5 misstag i kontanthanteringen som kostar detaljhandelsföretagen pengar

Introduktion

Om din kassa hela tiden visar underskott och du inte kan förstå varför, är du inte ensam. Små kassadiskrepanser kan verka obetydliga, men de växer snabbt. För de flesta detaljhandelsföretag är det verkliga problemet inte stöld. Det är dåliga rutiner för kontanthantering som aldrig har åtgärdats. Den goda nyheten är att de flesta av dessa problem är lätta att lösa när man väl vet vad man ska leta efter.

Varför kontanthantering fortfarande är viktigt

Du kanske tror att kontanter är på väg att försvinna, men det är inte hela sanningen. Kontanter står fortfarande för en betydande andel av detaljhandelns transaktioner, särskilt för små inköp och i branscher som närbutiker, restauranger och boutiquer. Undersökningar visar att den totala kostnaden för kontanter för detaljhandeln varierar mellan 4,7 % och 15,3 % av intäkterna när man räknar in arbetskraft, fel, stöld och handläggningstid. För en butik som omsätter 500 000 dollar per år innebär det upp till 76 500 dollar i förlust som skulle kunna undvikas.

Här är de fem vanligaste misstagen som kan tömma dina vinster och hur du åtgärdar dem.

1. Att förlita sig på helt manuell kontanträkning

Om hela din kontanthantering sker manuellt, såsom att räkna sedlar, sortera mynt, fylla i papperskvitton och manuellt stämma av kassalådor, lägger du mer tid och pengar än nödvändigt. Manuella processer är långsamma, felbenägna och kan inte skalas upp när det blir mycket att göra.

Varje timme som din personal lägger på att räkna kontanter för hand är en timme som inte läggs på att hjälpa kunder eller driva försäljningen. Butiksägare som byter till kommersiella sedelräknare minskar ofta avstämningen vid dagens slut från 30 minuter till under fem minuter, vilket frigör arbetskraft för mer produktiva uppgifter.

Forskning tyder på att automatisering av kontanthanteringen kan hjälpa en butik att spara upp till 500 arbetstimmar per månad. Även för en liten verksamhet är tidsbesparingen från en pålitlig sedelräknare eller ett POS-system med funktioner för blind kontantinsättning betydande.

Snabba vinster för att börja automatisera:

• Investera i en sedelräknare med inbyggd förfalskningsdetektering
• Uppgradera ditt kassasystem för att spåra kontanttransaktioner och flagga avvikelser
• Använd funktioner för blind kontantinsättning så att kassapersonalen inte kan se summan innan de räknar

2. Att inte utbilda ditt team i kontanthanteringsrutiner

Många butiksägare antar att kontanthantering är intuitivt. Man lämnar bara över växel, stänger kassalådan och går vidare. Men outbildade kassörer gör räknefel, faller för snabba växelbedrägerier och utvecklar dåliga vanor som tyst äter upp vinsten vecka efter vecka.

Förluster inom detaljhandeln är ett växande problem för företag över hela landet. National Retail Federations undersökning om säkerhet inom detaljhandeln 2023 visade att förlusterna inom detaljhandeln i USA uppgick till 112,1 miljarder dollar det året, där interna fel och personalrelaterade problem bidrog med en betydande del. Allt är inte avsiktlig stöld. En stor del kommer från ärliga misstag av personer som aldrig lärt sig de rätta rutinerna.

Vad en korrekt kassautbildning bör omfatta:

• Räkna tillbaka växel från minsta valör till största
• Kontrollera sedlarna innan du lägger dem i kassalådan
• Meddela det inbetalda beloppet högt
• Hantera annulleringar och återbetalningar korrekt

Gör detta till en del av introduktionen och låt inte nyanställda själva lista ut det på jobbet.

3. Att driva verksamheten utan standardiserade rutiner

Om din kontanthanteringsprocess varierar från skift till skift eller från anställd till anställd, bjuder du in problem. Inkonsekventa rutiner skadar allt från kundupplevelsen till din synlighet i detaljhandelsökningen. Utan skriftliga, standardiserade rutiner finns det ingen bas att mäta mot, och avvikelser blir nästan omöjliga att spåra.

En gedigen policy för kontanthantering bör omfatta hur kassalådorna räknas i början av ett skift, när och hur kontantinsättningar görs, vem som har tillgång till kassaskåpet och vad som händer när en avvikelse upptäcks. Tänk på det som din butiks kontanthandbok.

