Вступ
Як ми знаємо, роль закупівель за останні роки значно розширилася. Традиційно зосереджені на збалансуванні вартості з якістю та доставкою, закупівельні організації тепер відповідають за набагато ширші цілі, такі як зниження ризиків, інновації, стійкість та різноманітність, рівність та інклюзивність (DEI).
Ця еволюція підкреслює необхідність стратегічного підходу до організаційного дизайну та структурування команди таким чином, щоб ці нові пріоритети могли бути ефективно виконані.
Які виклики стоять на шляху трансформації закупівель?
Зі зростанням масштабів закупівель керівники стикаються з низкою викликів, серед яких дефіцит талантів і необхідність визначати пріоритети довгострокового розвитку. Згідно з дослідженням Gartner's Procurement Competencies Survey, понад 75% керівників відділів постачання та закупівель впроваджують доступ до зовнішніх курсів та інтерактивних внутрішніх тренінгів для розвитку компетенцій персоналу. Така увага до розвитку талантів має вирішальне значення для подолання прогалин у навичках та приведення команд у відповідність до цілей організації.
3 Ключові заходи для оптимізації організаційного дизайну
Щоб створити закупівельну організацію, яка відповідає пріоритетам компанії, Gartner рекомендує зосередитися на трьох критичних сферах:
1. Порівняйте лінії підпорядкування та сферу контролю
Ефективний організаційний дизайн починається з розуміння структури звітності. Бюджетний бенчмаркінг Gartner показує, кому найчастіше підпорядковуються директори із закупівель (CPO):
- Фінансові директори (38%)
- Керівники відділів постачання (20%)
- Керівники операційних підрозділів (19%)
Діапазон контролю також варіюється залежно від ефективності організації. Високоефективні операційні директори керують в середньому вісьмома співробітниками, тоді як їхні колеги в компаніях із середніми показниками - шістьма, а організації з низькими показниками звітують в середньому про чотирьох співробітників. Ці показники є основою для оптимізації ліній підпорядкування та розмірів команд з метою підвищення ефективності та підзвітності.
2. Визначте ідеальний рівень централізації
Ступінь централізації суттєво впливає на ефективність закупівель. Дослідження організаційної структури закупівель виокремлює три основні моделі:
- **Централізовані структури: **Використовують економію від масштабу та стандартизують процеси, але можуть ускладнювати час реагування та управління відносинами з постачальниками.
- **Децентралізовані структури: **Дозволяють більшу гнучкість і швидкість реагування, але їм бракує стандартизації.
- Централізовані структури: Поєднують централізований нагляд з локальним виконанням, пропонуючи збалансований підхід.
Останні тенденції свідчать про відродження структур, керованих центром: 51% організацій прийняли цю модель порівняно з 39%, які віддають перевагу централізованим структурам. Цей зсув пояснюється збільшенням кількості збоїв у ланцюгах постачання, що вимагає більшої адаптивності та стратегічного узгодження. Лідери повинні оцінити потреби своєї організації, щоб визначити найбільш підходящу структуру.
3. Узгодьте драйвери цінності з рішеннями щодо організаційного дизайну
Структура закупівельних організацій повинна відображати їхні стратегічні пріоритети. Наприклад:
- Структури, засновані на діяльності: Зосередьтеся на ефективності та швидкості.
- Структури на основі категорій: Пріоритети загальної вартості та економії витрат.
Окрім організаційної структури, лідери повинні усунути структурні недоліки, вдосконалюючи операційні моделі та систему управління. Це гарантує, що організація залиша тиметься гнучкою та реагуватиме на зміни пріоритетів.
У чому полягає важливість планування компетенцій?
Розвиток командного потенціалу є важливим аспектом трансформації закупівель. Понад 75% менеджерів із закупівель інвестують у зовнішні курси та внутрішні тренінги для підвищення кваліфікації команди, а також в ефективне використання програмного забезпечення для закупівель. Планування компетенцій допомагає організаціям усунути прогалини в навичках, дозволяючи командам закупівельників ефективно вирішувати різноманітні завдання.
Організації також вносять значні зміни до своїх структур: 82% планують помірні або значні організаційні зміни в наступному році. Такий проактивний підхід гарантує, що команди закупівельників будуть здатні впоратися з конкуруючими пріоритетами та постійними змінами.
4 Стратегії ефективного організаційного дизайну
Ключовими сферами, які керівники повинні оптимізувати в закупівельних організаціях, є наступні:
- *Порівнюйтез галузевими стандартами: *Використовуйте дані для оцінки ліній підпорядкованості, сфери контролю та організаційних структур.
- Оцініть централізацію та децентралізацію: Розгляньте компроміси між ефективністю та оперативністю, щоб визначити ідеальний баланс.
- Надавайте пріоритет розвитку компетенцій: Інвестуйте в програми навчання та розвитку, щоб сформувати кваліфіковану та гнучку робочу силу.
- **Усунути структурні недоліки: **Визначити управлінські та операційні моделі, щоб вони відповідали цілям організації.
Висновок
Створення закупівельних організацій, які відповідають бізнес-пріоритетам, - це динамічний процес, який вимагає постійної оцінки та адаптації.
Рекомендація для менеджерів із закупівель полягає в тому, щоб зосередитися на лініях звітності, централізації та ціннісно-орієнтованому проектуванні, щоб вони могли створити структури, які підтримують їхні розширені обов'язки. У поєднанні з надійним плануванням компетенцій і структурним вдосконаленням ці стратегії позиціонують команди закупівель як такі, що забезпечують виняткову цінність у складному бізнес-середовищі, яке швидко розвивається.
