如何设计能吸引所有人参与的包容性会议环境

介绍

发掘团队所有人才的价值很大。然而，要做到这一点，你必须创造一个鼓励每个团队成员参与的会议环境。为此，您可以在会议中提倡包容性。

在本文中，我们将讨论如何设计一个鼓励整个团队参与的包容性会议环境。我们将介绍包容性会议的基本知识，以及为什么要创建一个包容性的空间。然后，我们将深入探讨在工作场所培养包容性的一些可行技巧。

包容性会议环境：基础知识

包容性的会议环境对于吸引每位团队成员并鼓励他们全面参与至关重要。

在包容的会议环境中，整个团队都应感到舒适，并被鼓励参与其中。新想法应得到考虑，人们应有权跳出框框思考问题。即使是非常规的想法，也不应被否定。

此外，包容性的会议环境应该让每个人都感觉是安全的空间。至少，人们首选的代词会得到尊重，歧视性行为是不允许的。无论您的团队成员的身份如何，他们都应该感到舒适。

会议的包容性还包括提供便利，使环境适合残疾人或有缺陷的人。

为什么要使用包容性会议环境

让整个团队在包容的会议环境中大显身手，可以提高组织的产出和生产力。发掘每个人的长处将帮助您更好地开展团队工作。

此外，创建包容性的会议环境有助于营造一种普遍更具包容性和积极性的工作场所文化。这对保持高昂的士气和团队的积极性大有裨益。

如何营造包容的会议环境

现在，您已经了解了设计包容性会议设置的价值，让我们来看看如何将其付诸实践。

1.制定基本规则

有必要制定会议形式，让人们能够做出贡献。为此，您必须制定一些基本规则，确保心理安全。

创建积极会议文化的一个重要基本原则是要求尊重每一位团队成员。制定对歧视或骚扰的零容忍政策。建立一个制衡系统，让领导和所有其他团队成员对自己的行为负责，以确保相互尊重的互动成为工作场所的文化规范。

在制定基本规则时，还应设定期望值。在许多类型的会议中，有些人可能会自然而然地觉得自己是个旁观者，因为他们没有什么具体要介绍的。但是，如果你想让这些人参与进来，就要明确告诉他们你希望他们参与进来，无论是提出意见还是提出行动计划。

2.提供无障碍辅助设施

许多团队中都有残疾人和残障人士。提供无障碍辅助设备对于有效培养这些人的才能和想法非常重要。

例如，如果您的团队中有一名成员听力有障碍，那么在会议中以无障碍的方式促进沟通至关重要。在许多情况下，可以通过使用带有实时字幕的会议软件来实现这一点。这样，听力不好的团队成员就可以实时阅读别人的话语。

假设你有一位视障团队成员。在这种情况下，你可以通过彻底解释演示文稿中的任何图形，或使用他们可能看得见的高对比度图像，使会议更无障碍。

当然，这些例子并不适用于每个团队。作为团队领导者，您应该评估团队的需求，并在必要时提供帮助。

3.邀请人们献计献策

我们说过，当你希望别人做出贡献时，要设定期望值。有鉴于此，你应该进一步积极创造机会，让大家为对话献计献策。这在不同的会议形式或讨论中会有不同的表现。

比方说，你正在做一个影响到团队大部分成员的重要决定。这就需要在会议室里转一圈，明确询问每个人的意见。这样做最直接不过了。

在讨论一些较小的问题时，可以让大家提出问题、意见和担忧。这时，强大的公司文化就派上用场了，它能让员工知道自己的声音很重要，这样他们就会在这样的公开论坛上畅所欲言。

为了提高大型会议的效率，您不一定需要每个人都在电话中就某一问题进行口头发言。相反，在虚拟会议中，您可以要求大家在聊天中提出自己的想法，然后电话会议的领导者可以快速浏览这些回复，并给予相应的肯定。

4.每次让一个人发言

你应该创建一种会议文化，防止互相讲话。当人们被别人议论时，他们可能会感到沮丧，失去思路，并对发言感到气馁。

当然，不小心说话盖过别人很容易，但作为会议主持人，你的职责就是阻止这种情况发生。这听起来很简单，但如果有人已经在发言，而另一个人的发言盖过了他，那么请第二个人暂停，直到第一个人说完。

通过关注这一点，您可以创建一种文化，优先考虑让人们畅所欲言。

5.鼓励人们 "举手"

(图片由作者提供）

有时，在电话会议上找机会说话会很困难，因为当你在远程会议上发言时，你在面对面会议上使用的提示并不总是那么明显。幸运的是，Zoom 等视频会议工具可以让与会者 "举手 "表示有话要说。

虽然有这项功能，但人们并不总是使用它。因此，提醒您的团队在哪里可以找到这个按钮，并鼓励他们在想要参与对话时使用它就显得尤为重要。

6.记录会议记录

在会议期间，保存详细的会议记录是让每个人都参与进来并鼓励包容的绝佳策略。它有助于确保每个人都有机会发言，并准确记录他们的发言。这可以鼓励合作，提高参与度，并加强问责制。

此外，清晰记录会议记录也是跟踪哪些人通常会参与并做出贡献的好方法。这还能让你识别哪些人在会议期间倾向于保持沉默，这样你就可以优先为这些人创造发言的空间。

会议记录应用程序是简化这一流程的好方法。这项技术能让所有细节井井有条，便于整个团队使用。

(图片来源）

7.巧妙利用混合会议

如果您提供混合或远程工作时间安排，那么创建混合会议设置对于促进办公室和家中人员之间的有效沟通至关重要。

因此，您应确保远程参与者也能参与进来，因为当团队中的亲身参与者正在交谈时，很难插话。

在这一点上，如果你目前没有提供混合或远程工作选项，你应该考虑一下。对许多人来说，混合工作方式更容易接受，因为它能让他们在更舒适、更适合自己需要的环境中工作。

8.利用一对一跟进

有些人天生害羞，他们可能不太愿意在集体场合表达自己的想法。有鉴于此，您可以利用一对一的跟进会议，为这些人提供一个更舒适的环境，让他们就某个话题发表意见。

通过在更私密的环境中会面，比较拘谨的人可能会更愿意开口分享自己的想法。一旦他们的想法得到一对一的验证或充实，他们就会有足够的信心在更大的群体环境中分享。

9.制定议程

营造包容的会议环境需要周到的准备工作和易于获取的材料，以确保每位与会者都能参与其中并感受到自己的价值。全纳型领导者明智的做法是制定议程，让每个人都知道该期待什么，并据此准备自己的想法和笔记。

使用 Smallpdf 的PDF 编辑器有助于实现这一目标。例如，在会议召开前，主持人可以使用该工具修改 PDF 文件，添加注释、评论或突出强调要点，使与会者更容易理解。

(图片来源）

此外，向与会者提供可填写的 PDF 文件，或让他们能够直接在文件中添加注释，也能鼓励他们积极参与，尤其是对于那些更善于通过视觉处理信息或更喜欢互动格式的人来说。

假设一位团队成员有视觉障碍。您可以使用该工具放大文本、调整对比度或添加符合无障碍指南的说明，从而创造更具包容性的体验。

结论

您可以采取多种方法为团队会议创造一个包容性的环境。通过这样做，您可以让员工更多地参与进来，并改善您的运营。此外，它还有助于在整个组织内培养一种包容性文化。

如何让会议具有包容性？