Recâștigarea timpului de vânzare în vânzările pe teren

Introducere

Mulți reprezentanți de vânzări dedică doar o mică parte din săptămâna lor vânzărilor propriu-zise, petrecând cea mai mare parte a timpului cu tot ceea ce ține de vânzări. Dacă lucrați în domeniul vânzărilor, acest lucru vă va părea familiar, deoarece drumurile, notițele, actualizările și urmăririle nu așteaptă o zi mai liniștită.

Acest articol este un ghid solid pentru a recupera ore fără a reduce vizitele la clienți: faceți captarea fără efort, faceți datele de încredere și faceți ca rutele și programele să funcționeze în realitate. De asemenea, presupune ceva important: scopul nu este să vă transforme într-o mașinărie administrativă, ci să vă mențină în fața clienților cu suficient spațiu mental pentru a vinde bine.

Clubul 30

Când timpul dedicat vânzărilor reprezintă o minoritate din săptămână, scopul nu este să vă încărcați și mai mult ziua, ci să nu mai puneți vânzările în competiție cu hârtiile. Echipele care par mereu organizate pe teren au de obicei un avantaj neatrăgător: protejează densitatea programărilor, astfel încât timpul dedicat clienților rămâne un punct fix, iar totul se organizează în jurul acestuia.

Sună simplu, dar este o adevărată artă. Este vorba de alegerea instrumentelor și obiceiurilor care reduc schimbarea contextului, astfel încât creierul tău să rămână concentrat pe cont, nu pe administrare. Dacă vrei o privire realistă asupra modului în care captarea vocală poate susține acest lucru în lumea reală, acest ghid privind inteligența artificială vocală pentru vânzările pe teren este un punct de referință util. De asemenea, este sincer în legătură cu ceea ce vă fură din elan: deschiderea a cinci aplicații, căutarea celor mai recente detalii, rescrierea aceleiași note în două locuri, apoi încercarea de a vă aminti ce ați promis în timp ce conduceți deja către următoarea oprire.

O modalitate utilă de a gândi acest lucru este bugetarea fricțiunilor. Aveți doar un număr limitat de mici întreruperi într-o zi înainte de a începe să vă protejați făcând mai puține urmăriri sau ajungeți să le faceți târziu, când este mai greu să rămâneți concentrat. Cele mai bune sisteme de teren sunt construite pentru aceste constrângeri, nu pentru o configurație idealizată a biroului.

Un obicei practic care se potrivește acestei idei este „minutul de închidere” după fiecare întâlnire. Nu este vorba de o redactare completă. Doar o repetare de șaizeci de secunde pentru a nota rezultatul, următorul pas, data și un risc, apoi să treci mai departe. Acest mic ritual împiedică acumularea notițelor de la sfârșitul zilei, care de obicei consumă timpul dedicat vânzărilor.

Vorbitul este ieftin, iar tastarea nu

În multe echipe, introducerea manuală a datelor ocupă o parte semnificativă din săptămână. Aceasta este cea mai clară invitație de a urmări o parte a muncii care generează multă fricțiune, deoarece este măsurabilă, repetabilă și adesea remediabilă cu o captură mai bună.

Aici își câștigă locul instrumentele vocale în vânzările pe teren, nu ca un truc, ci ca o modalitate de a înregistra ceea ce s-a întâmplat în timp ce este încă precis. Nu încercați să creați o transcriere perfectă a zilei; încercați să facilitați înregistrarea celor câteva detalii care deblochează totul: următorul pas, calendarul, părțile interesate și orice risc pe care doriți ca managerul dvs. să îl cunoască din timp. Dacă v-ați uitat vreodată la o notă CRM goală la sfârșitul unei zile lungi și v-ați gândit: „O să-mi amintesc”, știți deja de ce este important momentul captării.

În practică, ceea ce este bun este surprinzător de modest. Intrări scurte. Structură consistentă. Un flux de lucru care transformă notele vocale în câmpuri și sarcini clare, astfel încât să nu fie nevoie să recitiți un paragraf mai târziu pentru a vă da seama ce trebuie să faceți. Și, ceea ce este important pentru teren, trebuie să funcționeze cu o conectivitate instabilă, deoarece un instrument care nu funcționează într-o parcare este un instrument în care nu veți mai avea încredere.

