Як захистити свій бізнес від шахрайства та шахраїв

Вступ

Шахрайство застає власників зненацька. Ви можете вважати, що ваші системи надійні, доки не прослизне одна підроблена накладна або не буде зламано обліковий запис співробітника. Це сприймається як особиста образа, адже ви важко працюєте, щоб заробити кожен долар. Наша мета — допомогти вам створити систему, яка забезпечить безпеку вашого бізнесу, не перетворюючи ваш день на марафон стресу.

Чим краще ви розумієте, як працює шахрайство, тим легше його зупинити, перш ніж воно пошириться.

Дізнайтеся, як проявляється шахрайство

Більшість випадків шахрайства мають чіткі закономірності. Тактики шахрайства змінюються, але основні прийоми залишаються тими самими. Понад 57% власників малого бізнесу заявили, що стикалися з шахрайством.

Фальшиві платежі

Шахраї надсилають рахунки, які виглядають як справжні. Вони копіюють стиль, логотип і тон вашого постачальника, а також повторно використовують старі номери рахунків. Вони розраховують на зайняті команди, які клацають і платять, не перевіряючи. Багато власників вперше помічають, що щось «не так» із сумою, або коли постачальник запитує, чому йому не заплатили.

Внутрішні махінації

Це особливо прикро, оскільки це роблять люди, яких ви найняли. Коли один співробітник контролює гроші без нагляду, можуть траплятися помилки або зловживання. Це можуть бути фальшиві повернення коштів, змінені записи або змінені реквізити для оплати. Внутрішні махінації поширюються там, де ролі змішані і ніхто не перевіряє роботу.

Злом облікових записів

Ваша електронна пошта є основною ціллю. Якщо шахраї отримують доступ, вони читають ваші повідомлення, копіюють вашу мову і обманом змушують вашу команду надсилати гроші. Вони також можуть скинути паролі до вашого банку, додатків та хмарних інструментів. Ось чому один слабкий логін може поставити під загрозу всю вашу систему.

Фішинг

Ці повідомлення виглядають справжніми. Вони використовують підроблені накладні, підроблені банківські сповіщення, підроблені податкові повідомлення або підроблені зміни паролів. У момент, коли хтось натискає на посилання, шахраї отримують доступ або встановлюють шкідливе програмне забезпечення.

Тактика проста. Вони хочуть, щоб ви поспішили.

Розуміння цих схем значно ускладнює вам завдання.

Створіть рутину безпеки

Для запобігання шахрайству не потрібні складні інструменти. Це більше стосується постійних звичок, до яких ви ставитеся так само, як до чищення зубів.

Згідно з опитуванням AFP Payments Fraud Survey 2024, 80% організацій повідомили про спроби або успішні атаки з метою шахрайства з платежами протягом минулого року.

Двофакторний вхід

Це найефективніший захід, який ви можете вжити. Код на вашому телефоні або вхід через додаток зупиняє більшість спроб злому. Навіть якщо хтось вкраде ваш пароль, він не зможе отримати доступ до вашого облікового запису.

Суворі правила доступу

Надавайте людям доступ відповідно до їхньої ролі. Не всім потрібно бачити банківські рахунки або списки постачальників. Коли ви обмежуєте доступ, кількість помилок і ризиків швидко зменшується. Це також полегшує відстеження того, хто що зробив.

Щотижневі перевірки, яких ви дотримуєтеся

Виберіть один день на тиждень для перегляду банківських виписок, рахунків-фактур платформи та останніх дій. Не потрібно перевіряти все. Просто шукайте речі, які не мають сенсу. Невелика дивна плата часто є першою ознакою більшого плану.

Уповільнюйте великі платежі

Шахраї покладаються на терміновість. Швидкий телефонний дзвінок дозволяє виявити більшість підроблених електронних листів. Якщо банківські реквізити постачальника раптово змінюються, завжди підтверджуйте це за допомогою голосового дзвінка на номер, який ви знаєте як справжній.

Навчіть свою команду на реальних прикладах

Вам не потрібне офіційне навчання. Просто зберіть три підроблені електронні листи, які ви бачили, і покажіть їх своїм співробітникам. Вони швидко засвоюють шаблони. Люди краще запам'ятовують наочні приклади, ніж довгі наради.

Згодом ці кроки перетворяться на автоматичні звички, які захищатимуть ваші гроші.

Слідкуйте за соціальними хитрощами

Цей тип шахрайства націлений на людей, а не на системи. Шахраї вдають, що вони дружні, стресовані або поспішають. Вони часто додають дрібні деталі, щоб їхня робота виглядала реалістичною.

Приклад: Дзвонячий каже: «Ми оновлюємо вашу послугу, і я бачу, що у вашому регіоні немає зв'язку. Мені потрібен ваш логін, щоб я міг відновити зв'язок».

