Kaj potrebujejo rastoča mala podjetja za povečevanje, ne da bi izgubila nadzor

Uvod

Rast se zdi vznemirljiva, dokler ne zamegli vseh drugih vidikov.

Odločitve trajajo dlje. Komunikacija postane bolj hrupna. Denar na papirju izgleda zdravo, v praksi pa se zdi, da ga je manj. Če se je zagon povečal in so stvari postale težje namesto lažje, je to običajna izkušnja. Običajno to pomeni, da je podjetje preraslo nekatere načine delovanja, ki jih je uporabljalo v preteklosti.

Trajnostno širjenje ni povezano s hitrostjo samo zaradi hitrosti. Gre za rast z zadostno strukturo, preglednostjo in disciplino, da se nadzor ne izgubi, ko se poveča kompleksnost.

Pravi cilj ni samo več. Gre za več prihodkov, več zmogljivosti in več priložnosti, ne da bi se v ozadju tiho kopičila zmeda.

Vir

Trdni temelji

Preden dodate obseg, nove trge ali število zaposlenih, so osnovne stvari pomembnejše, kot večina ekip pričakuje. Rast ne povzroča toliko problemov, kolikor povečuje tisto, kar že obstaja.

Ko so cilji nejasni, vloge slabo opredeljene ali finance le delno razumljive, širitev te vrzeli še bolj poudari. Trdni temelji zagotavljajo stabilno podlago za rast.

Zagotovite, da vsi vedo, kam gre podjetje

Ljudje ne morejo delovati v isti smeri, če ne vedo, za kaj si prizadevajo.

Jasna vizija ne zahteva vzvišenih izjav ali oddaljenih obljub. Zahteva dogovor o tem, kam podjetje realno smeruje in kako se bo napredek meril na tej poti. Šest mesecev. Eno leto. Tri leta. Opredeljeno v rezultatih, ne v sloganeh.

Koristna strategija rasti odgovarja na praktična vprašanja:

• Kaj je trenutno naša prednostna naloga?
• Kaj namerno puščamo za kasneje?
• Kateri kazalniki kažejo resnični napredek in ne le površinski uspeh?

Spreminjanje strategije v vidni načrt pomaga ekipam razumeti kompromise, ko se pojavijo nova dela in priložnosti. Komunikacija je prav tako pomembna. Ko ekipe rastejo, se domneve množijo. Redno deljenje prioritet, napredka in pričakovanj zmanjša neskladje, preden pride do trenj.

Izbira orodij, ki še vedno delujejo, ko se obseg poveča

Orodja, ki delujejo dobro v majhnem obsegu, pogosto težko sledijo rasti. Preglednice, ročno predajanje in nepovezane platforme postanejo nestabilne, ko se poveča povpraševanje. Ključno vprašanje, ki si ga je treba zastaviti, je: Ali vaša trenutna ureditev lahko obvladuje dvojno delovno obremenitev, ne da bi se podvojil napor?

Različne vrste orodij lahko ekipam pomagajo pri širitvi, ne da bi izgubile nadzor:

• Upravljanje odnosov s strankami (CRM): centralizirajte interakcije s strankami, da bo lažje spremljati, meriti angažiranost in napovedovati prihodke.
• Upravljanje projektov in nalog: usklajujte delo, vizualizirajte prioritete in upravljajte odvisnosti, ko se število zaposlenih povečuje.
• Računovodstvo in finančno upravljanje: avtomatizirajte poročanje, spremljajte denarni tok in zagotovite vpogled v dobičkonosnost, preden se majhni problemi spremenijo v večje.
• Komunikacija in sodelovanje: povezovanje ekip iz različnih oddelkov, zmanjšanje količine e-pošte in zagotavljanje dostopnosti informacij.
• Načrtovanje virov in operacije: spremljajte naročila, zaloge in proizvodno zmogljivost v realnem času.

_Nasvet: Ta blog MRPeasy podrobneje pojasnjuje ERP-sisteme, vrste, med katerimi lahko izbirate, in kako pomagajo malim podjetjem. _

Pojasnitev vlog, lastništva in odločanja

Ko lastništvo ni jasno, se odločitve zavlečejo. Ko se vloge prekrivajo, se odgovornost oslabi. Ko se vse vrne k eni ali dvema osebama, se zagon upočasni.

Oblikovanje vlog, ki se lahko razvijajo, pomeni zgodnje opredeljevanje odgovornosti, tudi če se nazivi in obseg dela kasneje spremenijo. Oseba, ki danes opravlja več nalog, ne sme postati ozko grlo samo zato, ker znanje ni bilo dokumentirano.

