Prednosti časovnice, ki jih mora poznati vsak lastnik podjetja

Uvod

V sodobnem poslovnem okolju je beleženje delovnega časa zaposlenih zelo pomembno. Omogoča vpogled v uporabo virov in porabo časa pri različnih projektih.

Tradicionalno so se podjetja močno zanašala na časovne liste, v katerih so v obliki preglednic beležila podatke o delovnem času in tako spremljala delovne ure. Vendar so se s prihodom tehnologije številne digitalno zrele organizacije zaradi nepogrešljivih funkcionalnosti preusmerile na digitalne časovne razporede in opazno izboljšale svoje poslovne rezultate in realizacijo projektov.

Zato bomo v tem blogu razpravljali o ključnih prednostih uporabe časovnih listov za zaposlene in o tem, kako lahko pomagajo racionalizirati obdelavo plač, izboljšati produktivnost ekipe ter okrepiti pozitivne odnose s strankami in ekipami.

Kaj je časovnica?

Časovni list je orodje, ki ga podjetja uporabljajo za spremljanje skupnega delovnega časa zaposlenih v določenem obdobju. Podjetja lahko podatke o delovnem času zaposlenih iz časovnice uporabijo za obdelavo plač, izstavljanje računov strankam, ocenjevanje dobav projektov in spremljanje vzorcev odsotnosti z dela. Podjetja uporabljajo predvsem tri vrste časovnih listov:

V papirni obliki

Časovni listi v papirni obliki, vključno s časovnimi karticami, ki jih je mogoče natisniti, luknjanimi karticami, registratorji itd., so najbolj tradicionalni načini za beleženje delovnih ur zaposlenih. Vendar so ti arhaični časovni listi zahtevali ročne vnose časa in so bili nagnjeni k človeškim napakam, varnosti podatkov in kraji časa.

Preglednice

Preglednice so preoblikovale postavitev časovnih listov, da bi bil postopek beleženja delovnega časa bolj organiziran, poenostavljen in manj hektičen. Zaradi tabelarične narave, preprostosti in enostavne uporabe so preglednice, zlasti v obliki programa Excel, ena od najbolj iskanih rešitev časovnic za podjetja. Pravzaprav lahko podjetja za dnevno/tedensko/mesečno beleženje časa zaposlenih uporabljajo celo predloge časovnih listov Excel, ki so na voljo v več oblikah.

Digitalni časovni listi

Papirnati sistemi in preglednice so imeli več omejitev glede funkcionalnosti, poleg tega so bili dovzetni za krajo časa, varnost podatkov in napačno vnašanje podatkov, zato so se uveljavili digitalni časovni listi, kot je programska oprema za sledenje delovnega časa, ki ne le natančno zajema podatke o času, temveč ponuja tudi številne funkcionalnosti, kot so podrobna poročila, poti odobritve, potrjevanje in drugo.

Vir slike

V nadaljevanju se bomo poglobili v to, zakaj naj podjetja uporabljajo programsko opremo za sledenje delovnega časa, znano tudi kot spletni časovni listi, in kako jim lahko pomaga izboljšati dobičkonosnost in usposobljenost.

10 Timesheet Prednosti, ki jih mora poznati vsak lastnik podjetja {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Natančno zaračunavanje strankam

Ne glede na to, ali gre za računovodstvo, samostojno delo ali katero koli drugo podjetje, je spremljanje ur, opravljenih na več projektih, za izračun računov za različne stranke ključnega pomena.

V podjetjih, ki strankam zaračunavajo urno postavko, je časovni list evidenca za stranke in pomaga pri pripravi natančnih računov.

Digitalna časovnica podjetjem pomaga pridobiti vpogled v kontekstualne podatke o delovnem času, porabljenem pri različnih projektih, kar zagotavlja pravilno in hitro zaračunavanje strankam. To pomaga ohranjati zdrave odnose med strankami in lastniki podjetij.

Takšna programska oprema za sledenje delovnemu času ima tudi nastavljive funkcije poročanja, ki razkrivajo podrobnosti o porabi časa in pomagajo strankam spremljati, kje se porablja njihov denar in ali je bil dobro uporabljen.

Podrobna poročila strankam omogočajo vpogled v to, koliko časa so viri namenili za dokončanje različnih delov projekta, in tako služijo kot dokazilo za izračun in točnost obračuna.

* poenostavljen izračun plač

Časovni listi so koristni za organizacije, ki zaposlujejo delavce na podlagi urne postavke, saj jim pomagajo spremljati delovne ure zaposlenih.

Programska oprema za sledenje delovnega časa beleži skupno število delovnih ur in nadur, kar podjetjem pomaga pravično in natančno nadomestiti zaposlene glede na število opravljenih ur.

