Ako vytvoriť systém sledovania, ktorý skutočne funguje na sieti LinkedIn

Úvod

• Neorganizovaná doručená pošta na LinkedIn vás stojí obchody, pretože výskumy ukazujú, že prvý dodávateľ, ktorý odpovie, má o 50 % vyššiu šancu na úspech.
• Vytvorte spoľahlivý systém sledovania tým, že budete triediť správy pomocou označenia, nastavovať pripomienky a zavediete pracovný postup „Inbox Zero“, aby ste nezmeškali žiadnu konverzáciu.
• Nástroje ako Kondo zjednodušujú tento proces pridávaním štítkov, pripomienok (odloženie) a úryvkov priamo do vašej schránky LinkedIn, čím vám pomáhajú premeniť viac potenciálnych zákazníkov.

Právě jste poslali slibnou zprávu na LinkedIn potenciálnímu zákazníkovi, klientovi nebo uchazeči. A co teď? Pokud jste jako většina profesionálů, tato zpráva se pravděpodobně přidá k stovkám dalších a pomalu se propadne do propasti vaší přeplněné doručené pošty, kde už ji nikdy nikdo neuvidí.

„Každý deň dostávam množstvo cenných správ na LinkedIn a ich spravovanie je nočná mora!“ Tento názor, ktorý zdieľajú nespočetní používatelia LinkedIn, odzrkadľuje všeobecný problém, ktorý vás stojí príležitosti, čas a peniaze.

Krutá pravda je, že natívna platforma LinkedIn pre zasielanie správ nebola vytvorená pre profesionálov, ktorí ju využívajú ako dôležitý obchodný nástroj. Bola navrhnutá ako sociálne rozhranie, nie ako nástroj na zvýšenie produktivity. Výsledok? Chaotická doručená pošta, kde sa zaujímavé kontakty a dôležité konverzácie stratia pod oznámeniami o nových kontaktoch a konverzáciami s nízkou prioritou.

Ale tu je to, čo odlišuje najlepších od ostatných: potenciálni zákazníci sa sami nepremenia. Ako poznamenáva odborník na predaj Luigi Prestinenzi: „Najlepšie tímy zaobchádzajú s prichádzajúcimi správami ako so zlatom, nielen tým, že na ne odpovedajú, ale tým, že odpovedajú rýchlo a disciplinovane ich sledujú.“

Riešením nie je viesť viac konverzácií, ale vybudovať systém, ktorý zaistí, že nikdy nezmeškáte dôležité konverzácie. Táto príručka vás prevedie vytvorením systému sledovania, ktorý premení vašu doručenú poštu na LinkedIn zo zdroja úzkosti na stroj na konverzie.

Vysoká cena neorganizovanej doručenej pošty na LinkedIn

Než sa pustíme do riešení, pochopme, čomu čelíme. Natívna schránka LinkedIn má niekoľko kritických obmedzení:

• Neprehľadné rozhranie a chýbajúce priority: Nie je možné odlíšiť horúce potenciálne zákazky od sieťových rozhovorov alebo propagačných správ.
• Žiadne filtrovanie ani kategorizácia: Nemôžete efektívne označovať, zoskupovať ani filtrovať správy podľa fázy, priority alebo typu konverzácie.
• Obmedzené možnosti pripomienok: LinkedIn neponúka žiadny integrovaný spôsob, ako naplánovať sledovanie alebo si pripomenúť, aby ste skontrolovali potenciálnych zákazníkov.
• Problémy s UI/UX: Rozhranie pôsobí neohrabane a pomaly, pričom používatelia hlásia značnú stratu času len pri navigácii v konverzáciách.

