Ako účinne predchádzať krádežiam času na pracovisku

Úvod

Benjamin Franklin, jeden z otcov zakladateľov USA, bol mnohým - spisovateľom, úspešným obchodníkom, tlačiarom, filantropom, politikom a vynálezcom.

V jednej zo svojich esejí - "Rada mladému obchodníkovi" - napísal: "Pamätajte, že čas sú peniaze."

Pán Franklin by sa určite pobavil, keby vedel, že jeho rady mladým obchodníkom sú aktuálne aj po 275 rokoch, najmä pre organizácie, ktoré sa snažia riešiť problém "krádeže času zamestnancov " a zároveň optimálne využívať ich čas.

Krádeže času zamestnancov predstavujú pre organizácie, ktoré sa snažia neustále zvyšovať úroveň produktivity na pracovisku, veľkú výzvu. Jej neriešenie môže viesť k strate zisku a ovplyvniť vyhliadky na rast organizácií a dokonca aj ich dlhodobú udržateľnosť.

Keď organizácie zisťujú príčiny nízkej produktivity zamestnancov, musia sa hlbšie zaoberať tým, či sa ich zamestnanci vedome alebo neúmyselne dopúšťajú krádeže času. Tento blog vám pomôže pochopiť všetko o krádežiach času, o tom, ako sa zamestnanci takýchto praktík dopúšťajú a ako im ako zamestnávatelia môžete predchádzať.

Čo je krádež času?

Zdroj obrázkov

Krádež času je jednoducho zneužívanie pracovného času zamestnancami, a to buď vedomým alebo nevedomým predstieraním práce a vykonávaním činností nesúvisiacich s prácou. Týmto spôsobom dostávajú zamestnanci zaplatené hodiny, ktoré neodpracovali, čo spôsobuje pokles produktivity a výkonnosti organizácie.

Krádež času sa môže zdať banálna a dokonca ťažko pochopiteľná, pretože nie je ako krádež materiálu. Sme prispôsobení tomu, aby sme krádež vnímali ako fyzickú stratu majetku alebo vecí. Preto môže byť pre organizácie náročné plne pochopiť kontúry krádeže času a jej vplyv na výkonnosť podniku.

Je to však forma pochybenia, ktorá môže viesť k obrovským stratám v produkcii a príjmoch organizácie, najmä v prípade väčších organizácií so značným počtom zamestnancov.

Pochopíme to na príklade organizácie so 700 zamestnancami. Ak každý zamestnanec ukradne alebo zneužije 30 minút denne, potom organizácia denne stráca 21 000 minút alebo 250 hodín produktívneho času!

Tieto čísla sa môžu premeniť na státisíce pracovných hodín a milióny dolárov v peňažných sumách, čo poukazuje na to, ako môže krádež času ovplyvniť výsledky podniku a dokonca ohroziť dlhodobú udržateľnosť organizácie.

Teraz, keď sme pochopili, čo je krádež času, pozrime sa na niektoré spôsoby, ktorými zamestnanci kradnú čas svojim zamestnávateľom.

Sedem spôsobov, ako zamestnanci kradnú čas

Vynaliezavosť nepozná hraníc a spôsobov, ako zamestnanci kradnú čas, je neúrekom. Nižšie však uvádzame sedem známych spôsobov, ktorými zamestnanci kradnú čas svojej organizácie.

1. Automatizácia myší

Jedným z najúčinnejších spôsobov, ako oklamať softvérové nástroje na sledovanie času, je použitie automatickej myši. Zamestnanci môžu umiestniť plechovku myši na batériové alebo diaľkovo ovládané zariadenie, ktoré môžu ovládať na diaľku.

Takto sa myš naďalej pohybuje na obrazovke v pravidelných a vopred definovaných intervaloch, ktoré používateľ považuje za vhodné, pričom obrazovka počítača zostáva aktívna. Keďže softvérový nástroj na sledovanie času predpokladá, že používateľ je aktívny, nie je schopný zaregistrovať akúkoľvek podozrivú činnosť a nahlásiť krádež času.

2. Otvorenie viacerých malých okien

Ďalším účinným a zároveň jednoduchým spôsobom krádeže času je otvorenie viacerých malých okien na obrazovke počítača. Pomocou takýchto okien môžu zamestnanci surfovať po internete, chatovať s priateľmi alebo dokonca nakupovať online. Hlavné okno na celej obrazovke zatiaľ nechávajú otvorené na činnosti súvisiace s kanceláriou. Keďže niektoré typy online softvéru na sledovanie času sledujú okno na celej obrazovke, možno ich oklamať a zaregistrovať, že zamestnanci aktívne pracujú na úlohách súvisiacich s kanceláriou.

3. Načasovanie softvéru na snímanie obrazovky

Použitie tohto triku si vyžaduje určitú zručnosť v ovládaní softvéru, najmä schopnosť obísť alebo prelomiť softvérový kód používaný na sledovanie zamestnancov. Zamestnanci sa môžu nabúrať do softvéru na sledovanie pracovného času, aby rozoznali časový interval, v ktorom softvér urobí snímku obrazovky počítača používateľa.

