Celovit vodnik za obvladovanje dostavljivosti e-pošte

Uvod

Skrbno ste oblikovali e-poštno sporočilo, natipkali popolno kopijo, ki neposredno nagovarja vaše občinstvo, in končno pritisnili gumb pošlji. Vendar kljub vašim prizadevanjem morda ne bo imelo takšnega učinka, kot ste upali. Verjetno zato, ker ga sploh ne vidite.

Kako, sprašujete? Vaša e-poštna sporočila morda pristanejo v mapi za neželeno pošto. Razočaranje, kajne?

V tem vodniku bomo razložili, kaj pomeni dostavljivost e-pošte, raziskali dejavnike, ki vplivajo nanjo, in z vami delili praktične nasvete, da bodo vaša e-poštna sporočila vedno dosegla predalčnik.

Kaj je dostavljivost e-pošte?

Dostopnost e-pošte je sposobnost vaših e-poštnih sporočil, da uspešno pristanejo v e-poštnih predalih prejemnikov, namesto da bi bila filtrirana v mapah za neželeno pošto, nezaželeno pošto ali promocije. Prava programska oprema za trženje e-pošte lahko bistveno izboljša dostavljivost, saj vam pomaga pri upoštevanju najboljših praks in spremljanju umestitve v poštne predale.

Dostopnost e-pošte v primerjavi z dostavo e-pošte

Izraz, ki se pogosto meša z dostavljivostjo e-pošte, je dostavljanje e-pošte. Morda zvenita enako, vendar se zelo razlikujeta.

Dostava e-pošte se nanaša na uspešen prenos e-poštnega sporočila v prejemnikov poštni strežnik. To je odvisno od tehničnih dejavnikov, kot so veljavni e-poštni naslovi, pravilne nastavitve domene in ustrezni protokoli preverjanja pristnosti. Če strežnik sporočilo sprejme, se šteje za dostavljeno, tudi če nikoli ne doseže prejemnikovega glavnega poštnega predala.

Dostopnost e-pošte je še korak dlje. Meri, ali vaše e-poštno sporočilo dejansko pristane v prejemnikovem glavnem poštnem predalu, namesto da bi se filtriralo v neželeno pošto ali zavihek s promocijami. Na uvrstitev v poštni predal vplivajo dejavniki, kot so ugled pošiljatelja, stopnja vključenosti in kakovost vaše vsebine.

5 stvari, ki vplivajo na dostavljivost e-pošte

Ponudniki poštnih predalov (ISP) so tisti, ki odločajo o tem, kam bodo vaša e-poštna sporočila poslana. Če zaupajo vašemu e-poštnemu sporočilu, gre to v predal prejete pošte. Če ne, lahko pristane v neželeni pošti ali pa sploh ni dostavljeno.

To odločitev sprejmejo na podlagi nekaj ključnih dejavnikov:

1. ugled pošiljatelja

Ugled pošiljatelja je ocena, ki vam jo ponudniki e-poštnih storitev (kot so Gmail, Outlook, Yahoo itd.) dodelijo na podlagi tega, kako zaupanja vredno in zanesljivo je vaše vedenje pri pošiljanju e-pošte.

Nekatere ključne stvari, ki vplivajo na vaš ugled pošiljatelja, so:

• Kako pogosto ljudje odpirajo ali komunicirajo z vašimi e-poštnimi sporočili
• Kako pogosto se vaša e-poštna sporočila odbijajo ali so označena kot neželena pošta
• ali upoštevate pravilne protokole pošiljanja
• Kako čist in veljaven je vaš seznam e-pošte
• ali vaša e-poštna sporočila naletijo na pasti za nezaželeno pošto ali črne liste

Boljši kot je vaš ugled pošiljatelja, večja je verjetnost, da bodo vaša e-poštna sporočila prispela v nabiralnik. Če pa vaša ocena pade pod določen prag, lahko ponudniki poštnih predalov začnejo vaša e-poštna sporočila potiskati v neželeno pošto ali jih popolnoma blokirajo.

2. Ugled IP in domene

Ko pošljete e-poštno sporočilo, prihaja z naslova IP (edinstven niz številk, vezanih na vaš e-poštni strežnik) in domene (na primer yourcompany.com). Oboje spremljajo ponudniki e-poštnih predalov in se odločijo, ali naj vaše sporočilo pristane v nečem e-poštnem predalu, gre v neželeno pošto ali pa bo blokirano.

Pri naslovih IP ponudniki poštnih predalov spremljajo, kako je bil ta IP uporabljen v preteklosti. Če je IP v preteklosti pošiljal neželena ali nepomembna sporočila, dobi slab ugled. Če stalno pošilja čista in dobro sprejeta e-poštna sporočila, njegov ugled ostane močan.

