Cum să optimizăm cheltuielile SaaS în 2023

Introducere

Un studiu recent realizat de BetterCloud a arătat că utilizarea aplicațiilor SaaS a crescut cu 18%, fiind utilizate în medie 130 de aplicații, față de 110 aplicații în 2022.

Cheltuielile pentru software au devenit a treia cea mai mare cheltuială a unei organizații, după cheltuielile cu angajații și cele cu închirierea de birouri. Acest lucru arată că întreprinderile adoptă aplicații SaaS pentru ușurința de utilizare și adaptabilitate.

Cu toate acestea, un raport realizat de Flexera a declarat că aproximativ 29% din cheltuielile cu software-ul SaaS sunt subutilizate de către echipă, ceea ce duce la un ROI slab.

Având în vedere criza economică din 2023, acum este momentul să vă concentrați asupra optimizării cheltuielilor SaaS înainte de a fi prea târziu.

În acest articol, vom analiza modul în care organizațiile cheltuiesc prea mult pe SaaS și cum pot optimiza cheltuielile cu software-ul și crește ROI.

Ce este optimizarea cheltuielilor SaaS?

Optimizarea cheltuielilor SaaS se referă la pașii colectivi pe care echipele IT și financiare ale unei organizații îi fac pentru a reduce costurile software-ului SaaS. Este un proces continuu care se concentrează pe analiza utilizării aplicațiilor, pe utilizarea licențelor, pe shadow IT, pe urmărirea reînnoirilor etc., cu scopul final de a obține valoarea maximă din fiecare aplicație.

Dar înainte de a discuta despre modalitățile de reducere a cheltuielilor cu software-ul, trebuie să identificați unde cheltuiți prea mult.

Cinci moduri în care cheltuiți prea mult pe SaaS

Shadow IT sau achiziții

Se referă la actul de achiziționare a unei aplicații SaaS de către angajați care utilizează un card de credit al companiei fără aprobarea echipelor IT sau financiare. Studiul Gartner a raportat că între 30% și 40% din cheltuielile cu software dintr-o organizație rezultă din shadow IT din cauza ratării reînnoirilor și a costurilor ascunse.

(Sursa)

Achiziționarea dincolo de necesități

Toate organizațiile au tendința de a-și prognoza creșterea și de a achiziționa licențe excedentare față de nevoile lor. În cele din urmă, majoritatea licențelor vor rămâne nefolosite, ceea ce duce la un randament slab al investiției și la cheltuieli irosite.

Lipsa de vizibilitate a aplicațiilor și a cheltuielilor

Principalul motiv pentru care companiile ajung să cheltuiască prea mult pe SaaS este că nu au o vizibilitate completă a aplicațiilor pe care le folosesc și a cheltuielilor pentru fiecare aplicație. Suntem în 2023, iar unele echipe încă folosesc foi de calcul pentru a gestiona aplicațiile SaaS.

Reînnoiri ratate

Lipsa de vizibilitate a cheltuielilor și de urmărire pe bază de foi de calcul duce la ratarea reînnoirilor, iar furnizorii SaaS vor profita de această oportunitate și vă vor cere mai mult. Aplicațiile Shadow IT vor duce adesea la reînnoiri automate, ceea ce duce la creșterea cheltuielilor.

Echipa financiară nu va putea identifica această creștere a cheltuielilor, deoarece nu știe că aplicația există în pachetul SaaS.

Lipsa unei analize comparative a prețurilor

S-ar putea să plătiți prea mult pentru abonamente dacă nu știți cât plătesc colegii dvs. pentru aplicații similare. Dacă nu sunteți la curent cu cele mai recente repere de preț, furnizorii SaaS vor profita și vă vor cere mai mult pentru aplicații, ceea ce va duce la cheltuieli excesive.

Optimizarea cheltuielilor SaaS în 2023

Acum știți că organizațiile cheltuiesc prea mult pe SaaS, dar știați că tot ce vă trebuie este o soluție pentru a vă optimiza cheltuielile SaaS?

Da, aveți nevoie doar de o platformă de gestionare a cheltuielilor SaaS pentru a reduce costurile cu aplicațiile SaaS și pentru a vă optimiza portofoliul SaaS.

