7 Най-добрата платформа за управление на разходите SaaS през 2023 г.

Въведение

Знаете ли, че разходите за софтуер са третият по големина разход в организацията, след разходите за служители и наем на офис?

Да, за разлика от старите приложения, приложенията SaaS се купуват по-лесно. Всеки, който има достъп до корпоративна кредитна карта, може да закупи SaaS приложение без одобрението на ИТ или финансовите екипи.

Тези неконтролирани разходи, наричани технически "ИТ в сянка", увеличават броя на безплатните и несанкционирани приложения в портфолиото ви за SaaS. Скрити от ИТ и финансовите екипи, тези приложения могат да доведат до пропуснати подновявания, а в най-лошия случай - и до нарушаване на сигурността на данните.

Именно тук влизат платформите за управление на разходите SaaS. В тази публикация в блога ще разгледаме седемте най-добри платформи, налични днес, и ще обсъдим ползите от използването на такъв софтуер.

Какво представлява платформата за управление на разходите SaaS?

Платформата за управление на разходите на SaaS е софтуерно решение, предназначено да оптимизира и рационализира процесите на снабдяване, разходване и управление на разходите на приложенията SaaS.

Тя може да се интегрира с вашите финансови системи, SSO и HRIS, за да осигури на предприятията цялостна видимост на техните разходи за SaaS, сенчести ИТ и да помогне за ефективен контрол на разходите.

Екипите по ИТ и ЧР могат да използват видимостта, предлагана от платформата за управление на разходите за SaaS, за да идентифицират ИТ в сянка и да премахнат дублиращите се приложения. Тези инструменти разполагат и с напомняния и работни потоци в реално време, за да предотвратят автоматичното подновяване и да помогнат на екипа ви да поднови договора за SaaS навреме.

Увеличените разходи за SaaS, дължащи се на пропуснати подновявания, ИТ в сянка и т.н., ще се отразят на решенията ви за бюджетиране и приходите, ако не бъдат проверени. Затова нека разгледаме най-добрите инструменти за управление на разходите за SaaS, които могат да ви помогнат да оптимизирате разходите си за SaaS.

Топ 7 платформи за управление на разходите SaaS

CloudEagle

CloudEagle заема водещо място, тъй като е една от най-всеобхватните платформи за управление на разходите в този списък. Нейните обширни функции за управление на приложенията, оптимизиране на разходите, снабдяване, управление на доставчиците и удобен за потребителя интерфейс я превърнаха в платформа за малки и средни предприятия и предприятия.

CloudEagle може да се интегрира с вашите вътрешни системи за SSO, финанси и HRIS. Това ви позволява да получите 100 % видимост на стека си от SaaS, да проследявате използването на приложенията, да идентифицирате недостатъчно използвани и дублиращи се приложения и да контролирате сенчестите ИТ.

Платформата предлага и автоматизирани работни потоци за рационализиране на процеса на възлагане на поръчки и подновяване, като спестява на екипа ви ценно време и усилия. С CloudEagle управлението на договори и фактури става лесно, тъй като можете да ги съхранявате на едно място и да ги проследявате лесно.

Експертите по закупуване на SaaS на CloudEagle ще ви помогнат да намерите правилния софтуер и ще преговарят от ваше име за закупуване на правилния софтуер на правилната цена. Освен това CloudEagle се отличава с мониторинг на подновяването. Той ще изпрати напомняния чрез Slack и имейл 90 дни преди крайния срок за подновяване и ще ги ескалира към различни заинтересовани страни, докато договорът не бъде подновен.

Характеристики

• Видимост на приложенията и точна информация за използването им
• Автоматизирано предоставяне и изключване на потребители
• Работни потоци за поръчки и подновявания
• Известия в Slack за поръчки и подновявания
• Услуги за асистирано купуване
• Механизъм за препоръчване на доставчици,задвижван от AI
• Управление на лицензи и договори
• Потребителски отчети.