Ta programska oprema tudi beleži delovne ure zaposlenih, dopuste, obračunane plače, nadure, nadomestila za dopust itd., kar podjetjem pomaga učinkovito upravljati plačilne liste zaposlenih ter dodatke in dodatna plačila.

Poleg tega lahko delodajalci s časovnicami zlahka izpolnijo predpise, povezane s plačami, ki se nanašajo na nadure, dodatke za izmene itd., in tako izpolnijo obvezne zakone.

Poleg tega se lahko delodajalci/vodje v primeru kakršnih koli sporov pri obdelavi plač vedno sklicujejo na podatke iz časovnice, da preverijo delovne ure in skupno število ur, namenjenih določenim projektom.

Tako digitalni časovni listi zmanjšajo čas in stroške, porabljene za administrativna opravila, ter tako osebje osvobodijo ročne obdelave vnosov časovnih podatkov, da se lahko posveti produktivnejšemu delu, ki lahko prinese vrednost organizaciji.

* Preprečuje mikromanagement

Vodje skupin ali nadzorniki pogosto mikromanagirajo dejavnosti zaposlenih, da bi nadzorovali, s čim se zaposleni ukvarjajo in koliko časa potrebujejo za dokončanje naloge.

Vir slike

S pomočjo časovnih listov lahko vodje odpravijo potrebo po mikroupravljanju zaposlenih in enostavno ugotovijo, kaj delajo, koliko časa so porabili za izvedbo nalog in kako so na splošno izkoriščeni njihovi viri.

Tako časovni listi vodjem prihranijo nadzor in mikroupravljanje svojih ekip ter zmanjšajo verjetnost konfliktov med vodji in člani ekipe.

* Boljše napovedovanje in ocenjevanje

Ena od glavnih prednosti uporabe digitalnih časovnih listov je, da je mogoče njihove podatke uporabiti za ocenjevanje virov, kot so čas, delo in stroški, za prihodnje projekte.

Na primer, preden se ekipa loti novega projekta, mora oceniti podrobnosti, kot so časovni razporedi, mejniki in potrebni viri. V tem primeru lahko vodja uporabi podatke iz časovnice predhodno opravljenih projektov, pri katerih je narava nalog podobna tisti, ki se je lotil.

Tako lahko podjetja s pomočjo preteklih podatkov o predhodno izvedenih projektih izboljšajo oceno dela, stroškov in rokov za prihodnje projekte, preprečijo prekoračitev stroškov in zagotovijo pravočasno izvedbo projekta.

* Upravljanje nalog in določanje prednostnih nalog

"Časovni listi omogočajo organizacijam boljše upravljanje delovnega procesa, prepoznavanje področij izboljšav in strateško razporejanje virov, kar prispeva k uspešni izvedbi projektov in pozitivno vpliva na poslovni izid."

Časovni listi so dragoceno orodje za ugotavljanje narave nalog in časa, ki je običajno potreben za njihovo izvedbo.

Vodje lahko preverijo podatke iz časovnice, da ugotovijo, kateri projekti in naloge porabijo več pasovne širine zaposlenih in kateri manj. S pomočjo te analize lahko vodje sprejemajo utemeljene odločitve glede prednostnega razvrščanja, dodeljevanja in upravljanja nalog.

Vodje in delodajalci lahko na primer opustijo projekte, ki nimajo velike vrednosti in porabijo več pasovne širine virov.

Poleg tega lahko vodje razumejo, katere naloge zahtevajo veliko časa in katere manj. Ta analiza jim pomaga izboljšati potek dela z določanjem prednostnih nalog, tako da se lahko najprej lotijo nujnih nalog, naloge z zamujenimi roki pa se lahko opravijo pozneje. Na primer, če prodajna ekipa dela na nalogah administracije in navezovanja stikov, ki porabijo veliko njene pasovne širine, če pa morajo delati na personaliziranih hladnih e-poštnih sporočilih za stranke, ki zahtevajo razmeroma manj časa in imajo visoko prioriteto, jih lahko prosimo, da najprej delajo na e-poštnih sporočilih.

Vir slike

* Vpogled v trende produktivnosti

S časovnicami ne spremljate le podatkov o delovnem času zaposlenih, temveč tudi pomagate vodjem ugotoviti trende produktivnosti in opredeliti področja, na katerih zaposleni zaostajajo.

Vodje lahko na primer pregledajo podatke iz časovnice zaposlenih in ugotovijo, katera opravila porabijo največjo pasovno širino in katera opravila lahko opravijo sorazmerno hitro.