Iată cum se întâmplă:

Obțineți o vizibilitate completă a SaaS

Platformele SaaS de gestionare a cheltuielilor au o bibliotecă de integrare extinsă pentru a se conecta cu sistemele SSO, financiare și HRIS ale unei organizații. Aceste integrări vor permite platformei să ofere o vizibilitate de 100% asupra aplicațiilor SaaS, a furnizorilor și a cheltuielilor respective pentru fiecare utilizator, departament și centre de cost.

Odată ce echipele IT obțin o vizibilitate centralizată asupra portofoliului SaaS, gestionarea aplicațiilor și identificarea aplicațiilor de tip shadow IT și a aplicațiilor duplicate devine mai ușoară. Orice aplicații neautorizate din stivă pot fi eliminate, ceea ce duce la creșterea economiilor.

De asemenea, echipele financiare vor putea vedea cât cheltuiește fiecare departament pentru aplicațiile SaaS. Acestea pot utiliza datele privind cheltuielile, le pot compara cu datele de utilizare și pot lua deciziile corecte de optimizare a costurilor.

Sfat pro: Folosiți o platformă de gestionare SaaS care să acopere întregul ciclu de viață SaaS, de la achiziții și negocieri până la furnizare, gestionare și reînnoire.

Analizați datele de utilizare a aplicației dvs.

Platformele de gestionare a SaaS se pot integra direct cu aplicațiile SaaS prin intermediul API-urilor și vor oferi informații exacte despre utilizare. Echipele financiare pot analiza aceste date de utilizare pentru a identifica aplicațiile subutilizate și pentru a calcula ROI pe baza cheltuielilor.

Perspectivele de utilizare vor arăta cerințele echipei, modul în care aceasta utilizează aplicația și câte licențe sunt utilizate. Puteți valorifica licențele nefolosite și le puteți realoca utilizatorilor care au nevoie de ele sau puteți dimensiona corect numărul de licențe în timpul negocierilor de reînnoire și optimiza cheltuielile SaaS.

Analiza datelor de utilizare și dimensionarea corectă a licențelor vă va ajuta să obțineți valoarea maximă de la o aplicație și să vă creșteți rentabilitatea investiției.

Consolidarea aplicațiilor sau a furnizorilor

Consolidarea aplicațiilor sau a furnizorilor a devenit tactica preferată de directorii financiari și de directorii de achiziții din cadrul întreprinderilor pentru a reduce cheltuielile SaaS. Consolidarea aplicațiilor este un proces prin care se identifică aplicațiile redundante sau cu cheltuieli ridicate care servesc unor scopuri similare și se consolidează într-o singură soluție.

Pentru a ilustra, să luăm în considerare un scenariu în care echipa de vânzări utilizează Salesloft pentru facilitarea vânzărilor, echipa de marketing folosește Mailchimp pentru marketingul prin e-mail, iar echipa de clienți utilizează Hubspot în scopuri CRM.

Consolidarea furnizorilor se referă la fuzionarea funcționalităților Salesloft și Mailchimp în Hubspot, care oferă capacități complete de abilitare a vânzărilor, marketing prin e-mail și CRM.

(Sursa)

Prin consolidarea acestor instrumente, organizația dumneavoastră poate raționaliza operațiunile, simplifica gestionarea SaaS și crește economiile SaaS.

Sfat pro: Asigurați-vă că nu consolidați aplicațiile furnizorilor dumneavoastră de încredere pe termen lung.

Automatizați reînnoirea contractelor

Scăpați de foile de calcul. Acestea nu vor trimite alerte proactive cu privire la reînnoirile viitoare. Aveți nevoie de un sistem automatizat de gestionare a reînnoirilor pentru a fi la curent cu acestea. Din fericire, o platformă de gestionare SaaS vă poate ajuta să automatizați reînnoirile de contracte.

Reînnoirea automată poate fi o pacoste. O platformă de gestionare a reînnoirii va crea un calendar de reînnoire bazat pe data contractului și va iniția fluxuri de lucru cu 90 de zile înainte de termenul limită, ajutându-vă să preveniți reînnoirile automate.

Platformele de gestionare SaaS, cum ar fi CloudEagle, se pot integra cu Slack și pot trimite alerte automate de reînnoire cu 90 de zile înainte de data reînnoirii. Acest lucru vă va oferi suficient timp pentru a vă analiza utilizarea aplicațiilor și pentru a pregăti o strategie de negociere pentru a vă dimensiona corect licențele și a vă optimiza cheltuielile.