Nie sú to len nepríjemnosti – majú priamy vplyv na vaše výsledky:

• Stratené príjmy: Zabudnuté nadviazanie kontaktu so sľubným potenciálnym zákazníkom znamená priamu stratu potenciálneho príjmu.
• Oneskorené obchody a nábory: Pomalé reakčné časy znamenajú, že konkurenti, ktorí reagujú ako prví, často vyhrávajú. Podľa výskumu má prvý dodávateľ, ktorý reaguje, o 50 % vyššiu šancu na získanie obchodu.
• Úzkosť a vyhorenie v doručenej pošte: Pocit, že neustále zaostávate, vytvára stres, ktorý znižuje celkovú produktivitu.

Ako jeden používateľ Redditu: „Správy na LinkedIn sa príliš ľahko hromadia a strácajú, zažil som to na vlastnej koži.“ Nie je to len frustrácia – je to ušlá príležitosť.

4 piliere spoľahlivého systému sledovania

Než sa pustíme do taktickej implementácie, stanovme si základné princípy, na ktorých musí byť postavený každý efektívny systém sledovania na LinkedIn:

Pilier 1: Rýchlosť

Ten, kto odpovie ako prvý, má obrovskú výhodu. Ako zdôraznil Luigi Prestinenzi vo svojej prípadovej štúdii, keď spoločnosť Grant Thornton prešla na rýchlejšie reakčné časy, zaznamenala výrazné zvýšenie konverzných pomerov. Váš systém musí uprednostňovať rýchlu reakciu na nové správy.

Pilier 2: Disciplína

Vaša kadencia sledovania nemôže byť založená na tom, „keď si spomeniete“ alebo „keď máte na to chuť“. Musí byť štruktúrovaná a konzistentná, aby sa vylúčili dohady a aby sa zabezpečilo, že žiadna konverzácia neprepadne.

Pilier 3: Organizácia

Potrebujete metódu na triedenie a kategorizovanie každej konverzácie, aby ste mohli sústrediť svoju energiu na to, čo je najdôležitejšie. Bez tejto štruktúry budete strácať drahocenný čas prehľadávaním irelevantných správ, zatiaľ čo potenciálni zákazníci s vysokým potenciálom vychladnú.

Pilier 4: Žiadna mentálna záťaž

Váš systém by mal byť umiestnený tam, kde pracujete (vo vašej doručenej pošte), a mal by sa ľahko používať. Spoliehanie sa na externé tabuľky, kalendáre alebo správcov úloh vedie k prechodom medzi kontextmi, ktoré zabíjajú dynamiku.

Teraz, keď chápeme princípy, vytvorme váš systém od základov.

Krok za krokom k vytvoreniu vysoko výkonného systému sledovania

Krok 1: Triedenie a spracovanie pomocou štítkov a rozdelených doručených správ

Problém: Všetky správy v doručenej pošte LinkedIn vyzerajú rovnako, čo vás núti strácať čas opätovným čítaním konverzácií, aby ste určili ich dôležitosť.

Riešenie: Zavádzajte systém označovania, ktorý okamžite komunikuje stav a prioritu každej konverzácie.

Ako implementovať:

1. Definujte svoje základné kategórie na základe svojho pracovného toku. Príklady:

   • Horúci potenciálny zákazník
   • Teplý potenciálny zákazník
   • Klient
   • Kandidát – výber
   • Nadviazanie Q3

2. Tieto štítky použite na každú dôležitú konverzáciu hneď, ako sa do nej zapojíte.

3. Vytvorte samostatné zobrazenia pre každú značku, čo vám umožní sústrediť sa len na konverzácie, ktoré sú práve teraz dôležité.

Ručné sledovanie týchto kategórií je zdĺhavé a náchylné na chyby. Práve tu môžu tento proces transformovať špecializované nástroje, ako je Kondo. S Kondom môžete vytvárať vlastné štítky a aplikovať ich pomocou jednoduchého klávesového skratu (L). Platforma tiež vytvára rozdelené doručené správy, čo vám umožňuje zobraziť len správy označené konkrétnymi štítkami – efektívne tak vytvárate zoznamy úloh, ktoré eliminujú všetky ostatné rušivé vplyvy.