Ценообразуване

Цената на стартовия план е 1000 USD на месец.

Finly

Finly е усъвършенствано облачно решение за управление на финансите, създадено за проследяване и управление на разходите, направени от потребителите и операциите в организацията. Готиният аспект на Finly е, че може да проследява и обработва всички разходи, независимо дали са на хартиени разписки или на цифрови записи.

Finly е оборудван с технология за оптично разпознаване на символи (OCR), благодарение на която инструментът извлича съответната информация от касовите бележки, включително дата, данни за продавача и изразходвана сума. След това тази информация се обработва, за да се генерират автоматично изчерпателни отчети за разходите.

След това тези доклади се изпращат на мениджърите за преглед и одобрение. След като бъдат одобрени, те се предават на финансовия екип за възстановяване на разходите, като се гарантира навременна и точна обработка на разходите на служителите.

Ако в стека ви от SaaS има дублиращи се приложения, дължащи се на ИТ в сянка, Finly може да ви помогне да откриете кой е закупил приложението, като анализира касовите бележки или фактурите. С помощта на инструменти за управление на финансите като Finly организациите могат да повишат отчетността за покупки в сянка и да приложат мерки за предотвратяване на повторното им извършване.

Характеристики

• Автоматизирани работни потоци
• Проследяване на дейности и разходи
• Управление на възстановяването на разходите
• Автоматизиране на плащанията по договори
• Управление на плащанията по поръчките за покупка
• Система за бюджетен контрол
• Управление на плащанията с корпоративни кредитни карти

Ценообразуване

Предлагат се три нива на ценообразуване: Малък бизнес, Бърз растеж и Предприятие. В какъв тип бизнес сте? Стартъп ли сте с бърз растеж? Можете да се свържете с екипа на Finly за подробна информация за цените.

Рампа

За разлика от другите платформи в този списък, Ramp предлага уникално решение, което ще попречи на служителите да закупуват приложения SaaS без одобрението на ИТ отдела: Корпоративна карта на Ramp.

Как корпоративната карта може да попречи на служителите да правят покупки в сянка?

Тези карти могат да бъдат конфигурирани по различни начини. Например можете да зададете конкретен бюджет на картата, който да предпазва екипите от прекомерни разходи, и можете също така да ограничите разходите по тези карти, за да поддържате разходите оптимизирани.

С визитните картички на Ramp бюджетирането на SaaS става безпроблемно, тъй като на всеки отдел може да бъде назначена специална корпоративна картичка с предварително определен бюджет, съобразен с неговите нужди. Този подход повишава отчетността и предотвратява покупки в сянка.

Освен визитни картички, Ramp е и стабилна платформа за управление на разходите и управление на доставчиците. Тя опростява процесите на плащане чрез точно събиране и проверка на разписките, като осигурява безпроблемно изживяване за потребителите.

Характеристики

• Управление на доставчиците и разходите
• Определяне на лимити за разходите за визитни картички
• Създаване на черен списък на продавачите за предотвратяване на нежелани покупки
• Предотвратяване на начисляването на по-големи такси от страна на продавачите при автоматично подновяване
• Картографиране на транзакциите към правилния доставчик
• Предварително дефинирани работни потоци за одобрение на обществени поръчки
• Централизирайте всички разходи на служителите и разходите за SaaS за лесно управление.

Ценообразуване

Предлага се безплатна пробна версия. Трябва да се свържете с екипа, за да научите повече за цените.

Spendesk

Spendesk е интуитивно решение за управление на разходите, което помага на компаниите да управляват ефективно разходите си за потребители и приложения. То предлага различни динамични функции като автоматизация на разходите, виртуални карти, съпоставяне на фактури с OCR и др., за да рационализира управлението на разходите.

Тя позволява на предприятията да автоматизират повтарящи се разходи, като намаляват ръчните усилия, спестяват време и увеличават производителността на екипа. Тази функция за автоматизация рационализира процеса на управление на разходите и осигурява последователност.

