Úvod
Ako vieme, úloha verejného obstarávania sa v posledných rokoch výrazne rozšírila. Organizácie verejného obstarávania, ktoré sa tradične zameriavali na vyváženie nákladov s kvalitou a dodávkou, sú teraz zodpovedné za oveľa širšie ciele, ako je zmierňovanie rizík, inovácie, udržateľnosť a rozmanitosť, rovnosť a inklúzia (DEI).
Tento vývoj poukazuje na potrebu strategického prístupu k organizačnému usporiad aniu a k štruktúre tímu tak, aby bolo možné tieto nové priority efektívne plniť.
Aké sú výzvy pri transformácii verejného obstarávania?
S rastúcim rozsahom obstarávania čelia vedúci pracovníci viacerým výzvam vrátane nedostatku talentov a potreby uprednostniť dlhodobý rozvoj. Podľa prieskumu Gartner Procurement Competencies Survey viac ako 75 % vedúcich pracovníkov v oblasti obstarávania a sourcingu zavádza prístup k externým kurzom a interaktívnym interným školeniam na budovanie kompetencií zamestnancov. Toto zameranie na rozvoj talentov je kľúčové pre prekonanie nedostatku zručností a zosúladenie tímov s cieľmi organizácie.
3 Kľúčové činnosti pre optimalizáciu organizačného dizajnu
Na vytvorenie organizácie obstarávania, ktorá je v súlade s prioritami spoločnosti, odporúča spoločnosť Gartner zamerať sa na tri kritické oblasti:
1. Referenčné línie podávania správ a rozpätie kontroly
Efektívny organizačný dizajn sa začína pochopením štruktúr podávania správ. Z porovnávacieho prieskumu rozpočtu spoločnosti Gartner vyplýva, že vedúci pracovníci pre obstarávanie (CPO) najčastejšie podliehajú:
- Finanční riaditelia (38 %)
- Vedúci pracovníci dodávateľského reťazca (20%)
- Vedúci prevádzkových oddelení (19 %)
Rozsah kontroly sa líši aj v závislosti od výkonnosti organizácie. Vysoko výkonní CPO riadia v priemere osem zamestnancov, zatiaľ čo ich kolegovia v priemerne výkonných spoločnostiach dohliadajú na šesť a nízko výkonné organizácie uvádzajú v priemere štyroch. Tieto referenčné hodnoty poskytujú rámec pre optimalizáciu línií podávania správ a veľkosti tímov s cieľom zvýšiť efektívnosť a zodpovednosť.
2. Určiť ideálnu úroveň centralizácie
Stupeň centralizácie významne ovplyvňuje efektívnosť obstarávania. Prieskum organizačnej štruktúry obstarávania identifikuje tri základné modely:
- **Centralizované štruktúry: **Využívajú úspory z rozsahu a štandardizujú procesy, ale môžu obmedziť čas reakcie a riadenie vzťahov s dodávateľmi.
- **Decentralizované štruktúry: **umožňujú väčšiu flexibilitu a schopnosť reagovať, ale chýba im štandardizácia.
- Štruktúry riadené strediskom: Kombinujú centralizovaný dohľad s lokálnym vykonávaním a ponúkajú vyvážený prístup.
Najnovšie trendy naznačujú opätovný nárast štruktúr riadených centrami, pričom 51 % organizácií si osvojilo tento model v porovnaní s 39 %, ktoré uprednostňujú centralizované štruktúry. Tento posun sa pripisuje zvýšenému počtu narušení dodávateľského reťazca, ktoré si vyžadujú väčšiu prispôsobivosť a strategické zosúladenie. Vedúci pracovníci musia zhodnotiť potreby svojej organizácie, aby určili najvhodnejšiu štruktúru.
3. Zosúladenie hodnotových faktorov s rozhodnutiami o návrhu org.
Koncepcia organizácií verejného obstarávania by mala odrážať ich strategické priority. Napríklad:
- Štruktúry založené na činnostiach: Zameranie na efektívnosť a rýchlosť.
- Štruktúry založené na kategóriách: Uprednostnite celkovú hodnotu a úspory nákladov.
Okrem organizačnej štruktúry musia vedúci pracovníci riešiť štrukturálne nedostatky zdokonalením prevádzkových modelov a rámcov riadenia. Tým sa zabezpečí, že organizácia zostane pružná a bude reagovať na meniace sa priority.
Aký význam má plánovanie kompetencií?
Budovanie tímových schopností je základným aspektom transformácie obstarávania. Viac ako 75 % manažérov v oblasti obstarávania investuje do externých kurzov a interných školení s cieľom zlepšiť tímové zručnosti, ako aj do efektívneho využívania nákupného softvéru. Plánovanie kompetencií pomáha organizáciám riešiť nedostatky v zručnostiach, čo umožňuje tímom obstarávania efektívne riešiť rôzne výzvy.
Organizácie tiež uskutočňujú významné zmeny vo svojich štruktúrach, pričom 82 % z nich plánuje v nasledujúcom roku stredne významné až významné organizačné úpravy. Tento proaktívny prístup zabezpečuje, aby boli tímy obstarávania vybavené na zvládanie konkurenčných priorít a neustálych zmien.
4 Stratégie pre efektívny organizačný dizajn
Kľúčové oblasti, ktoré by mali vedúci pracovníci v organizáciách obstarávania optimalizovať, sú:
- * Porovnanies priemyselnými normami: *Využite poznatky založené na údajoch na posúdenie línií podávania správ, rozsahu kontroly a organizačných štruktúr.
- Zhodnoťte centralizáciu a decentralizáciu: Zvážte kompromisy medzi efektívnosťou a rýchlosťou reakcie, aby ste určili ideálnu rovnováhu.
- Uprednostnite rozvoj kompetencií: Investujte do programov odbornej prípravy a rozvoja s cieľom vybudovať kvalifikovanú a agilnú pracovnú silu.
- **Vyriešiť štrukturálne nedostatky: **zjemniť riadenie a prevádzkové modely tak, aby boli v súlade s organizačnými cieľmi.
Záver
Vytváranie organizácií verejného obstarávania, ktoré sú v súlade s obchodnými prioritami, je dynamický proces, ktorý si vyžaduje neustále hodnotenie a prispôsobovanie.
Odporúčanie pre manažérov obstarávania je zamerať sa na línie podávania správ, centralizáciu a návrh založený na hodnote, aby mohli vytvoriť štruktúry, ktoré podporia ich rozšírené zodpovednosti. V spojení s dôkladným plánovaním kompetencií a štrukturálnym zdokonaľovaním tieto stratégie umožňujú tímom obstarávania poskytovať výnimočnú hodnotu v zložitom a rýchlo sa vyvíjajúcom podnikateľskom prostredí.