Krok 2: Nikdy nezmeškajte ďalšie kroky vďaka pripomienkam

Problém: „Dostávať sledovacie správy sa ukazuje ako trochu problematické,“ zdieľal jeden používateľ Reddit. Bez systematického systému pripomienok sa kritické sledovania zabudnú a potenciálne obchody sa vytratia.

Riešenie: Implementujte systém pripomienok, ktorý dočasne archivuje konverzácie a v správnom momente ich opäť privedie do vašej pozornosti.

Ako implementovať:

1. Pre každú konverzáciu, ktorá vyžaduje budúce konanie, nastavte konkrétny dátum a čas pripomenutia.
2. Konverzácia by mala zmiznúť z vašej hlavnej doručenej pošty až do tohto dátumu, čím sa zníži neporiadok a mentálna záťaž.
3. Keď sa spustí pripomienka, konverzácia by sa mala vrátiť na začiatok vašej doručenej pošty a vyžadovať pozornosť.

Namiesto toho, aby ste kombinovali pripomienky v kalendári alebo aplikácie na správu úloh, použite funkciu Snooze tento pracovný postup priamo do vašej doručenej pošty na LinkedIn. Stlačte **H, aby ste nastavili pripomienku na zajtra, budúci týždeň alebo na vlastné dátum. Správa zmizne z vašej doručenej pošty a znovu sa objaví hore, keď nastane termín, čím sa zabezpečí, že sa na nič nezabudne. Ak odpovedia pred termínom pripomienky, tá sa automaticky zruší – už nemusíte sledovať ľudí, ktorí už odpovedali.

Krok 3: Dosiahnite „Inbox Zero“ s nemilosrdným triediacim pracovným postupom

Problém: Väčšina profesionálov používa svoju doručenú poštu LinkedIn ako trvalé úložisko, kde sa správy hromadia mesiace alebo roky, čo vedie k neprehľadnosti.

Riešenie: Premeňte svoju doručenú poštu zo skladu starých správ na dynamický zoznam úloh, ktorý každý deň vyprázdňujete.

Pracovný postup: Pre každú novú správu vyberte jednu zo štyroch akcií:

1. Odpoveď: Ak to trvá menej ako 2 minúty, odpovedzte ihneď.
2. Odloženie (pripomenutie): Ak vyžaduje neskoršie sledovanie, nastavte pripomenutie a archivujte.
3. Označte a archivujte: Ak je to dôležité pre kontext, ale nevyžaduje si ďalšie kroky, označte to vhodným spôsobom a odstráňte zo svojej doručenej pošty.
4. Archív: Ak je konverzácia ukončená, odstráňte ju z hlavného zobrazenia.

Táto filozofia Inbox Zero je základom produktívnych systémov, ako je Kondo, kde klávesové skratky pre archiváciu (**E), odloženie (H) a označenie (L) vám umožňujú spracovať stovky správ za minúty, nie hodiny. Používatelia uvádzajú, že týmto pracovným postupom ušetria najmenej 30 minút denne.

Krok 4: Ušetrite hodiny s opakovanými úryvkami

Problém: Strácate hodiny prepisovaním rôznych verzií rovnakých správ pre sledovanie, plánovanie a bežné otázky.

Riešenie: Vytvorte knižnicu šablón pre často posielané správy, ktoré je možné okamžite vložiť a personalizovať.

Ako implementovať:

1. Identifikujte správy, ktoré posielate opakovane (napr. odkazy na plánovanie, sledovanie po bezodpovedi, informácie o cenách).
2. Vytvorte šablóny s personalizačnými premennými, ako je **{firstName}, aby ste zachovali osobný prístup.
3. Používajte systém, ktorý vám umožňuje vkladať tieto šablóny s minimálnym počtom stlačení klávesov.