Område	Vad som ska standardiseras
Kassalådans inställning	Fast startbelopp för varje skift
Kontantgränser	Högsta tillåtna belopp i kassan före en insättning
Kontantuttag	Vem utför dem, hur dokumenteras de, vem godkänner dem
Säker åtkomst	Begränsad till specifika chefer med loggad åtkomst
Avvikelser	Tydlig process för rapportering och utredning av överskott/underskott

När alla följer samma process är det lättare att upptäcka fel eller misstänkta aktiviteter. Att standardisera rutinerna är lika viktigt när det gäller att driva trafik genom lokal sökning, där konsekvens också lönar sig.

4. Hoppa över avstämning vid skiftbyte

Här är ett scenario som utspelar sig i butiker varje dag: en kassör avslutar sitt skift, nästa hoppar in i kassan och ingen räknar kassalådan däremellan. När siffrorna inte stämmer vid stängning finns det inget sätt att ta reda på vilket skift som orsakade problemet.

Varje gång en kassalåda byter ägare utan att räknas och verifieras skapas en brist på ansvarsskyldighet. Dessa luckor växer med tiden. Lösningen är enkel: varje skiftbyte kräver en fullständig räkning av kassalådan, helst godkänd av både den avgående och den tillträdande medarbetaren. Det tar bara några minuter extra, men kan spara hundratals, om inte tusentals, dollar i ospårade förluster under ett år.

5. Aldrig granska dina kontantprocesser

Du skulle inte driva ditt företag utan att kontrollera lagret. Så varför hoppa över granskningen av kontanter? Många butiker gör endast avstämningar när det finns ett uppenbart problem, vilket oftast innebär att skadan redan är skedd.

Regelbundna kontantrevisioner är en av de mest effektiva kontrollerna du kan genomföra. Enligt Association of Certified Fraud Examiners rapport till nationerna från 2024 inträffar ungefär en tredjedel av bedrägerierna på grund av att företagen saknar interna kontroller. De upptäcker fel tidigt och fungerar som ett kraftfullt avskräckande medel. Anställda är mindre benägna att ta genvägar när de vet att kontanträkningen granskas regelbundet.

Ett enkelt revisionsschema som fungerar:

• Varje vecka: Gör stickprovskontroller av två eller tre slumpmässigt utvalda kassalådor mot POS-register
• Månadsvis: Granska alla kontantinsättningsregister och markera mönster
• Kvartalsvis: Fullständig granskning av SOP:er för kontanthantering och anställdas efterlevnad

Vanliga frågor

Hur ofta ska jag stämma av mina kassalådor?

Avstäm minst vid början och slutet av varje skift. Om flera kassörer delar på en kassa, räkna och kontrollera vid varje överlämning. Daglig avstämning är ett måste för att spåra avvikelser.

Vad är en rimlig kassalimitering för en liten butik?

Mellan 200 och 500 dollar för de flesta små detaljhandlare. Det rätta beloppet beror på din genomsnittliga transaktionsstorlek, hur ofta kunderna betalar kontant och säkerhetsprofilen i ditt område.

Hur mycket kostar egentligen fel i kontanthanteringen?

NRF rapporterade 112,1 miljarder dollar i svinn inom detaljhandeln i USA under 2022, varav en betydande del var kopplad till administrativa fel och fel begångna av anställda, inte direkt stöld. Även dagliga avvikelser på 5 till 10 dollar kan summera sig till tusentals dollar per år för en enskild butik.

Bör jag överväga att bli kontantlös?

Att övergå till kontantlösa betalningar eliminerar problem med kontanthantering, men alienerar kunder som föredrar eller behöver betala med kontanter. Många delstater och städer kräver nu lagligt att företag accepterar kontanter. Ett bättre tillvägagångssätt är att skärpa dina rutiner snarare än att helt slopa kontanter.

Vilken är den enskilt mest effektiva förändringen jag kan göra?

Att införa skriftliga standardrutiner för kontanthantering. Det skapar ansvarsskyldighet, ger dig en bas att utgå ifrån vid revisioner och säkerställer att alla anställda följer samma process. Allt annat bygger på den grunden.

Viktiga punkter

• Manuell kontanträkning slösar arbetstid och ökar risken för fel. Enkel automatisering kan snabbt betala sig.
• Otränade kassörer är en av de största orsakerna till förhindringsbara kontantförluster inom detaljhandeln.
• Skriftliga SOP:er skapar ansvarsskyldighet och gör avvikelser mycket lättare att spåra.
• Gör alltid avstämning av kassalådorna vid skiftbyten. Låt aldrig en kassa överlämnas utan att den har räknats.
• Regelbundna kontantrevisioner avskräcker från bedrägerier och upptäcker problem innan de växer sig stora.