Cum să eficientizați întreținerea stațiunilor și a proprietăților de închiriat cu soluții eficiente de logistică și depozitare

Introducere

Gestionarea și întreținerea eficientă a unui ansamblu de proprietăți influențează direct trei domenii:

• Satisfacția chiriașilor și a rezidenților.
• Costurile operaționale. Și anume, menținerea unor costuri reduse.
• Valoarea proprietății.

Fie că este vorba despre case unifamiliale, proprietăți rezidențiale sau proprietăți comerciale precum stațiunile, o proprietate bine întreținută creează un mediu sigur și primitor pentru ocupanți.

Cu toate acestea, este mai ușor de spus decât de făcut să reușești să întreții proprietatea fără întreruperi!

Administratorii de proprietăți au responsabilitatea dificilă de a:

• Gestionarea sarcinilor de rutină.
• Trecerea inspecțiilor de siguranță.
• Răspunsul adecvat la solicitările de întreținere reactivă.

Și, dacă acest lucru nu ar fi fost suficient, trebuie să se asigure că toate activitățile de întreținere sunt ușor de gestionat de buzunar.

Dacă sunteți administrator sau proprietar cu o proprietate care vă dă bătăi de cap, ați ajuns la locul potrivit. Acest blog va acoperi strategii pentru modul în care stațiunile și proprietățile de închiriere își pot eficientiza operațiunile de întreținere prin soluții logistice și de depozitare.

Ce este întreținerea proprietății?

Întreținerea proprietății se referă la îngrijirea continuă a unei clădiri sau instalații, care include repararea scurgerilor de apă, rezolvarea problemelor legate de controlul dăunătorilor și gestionarea loviturilor și fisurilor.

Există patru tipuri de întreținere a proprietății:

• Întreținerea preventivă: Aceasta acoperă inspecțiile și reviziile regulate pentru a preveni problemele înainte ca acestea să apară.
• Întreținerea reactivă: Aici problemele sunt rezolvate după ce au apărut, cum ar fi repararea daunelor provocate de apă sau înlocuirea instalațiilor rupte.
• Întreținerea bazată pe condiții: Aceasta constă în monitorizarea echipamentului sau a condițiilor proprietății pentru a decide când este necesară întreținerea, evitând lucrările inutile sau defecțiunile bruște.
• Inspecții de întreținere sau de siguranță. Acestea sunt necesare pentru activitățile de îmbunătățire a locuinței, cum ar fi, de exemplu, instalarea unui șemineu electric.

O companie de administrare a proprietății echilibrează aceste patru niveluri de întreținere, minimizând în același timp costurile și maximizând satisfacția chiriașului sau a oaspetelui.

Consecințele unei întrețineri necorespunzătoare a proprietății

Practicile de întreținere necorespunzătoare pot duce la recenzii negative, riscuri sporite de siguranță, inspecții sanitare nereușite și cheltuieli mai mari pe termen lung. În special, sunt afectate următoarele domenii.

Valoarea proprietății

Valoarea proprietății scade vertiginos. Proprietarul nu are o imagine bună dacă proprietatea sa are un istoric de eșec al verificărilor de siguranță și de neglijare a întreținerii de rutină. Astfel de proprietăți atrag chirii mai mici și sunt greu de vândut.

Creșterea costurilor de reparație

Amânarea reparațiilor poate transforma un munte într-o cârtiță. Riscați daune extinse și creșterea cârtiței atunci când neglijați ceva la fel de comun ca o scurgere de apă. Ceea ce trebuia să fie o reparație simplă implică acum costuri triple sau cvadruple.

Acest lucru nu include costurile ascunse, cum ar fi pierderea veniturilor din chirii (dacă, de exemplu, chiriașii trebuie să se mute pentru că proprietatea a devenit nesigură) și costul ulterior al consultanței juridice și al penalităților pentru încălcarea codurilor.

Nu vreți să fiți în această situație! Așadar, haideți să discutăm despre strategii logistice și de depozitare pentru a menține costurile de întreținere cât mai scăzute pentru portofoliul dvs. imobiliar.

Ce sunt strategiile logistice?

În contextul întreținerii proprietăților, o strategie logistică acoperă planificarea, coordonarea și gestionarea resurselor într-un mod care asigură desfășurarea eficientă a activităților de întreținere a clădirilor.