De asemenea, trebuie să se potrivească unui comportament sigur și real. Majoritatea reprezentanților nu vor dicta o notiță în timp ce traversează un hol aglomerat și nimeni nu ar trebui să o facă în timp ce conduce. Cu cât fluxul de lucru susține mai mult „parchează, înregistrează, pleacă” cu atingeri minime, cu atât este mai probabil să devină implicit.

Cel mai bun flux de lucru este cel pe care îl vei folosi și când ești obosit. Dacă necesită prea multe atingeri, nu va rezista o săptămână întreagă de călătorii reale.

Note rapide și date curate

Viteza este excelentă, dar se amortizează doar dacă înregistrarea rămâne fiabilă. În multe organizații, reprezentanții nu au încredere deplină în acuratețea datelor cu care lucrează. În vânzările pe teren, această problemă de încredere devine mai evidentă, deoarece actualizările au loc în mișcare, pe diferite dispozitive și, uneori, după ce memoria s-a estompat deja.

Iată întrebarea pe care merită să o puneți înainte de a automatiza totul: dacă nu puteți avea încredere în ceea ce se află în înregistrare, care este costul real al economisirii timpului la înregistrarea acesteia?

O modalitate pozitivă de a aborda această problemă este să tratați calitatea datelor ca pe un obicei ușor, nu ca pe o curățenie trimestrială. Decideți ce trebuie înregistrat de fiecare dată, păstrați informațiile concise și facilitați revizuirea elementelor esențiale cât timp întâlnirea este încă proaspătă în memorie. Încrederea se construiește rapid atunci când echipa este de acord asupra a ceea ce înseamnă „bun”, mai ales când acest lucru este prezentat ca un ajutor pentru reprezentanții de vânzări să vândă mai mult, nu ca o măsură de control.

Acesta este și momentul în care echipele inteligente devin practice în ceea ce privește standardizarea. Ele nu încearcă să standardizeze personalitatea sau stilul de vânzare; ele standardizează elementele care creează haos în aval atunci când lipsesc. Gândiți-vă: rezultatul întâlnirii, urmărirea promisă, data la care trebuie să aibă loc și o singură propoziție care explică de ce afacerea merge mai departe. Aceasta este diferența dintre un CRM care vă sprijină și un CRM care vă cicălește.

O tehnică utilă este un șablon simplu de notițe, identic pentru toată lumea. De exemplu: „Rezultat / Următorul pas / Până când / Cine altcineva / Risc”. Puteți să îl înregistrați vocal, să îl tastați sau să îl introduceți, dar structura rămâne stabilă. În timp, această consecvență face ca previziunile să fie mai puțin controversate și coachingul mai concret, deoarece discutați despre aceleași domenii, fără a interpreta stilul de scriere al fiecăruia.

Dacă lucrați într-un mediu reglementat, aici se întâlnesc conformitatea și încrederea. Precizați clar ce nu trebuie să apară niciodată într-o notă vocală (date personale, detalii sensibile) și oferiți o alternativă sigură pentru aceste cazuri. Oamenii respectă regulile mai bine când fluxul de lucru facilitează opțiunea sigură.

Rute care respectă calendarul dvs.

Nici chiar cel mai bun flux de lucru CRM nu vă va salva dacă ziua este fizic supraîncărcată. Ziua de lucru are limite stricte, iar timpul petrecut pe teren consumă minute într-un mod în care programul de la birou nu o face.

Așadar, planificarea productivității pe teren înseamnă tratarea deplasărilor ca parte a jobului, nu ca pe un inconvenient între activitățile reale. Când rutele sunt neglijente, nu se irosesc doar kilometri. Se comprimă timpul de pregătire, se amână urmărirea clienților până seara și vizitele la clienți se transformă într-o cursă de la mașină la ușă. Când rutele sunt bine stabilite, ziua pare mai previzibilă și aveți mai mult timp util între apeluri pentru micile acțiuni care mențin interesul clienților.

