Výhody časového rozvrhu, ktoré musí poznať každý majiteľ firmy

Úvod

V modernom podnikateľskom prostredí má sledovanie pracovného času zamestnancov veľký význam. Poskytuje prehľad o tom, ako sa využívajú zdroje a ako sa trávi ich čas v rámci rôznych projektov.

Podniky sa tradične spoliehali na časové hárky, ktoré zaznamenávali údaje o pracovnom čase v tabuľkovom formáte na sledovanie pracovného času. S príchodom technológií sa však mnohé digitálne vyspelé organizácie preorientovali na digitálne časové hárky vďaka ich nepostrádateľným funkciám a zaznamenali aj výrazné zlepšenie svojich hospodárskych výsledkov a dodávok projektov.

V tomto blogu sa budeme venovať hlavným výhodám využívania časových výkazov pre zamestnancov a tomu, ako to môže pomôcť zefektívniť spracovanie miezd, zvýšiť produktivitu tímu a podporiť pozitívny vzťah s klientmi a tímami.

Čo je to časový výkaz?

Pracovný výkaz je nástroj, ktorý podniky používajú na sledovanie celkového pracovného času zamestnancov počas určitého obdobia. Podniky môžu údaje o pracovnom čase zamestnancov z časového výkazu použiť na spracovanie miezd, fakturáciu klientom, odhad dodávok projektov a sledovanie vzorcov absencií. Podniky s obľubou používajú najmä tri typy časových výkazov:

V papierovej forme

Na evidenciu pracovného času zamestnancov sa najčastejšie používajú papierové časové hárky vrátane tlačiteľných časových kariet, diernych štítkov, registrov atď. Tieto archaické časové hárky však vyžadovali ručné zadávanie času a boli náchylné na ľudské chyby, bezpečnosť údajov a krádeže času.

Tabuľky

Tabuľkové kalkulátory zreformovali usporiadanie časových hárkov, aby bol proces evidencie času organizovanejší, prehľadnejší a menej hektický. Tabuľkový charakter, jednoduchosť a ľahká použiteľnosť robia z tabuľkových hárkov, najmä vo formátoch Excel, jedno z najvyhľadávanejších riešení časových hárkov pre podniky. V skutočnosti môžu podniky na sledovanie pracovného času zamestnancov na dennej/týždennej/mesačnej báze používať aj šablóny časových hárkov Excel, ktoré sú k dispozícii vo viacerých formátoch.

Digitálne časové hárky

Papierové systémy a tabuľky mali niekoľko obmedzení, pokiaľ ide o funkčnosť, a boli tiež náchylné na krádeže času, bezpečnosť údajov a chybné zadávanie údajov, čo ustúpilo digitálnym časovým výkazom, ako je softvér na sledovanie pracovného času, ktorý nielen presne zaznamenáva údaje o čase, ale ponúka aj množstvo funkcií, ako sú podrobné správy, schvaľovacie cesty, validácie a ďalšie.

Zdroj obrázku

Ďalej sa budeme venovať tomu, prečo by podniky mali využívať softvér na sledovanie pracovného času, známy aj ako online časové hárky, a ako im môže pomôcť zlepšiť ziskovosť a kompetencie.

10 výhod časového rozvrhu, ktoré musí poznať každý majiteľ firmy {#10-timesheet-benefits-every-business-owner-must-know}

* Presná fakturácia pre klientov

Či už ide o účtovníctvo, prácu na voľnej nohe alebo akúkoľvek inú firmu, sledovanie odpracovaných hodín na viacerých projektoch na výpočet faktúr pre rôznych klientov je veľmi dôležité.

Pre podniky, ktoré účtujú klientom na hodinovej báze, slúži časový výkaz ako záznam pre klientov a pomáha vytvárať presné faktúry.

Digitálny časový výkaz pomáha podnikom získať prehľad o kontextuálnych údajoch o pracovnom čase strávenom v rôznych projektoch, čím sa zabezpečí správne a včasné vyúčtovanie klientom. To pomáha udržiavať zdravé vzťahy medzi klientmi a majiteľmi firiem.

Takýto softvér na sledovanie času je tiež vybavený konfigurovateľnými funkciami výkazníctva, ktoré odhaľujú podrobnosti týkajúce sa využitia času a pomáhajú klientom mať prehľad o tom, kde sa využívajú ich peniaze a či boli dobre využité.

Podrobné správy umožňujú klientom zobraziť, koľko času venovali zdroje na dokončenie rôznych častí projektu, a slúžia tak ako dôkaz výpočtu a správnosti fakturácie.

* Zjednodušený výpočet miezd

Časové výkazy sú výhodné pre organizácie, ktoré zamestnávajú pracovníkov na hodinovú mzdu, pretože pomáhajú organizáciám sledovať pracovný čas zamestnancov.