Este vorba despre asigurarea disponibilității uneltelor și a consumabilelor potrivite când și unde este nevoie.

Există mai multe modalități de punere în aplicare a acestor strategii.

Sistem de management centralizat

Gestionarea întreținerii necesită jonglarea cu mai multe variabile, cum ar fi:

• Email-uri
• Foi de calcul
• Apeluri telefonice
• Cereri și sarcini de întreținere
• Programe

Gestionarea acestor variabile (adesea dinamice și în continuă schimbare) în diferite sisteme îi expune pe tehnicienii de întreținere la erori și provoacă întârzieri în îndeplinirea sarcinilor de întreținere.

Soluția este un sistem de management centralizat precum SiteCapture.

Ca soluție de gestionare a proiectelor, aceasta ajută la automatizarea sarcinilor, la urmărirea programelor de întreținere și la furnizarea de actualizări în timp real, menținând echipele sincronizate și pregătite să rezolve rapid problemele. Instrumentele sale de gestionare a proiectelor solare oferă sprijin suplimentar pentru proprietățile cu instalații solare, asigurându-se că sistemele energetice rămân eficiente. Prin combinarea acestor capabilități, stațiunile și proprietățile de închiriere pot eficientiza operațiunile, îmbunătăți logistica și optimiza utilizarea energiei.

Din perspectiva echipei de întreținere a proprietății, aceasta știe exact la ce să lucreze și ce să prioritizeze. Aceasta înseamnă că cele mai urgente lucruri care afectează viața de zi cu zi sunt rezolvate mai întâi, menținându-i pe chiriași fericiți.

Atunci când vă demonstrați competența în materie de întreținere în fața proprietarilor, generarea mai multor clienți potențiali în domeniul imobiliar prin intermediul cuvântului din gură devine mai ușoară.

Gestionarea inventarului și reordonarea automată

Gestionarea atentă și precisă a stocurilor asigură disponibilitatea consumabilelor și echipamentelor doar atunci când aveți nevoie de ele și în cantitățile corecte. Acest lucru reduce probabilitatea unor cheltuieli inutile și reduce la minimum timpii morți.

De exemplu, într-un scenariu, ați putea urmări consumabile precum instalații sanitare, produse de curățare, piese electrice de schimb și unelte utilizate de personalul de întreținere. Veți ști exact ce este în stoc și unde este depozitat, economisind timp și reducând nevoia de a plasa comenzi de ultim moment.

Puteți combina gestionarea stocurilor cu reordonarea automată. În acest caz, utilizați un sistem digital pentru a monitoriza nivelul stocurilor. Atunci când un articol de inventar scade sub o anumită cantitate, sistemul declanșează o reordonare automată.

Să presupunem că doriți ca sistemele automatizate să funcționeze eficient. În acest caz, va trebui să cercetați istoricul utilizării stocurilor pentru a determina ce se utilizează cel mai mult, ce se reordonează cel mai mult și în ce cantități. Puteți configura sistemul pentru a imita practicile anterioare de gestionare a stocurilor conduse de oameni.

Proprietarii stațiunilor și ai proprietăților închiriate pot utiliza soluții de business intelligence pentru hoteluri pentru a analiza utilizarea echipamentelor și nivelurile de inventar pentru a optimiza operațiunile de întreținere. Cu ajutorul acestui instrument, proprietarii și managerii de proprietăți își pot baza operațiunile pe date reale și pot asigura astfel o întreținere eficientă a activelor.

Programarea întreținerii preventive

Senzorii Internet of Things (IoT) pot fi instalați pe echipamente precum încălzitoarele de apă, sistemele HVAC sau instalațiile sanitare pentru a monitoriza performanța acestora în timp real.

Aceste dispozitive colectează date privind utilizarea, temperatura sau nivelurile de presiune și trimit alerte atunci când citirile sugerează uzura sau o posibilă defecțiune.

Un dispozitiv IoT extrage date de la dispozitive și le monitorizează în timp real. (Imagine furnizată de autor.)

De exemplu, un senzor de pe o unitate HVAC poate notifica sistemul atunci când filtrele trebuie înlocuite sau când unitatea funcționează ineficient.

Software-ul de întreținere a proprietăților poate colecta aceste date și programa automat întreținerea pe baza condițiilor reale, mai degrabă decât a intervalelor prestabilite. Ca rezultat, întreținerea se efectuează atunci când este cel mai necesar, prevenind defecțiunile bruște și prelungind durata de viață a unui bun.