Instrumentele de planificare a rutelor pot fi de ajutor, deoarece reduc risipa între vizite, iar deciziile de planificare a rutelor pot produce rezultate măsurabile la scară largă. Nu trebuie să vă preocupați de matematica din spatele acestui principiu pentru a beneficia de el: mici îmbunătățiri, repetate toată săptămâna, se adună rapid.

Pentru teritoriul tău, gândește-te dincolo de cea mai scurtă distanță. Avantajul practic este fiabilitatea: intervale de sosire mai previzibile, mai puține întârzieri care duc la urmăriri ratate și mai puțină agitație la sfârșitul zilei. Această fiabilitate face, de asemenea, blocarea timpului realistă, deoarece poți în sfârșit să ai suficientă încredere în intervalele din calendarul tău pentru a le utiliza.

Două detalii care sunt adesea omise în planurile „optimizate” sunt parcarea și primele zece minute ale întâlnirii. Dacă programați vizite consecutive fără timp de rezervă, veți fura acel timp de undeva, de obicei din pregătirea dvs., din luarea de notițe sau din pauza de prânz. Un plan de traseu mai bun include perioade de rezervă deliberate în care faceți un lucru important: confirmați următoarea întâlnire, trimiteți urmărirea promisă sau înregistrați următorul pas cât timp este încă clar.

Faceți din „ore libere” o măsură gestionată

Dacă doriți să economisiți timp, tratați-l ca pe orice altă îmbunătățire a performanței: observați-l, măsurați-l cu ușurință și protejați-l. Este util să definiți timpul economisit într-un mod greu de contestat. Dacă echipa dvs. spune că un instrument economisește timp, decideți unde apare acest timp. Este vorba de mai puține minute după fiecare întâlnire? Este vorba de mai puține actualizări la sfârșitul zilei? Este vorba de o predare mai rapidă către altcineva? Fiți specific și veți lua decizii mai bune.

Un bun punct de plecare este o săptămână de referință. Nu vă gândiți prea mult. Doar capturați o imagine aproximativă înainte, apoi puteți face diferența între un câștig real și o senzație. Ideea nu este să auditați oamenii, ci să identificați unde sistemul pierde timp.

Folosiți o verificare săptămânală simplă, care să nu pară microgestionare:

• Urmăriți minutele administrative pe care le puteți influența efectiv (înregistrarea, programarea și crearea de urmăriri), nu numărul total de ore.
• Urmăriți întârzierea urmăririi (timpul de la sfârșitul întâlnirii până la înregistrarea următorului pas) ca un indicator de calitate
• Urmăriți densitatea programărilor (vizite pe zi sau pe bloc de traseu) pentru a vă asigura că timpul clientului rămâne protejat.

În timp, acest lucru are un efect subestimat. Face vizibile alegerile dvs. în materie de instrumente și obiceiurile dvs., astfel încât să le puteți îmbunătăți fără a vă baza pe motivație. Și oferă managerilor un avantaj mai sănătos decât să le spună oamenilor să fie mai disciplinați; ei pot elimina obstacolele, eficientiza fluxurile de lucru și simplifica stiva.

O măsură suplimentară utilă este „rata de refacere”: cât de des un reprezentant trebuie să redeschidă un dosar deoarece lipsea ceva. Dacă puteți reduce acest lucru, de obicei reduceți întreruperile în cadrul echipei, inclusiv schimburile de informații cu departamentul operațional, departamentul de succes al clienților sau departamentul financiar.

Mai multe vizite cu mai puțin efort

Când conectați captarea vocală, înregistrările de încredere și rutarea care respectă ziua de lucru, creați o zi de vânzări care pare mai lină și are performanțe mai bune. Ideea nu este să urmăriți eficiența perfectă, ci să facilitați buna desfășurare a activității locale, astfel încât să puteți fi prezent alături de clienți și să mențineți în același timp la zi aspectul comercial al vânzărilor.

Multe echipe de vânzări utilizează deja AI într-o formă sau alta, astfel încât avantajul provine din ce în ce mai mult din modul în care proiectați fluxul de lucru, nu din faptul că ați auzit de aceste instrumente. Începeți cu un singur punct de fricțiune pe care îl puteți elimina în această lună, apoi protejați câștigul cu un mic obicei de măsurare.