Тон звучить спокійно і доброзичливо. Співробітник, який хоче вирішити проблему, може надати доступ.

• Навчіть своїх співробітників простим правилам.
• Зупиніться, перш ніж ділитися будь-якою інформацією.
• Перетелефонуйте, використовуючи офіційний номер компанії.
• Поясніть їм, що вони повинні підтвердити свою особу.

Коли ваша команда знає, що може сказати: «Мені потрібно це перевірити», ви позбавляєте шахрая його влади.

Встановіть чіткі правила для постачальників

Підроблені постачальники є поширеним явищем, оскільки багато команд поспішають з процесом адаптації нових співробітників. Простий контрольний список зупиняє більшість підроблених рахунків-фактур.

Чітка система налаштування постачальників може включати:

• Повна назва компанії
• Контактна особа, з якою ви розмовляєте
• Реальний номер телефону, який ви перевіряєте
• Податкові дані
• Банківські реквізити, які ви підтверджуєте під час дзвінка
• Проста угода, збережена у ваших записах

Люди потрапляють на підроблених постачальників, коли припускають, що хтось інший перевірив деталі. Контрольний список усуває здогадки.

Він також допомагає новим співробітникам уникнути помилок. Коли ви наймаєте нових працівників, це правило служить для них орієнтиром.

Психічне здоров'я та стрес

Коли ви виснажені, ви можете пропустити шахрайство. Коли ваш розум перевантажений, ви пропускаєте дрібні деталі, такі як змінені банківські номери або підозрілі посилання.

Власники малого бізнесу несуть велике навантаження. Рахунки, проблеми з персоналом, затримки з поставками, запити клієнтів, довгі ночі та ранні підйоми. Ваш мозок перегрівається, і коли це відбувається, увага падає.

Деякі люди вивчають процедури оздоровлення, щоб допомогти собі розслабитися і відпочити. У цих колах люди говорять про кратом і каву, коли хочуть розслабитися після довгих робочих днів. Коли вони вивчають ці рослинні продукти, вони зазвичай вибирають продавців з чистим джерелом постачання, щоб уникнути варіантів низької якості. Це запобіжний захід, який люди вживають, а не твердження про ефекти.

Це те, що ви часто побачите в обговореннях про здоров'я від людей, які намагаються зберегти рівновагу під тиском бізнесу.

Зосередженість і гострота мислення під час перевірки на шахрайство

Перевірка на шахрайство вимагає зосередженості. Якщо ви будете читати побіжно, ви можете пропустити важливу деталь. Власники часто мають стільки справ, що до кінця дня втрачають гостроту розуму.

Деякі люди, які читають форуми про концентрацію уваги, обговорюють продукти з 7-гідроксимітрагініном, шукаючи способи, як інші користувачі залишаються пильними під час виконання тривалих завдань. Ті, хто цікавиться цим, зазвичай звертають увагу на продавців, які проводять повні лабораторні тести, щоб не натрапити на ризиковані продукти.

Знову ж таки, це не порада. Це лише вікно в те, що люди досліджують, шукаючи способи залишатися гострими під час тривалих робочих періодів.

Виправте приховані слабкі місця

Кожна компанія має слабкі місця. Власники не бачать їх, поки щось не піде не так.

Старі паролі

Якщо ваш пароль базується на даті народження, імені домашнього улюбленця, імені дитини або старому шаблоні, його легко вгадати. Повторне використання паролів у різних додатках також відкриває двері зловмисникам.

Довіра без перевірок

Ви можете довіряти співробітникам і все одно перевіряти бухгалтерські книги. Нагляд — це не недовіра. Це частина ведення безпечного бізнесу.

Невеликі витоки

Шахраї часто перевіряють вас за допомогою невеликих платежів. Якщо ви пропустите дрібні суми, вони збільшаться. Щотижневі перевірки запобігають цьому.

Слабкі правила електронної пошти

Якщо ви не налаштували фільтри або сповіщення, ви не побачите ознак втручання. Електронна пошта є основою вашого бізнесу. Охороняйте її. Вчасне виявлення сліпих зон позбавить вас багатьох неприємностей у майбутньому.

Що робити, якщо сталося шахрайство

Шахрайство не зникне, але ви можете зробити свій бізнес важким для атак, підтримуючи свої системи простими, стабільними та зрозумілими. Міцні звички, щотижневі перевірки, безпечні логіни та команда, яка розуміє, як працюють шахраї, забезпечують реальний захист.

Коли ви зберігаєте спокій, збалансовуєте навантаження та зосереджуєтеся на ключових завданнях, ви вчасно виявляєте проблеми та уникаєте дорогих втрат. Бізнес, який звертає увагу на дрібні ознаки, залишається безпечнішим, ніж той, який чекає на виникнення серйозних проблем. Якщо ви продовжуєте формувати ці звички, ваша система з кожним тижнем стає міцнішою.