Pri tem pomagajo standardni operativni postopki in skupni delovni tokovi. Pri tem ne gre toliko za nadzor, kot za jasnost. Zmanjšujejo trenja, ustvarjajo doslednost in olajšujejo vključevanje novih zaposlenih. Jasna navodila za sprejemanje odločitev pomagajo ekipam napredovati, ne da bi vsako vprašanje eskalirale navzgor.

Vir

Ohranjanje stabilnih financ ob rasti podjetja

Širitev pogosto poveča finančni pritisk zaradi zaposlovanja, orodij, zalog, usposabljanja in splošnih stroškov. Napetosti v denarnem toku se ponavadi pojavijo pozneje, kot se pričakuje, zato je pomembna zgodnja preglednost.

Ko podjetja rastejo, postanejo nekatere metrike bolj uporabne kot prihodki:

• Preglednost denarnega toka
• Ekonomika enot
• Operativne marže
• Postopno povečevanje obratovalnih stroškov

Proračuni morajo realno odražati stroške, povezane z rastjo. Napovedovanje postane način za zgodnje odkrivanje točk pritiska, kar omogoča prilagoditve, preden se majhne vrzeli spremenijo v večje probleme.

Operativni sistemi, ki podpirajo rast

Ko se ekipe in naročila povečajo, se stare načine dela začnejo krhati. Preglednice postanejo neurejene, predaje se pomnožijo, majhne napake pa nenadoma stanejo čas in denar. Pravi sistemi to popravijo. Ne s samovoljnim pospeševanjem, ampak z zagotavljanjem preglednosti, doslednosti in nadzora.

Zmanjšanje ročnega dela, ki povzroča trenja

Avtomatizacija obravnava ponavljajoče se, na pravilih temelječe naloge, ki upočasnjujejo ekipe, namesto da bi preprosto zmanjševala število zaposlenih.

Ekipa, ki obdeluje naročila strank, lahko avtomatizira potrditvene e-poštne sporočila, posodobitve zalog in poročanje, tako da nič ne uide pozornosti. Ekipa za trženje lahko avtomatsko načrtuje objave na družbenih omrežjih ali sledi potencialnim strankam, namesto da vsak dan opravlja iste ročne korake.

Ko te naloge opravlja sistem, se zmanjša število napak, delovni tokovi pa ostanejo predvidljivi. Vodje in člani ekipe se lahko osredotočijo na odločitve, reševanje problemov in projekte, ki dejansko pomagajo podjetju napredovati, namesto da bi porabljali čas za rutinske naloge.

Standardizacija delovnih tokov in upravljanje znanja

Sistemi za dokumentiranje procesov in izmenjavo znanja zagotavljajo, da člani ekipe ne morajo ponovno izumljati kolesa ali se zanašati na plemensko znanje. Seznami za preverjanje, SOP-ji ali notranji wiki lahko beležijo najboljše prakse za vključevanje novih zaposlenih, odobritve ali ponavljajoče se projekte. To poveča odpornost podjetja in ohranja doslednost poslovanja, ko ekipe rastejo.

Strukturirani komunikacijski sistemi

S širitvijo ekipe komunikacija postane seveda bolj hrupna. Sistemi, kot so centralizirane projektne table, klepetalni kanali ekipe ali preglednice stanja, pomagajo pri pretoku informacij, ne da bi povzročali zmedo. Omogočajo preglednost prioritet in zmanjšujejo potrebo po nenehnem izmenjevanju informacij, tako da se odločitve lahko sprejemajo hitreje.

Vir

Uporaba podatkov za odkrivanje napetosti, preden postanejo problem

Rast poveča stroške ugibanj. Podatki v realnem času vodilnim zagotavljajo sistem zgodnjega opozarjanja.

Na primer, vodja prodaje lahko spremlja obseg naročil in odzivne čase strank, da odkrije, kje nastajajo ozka grla. Proizvodna ekipa lahko spremlja uporabo strojev in ravni zalog, da vidi, kdaj se zmogljivost približuje svoji meji.

Tako lahko ekipa ukrepa, preden problemi postanejo nujni. Ko je analitika vgrajena v vsakodnevne delovne tokove, lahko vsi vidijo trende, ko se pojavijo, in pravočasno prilagodijo prioritete, kadrovsko zasedbo ali procese.

Ekipe, ki so pripravljene

Sistemi so pomembni, vendar so ljudje tisti, ki odločajo, ali širitev dejansko deluje.