Funkcia úryvkov Kondo vám umožňuje ukladať a okamžite vkladať tieto šablóny pomocou jednoduchého príkazu (;). Automaticky vyplňuje premenné, ako je meno príjemcu, a kombinuje rýchlosť automatizácie s nevyhnutnou personalizáciou.

Posledný krok: Synchronizácia LinkedIn s vaším systémom záznamov

Pre tímy a profesionálov, ktorí spravujú vzťahy na viacerých platformách, existuje jedna posledná výzva: vaše konverzácie na LinkedIn sú pre zvyšok vášho tímu a váš CRM systém čiernou skrinkou. To vedie k vytváraniu dátových sil a neúplných profilov zákazníkov.

Riešením je automatizované prepojenie medzi vašou doručenou poštou na LinkedIn a vašou centrálnou databázou (CRM, ATS atď.). Tu je návod, ako to implementovať:

1. Použite nástroj, ktorý môže spustiť akciu vo vašom CRM, keď sa niečo stane na LinkedIn.
2. Vytvorte pracovné postupy, ako napríklad: Keď priradíte konverzácii štítok **Hot Lead, automaticky vytvorte obchod v HubSpote alebo pridajte poznámku ku kontaktu v Salesforce.
3. Zabezpečte synchronizáciu súhrnov konverzácií a kľúčových detailov, aby ste zachovali jediný zdroj pravdivých informácií.

Kondo Business Tier rieši tento problém pomocou natívnych integrácií a webhookov. Môžete sa pripojiť k nástrojom ako HubSpot, Notion, Google Sheets alebo akémukoľvek systému prostredníctvom Zapier/Make. Tým sa automatizuje zdĺhavé zadávanie údajov o aktivitách na LinkedIn, čím sa zabezpečí úplná prehľadnosť a vášmu tímu sa ušetria hodiny manuálnej práce.

Záver: Od chaosu k konverzii

Nenechajte, aby chaotická predvolená doručená pošta LinkedIn diktovala váš úspech. Disciplinovaný systém sledovania založený na rýchlosti, organizácii a nulovej mentálnej záťaži nie je len príjemným doplnkom – je nevyhnutný pre každého, kto to s používaním LinkedIn ako obchodného nástroja myslí vážne.

Cesta vpred je jasná:

1. Triedenie pomocou označení: Kategorizujte konverzácie podľa priority a typu
2. Nikdy nezabudnite vďaka pripomienkam: Nastavte systematické plány sledovania
3. Dosiahnite prehľadnosť s Inbox Zero: spracúvajte správy denne a nenechávajte nič na náhodu
4. Ušetrite čas pomocou úryvkov: Automatizujte opakované správy a zachovajte personalizáciu
5. Udržujte jediný zdroj pravdivých informácií: synchronizujte aktivitu na LinkedIn s vaším CRM alebo systémom záznamov

Môžete pokračovať v skladaní manuálnych hackov a externých nástrojov, alebo môžete prijať platformu navrhnutú od základu tak, aby fungovala presne tento systém. Ak ste pripravení premeniť svoje LinkedIn DM na konverzný stroj a získať späť hodiny každý týždeň, je čas vybudovať skutočný systém, ktorý funguje.

Pamätajte si, čo zdôraznil Luigi Prestinenzi: „Najlepšie tímy zaobchádzajú s prichádzajúcimi správami ako so zlatom, nielen tým, že na ne odpovedajú, ale tým, že odpovedajú rýchlo a disciplinovane.“ So správnym systémom už nikdy nenecháte ujsť ďalší cenný potenciálny zákazník.

Často kladené otázky

Prečo je systém sledovania LinkedIn taký dôležitý?

