Dosiahnite skvelú kultúru stretnutí podľa svojho tímu

Úvod

Priemerný zamestnanec strávi na stretnutiach 6 hodín. Manažéri strávia na stretnutiach v priemere viac ako 23 hodín týždenne a podľa prieskumu toto číslo rastie. Schôdze sú činnosť, ktorá na pracovisku zaberá veľmi veľa času a energie. Z hľadiska kultúry sa na ne málo myslí a tomuto problému sa nevenuje dostatočné úsilie. Schôdze sú jednou z najkritickejších, ale zároveň najprehliadanejších oblastí firemnej kultúry.

Dôvodov tohto nedostatku pozornosti je mnoho. Chýba jasný postup na ich zefektívnenie. Niekedy na poslednú chvíľu a neformálny charakter výmeny informácií. Štúdia o stretnutiach je rozsiahla a rôznorodá, ale vzhľadom na divoko rôznorodú povahu stretnutí býva len málo využiteľných poznatkov.

V Hybryde sme sa posledný rok venovali zlepšovaniu stretnutí v organizáciách všetkých druhov. Na základe stoviek experimentov a skúšok sme sa naučili, ako stretnutia prebiehajú. Nižšie uvádzame niekoľko našich kľúčových zistení.

Stretnutia prebiehajú tak, že kultúra je na prvom mieste

Kultúra je dušou spoločnosti, je to súbor presvedčení a správania, ktoré usmerňujú správanie a interakciu ľudí. Keď prijímate nových členov na palubu, stretnutia sú spôsobom, akým tím komunikuje. Stretnutia sú tým, čo novým členom tímu poskytuje najlepšie informácie o vašej kultúre. Kde si ju skutočne všimnú, je na stretnutiach. Sú oknom do vašej organizácie.

Ako môžu stretnutia posilniť kultúru?

• Vedia ľudia pozvaní na stretnutie, čoho sa stretnutie týka?
• Vedia, aký výsledok sa má na stretnutí dosiahnuť?
• Zdieľa vedúci stretnutia informácie včas?
• Cítia sa účastníci príjemne pri zdieľaní svojich nápadov?
• Sú výsledky stretnutí a rozhodnutia dostupné aj pre ľudí, ktorí sa na stretnutí nezúčastnili?
• Sú prístupné len vybranej skupine ľudí?

Stretnutia posilňujú kultúru, ktorú chcete budovať

Zatiaľ čo niektoré postupy pri stretnutiach vás vzďaľujú od želanej kultúry, iné postupy pri stretnutiach posilňujú pozitívnu kultúru. Klienti k nám prišli, pretože chcú zlepšiť výsledky aj kultúru. Spoločnosti často zavádzali nové procesy stretnutí, stretnutia štruktúrované s najvyšším vedením a zastrešujúci rámec pre stretnutia. Problémom je dostať tím na palubu týchto procesov.

Kľúčom k lepším výsledkom je uľahčiť členom tímu prijatie rámca. Musí byť jasný, ľahko použiteľný a k dispozícii, keď ho potrebujú.

Tu je niekoľko osvedčených postupov, ktoré vám pomôžu stať sa hrdinom stretnutí:

• Stanovte si cieľ, uistite sa, že je konkrétny a uskutočniteľný.
• Stanovte si program, aby ste sa uistili, že na stretnutiach nič nevynecháte.
• Agendy tiež zabezpečia, aby bol váš tím na začiatku stretnutia na rovnakej strane.
• Predbežná práca, ak existujú medzery v znalostiach, ktoré je potrebné odstrániť do začiatku stretnutia.
• Poznámky, dokonca aj malé pripomienky, pomáhajú zvýšiť zdieľanie informácií v rámci spoločnosti.
• Priraďovanie poznámok k činnostiam pomáha pri zodpovednosti medzi stretnutiami, aby sa zabezpečil úspech projektu.

Po niekoľkých prvých stretnutiach s použitím tohto systému uvidíte výrazný posun vo výsledkoch aj v angažovanosti zamestnancov. Úspech a zodpovednosť za ciele pomáhajú každej spoločnosti a jej kultúre.

Ako by mala vaša kultúra ovplyvniť vaše stretnutia?

Vaša kultúra by mala určovať spôsob, akým sa zavádzajú procesy stretnutí a ako prebiehajú vaše stretnutia. V novom svete hybridných pracovných tímov často fungujú zmiešané modely. Je dôležitejšie ako kedykoľvek predtým pozorne sledovať kultúru. Stretnutia vašich tímov ponúkajú množstvo príležitostí na vyjadrenie hodnôt a cieľov, ktoré spoločnosť zastáva.

Rešpektovanie času všetkých, jasná komunikácia a jednoduchý prenos informácií sú len niektoré zo spôsobov, ako môžete podporiť kultúru prostredníctvom stretnutí. Jasné ciele, programy a predbežná práca sú len niektoré z dôležitých nástrojov, ktoré vám môžu pomôcť na vašej ceste.