Zaposlovanje z mislijo na prihodnost

Zaposlovanje za reševanje današnjih problemov lahko ustvari omejitve za jutri. Vsaka vloga mora biti obravnavana v kontekstu smeri, v katero se podjetje razvija, ne le v kontekstu trenutnega stanja.

Da bi to storili učinkovito:

• Ugotovite, katere funkcije ali veščine bo podjetje potrebovalo v naslednjih 6 do 12 mesecih. Če na primer načrtujete širitev na nove trge, dajte prednost kandidatom z izkušnjami na področju širitve poslovanja ali vodenja oddaljenih timov.
• Iščite ljudi, ki lahko prevzamejo širše odgovornosti. Neka oseba, zaposlena kot mlajši tržnik, lahko sčasoma prevzame analitiko ali strategijo kampanje, kar zmanjša potrebo po nenehnem zaposlovanju novih sodelavcev.
• S širitvijo ekip postaja kulturna usklajenost vse pomembnejša. Ena neusklajena zaposlitev lahko povzroči trenja, upočasni sprejemanje odločitev in vpliva na moralo, zlasti ko se kompleksnost povečuje. Premislite, kako se delovni stil, pristopi k reševanju problemov in komunikacijske navade kandidatov ujemajo z vašimi vrednotami.
• Namesto da se odzivate na takojšnje vrzeli, načrtujte število zaposlenih glede na predvideno delovno obremenitev, pričakovana ozka grla in vodstvene zmogljivosti.

Vir

Delitev odgovornosti, ko se podjetje veča

Ko se podjetje širi, se mora širiti tudi vodstvena zmogljivost. Ko preveč odločitev poteka na najvišji ravni, se napredek upočasni, ekipe pa lahko postanejo frustrirane, ker čakajo na odobritve ali pojasnila. Učinkovito delegiranje ni le prenos nalog. Gre za to, da se ljudem dodeli jasna odgovornost in pooblastila za delovanje na njihovih področjih.

Razvoj vodij na različnih ravneh zagotavlja, da se odločitve sprejemajo bližje točki ukrepanja. To zmanjša zastoje, pospeši izvajanje in omogoča višjim vodjem, da se osredotočijo na strateške prioritete namesto na upravljanje vsakodnevnih zadev. Prav tako ustvarja občutek odgovornosti v celotni organizaciji, kar zaposlenim pomaga, da se počutijo zaupanja vredni in pooblaščeni, namesto da bi bili pod drobnogledom.

Zaščita kulture ob pridruževanju novih ljudi

Kultura se ne prilagaja samodejno. Ko podjetje raste in se mu pridružujejo novi ljudje, se lahko vrednote, norme in načini dela spremenijo, če se ne krepijo aktivno. Jasne vrednote morajo voditi odločitve na vseh ravneh, zlasti ko pride do kompromisov. Vodje in menedžerji imajo aktivno vlogo pri oblikovanju vedenja, dajanju doslednih povratnih informacij in zagotavljanju, da so dejanja v skladu s tem, kar organizacija zastopa.

Dosledna komunikacija pomaga ohranjati usklajenost ekip. To lahko vključuje redna posodabljanja, skupne cilje in forume za razpravo, ki novim zaposlenim pomagajo razumeti, kako deluje organizacija in kaj se od njih pričakuje. Kulturna tveganja se pogosto pojavijo tiho, preden postanejo sistematična. Veliko lažje je obravnavati jih zgodaj, kot poskušati popraviti zaupanje ali moralo, ko se problemi že pojavijo.

Da bi zaščitili kulturo, ko ekipa raste, se lahko organizacije osredotočijo na prakse, kot so:

• Dokumentirajte temeljne vrednote in pričakovana vedenja, da vsi vedo, kaj vodi odločitve
• Redno preverjanje in sestanki ekipe za okrepitev usklajenosti
• Priznavanje in nagrajevanje vedenja, ki odraža vrednote podjetja
• Zagotovite jasna navodila za sprejemanje odločitev in eskalacijo
• Spodbujanje odprtega povratnega informacij, da se morebitne težave odkrijejo zgodaj.
• Zagotavljanje, da se pri uvajanju novih zaposlenih komunicirajo tako praktični procesi kot tudi kulturne

Zakaj je usklajenost pomembnejša, ko se podjetje širi

Rast se ohranja, ko ljudje razumejo načrt, orodja podpirajo delo in odgovornosti so jasne. Ko se te stvari spremenijo, postane upravljanje težje.

Če načrtujete širitev, bo okrepitev usklajenosti pred dodajanjem novega dela prihranila težave v prihodnosti. Rast, ki presega nadzor, običajno stane več časa, denarja in zaupanja, kot je vredna.