Софтуерът за оптично разпознаване на символи (OCR) позволява на Spendesk автоматично да съпоставя фактурите с исканията за разходи. Това помага за точното свързване на разходите със съответните фактури и опростява процеса на съгласуване.

Подобно на Ramp, Spendesk също предоставя виртуални кредитни карти за еднократна употреба, които могат да се използват за сигурни онлайн покупки в рамките на организацията. Тези карти могат да бъдат конфигурирани с лимити на разходите и предварително определени бюджети, за да се предотврати прекомерното харчене на потребителите за продукти и услуги.

Характеристики

• Виртуални карти и клиентски дебитни карти
• Бюджетен контрол върху картите
• Проследяване на финансови и счетоводни транзакции в реално време
• Създаване на предварително дефинирани правила за изразходване на средства
• Лесно управление на абонаментите за приложения
• Възстановяване на разходи.

Ценообразуване

Можете да получите индивидуална оферта от екипа в зависимост от вашите изисквания.

Payhawk

Следващият в нашия списък с най-добрия софтуер за управление на разходите SaaS е Payhawk, който съчетава корпоративни карти, управление на множество субекти, управление на разходите и задължения в една платформа.

Това унифицирано решение подобрява видимостта на паричните потоци, оптимизира разходите и опростява планирането в рамките на цялата група, като позволява на предприятията да прилагат ефективен и рационализиран подход към управлението на финансовите си процеси.

Корпоративните карти разполагат с функции за управление на разходите като лимити, политики и правила за конфигуриране на бюджети и контрол на индивидуалните и екипните разходи. Можете да проследявате използването в реално време и да замразявате картата и по-нататъшните транзакции, когато потребителите участват в покупки в сянка.

Най-добрият аспект на картите Payhawk е, че не е необходимо да управлявате отделни карти. Функцията за автоматизиране на сметките ще ви позволи да следите и управлявате карти в насипно състояние. Можете да задавате правила за бюджет и разходи и да ги прилагате за целия отдел с едно кликване.

Характеристики

• Проактивен контрол на бюджета и разходите
• Управление на карти в насипно състояние
• Създаване на карти със споделени, предварително дефинирани бюджети
• Управление на разходите
• Налични са работни потоци за одобрение
• Мобилното приложение Payhawk е налично

Ценообразуване

• Премиум карти - €199/месец
• Разход "всичко в едно" - 299 €/месец
• Enterprise - Индивидуална оферта въз основа на изискванията

Expensify

Expensify е базирана в облака система за управление на бизнес разходи, която се справя с управлението на разходите и транзакциите чрез обработка на данни в реално време.

Той предлага набор от функции за рационализиране на проследяването на разходите, анализиране на моделите на разходите на потребителите, управление на взаимоотношенията с доставчиците, създаване на стабилен бюджетен план, управление на разписките и управление на процесите на възстановяване на разходите.

Expensify предлага и корпоративни кредитни карти, за да помогне на финансовите екипи да контролират и управляват ефективно разходите си. Можете да зададете интелигентни лимити за всяка карта, за да контролирате разходите. След като достигнат лимита, картата ще бъде изключена до одобряване на предишния разход.

Можете да създавате интелигентни и изчерпателни отчети за разходите, като съставяте индивидуални и групови разходи с персонализирано форматиране. Можете да споделяте тези отчети с колеги, мениджъри или счетоводни отдели за съвместна работа и за улесняване на вземането на интелигентни решения.

Характеристики

• Система за откриване на измамни агенти за съответствие
• Управление на разходи и фактури
• Централизирано организиране на пътувания и лични плащания
• Усъвършенствани автоматизирани работни потоци и интеграции
• Приоритетна поддръжка
• Приложение за сканиране на разписки.

Ценообразуване

• Налична е безплатна версия с ограничени функции
• Планът Collect е на цена от 5 долара/потребител/месец с карта Expensify
• Планът за управление е на цена от 9 USD/потребител/месец с карта Expensify.