Utilizați optimizarea rutei

Optimizarea rutelor este utilă pentru echipele care gestionează mai multe locații, cum ar fi stațiunile sau unitățile de apartament.

Un software de optimizare a rutelor precum Badger Mapping ajută echipele să planifice cele mai eficiente trasee atunci când încep o zi de îndeplinire a cererilor de întreținere. Software-ul oferă cel mai bun traseu pe baza mai multor variabile, cum ar fi condițiile de trafic, lucrările rutiere și adresa proprietății.

Software-ul de optimizare a rutelor oferă o imagine holistică a tuturor cererilor de întreținere pentru un anumit interval de timp.

De asemenea, ajută administratorii de proprietăți să atribuie sarcinile în mod logic. De exemplu, aceștia își pot împărți tehnicienii de întreținere în funcție de o anumită zonă sau de tipul de solicitare de întreținere.

Ca rezultat:

• Timpul de călătorie este redus la minimum.
• Costul combustibilului este optimizat.
• Oaspeții rămân mulțumiți.

Optimizarea soluțiilor de stocare

Soluțiile de depozitare reprezintă arta de a stoca și de a accesa echipamentele și consumabilele necesare pentru sarcinile de întreținere.

Soluțiile de depozitare eficiente sprijină fluxurile de lucru ușoare prin reducerea timpului petrecut în căutarea resurselor, prin păstrarea articolelor depozitate în siguranță și prin asigurarea faptului că materialele esențiale sunt întotdeauna disponibile atunci când este nevoie.

Să examinăm câteva soluții de depozitare.

Clădiri metalice

O strategie excelentă pentru a proteja echipamentele și proviziile valoroase ale stațiunii dvs. este depozitarea acestora într-o clădire metalică. Aceste structuri personalizabile oferă o soluție rentabilă și durabilă care vă protejează bunurile de intemperii și reduce costurile de întreținere.

Prin extensie, o întreagă clădire metalică poate rezista testului timpului și al mamei natură.

Prețurile clădirilor metalice pot varia în funcție de nevoile dumneavoastră, dar puteți găsi o soluție care să se potrivească bugetului și cerințelor dumneavoastră specifice.

Optimizarea depozitării verticale

Optimizarea depozitării verticale maximizează utilizarea spațiului disponibil prin utilizarea pereților, a unităților de rafturi și a rafturilor pe mai multe niveluri pentru depozitarea uneltelor, echipamentelor și consumabilelor.

Articolele sunt organizate astfel încât articolele utilizate frecvent să fie ușor accesibile, în timp ce articolele mai puțin utilizate sunt depozitate mai sus.

Optimizarea depozitării verticale:

• Reduce dezordinea.
• Îmbunătățește accesibilitatea.
• Economisește timp în extragerea uneltelor necesare - în special în timpul reparațiilor urgente.
• Creează un mediu de depozitare mai organizat prin etichete clar vizibile și categorizate.
• Utilizează cel mai bine spațiul limitat.

Sisteme de gestionare a depozitelor

Un sistem de gestionare a depozitelor (WMS) ajută la urmărirea stocurilor, organizarea depozitării și eficientizarea circulației mărfurilor, asigurând depozitarea, preluarea și distribuirea eficientă a articolelor.

Un sistem WMS oferă informații în timp real cu privire la nivelurile stocurilor, locațiile și modelele de utilizare, facilitând menținerea acurateței stocurilor și evitarea stocurilor excedentare sau a lipsurilor.

De asemenea, automatizează procese precum primirea expedierilor, atribuirea locațiilor de depozitare și generarea alertelor de reaprovizionare, îmbunătățind productivitatea și reducând erorile în operațiunile de depozitare.

Gânduri finale

Gestionarea proprietăților nu trebuie să fie stresantă.

Prin modificarea modului în care sunt stocate bunurile necesare pentru a răspunde solicitărilor și prin eficientizarea procesului de efectuare a sarcinilor de întreținere, un administrator de proprietăți poate crea un flux de lucru de întreținere mai productiv, în beneficiul proprietarilor, tehnicienilor și ocupanților.

Luați în considerare punerea în aplicare a strategiilor sugerate în acest blog pentru a construi un ecosistem de întreținere a proprietății bine întreținut și fiabil, care reflectă profesionalism și grijă.