Softvér na sledovanie pracovného času sleduje celkový počet hodín práce a nadčasov, čo pomáha podnikom spravodlivo a presne odmeňovať zamestnancov na základe počtu odpracovaných hodín.

Tento softvér tiež vedie prehľad o pracovnom čase zamestnancov, dovolenkách, príplatkoch, nadčasoch, dovolenkových príplatkoch atď., čím pomáha podnikom efektívne spravovať mzdy zamestnancov spolu s príplatkami a príplatkami.

Pomocou časových výkazov môžu zamestnávatelia ľahko plniť aj mzdové predpisy týkajúce sa nadčasov, príplatkov za zmeny atď., aby vyhoveli záväzným zákonom.

Okrem toho v prípade akýchkoľvek konfliktov pri spracovaní miezd môžu zamestnávatelia/manažéri vždy nahliadnuť do údajov z časového výkazu a overiť si odpracované hodiny a celkový počet hodín venovaných konkrétnym projektom.

Digitálne časové hárky tak znižujú čas a náklady vynaložené na administratívne úlohy, čím sa zamestnanci zbavujú manuálneho spracovania časových údajov, aby sa mohli venovať produktívnejšej práci, ktorá môže organizácii priniesť hodnotu.

* Zabraňuje mikromanažmentu

Vedúci tímov alebo nadriadení často vykonávajú mikromanažment činností zamestnancov, aby spravovali, na čom zamestnanci pracujú a koľko času im trvá splnenie úlohy.

Zdroj obrázku

Pomocou časových výkazov môžu manažéri eliminovať potrebu mikromanažovať zamestnancov a ľahko zistiť, na čom pracujú, koľko času spotrebovali na splnenie svojich úloh a ako sú celkovo využívané ich zdroje.

Časové hárky tak vedúcim pracovníkom ušetria prácu pod dohľadom a mikromanagementom ich tímov, čím sa znižuje pravdepodobnosť konfliktov medzi vedúcimi pracovníkmi a členmi tímu.

* Lepšie prognózovanie a odhadovanie

Jednou z hlavných výhod používania digitálnych časových výkazov je, že ich údaje možno použiť na odhad zdrojov, ako je čas, práca a náklady na budúce projekty.

Napríklad predtým, ako sa tím pustí do nového projektu, musí odhadnúť jeho špecifiká, ako sú časové harmonogramy, míľniky a potrebné zdroje. V takom prípade môže manažér využiť údaje z časových výkazov predtým spracovaných projektov, v ktorých je charakter úloh podobný tomu, ktorý sa práve realizuje.

Pomocou historických údajov o predchádzajúcich projektoch tak môžu podniky zlepšiť odhad práce, nákladov a časového harmonogramu pre nadchádzajúce projekty, zabrániť prekročeniu nákladov a zabezpečiť včasné dodanie projektu.

* Riadenie úloh a stanovenie priorít

"Časové hárky umožňujú organizáciám lepšie riadiť pracovný tok, identifikovať oblasti, v ktorých je potrebné zlepšenie, a strategicky prideľovať zdroje, ktoré prispejú k úspešnému realizovaniu projektov a pozitívne ovplyvnia hospodársky výsledok."

Časové výkazy sú cenným nástrojom na rozlíšenie povahy úloh a času, ktorý si zvyčajne vyžadujú na ich vykonanie.

Manažéri môžu kontrolovať údaje z časových výkazov, aby zistili, ktoré projekty a úlohy zaberajú zamestnancom viac času a ktoré menej. Pomocou tejto analýzy môžu manažéri prijímať informované rozhodnutia týkajúce sa určovania priorít, prideľovania a riadenia úloh.

Manažéri a zamestnávatelia môžu napríklad zrušiť projekty, ktoré nemajú veľkú hodnotu a spotrebúvajú väčšiu šírku pásma zdrojov.

Manažéri tiež môžu pochopiť, ktoré úlohy zaberajú veľa času a ktoré menej. Táto analýza im pomáha zlepšiť pracovný postup stanovením priorít úloh tak, aby sa na naliehavých úlohách pracovalo ako na prvých a na úlohách s neskorším termínom sa mohlo pracovať neskôr. Ak napríklad obchodný tím pracuje na úlohách administrácie a oslovovania, ktoré spotrebujú veľkú časť ich pásma, avšak ak sa od nich vyžaduje práca na personalizovaných studených e-mailoch pre klientov, ktoré zaberajú relatívne menej času a majú vysokú prioritu, možno ich požiadať, aby najprv pracovali na e-mailoch.

Zdroj obrázku

* Poznatky o trendoch produktivity

Časové hárky nielenže sledujú údaje o pracovnom čase zamestnancov, ale pomáhajú manažérom zistiť trendy produktivity a identifikovať oblasti, v ktorých zamestnanci zaostávajú.