Ugled domene deluje podobno, vendar spremlja vašo domeno in ne le IP, ki ga uporabljate. To pomeni, da tudi če zamenjate platformo ali IP, bo ugled domene ostal okrnjen in bo vaša e-poštna sporočila vodil v mapo za neželeno pošto.

3. Preverjanje pristnosti e-pošte

Ena od prvih stvari, ki jih strežnik, ki prejema e-pošto, preveri, je, ali je vaše e-poštno sporočilo overjeno. Brez ustrezne avtentikacije se lahko vaša e-poštna sporočila zdijo sumljiva in bodo filtrirana, tudi če je vaša vsebina čista.

Obstajajo trije ključni protokoli za avtentikacijo:

• SPF (Sender Policy Framework): S tem lahko določite, kateri strežniki lahko pošiljajo e-poštna sporočila v imenu vaše domene. Če nepooblaščen strežnik poskuša pošiljati iz vaše domene, bo označen.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM doda digitalni podpis vašim e-poštnim sporočilom, tako da lahko ponudniki poštnih predalov preverijo, da sporočilo med dostavo ni bilo spremenjeno.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC temelji na SPF in DKIM. Ponudnikom poštnih predalov sporoča, kaj naj storijo, če e-poštno sporočilo ne opravi preverjanja pristnosti (npr. ga zavrnejo, dajo v karanteno ali pustijo v predal).

Ti skupaj potrjujejo vašo identiteto in preprečujejo ponarejanje. Njihova nastavitev pripomore k vzpostavitvi zaupanja in zaščiti vaše dostavljivosti.

4. Pritožbe zaradi neželene pošte

Pritožbe zaradi neželene pošte so eden od najmočnejših negativnih signalov za ponudnike poštnih predalov. Ko nekdo v vašem e-poštnem sporočilu klikne "Prijavi neželeno pošto", svoji e-poštni storitvi sporoča: "Ne želim takšnih sporočil." In če vas kot neželeno pošto označi dovolj ljudi, filtri poštnih predalov to opazijo.

Več kot je pritožb, težje boste pristali v poštnem predalu. Obstaja več razlogov, zakaj lahko nekdo vaša e-poštna sporočila prijavi kot neželeno pošto, vključno z naslednjimi:

• Prepogosto pošiljate preveč e-poštnih sporočil
• vsebina se ne ujema s tistim, na kar so se naročili
• Pozabili so, da so se naročili
• Povezavo za odjavo je težko najti

5. vsebina e-poštnega sporočila

Vsebina vašega e-poštnega sporočila, vključno z naslovno vrstico, prednaslovom in telesom, ima neopazno, vendar pomembno vlogo pri uvrstitvi v poštni predal.

Med najpogostejšimi rdečimi zastavicami so:

• Uporaba skrajševalnikov povezav, kot je bit.ly
• Nevarne povezave (http namesto https)
• e-poštna sporočila samo s slikami brez besedila
• pretirana uporaba vseh velikih tiskanih črk ali posebnih znakov v vrsticah predmeta

Tudi majhni popravki v vrstici predmeta ali oblikovanju lahko vplivajo na to, ali bo sporočilo pristalo v nabiralniku ali bo označeno.

Kako preizkusiti dostavljivost e-pošte

Tukaj je nekaj preprostih načinov, ki jih lahko tržniki e-pošte uporabijo za uspešno spremljanje dostavljivosti:

1. Nastavite orodja za zagotavljanje dostavljivosti

Če želite učinkovito spremljati dostavljivost e-pošte, začnite z uporabo specializiranih orodij za dostavljivost, ki vam pomagajo spremljati ugled pošiljatelja, uvrstitev v poštni predal in morebitne težave z dostavo.

Med običajnimi primeri teh orodij sta MX Toolbox in MessageBird's Inbox Tracker, ki zagotavljata podroben vpogled v področja, kot so ugled IP, stanje na črni listi, pritožbe zaradi neželene pošte in splošni trendi dostavljivosti.

Uporabite lahko tudi brezplačna spletna orodja, kot je Mailmodo's DKIM, SPF in DMARC checker, da preverite, ali so vaši overitveni zapisi pravilno konfigurirani in delujejo.

2. Izvedite testiranje semenskega seznama

Preizkušanje semenskega seznama pomeni pošiljanje e-poštnih sporočil na nadzorovan seznam preverjenih naslovov z bele liste, ki ga upravljate. Tako lahko natančno vidite, kje pristanejo vaša sporočila, ne glede na to, ali gre za primarni poštni predal, neželeno pošto ali zavihek s promocijami.

