Окончателно ръководство за отхвърляне на имейли: Видове, причини и начини за отстраняване

Въведение

Случвало ли ви се е да изпратите имейл на някого и той да се върне обратно при вас? Това наричаме връщане на имейл! Това може да бъде истинско главоболие, особено за маркетолозите, рекламодателите и собствениците на бизнес, които разчитат на имейли, за да се свързват с клиентите и потенциалните си клиенти.

Връщането на имейли може да окаже значително влияние върху успеха на вашите имейл кампании, поради което е от решаващо значение да разберете неговите особености. В тази статия ще ви запознаем с всичко, което трябва да знаете за отпадането на имейли - от видовете и причините за него до практическите съвети как да сведете до минимум въздействието му върху взаимодействието с клиентите. Така че, настанете се удобно, отпуснете се и нека се потопим в света на отхвърлянето на имейли!

Какво представлява отпадането на имейли?

Когато изпращате имейл, понякога той не стига до пощенската кутия на получателя, което се нарича отказ на имейл. Обикновено получавате автоматично съобщение, в което се обяснява защо писмото не е било изпратено. Съществуват два вида връщания: твърди и меки. Отказите на имейли могат да причинят разочарование както на изпращача, така и на получателя, но разбирането на причините за тях и начините за справяне с тях може да доведе до по-добра надеждност и ангажираност на имейлите.

Видове откази на имейли - твърд отказ и мек отказ

Зада гарантирате успеха на маркетинговите си усилия по имейл, е важно да следите процента на отпадане на имейли. Отказите могат да възникнат по различни причини и се категоризират като "меки" или "твърди" откази. Разбирането на разликата между тези два вида откази е от ключово значение за оптимизирането на вашия списък за имейл маркетинг.

Труден отскок

Когато имейлът не успее да достигне до желания получател по трайни причини, това се нарича "твърд отказ" (hard bounce). Такъв неуспех обикновено се случва, когато имейл адресът на получателя е невалиден или вече не се използва.

Това може да се дължи на печатна грешка от страна на абоната или името на домейна да е престанало да съществува. Твърдите откази могат да бъдат неприятни, тъй като оказват отрицателно въздействие върху скоростта на доставяне на имейлите ви и върху репутацията ви като изпращач.

Меко отскачане

Когато имейлът не бъде доставен поради временен проблем, това е известно като "мек отказ" (soft bounce). Това може да се дължи на факта, че пощенската кутия на получателя е пълна или има проблем с получаващия сървър. Въпреки това не се притеснявайте, тъй като меките откази могат да бъдат изпробвани повторно няколко пъти.

Ако имейлът все още не е изпратен, е време да предприемете действия и да премахнете абоната от списъка си, тъй като той вече се счита за твърд отказ.

Причини за отпадане на имейли

Например, когато първото изпращане на имейл съобщение за продажби не успее да достигне до желания получател, това е известно като отказ на имейл. Това може да се случи поради различни причини, като несъществуващ имейл адрес, пълна входяща кутия, прекъсване на работата на сървъра, лоша репутация на изпращача, маркирано съдържание или ограничителни записи DMARC. Възможно е да има и повече причини от изброените по-горе. Някои от тези причини могат да бъдат временни, докато други са постоянни.

За да отстраните неизпратените имейли, първо трябва да разберете вида на категорията на неизпратените имейли.

Съществуват три вида откази - имейли с мек отказ, имейли с твърд отказ и имейли в блокиран списък - които могат да нарушат доставката на имейла ви.

Имейли с твърд отскок

Когато даден имейл е трайно недостижим за определен имейл адрес, това е известно като твърд отказ (hard bounce).

Възможно е да има различни причини за появата на имейл с твърд отказ:

• Фалшив имейл адрес: Някои хора дават фалшиви имейл адреси, особено когато им е поискан адрес в замяна на нещо онлайн, например съдържание или отстъпка. Използването на двойно включване може да помогне за избягването на тези откази.
• Неправилен имейл адрес: В полетата за имейл адрес няма проверка на правописа, така че се допускат грешки, които водят до неправилни имейл адреси.
• Блокирана електронна поща: Някои домейни на изпращачи, например правителствени или институционални, имат по-строги настройки на филтъра за спам и някои получатели може умишлено да са блокирали вашия имейл адрес. Ако причината е в настройките на филтъра за спам, помолете ги да ви добавят в контактите си.

Когато става въпрос за имейли с твърд отскок, няма лесно решение. Въпреки това е важно да предприемете действия, като премахнете всички адреси на имейли с твърд отскок от списъка си с имейли. Ако ги оставите да се натрупват, имейлите ви може да се окажат блокирани. Така че най-добре е да бъдете на висота и да поддържате списъка си актуален.

Имейли с мек отскок

Когато имейл сървърът временно отхвърли имейл, това се нарича "мек отказ" (soft bounce). Това обаче е само временен проблем и услугите за електронна поща обикновено се опитват да изпратят отново съобщенията, които са получили "мек отскок".

Има различни причини, поради които даден имейл може да се откаже, като например:

• Пощенската кутия е пълна: Когато пощенската кутия на получателя достигне капацитета си за съхранение и няма повече място за получаване на нови имейли, имейлът ви ще се върне обратно към вас.
• Размер на имейла: Ако размерът на имейла ви надхвърли ограничението, зададено от имейл клиента или сървъра на получателя, имейлът ви ще бъде върнат обратно. Това може да се случи, ако включите големи прикачени файлове или тежки изображения в имейла си.
• Сървърът не работи: Ако сървърът за електронна поща на получателя не работи, той може да е претърпял срив, да е бил претоварен или да е в процес на поддръжка. В този случай ще трябва да изчакате, за да изпратите отново имейла до адреса на получателя.
• Автореплика: Когато някой зададе автоматичен отговор, това означава, че не е в офиса, в отпуск или по друг начин не може да отговори веднага на имейла ви. Имейлът ви може да се върне обратно със съобщение за автоматичен отговор.