Tieto informácie im môžu pomôcť načasovať ich činnosti tak, aby ich softvér na sledovanie pracovného času zaregistroval ako osoby vykonávajúce úradné povinnosti. Medzitým môže zamestnanec pohodlne surfovať po internete alebo sa venovať úlohám, ktoré nesúvisia s prácou, počas prestávky medzi dvoma snímkami obrazovky.

4. Používanie viacerých monitorov

Niektorí zamestnanci pripájajú svoje prenosné počítače k viacerým ďalším monitorom/obrazovkám prostredníctvom káblov USB. To im umožňuje pracovať s viacerými oknami súčasne, zatiaľ čo hlavné okno používajú na úlohy súvisiace s kanceláriou. Bohužiaľ, nie veľa softvérov na sledovanie času na trhu dokáže identifikovať a sledovať viacero monitorov.

Táto existujúca medzera umožňuje niektorým zamestnancom kradnúť čas zamestnávateľa.

5. Zásahy do softvérového kódu

Ide o neobvyklejší spôsob, ako oklamať softvér na sledovanie času. Zamestnanci zbehlí v technológiách a softvéri však môžu zneužiť nástroje na sledovanie pracovného času vykonaním zmien v softvérovom kóde.

Niektoré softvérové nástroje na sledovanie času sú náchylné na hackerské útoky a manipuláciu, čo vytvára príležitosť pre zamestnancov zmeniť spôsob práce. Takéto nástroje tak zaznamenávajú nesprávne informácie, ktoré sú vopred podané zamestnancami.

6. Punčovanie kamarátov

Zdroj obrázkov

Buddy punching ako prostriedok na oklamanie zamestnávateľa o využívaní pracovného času zamestnancami je známy už od vzniku koncepcie sledovania pracovného času. Pri "buddy punching" ide o zastupovanie dochádzky, keď iný zamestnanec označí dochádzku v mene svojich kolegov.

Organizácie však tento spôsob krádeže času do veľkej miery eliminovali zavedením biometrických dochádzkových systémov, v ktorých zamestnanci registrujú svoju dochádzku pomocou skenovania sietnice, odtlačkov prstov, systémov rozpoznávania tváre atď.

7. Nadmerné neproduktívne surfovanie po internete

Surfovanie po internete je prirodzené a zamestnanci občas navštívia internet, aby si vyhľadali alebo overili informácie alebo získali poznatky o téme, ktorú budú pravdepodobne riešiť so svojimi klientmi, manažérmi alebo kolegami. Avšak nadmerné surfovanie po internete, najmä na neproduktívne úlohy, ako je odpovedanie na osobné e-maily, nakupovanie online alebo čítanie o témach, ktoré nesúvisia s prácou, môže viesť k strate produktívnych pracovných hodín.

Niektorí zamestnanci môžu počas pracovnej doby nezmyselne surfovať po internete a predstierať, že hľadajú relevantné informácie súvisiace s niektorými služobnými úlohami. Ak chcete riešiť takéto scenáre, možno budete musieť pracovať na inšpirácii svojich zamestnancov rôznymi spôsobmi, aby ste zvýšili ich výkonnosť.

Vplyv krádeže času na podniky

Zistenia z odvetvia naznačujú, že krádeže času sú pre organizácie naďalej vážnym zdrojom úniku príjmov. Správa z odvetvia napríklad odhalila, že krádeže času spôsobujú americkým organizáciám ročné straty vo výške 20 miliárd USD a 50 miliárd USD.

Pritom podniky na celom svete strácajú viac ako 400 miliárd USD v dôsledku straty produktivity na pracovisku! To sú závažné čísla a dôvod na znepokojenie pre organizácie, ktoré prechádzajú viacerými krízami, ako je turbulentný trh práce a neuspokojivé makroekonomické ukazovatele na kľúčových trhoch.

Ako zastaviť krádež času

Nižšie je uvedených niekoľko spôsobov, ako môžu organizácie zastaviť krádeže času.

1. Zvýšenie angažovanosti zamestnancov

Nedávna správa z odvetvia potvrdila, že úroveň angažovanosti zamestnancov je stále nízka. Len jedna pätina alebo 21 % globálnej pracovnej sily sa označuje za aktívne angažovanú. Medzitým stres zamestnancov v roku 2022 dosiahol 44 %, čo bolo ešte viac ako údaje z roku 2021.

Náhly prechod na vzdialené a hybridné pracoviská ovplyvnil rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom, čo zvýšilo mieru vyhorenia. Takéto výzvy ovplyvnili schopnosť zamestnancov sústrediť sa na úlohy súvisiace s kanceláriou a zosúladiť svoj osobný a pracovný život. Aby sa s tým organizácie vyrovnali, musia venovať čas zamestnancom, aby pochopili dôvody ich nízkej miery produktivity a potrebu využívať spôsoby, ako ošklbať softvér na sledovanie pracovného času.