Začetni seznam mora biti po obsegu podoben vašemu pravemu poštnemu seznamu, da zagotovite zanesljive vpoglede pri različnih odjemalcih in napravah.

3. Izvedite testiranje filtrov vsebine

Testiranje filtrov vsebine uporablja orodja, kot sta SpamAssassin ali Cloudmark, za pregledovanje e-poštnih sporočil za elemente, podobne neželeni pošti, v vrstici predmeta, besedilu telesa in povezavah. Elektronska sporočila, ki ne prestane teh pregledov, so lahko označena kot neželena pošta ali v celoti blokirana.

Najpogostejše napake pri dostavljivosti e-pošte, ki se jim je treba izogniti

1. Kupovanje seznamov e-poštnih naslovov

Ko kupite e-poštni seznam, pošiljate sporočila ljudem, ki se niso izrecno prijavili na prejemanje sporočil od vas. Zaradi tega se številni prejemniki odjavijo s seznama ali pa vaša e-poštna sporočila označijo kot neželeno pošto.

Če želite to preprečiti, ustvarite svoj seznam organsko z uporabo metod opt-in. Potrdite zanimanje naročnikov z dvojno prijavo, da zagotovite veljavne in angažirane prejemnike.

2. Pošiljanje ponavljajoče se ali podobne vsebine

Če nenehno pošiljate e-poštna sporočila s skoraj identično ali ponavljajočo se vsebino, se bodo vaši naročniki najverjetneje naveličali in se odjavili.

To lahko rešite tako, da za vsako e-poštno kampanjo ustvarite edinstveno vsebino. Prilagodite vrstice predmetov in pozive k akciji, da ohranite zanimanje bralcev in se izognete sprožitvi filtrov za neželeno pošto.

3. Pošiljanje priponk v množičnih e-poštnih sporočilih

Priponke so na splošno namenjene elektronskim sporočilom tipa ena na ena in ne množičnemu pošiljanju. Vključevanje priponk v množična e-poštna sporočila vas morda ne bo vedno uvrstilo na seznam blokiranih, vendar povečuje možnost, da vas bodo označili filtri za neželeno pošto.

Da bi se temu izognili, je bolje, da namesto neposrednega pošiljanja priponk vključite povezave do datotek, ki gostujejo na spletu. Tako bodo vaša e-poštna sporočila lažja in manjša verjetnost, da bodo sprožila zaščito pred nezaželeno pošto.

4. Uporaba slepe kopije (BCC) za množična e-poštna sporočila

BCC se včasih uporablja za skrivanje naslovov prejemnikov pri pošiljanju več osebam. Vendar številni ponudniki e-pošte množična e-poštna sporočila BCC obravnavajo kot sumljiva, saj lahko spominjajo na taktiko pošiljanja neželene pošte, kar vodi do težav z dostavljivostjo.

Namesto BCC pošljite prilagojena e-poštna sporočila z uporabo platforme za e-poštno trženje ali ESP. Ta orodja pravilno obravnavajo množično pošiljanje in personalizirajo sporočila, s čimer izboljšajo dostavljivost in vključenost.

5. Prekomerna uporaba slik v e-poštnih sporočilih

Elektronska sporočila s preveč slikami in malo besedila lahko filtri obravnavajo kot nezaželeno pošto, kar pogosto vodi do nižjih stopenj umestitve v nabiralnik.

Ohranite dobro ravnovesje in poskrbite, da bodo pomembne informacije posredovane z besedilom, podprtim s slikami.

6. Odsotnost možnosti odjave

Če ne zagotovite jasnega načina odjave, lahko to razočara prejemnike, vodi do pritožb zaradi neželene pošte in škoduje ugledu vašega pošiljatelja.

Če želite ohraniti zdrav seznam, v vsako e-poštno sporočilo vključite jasno in lahko dostopno povezavo za odjavo.

Sklepne misli

Dostopnost e-pošte je stalno delo, pri katerem velja, da bolj ko naročniki sodelujejo z vašimi e-poštnimi sporočili, močnejša je vaša uvrstitev v poštni predal. Zato je pomembno, da pozorno spremljate metrike sodelovanja z e-pošto, vključno z odpiranji, kliki in zavrnitvami, ter tako zagotovite, da pravo sporočilo dostavite pravim bralcem.

Enako pomembna je tudi izbira prave platforme za trženje e-pošte. Platforme, kot je Mailmodo, ponujajo funkcije, ki pomagajo avtomatizirati upravljanje naročnikov, spremljati uspešnost e-pošte in podpirajo prizadevanja za ponovno vključevanje, zaradi česar je lažje ostati v stiku z občinstvom in poskrbeti, da vaša e-poštna sporočila pristanejo tam, kamor spadajo.