Nu uitați că negocierile de reînnoire vă permit să negociați cu furnizorul pentru a elimina licențele nefolosite, pentru a retrograda planurile de tarifare în funcție de utilizare și pentru a consolida furnizorii, așa că trebuie să fiți un as în negocieri.

Sfat pro: Dacă intenționați să renegociați contractul, începeți negocierile din timp sau anunțați furnizorii de alegerea dumneavoastră înainte de expirarea perioadei de preaviz.

Negocierile cu prețuri de referință

Negocierile cu furnizorii joacă un rol semnificativ în succesul procesului de optimizare a cheltuielilor SaaS. Negocierile pricepute pot duce la economii mai mari de costuri SaaS, în timp ce negocierile inadecvate pot crește neintenționat cheltuielile.

Negocierile de reînnoire vă vor permite să vă dimensionați corect licențele, să eliminați aplicațiile redundante în funcție de domeniul de aplicare și să renegociați cu un furnizor pentru o reducere sau un termen de preț favorabil.

Dar, înainte de a începe negocierile cu furnizorii SaaS, analizați prețurile de referință pentru a vedea cât plătesc colegii dumneavoastră pentru o aplicație similară. Folosiți reperele ca pârghie pentru a negocia prețuri favorabile, reduceri sau caracteristici suplimentare.

În unele cazuri, este posibil ca echipa dumneavoastră de achiziții să fie aglomerată cu sarcini strategice și să nu aibă timp să negocieze cu furnizorii. Nu vă faceți griji; puteți externaliza negocierile către experții în achiziții SaaS .

Acești cumpărători asistați vor acționa ca o echipă extinsă de achiziții. Aceștia vor analiza cerințele dvs. și utilizarea aplicației, vor efectua cercetări de piață, vor identifica cele mai recente repere de preț și vor negocia cu furnizorii în numele dvs. pentru a obține cele mai bune condiții de preț și reduceri.

Sfat pro: Furnizorii SaaS sunt inteligenți; evitați să intrați în negocieri nepregătiți, deoarece puteți fi ușor de convins să plătiți mai mult decât este necesar. Pregătiți o strategie clară de negociere și apoi procedați.

Bonus

Bugetarea SaaS

Am discutat cele cinci modalități de optimizare a cheltuielilor SaaS. Putem garanta pentru aceste tactici, deoarece directorii financiari, directorii de achiziții și managerii de operațiuni din întreaga lume le folosesc.

Dar cea mai bună practică este să vă păstrați optimizat pachetul SaaS și cheltuielile, în loc să vă grăbiți în ultimul moment să reduceți cheltuielile după ce ați pierdut controlul asupra cheltuielilor.

Sfat pro: Concentrează-te pe excelența operațională mai degrabă decât pe îmbunătățirea continuă

Pentru a atinge excelența operațională, trebuie să puneți accent pe bugetarea SaaS. Obțineți o vizibilitate completă, analizați utilizarea, înțelegeți cerințele și alocați bugetul în mod corespunzător pentru aplicațiile și echipele care au nevoie.

• Stabiliți limitele bugetare pentru fiecare departament.
• Efectuarea de audituri bugetare periodice
• Să mobilizeze și să realoce bugetele ori de câte ori este necesar.

Cu toate acestea, veți avea nevoie de o platformă de gestionare SaaS pentru a analiza utilizarea, cheltuielile și alocarea bugetelor, așa că nu neglijați alegerea platformei potrivite.

Sfat pro: Adunați toate părțile interesate pentru a înțelege cerințele înainte de a aloca bugetul pentru a evita ineficiența.

Concluzie

Având în vedere recesiunea economică din 2023, este timpul ca organizațiile să se concentreze pe optimizarea cheltuielilor SaaS, mai degrabă decât pe achiziționarea de aplicații sau licențe excedentare, prin prognozarea creșterii potențiale.

Știind unde cheltuiți prea mult, procesul de optimizare a costurilor SaaS va fi mai ușor. Am oferit în acest articol sfaturi practice pe care echipele financiare și IT le pot folosi pentru a obține un control complet asupra cheltuielilor SaaS.

Nu uitați, optimizarea cheltuielilor SaaS nu se termină niciodată; este un proces ciclic, iar cu platforma de gestionare SaaS potrivită, cum ar fi CloudEagle, puteți atinge excelența operațională și vă puteți crește profitul.