Zapojení zamestnanci menej mrhajú pracovným časom na neproduktívne úlohy a vytvárajú väčšiu hodnotu pre organizáciu. Zamestnávatelia preto môžu vykonávať rôzne aktivity zamerané na zapojenie zamestnancov, aby zvýšili produktivitu a prispeli k obmedzeniu problému krádeže času.

2. Efektívne komunikovať

Efektívna komunikácia je dôležitejšia ako kedykoľvek predtým, najmä preto, že osobné interakcie sú čoraz menej časté a práca na diaľku sa stáva bežnejšou. Organizácie by mali nielen efektívne komunikovať, aby zaujali zamestnancov, ale aj pomôcť im pochopiť potrebu systémov na sledovanie pracovného času.

Organizácie musia presvedčiť svojich zamestnancov, že cieľom používania takýchto mechanizmov sledovania času nie je ich mikromanažovanie, ale ponúknutie im lepších poznatkov o tom, ako ich možno posilniť, aby sa mohli venovať úlohám s vyššou hodnotou. Vedúci predstavitelia podnikov musia prevziať iniciatívu a pomôcť inštitucionalizovať takéto postupy v celej organizácii tým, že budú pôsobiť ako tvorcovia zmien.

Prečítajte si tiež: 5 efektívnych nástrojov internej komunikácie na zlepšenie pracovného procesu vo vašej firme

3. Palubný softvér na sledovanie času

Zdroj obrázkov

Zavedenie softvéru na sledovanie času je strategickým krokom pre podniky, ktoré sa snažia zvýšiť produktivitu a zabrániť krádežiam času. Zavedením nástroja na sledovanie času, ako je Replicon, môžu organizácie presne monitorovať pracovný čas a činnosti zamestnancov, čím sa znižuje riziko krádeže času. Tieto pokročilé riešenia ponúkajú prehľad o úlohách a časových harmonogramoch projektov v reálnom čase, čím zabezpečujú zodpovednosť a transparentnosť na pracovisku. Niektoré z týchto nástrojov ponúkajú časové hárky poháňané umelou inteligenciou a mobilné časové hárky, ktoré organizáciám pomáhajú zachytávať údaje o čase a dochádzke, rezervovať voľno a efektívne spravovať pracovné rozvrhy kedykoľvek a kdekoľvek.

4. Umožniť flexibilný pracovný čas

Zdroj obrázku

Zamestnávatelia môžu pomôcť zamestnancom dosiahnuť lepší pracovný a súkromný život tým, že im umožnia flexibilný pracovný čas. Flexibilný pracovný čas môže zamestnancom pomôcť riadiť ich osobný život a povinnosti tak, aby nemuseli klamať o tom, že sú online počas "pevne stanovených" hodín, alebo hľadať dômyselné spôsoby, ako oklamať softvér na sledovanie pracovného času.

To by im umožnilo sústrediť sa na prácu a žiť bez stresu, čo by pomohlo zvýšiť ich produktivitu a z dlhodobého hľadiska by to bolo pre organizáciu prospešné, pretože by jej to pomohlo vyhrať prebiehajúcu vojnu o talenty!

Môžete vyskúšať pružný pracovný čas, keď zamestnanci môžu pracovať stanovený počet hodín, ale môžu si vybrať, kedy budú pracovať, alebo dokonca vyskúšať stlačený pracovný týždeň, napríklad 4/10, 9/80 alebo 2-2-3, ktorý umožňuje zamestnancom absolvovať pracovný týždeň v kratšom čase ako štandardných päť dní a získať viac voľna, počas ktorého môžu vykonávať svoje osobné aktivity.

5. Zameranie na výsledky

Organizácie si musia vytvoriť kultúru, v ktorej sa zamestnanci a manažéri sústredia skôr na výsledky ako na čas strávený na projekte alebo úlohe. Môže to byť zmena oproti zaužívanej paradigme, v ktorej sa za meradlo produktivity považuje "strávený čas".

Uskutočnenie takýchto zmien si však vyžaduje dlhodobejšie zásahy a odhodlanie, pretože kultúrne zmeny sa prejavujú až po dlhom čase.

6. Dôsledný audit

Audit toho, ako zamestnanci trávia svoj čas, môže poskytnúť hlboký prehľad o trendoch v celej organizácii, ktorý môžu vedúci pracovníci využiť na vytvorenie plánov na zlepšenie. Organizácia môže napríklad automatizovať administratívne úlohy, ak jej zamestnanci trávia viac času administratívnymi činnosťami ako kritickými úlohami.

Záver {#conclusion}

Posledných niekoľko rokov bolo pre organizácie na celom svete búrlivých. Znížené ziskové marže, výrazný pokles výdavkov klientov, zúriaca vojna o talenty a rastúce náklady na ľudské zdroje si vyžadujú pozorné sledovanie spôsobov, ako odstrániť úniky príjmov. A riešenie problému krádeží času zamestnancov je jednoduchým, ale veľmi účinným spôsobom, ako zlepšiť hospodárske výsledky.