Ti podatki pomagajo vodjem odkriti, kje zaposleni zaostajajo in na katerih področjih so odlični. Glede na čas, potreben za izvedbo dela, jih lahko vodje uporabijo za različne projekte s posebnimi potrebami.

Poleg tega lahko vodje prepoznajo vire, ki v primerjavi z drugimi zaposlenimi porabijo preveč časa za splošne naloge, ter jim zagotovijo ustrezno usposabljanje in usmerjanje za izboljšanje njihove uspešnosti.

S programsko opremo za sledenje delovnega časa lahko vodje ustvarijo poročila za posamezna področja in tako bolje ocenijo uspešnost zaposlenih, trende produktivnosti in stopnjo delovne obremenitve. Ta podroben vpogled jim lahko pomaga bolje razporediti vire, učinkovito razdeliti naloge in optimizirati potek dela za izboljšanje splošne produktivnosti in učinkovitosti.

* Optimalna izkoriščenost virov

Ena od največjih skrbi podjetij je, ali zaposleni enakovredno opravljajo svojo nalogo in ali ne zapravljajo svojega časa za dejavnosti, ki niso povezane z delom.

V časovnici je zapisano, kaj so zaposleni delali, koliko časa in pri katerih projektih. Ta jasen vpogled v podatke o času virov zagotavlja, da viri niso niti premalo niti preveč izkoriščeni, po potrebi pa je mogoče njihove naloge prenesti in tako preprečiti izgorelost zaposlenih.

Poleg tega lahko vodje, če ugotovijo, da je bila pasovna širina virov v celoti izkoriščena in da je za porazdelitev dela potrebnih več virov, opozorijo na potrebo po začasni zaposlitvi ali zaposlovanju velikega obsega in od vodstva zahtevajo, da ustrezno zaposli dodatne vire.

* obveščanje strank o napredku projekta

Pri projektih, ki so namenjeni strankam, lahko časovni razpored dela čudeže, saj strankam omogoča, da vidijo podrobno razčlenitev časa, porabljenega za več nalog, in sklepajo o napredku projekta.

Ta analiza strankam ne pomaga le pri zapletenih podrobnostih projekta, temveč ekipi omogoča tudi, da stranke vključi v projektno pot in zagotovi, da so njihova pričakovanja glede časovnih okvirov usklajena z ekipo, ter jih po potrebi prilagodi.

* Boljše upravljanje projektov in pravočasna dobava

Časovni razpored omogoča celovit pregled nad časom, porabljenim za več nalog, in zmanjšuje širjenje obsega projekta.

Tako lahko vodje, opremljeni s podatki iz časovnice, odpravijo ozka grla projekta, po potrebi vključijo več virov, primerjajo dejanske in dejanske časovne okvire ter sprejemajo utemeljene odločitve, s katerimi zagotovijo, da se projekt ne bo oddaljil od svoje poti.

Ta pregled nad podatki iz časovnice v realnem času pomaga vodjem optimizirati potek dela in občasno sprejemati proaktivne odločitve, da bi ohranili projekt na pravi poti in zagotovili pravočasno izvedbo.

* Zmanjšanje števila nenačrtovanih odsotnosti

Če nimate zanesljive evidence odsotnosti zaposlenih ali pa jo beležite ročno, lahko vzorec odsotnosti ostane neopažen, zaradi česar zaposleni ne vedo, kaj se od njih pričakuje.

Digitalni časovni listi spremljajo nenačrtovane odsotnosti in opozarjajo, če so te odsotnosti postale trend. Z ugotavljanjem vzorcev odsotnosti pri nekaterih zaposlenih lahko vodje sprejmejo proaktivne ukrepe za zmanjšanje njihovega pojavljanja, izboljšajo zavzetost in pomagajo zaposlenim, da spoštujejo potrebna pravila in predpise organizacije.

Spodnja linija

V poslovnem okolju je pomemben vsak trenutek, zato časovni listi podjetjem omogočajo, da zbirajo podatke o delovnem času zaposlenih in jih analizirajo ter sprejemajo utemeljene odločitve. Podjetja lahko uporabljajo katere koli časovne liste, ne glede na to, ali so v papirni obliki ali v obliki preglednic. Vendar so zaradi dovzetnosti za napake, kraje časa in ročne obdelave neprimerni za sodobno uporabo in odpirajo pot programski opremi za sledenje delovnega časa. Kot je bilo že omenjeno, ti sodobni časovni listi ne izboljšujejo le izkoriščenosti virov podjetij, temveč jim tudi pomagajo pridobiti vpogled v ključne poslovne kazalnike v realnem času za boljše sprejemanje odločitev.