Чого з часом коштують компаніям ручні процеси

Вступ

Лише 500 років тому більшість робіт виконувалася людьми вручну. Щоб посадити врожай або побудувати будинок, багато людей мали докладати фізичних зусиль протягом тривалого часу. Це призводило до повільного економічного зростання та досить низького рівня життя. Життя в 1500 році було набагато ближчим до життя в 500 або 1000 році, ніж до життя в 2026 році. Що робить наш рік таким особливим? Автоматизація.

Якщо в минулому більшість робіт доводилося виконувати людям самостійно, то зараз нам допомагає велика кількість машин. Ми виробляємо енергію, використовуючи свої знання з фізики. За допомогою суперкомп'ютерів ми можемо за лічені дні вирішувати складні математичні задачі, на обчислення яких людям знадобилися б роки. Коротко кажучи, наша сила тепер посилена великою кількістю інструментів, які не тільки роблять нас сильнішими (як молоток в руках будівельника), але й виконують за нас більшу частину роботи, яка раніше була ручною. Бізнес був піонером цього швидкого переходу до інновацій і продовжує його просувати. У цій статті ми обговоримо, наскільки дорогими можуть бути ручні процеси для компаній з часом, і чому автоматизація завжди є найкращим варіантом у довгостроковій перспективі.

Сучасна цифрова революція призвела до появи безлічі високоякісних продуктів, які роблять автоматизацію можливою. Наприклад, розробка додатків Make.com дозволяє підприємствам взаємопов'язувати різні цифрові аспекти своєї діяльності та зменшувати залежність від ручних налаштувань. Інші важливі сервіси включають такі інструменти, як Zapier, Bubble та Webflow. Можливості для автоматизації ніколи не були такими доступними.

Тим не менш, за останні 20 років було багато прикладів, коли великі компанії або добре налагоджені малі та середні підприємства зазнавали невдач через свою залежність від ручних процесів. Давайте розглянемо деякі з цих прикладів і спробуємо знайти першопричини цих проблем.

Сьогодні Amazon є майже синонімом роздрібної торгівлі. Більшість американців купують там ноутбуки, одяг та багато інших товарів. У 2000 році це було не так. Багато людей по всьому світу покладалися на місцеві магазини або середні роздрібні бренди. Дійсно великі роздрібні бренди, які пропонували «все», були досить рідкісними. То що змінилося? У минулому роздрібні компанії покладалися на ручну працю. Вони мали велику кількість роздрібних точок, які мали обслуговувати численні співробітники. Логістика також була дуже складною в управлінні: необхідно було пропонувати більш-менш збалансований асортимент товарів у всіх точках, щоб задовольнити не тільки загальний, але й нішевий попит. Списки замовлень поштою доводилося створювати вручну, їх потрібно було друкувати, а для управління замовленнями потрібна була велика кількість працівників. Все це впливало на роздрібні ціни. Процес продажу товарів вимагав багато ручної праці.

Потім з'явилася компанія Amazon і повністю змінила правила гри, перейшовши від традиційних магазинів до онлайн-ринків, де користувачі могли вибирати не тільки з місцевих товарів, але й з товарів, доступних по всій країні (і навіть за кордоном). Потім вона почала впроваджувати значні інновації в логістиці зберігання, оптимізуючи терміни доставки та запаси продукції, щоб мінімізувати витрати для кінцевих споживачів за допомогою роботів та інтелектуальних алгоритмів. В результаті, через зростання популярності онлайн-рітейлерів (крім Amazon, серед великих гравців є Walmart і eBay), традиційні роздрібні магазини більше не є мейнстрімом. Вони продовжують добре функціонувати в окремих нішах, таких як роздрібна торгівля продуктами харчування або одягом, але стають все менш актуальними в інших секторах. Автоматизація за допомогою інтернет-технологій, логістичних алгоритмів і робототехніки повністю змінила спосіб, яким ми купуємо товари. Багато старих роздрібних торговців покладалися на ручні процеси, встановлені в їхньому секторі, і, як наслідок, втратили свої частки ринку або навіть збанкрутували.

Є багато інших випадків, коли відбувалися подібні процеси. Наприклад, Netflix та інші сервіси потокового відео/відео на замовлення змогли значною мірою замінити телебачення та прокат фільмів серед молодого покоління. Вони поєднують свободу вибору користувачів (користувачі можуть вибирати, які фільми вони хочуть дивитися) прокатних сервісів, які вимагають фізичних магазинів, з оптимізованим телевізійним досвідом, який базується на автоматизованих алгоритмах рекомендацій, що зараз вдосконалюються за допомогою штучного інтелекту. Подібні процеси відбувалися в транспорті, логістиці і навіть у сфері нерухомості. Автоматизація через Інтернет або, раніше, через складні промислові машини (наприклад, роботизовані системи для складання автомобілів) завжди призводить до занепаду компаній, які покладаються на ручні процеси. У випадках, які ми описали, це може призвести до драматичного занепаду цілих секторів. В інших випадках ручні процеси можуть негативно впливати на окремі відділи, не порушуючи роботу всієї компанії (наприклад, якщо інноваційний виробник покладається на ручні процеси в маркетингу).

Чому це так часто трапляється з історичної точки зору? Чому так багато компаній зберігають ручні процеси замість автоматизації, незважаючи на її очевидні переваги? Однією з головних причин є відсутність негайного зворотного зв'язку. Автоматизація вимагає початкових інвестицій, які можуть окупитися за кілька років. Процес збільшення ручної робочої сили для стимулювання зростання компанії є швидшим і простішим у короткостроковій перспективі. Однак, коли автоматизовані процеси, прийняті конкурентами, стають прибутковими через деякий час, ці зростаючі інвестиції в розширення ручної робочої сили можуть мати несподіваний негативний ефект, що призведе до значних втрат ресурсів через надмірне розширення. Що ще важливіше, не завжди очевидно, який метод автоматизації принесе найбільшу користь. Тому рішення зосередитися на простому розширенні існуючих процесів часто здається привабливим.

Ця проблема відстрочених вигод, яка призвела до кардинальних змін для багатьох компаній протягом останніх 200 років, стає все менш актуальною. Інновації на основі цифрових технологій та штучного інтелекту часто настільки потужні та економічно ефективні, що можуть принести значні вигоди за відносно короткий проміжок часу (наприклад, один-два роки). Якщо в минулому вибір між автоматизацією та її відсутністю не завжди був очевидним через повільні темпи технологічного розвитку, то сьогодні він стає все більш зрозумілим: у переважній більшості випадків робоча сила, підсилена автоматизованими інструментами, краща за ту, що покладається на ручну працю. Ось деякі технології, які можуть допомогти більшості компаній (список не є вичерпним): LLM, веб-сайти з високоякісними алгоритмами для обробки замовлень та цифрові бухгалтерські рішення.

Підсумовуючи, історичний досвід показує, що автоматизація є найкращим варіантом для більшості компаній на ринку в довгостроковій перспективі. Ручні процеси часто здаються простішими у впровадженні та дешевшими в короткостроковій перспективі, але майже завжди програють автоматизації навіть у межах одного десятиліття. Одним з найпотужніших напрямків автоматизації на сьогодні є розробка програмного забезпечення. Комп'ютерні технології покращують ручні процеси по всьому світу. Поява технологій без коду та з мінімальним кодом, а також партнерів з розробки, таких як Keenethics, які знають, як використовувати цю технологію, вказує на те, що цей процес буде тільки прискорюватися. Ми наближаємося до епохи, коли автоматизація стане повсюдною.