros recursos útiles.

Tenga estos recursos a mano para consultar rápidamente la información correcta cuando la necesite. Eso ayudará a agilizar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.

Anime a los miembros del equipo a seguir aprendiendo de forma independiente a través de recursos como cursos en línea, seminarios web y conferencias del sector.

Proporcione acceso a estos recursos u ofrezca un presupuesto para que los miembros del equipo asistan a ellos y se mantengan al día de las últimas tendencias y estrategias de marketing.

Conclusión

Si nunca ha tenido la oportunidad de trabajar a distancia o de dirigir un equipo de trabajadores remotos, puede resultar abrumador desarrollar una estrategia eficaz para gestionar equipos dispersos.

Pero no deje que los retos iniciales le desanimen. Con tiempo y esfuerzo, puedes crear una próspera cultura de trabajo remoto que permita a tu equipo rendir al máximo.

Céntrese en crear un entorno de trabajo que fomente la colaboración, la creatividad y el respeto mutuo entre todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación.

Invierta en la creación de una cultura empresarial positiva para ayudar a los miembros del equipo de diversos orígenes a sentirse capacitados para compartir sus perspectivas, ideas y enfoques únicos del trabajo.