Manažéri môžu napríklad nahliadnuť do časových výkazov zamestnancov a zistiť, ktoré úlohy spotrebúvajú ich maximálnu šírku pásma a na ktorých úlohách môžu pracovať pomerne rýchlo.

Tieto údaje pomáhajú manažérom zistiť, v ktorých oblastiach zamestnanci zaostávajú a v ktorých vyniknú. Podľa času potrebného na vykonanie práce ich môžu manažéri využiť na rôzne projekty so špecifickými potrebami.

Manažéri môžu tiež identifikovať zdroje, ktoré v porovnaní s ostatnými zamestnancami venujú príliš veľa času všeobecným úlohám, a poskytnúť im potrebné školenia a usmernenia na zlepšenie ich výkonu.

Vďaka softvéru na sledovanie pracovného času môžu manažéri vytvárať reporty zamerané na konkrétne oblasti, aby lepšie vyhodnotili výkonnosť zamestnancov, trendy produktivity a úroveň pracovného zaťaženia. Tento podrobný prehľad im môže pomôcť lepšie rozdeliť zdroje, efektívne rozdeliť úlohy a optimalizovať pracovný tok s cieľom zvýšiť celkovú produktivitu a efektívnosť.

* Optimálne využitie zdrojov

Jednou z najväčších obáv firiem je, či ich zamestnanci rovnako využívajú svoj čas a či ho nečerpajú v mimopracovných činnostiach.

V časovom výkaze sa zaznamenáva, na čom zamestnanci pracovali, ako dlho a na akých projektoch. Tento jasný prehľad o časových údajoch zdrojov zabezpečuje, že zdroje nie sú ani nedostatočne, ani nadmerne využívané, a v prípade potreby je možné ich úlohy delegovať, aby sa predišlo vyhoreniu zamestnancov.

Okrem toho, ak manažéri zistia, že šírka pásma zdrojov bola využitá naplno a na distribúciu práce je potrebných viac zdrojov, môžu označiť potrebu dočasného zamestnania alebo prijímania zamestnancov vo veľkom objeme a požiadať manažment, aby podľa toho prijal ďalšie zdroje.

* Informovanie klientov o priebehu projektu

Pri projektoch zameraných na klienta môže časový prehľad robiť zázraky, pretože umožňuje klientom vidieť podrobný rozpis času stráveného na niekoľkých úlohách a odvodiť pokrok projektu.

Táto analýza nielenže pomáha klientom so zložitými podrobnosťami projektu, ale tiež umožňuje tímu zapojiť klientov do priebehu projektu a zabezpečiť, aby ich očakávania týkajúce sa časového harmonogramu boli v súlade s tímom a aby sa v prípade potreby vykonali úpravy.

* Lepšie riadenie projektov a včasné dodávky

Časový prehľad poskytuje ucelený pohľad na čas strávený pri viacerých úlohách a zmierňuje rozsah projektu.

Vďaka údajom z časových výkazov tak môžu manažéri riešiť úzke miesta projektu, v prípade potreby nasadiť viac zdrojov, porovnať skutočné a skutočné časové harmonogramy a prijímať informované rozhodnutia, aby sa zabezpečilo, že projekt nevybočí zo svojej cesty.

Tento prehľad o údajoch z časových výkazov v reálnom čase pomáha manažérom optimalizovať pracovný tok a prijímať proaktívne rozhodnutia, aby sa projekt udržal na správnej ceste a zabezpečilo sa jeho včasné dodanie.

* Zníženie neplánovaných absencií

Ak nemáte spoľahlivú evidenciu neprítomnosti zamestnancov alebo na jej zaznamenávanie používate manuálny postup, môže sa stať, že si absencie nevšimnete a vaši zamestnanci si nebudú istí, čo sa od nich očakáva.

Digitálne časové hárky sledujú neplánované absencie a označujú, ak sa tieto absencie stali trendom. Zistením vzorcov absencií u niektorých zamestnancov môžu manažéri prijať proaktívne opatrenia na minimalizáciu ich výskytu, zlepšiť angažovanosť a pomôcť zamestnancom dodržiavať potrebné pravidlá a predpisy organizácie.

Spodná hranica

V podnikateľskom prostredí sa počíta každý okamih a časové hárky umožňujú podnikom zhromažďovať údaje o pracovnom čase zamestnancov a analyzovať ich na prijímanie informovaných rozhodnutí. Podniky môžu používať ľubovoľné časové hárky, či už papierové, alebo tabuľkové. Náchylnosť na chyby, krádeže času a manuálne spracovanie ich však robí nekompetentnými pre moderné použitie a uvoľňuje cestu softvéru na sledovanie pracovného času. Ako už bolo spomenuté, tieto moderné časové hárky nielenže zlepšujú využitie zdrojov podnikov, ale pomáhajú im aj získať prehľad o kľúčových podnikových ukazovateľoch v reálnom čase na lepšie rozhodovanie.