Systém sledovania LinkedIn je kľúčový, pretože zabraňuje strate cenných potenciálnych zákazníkov, klientov a kandidátov v preplnenej doručenej pošte, čo má priamy vplyv na vaše tržby a úspech. Bez systému sa dôležité konverzácie stratia, čo vedie k premárneným príležitostiam. Ako článok zdôrazňuje, prvý dodávateľ, ktorý odpovie, má výrazne vyššiu šancu na získanie zákazky. Systém založený na rýchlosti, organizácii a disciplíne vám zaručuje, že budete rýchlo a konzistentne komunikovať s kontaktmi, ktoré sú pre vás najdôležitejšie.

Aký je najlepší spôsob organizácie správ na LinkedIn?

Najúčinnejší spôsob, ako organizovať správy na LinkedIn, je implementácia systému označovania alebo tagovania, ktorý kategorizuje konverzácie podľa ich stavu a priority. Môžete vytvoriť štítky, ako napríklad **Horúci potenciálny zákazník, Klient alebo Potrebné sledovanie. To vám umožní triediť vašu doručenú poštu a sústrediť sa len na relevantné konverzácie. Hoci to môžete skúsiť ručne, nástroje ako Kondo automatizujú tento proces pomocou funkcií, ako je rozdelenie doručenej pošty, a vytvárajú zoznamy úloh pre každú kategóriu.

Môžem nastaviť pripomienky na sledovanie priamo na LinkedIn?

Nie, natívna platforma LinkedIn neponúka integrovanú funkciu na nastavenie pripomienok na sledovanie správ. Toto obmedzenie je hlavným dôvodom, prečo sa dôležité sledovania často zabúdajú. Na vyriešenie tohto problému sa musíte spoľahnúť na externé metódy, ako sú záznamy v kalendári, alebo použiť integrovaný nástroj, ako je Kondo, ktorý vám umožňuje „odložiť“ konverzáciu a nechať ju znovu zobraziť vo vašej doručenej pošte v určitý deň a čas.

Čo je metóda „Inbox Zero“ pre LinkedIn a ako funguje?

Metóda Inbox Zero pre LinkedIn je denný pracovný postup, pri ktorom spracujete každú novú správu výberom jednej zo štyroch akcií: Odpovedať, Pripomenúť (Odložiť), Označiť a archivovať alebo Archivovať. Cieľom je premeniť vašu doručenú poštu z neprehľadného úložného priestoru na prehľadný zoznam úloh, ktoré je potrebné vybaviť. Denným čistením doručenej pošty znížite mentálnu záťaž a zabezpečíte, že každá dôležitá správa dostane pozornosť, ktorú si zaslúži, bez toho, aby sa stratila.

Ako môžem urýchliť svoju reakčnú dobu na LinkedIn?

Čas odpovede môžete výrazne urýchliť použitím vopred napísaných šablón alebo úryvkov pre bežné otázky a následné otázky. Mnohé konverzácie obsahujú opakujúce sa otázky alebo požiadavky na naplánovanie. Vytvorením knižnice opakovaně použitelných úryvkov môžete na tieto správy odpovedať za pár sekúnd. Nástroje s funkciami úryvkov vám umožňujú vložiť personalizované šablóny jednoduchým príkazom, čím kombinujú efektívnosť automatizácie s osobným prístupom potrebným na budovanie vzťahov.

Naozaj potrebujem nástroj tretej strany na správu svojej doručenej pošty na LinkedIn?

Hoci môžete skúsiť spravovať svoju doručenú poštu ručne pomocou tabuliek alebo kalendárov, špecializovaný nástroj tretej strany je oveľa efektívnejší a spoľahlivejší pre profesionálov, ktorí sú v podnikaní závislí od LinkedIn. Ručné systémy vytvárajú trenie, vyžadujú neustále prechádzanie medzi kontextmi a sú náchylné na ľudské chyby. Nástroj, ktorý sa integruje priamo do vašej doručenej pošty LinkedIn, ako napríklad Kondo, automatizuje označovanie, pripomienky a šablóny, čím vytvára bezproblémový systém, ktorý šetrí čas a zabraňuje tomu, aby vám ušli príležitosti.