Имейли в блокиран списък

Доставчиците на услуги за електронна поща (ДУУ) създават списъци с блокове, за да отсяват вредно или експлоатиращо съдържание, като спам и зловреден софтуер, и да ги премахват. Тези списъци нямат за цел да усложнят процеса на изпращане на имейли, а по-скоро да предпазят получателите на зашеметяващите 300 милиарда имейла, които се изпращат всеки ден.

• Жалби за спам: Оплаквания от получатели могат да изпратят имейлите ви в папки за спам/списъци за блокиране.
• Висока честота на отпадане: Лошата хигиена на списъците с имейли може да доведе до високи нива на откази
• Рязък скок в размера/обема на списъка: Бързото нарастване на списъка с имейли или изпращането на огромно количество имейли може да е сигнал за спам или купен списък
• Лошо съдържание: Използването на спам думи в темата или съдържанието може да задейства филтрите.

Влияние на отхвърлянето на имейли върху възможността за доставяне на имейли

Когато изпращате партида имейли, е важно да следите за процента на отказите. Процент на отказите от 2 % е нормален и няма защо да се притеснявате, но над 5 % е причина за безпокойство. Това е така, защото високият процент на откази може да повлияе отрицателно на възможността за доставяне на имейли, което в крайна сметка може да навреди на степента на ангажираност и продажбите ви.

Доставчиците на имейли разглеждат високия брой откази като червен флаг за лоша маркетингова тактика за имейли или нискокачествено съдържание, което може да доведе до маркиране на имейлите ви като спам. Ето защо е важно да предприемете стъпки за намаляване на процента на отпадане и за поддържане на положителна цифрова репутация.

Не забравяйте, че всеки отхвърлен имейл е пропусната възможност за взаимодействие с клиента, така че си струва да положите усилия, за да поддържате възможно най-нисък процент на отхвърляне.

Как да откриете отпадането на имейли с помощта на Bounce Email Checker

Не е страшно, ако от време на време получавате няколко върнати имейла. Ако обаче оставите въпроса с върнатите имейли без внимание, това може да бъде неприятно. За да предотвратите негативното въздействие на непочистения пощенски списък, е препоръчително да използвате надежден инструмент за проверка на върнати имейли.

Имаме няколко неща, на които можете да обърнете внимание:

Mailfloss е чудесен инструмент, който много професионалисти използват за проверка на големи списъци за кореспонденция в насипно състояние. Това е автоматична проверка на откази на имейли, което означава, че няма да се налага да се притеснявате за управлението на процеса. Ако искате да го изпробвате, можете да получите 7-дневен безплатен пробен период.

EmailListVerify е високо оценен инструмент, който проверява за грешки в синтаксиса, неактивни или несъществуващи домейни и капани за спам, които могат да попречат на доставката на имейлите ви. Той се ползва с доверието на големи играчи в областта на маркетинга на имейли, като Mailchimp и Shopify. С EmailListVerify можете да проверите до 1000 адреса безплатно.

Clearout е инструмент, който прави точно това, което подсказва името му - премахва лоши имейл адреси, като използва различни методи. Той може да открива имейли, които идват от домейни в черния списък, спам капани и такива, които преди това са предизвиквали твърди откази. Можете да изпробвате Clearout безплатно с до 500 адреса.

Съвети за отстраняване на откази на имейли - твърд и мек отказ

Имате на разположение няколко различни стратегии за намаляване на процента на отпадане.

Съвети за отстраняване на трудни отскоци:

• Проверете два пъти имейл адреса: Случват се грешки и понякога се стига до твърд отказ само защото имейл адресът е бил изписан неправилно. Уверете се, че имате правилния имейл адрес, и опитайте да изпратите имейла отново.
• Премахване на невалидни имейл адреси: Ако имейл адресът вече не е активен или е невалиден, най-добре е да го премахнете от списъка си с имейли. Това ще ви помогне да избегнете бъдещи трудни откази.
• Използвайте безплатна услуга за валидиране на имейли: Ако не сте сигурни във валидността на даден имейл адрес, има безплатни услуги, които могат да ви помогнат да го проверите и да предотвратите трудни откази.

Съвети за отстраняване на меки отскоци:

• Изчакайте и опитайте отново: Меките откази обикновено са временни и често се дължат на фактори като пълна пощенска кутия или прекъсване на работата на сървъра. Изчакайте малко и след това опитайте да изпратите имейла отново.
• Проверете размера на имейла си: Ако имейлът ви съдържа големи прикачени файлове или изображения, той може да е твърде голям за пощенската кутия на получателя. Опитайте да изпратите по-малък имейл или да изпратите прикачения файл по друг метод.
• Наблюдавайте навиците си за изпращане на имейли: Изпращането на твърде много имейли твърде бързо може да задейства филтрите за спам или да предизвика временни проблеми със сървъра. Спазвайте темпото и следете показателите на имейлите си, за да избегнете бъдещи "меки откази".

Обобщение

Важно е да разбирате и да се справяте с отхвърлянето на имейли, за да сте сигурни, че имейлите ви се доставят на правилните хора и не попадат в папката за спам. Като следвате нашите съвети, можете да сведете до минимум отхвърлянето на имейли и да подобрите доставката на имейли и ангажираността си. Имайте предвид тези съвети, за да ви помогнат да изградите по-силни взаимоотношения с вашите клиенти и потенциални клиенти чрез имейли!