Spendflo

Spendflo е цялостна платформа за управление на SaaS и управление на разходите с много функции за управление на целия жизнен цикъл на SaaS - от управление на приложенията до управление на поръчките и разходите.

Ускорете процеса на закупуване на SaaS, като автоматизирате работните потоци за одобрение. Прекарайте по-малко часове ръчно и оставете екипа си да се съсредоточи върху по-стратегически задачи за управление на разходите за SaaS.

Spendflo може безпроблемно да се интегрира с вашите вътрешни SSO и финансови системи за проследяване на данните за разходите. Можете да получите 360-градусова представа за това колко вашият екип изразходва за всяко приложение. Сравнете планираните разходи с действителните и изчислете къде сте изразходвали недостатъчно и къде прекалено много средства. Това ще ви помогне да планирате ефективно бюджета си.

Анализирайте данните за използването на всяко приложение, идентифицирайте недостатъчно използваните лицензи и ги оразмерете правилно, за да увеличите спестяванията си от SaaS, което ще се отрази значително на крайните ви резултати.

Характеристики

• Управление на приложения и договори от едно място
• Анализи на разходите и точно проследяване на използването
• Автоматизирани работни потоци за одобрение и подпомогнато купуване
• Оценка на риска на доставчика
• Провеждане на проучване на нагласите
• Управлявайте портфолиото, разходите и сигурността от една платформа.

Ценообразуване

Цената на стартовия план е 2 500 долара на месец (фактурирани годишно), а цената се увеличава в зависимост от годишните ви разходи.

Ползи от използването на софтуер за управление на разходите

Внедряването на SaaS платформа за управление на разходите може да донесе много ползи за вашия бизнес. Ето някои основни предимства:

Оптимизиране на разходите

Платформата за управление на разходите ви помага да получите видимост на разходите си за SaaS чрез SSO и финансови интеграции, което ви позволява да идентифицирате ненужните лицензи и да премахнете излишните услуги, което води до значителни икономии на разходи.

Видимост и централизирано проследяване

С помощта на платформа за управление на разходите можете да получите поглед от птичи поглед върху целия си пакет SaaS и да консолидирате всички приложения SaaS на едно място, което позволява лесно проследяване, наблюдение и управление. Пълната видимост предотвратява сенчестите ИТ, дублиращите се и излишните приложения и гарантира спазването на фирмените политики.

Рационализирани работни потоци

Софтуерът за управление на разходите може да автоматизира повтарящи се задачи като обработка на фактури, проследяване на разходи и работни потоци за одобрение, намалявайки ръчните усилия и увеличавайки производителността.

Проследяване на употребата

Благодарение на възможностите за интеграция на софтуера за управление на разходите можете да проследявате използването на приложенията в реално време. Идентифицирайте неизползваните и недостатъчно използваните приложения и направете необходимите оптимизации, за да контролирате разходите си.

Управление на договори и подновяване на договори

Тези платформи предоставят всеобхватни възможности за управление на активите, като ви позволяват да проследявате условията на договорите, да автоматизирате подновяванията и да договаряте по-добри сделки с доставчиците с помощта на асистирани купувачи.

Заключение

Ето ги и седемте най-добри платформи за управление на разходите чрез SaaS, които да търсите през 2023 г. Разходите за софтуер се превърнаха в неконтролируема тежест за финансовите екипи поради липсата на усъвършенствана система за управление на цялото портфолио SaaS.

Можете да използвате платформи като CloudEagle и Spendflo за по-добро управление на SaaS и процеси за управление на разходите. Получете пълна видимост за това какво използват вашите екипи и къде харчат, и вземете необходимите решения за оптимизация, за да увеличите спестяванията от SaaS.

Платформи като Ramp и Expensify предоставят корпоративни виртуални кредитни карти, които могат да се използват за контрол на разходите на екипа и за поддържане на разходите в рамките на бюджета.

И така, какъв е вашият избор?