Cum să creați un mediu de întâlnire incluziv care să implice pe toată lumea

Introducere

Exploatarea tuturor talentelor din echipa dvs. este foarte valoroasă. Cu toate acestea, pentru a face acest lucru, trebuie să creați un mediu de întâlnire care să încurajeze fiecare membru al echipei să participe. Puteți face acest lucru prin promovarea incluziunii în cadrul reuniunilor dumneavoastră.

În acest articol, vom discuta despre cum să concepem un mediu de întâlnire incluziv care să încurajeze participarea întregii echipe. Vom acoperi elementele de bază ale reuniunilor incluzive și de ce ați dori să creați un spațiu incluziv. De aici, vom trece la câteva sfaturi concrete pentru promovarea incluziunii la locul de muncă.

Mediile de întâlnire incluzive: Noțiuni de bază

Mediile de întâlnire incluzive sunt esențiale pentru implicarea fiecărui membru al echipei și pentru încurajarea participării practice a tuturor.

Întreaga echipă ar trebui să se simtă confortabil și să fie încurajată să participe la un mediu de întâlnire incluziv. Ideile noi ar trebui să fie luate în considerare, iar oamenii ar trebui să fie împuterniciți să gândească neconvențional. Ideile nu ar trebui să fie respinse, chiar dacă sunt neconvenționale.

În plus, mediile de întâlnire incluzive ar trebui să se simtă ca spații sigure pentru toți cei implicați. Cel puțin, pronumele preferate ale oamenilor sunt respectate, iar comportamentul discriminatoriu nu este permis. Membrii echipei dvs. ar trebui să se simtă confortabil, indiferent de modul în care se identifică.

Incluziunea în cadrul reuniunilor înseamnă, de asemenea, oferirea de adaptări pentru a face mediul potrivit pentru cei cu dizabilități sau deficiențe.

De ce să folosiți un mediu de întâlnire incluziv

Puteți crește randamentul și productivitatea organizației dvs. permițând întregii echipe să strălucească într-un mediu de întâlnire incluziv. Exploatarea punctelor forte ale fiecăruia vă va ajuta să lucrați mai bine ca echipă.

În plus, crearea unor medii de întâlnire incluzive contribuie la crearea unei culturi la locul de muncă care este, în general, mai incluzivă și mai pozitivă. Acest lucru este excelent pentru a menține moralul ridicat și echipa motivată.

Cum să creați un mediu de întâlnire incluziv

Acum, că ați înțeles valoarea conceperii unei întâlniri incluzive, haideți să analizăm câteva modalități de a pune acest lucru în practică.

1. Stabilirea regulilor de bază

Este esențial să vă formatați reuniunile astfel încât să permiteți oamenilor să contribuie. Pentru a face acest lucru, trebuie să stabiliți câteva reguli de bază care să asigure siguranța psihologică.

O regulă de bază esențială pentru crearea unei culturi pozitive a reuniunilor este de a cere respect pentru fiecare membru al echipei. Elaborați o politică de toleranță zero pentru discriminare sau hărțuire. Creați un sistem de verificări și echilibrări care responsabilizează liderii și toți ceilalți membri ai echipei pentru acțiunile lor, pentru a vă asigura că interacțiunile exclusiv respectuoase sunt o normă culturală la locul dumneavoastră de muncă.

Atunci când stabiliți regulile de bază, ar trebui să stabiliți și așteptările. În multe tipuri de reuniuni, unele persoane se pot simți în mod natural ca observatori atunci când nu au nimic specific de prezentat. Cu toate acestea, dacă doriți ca aceste persoane să intervină, anunțați-le în mod expres că doriți ca ele să intervină, fie oferind o opinie, fie prezentând un plan de acțiune.

2. Oferirea de ajutoare pentru accesibilitate

Multe echipe includ persoane cu dizabilități și deficiențe. Oferirea de ajutoare pentru accesibilitate este foarte importantă pentru cultivarea eficientă a talentelor și ideilor acestor persoane.

De exemplu, dacă un membru al echipei dvs. nu aude bine, este esențial să facilitați comunicarea în cadrul reuniunilor într-un mod accesibil. În multe cazuri, acest lucru poate fi realizat prin utilizarea unui software de conferință cu subtitrare în direct. În acest fel, membrul echipei cu deficiențe de auz poate citi cuvintele oamenilor în timp real.

Să presupunem că aveți un membru al echipei cu deficiențe de vedere. În acest caz, vă puteți face ședințele mai accesibile explicând în detaliu orice elemente grafice din prezentări sau folosind imagini cu contrast ridicat pe care le-ar putea vedea.

Desigur, aceste exemple nu se aplică tuturor echipelor. În calitate de lider de echipă, depinde de dvs. să evaluați nevoile echipei dvs. și să oferiți ajutorul necesar.

3. Invitați oamenii să contribuie

Am vorbit despre stabilirea așteptărilor atunci când doriți ca oamenii să contribuie. Având în vedere acest lucru, ar trebui să mergeți mai departe, creând în mod activ oportunități pentru ca oamenii să contribuie la conversație. Acest lucru va arăta diferit în diferite formate de întâlniri sau discuții.

Să spunem că luați o decizie importantă care afectează o mare parte a echipei dvs. Merită să mergeți în jurul camerei și să cereți în mod explicit părerea fiecărei persoane. Acest lucru este cât se poate de direct.

Atunci când discutați probleme mai puțin importante, ați putea da cuvântul pentru întrebări, comentarii și preocupări. Aici este util să aveți o cultură de companie puternică, care să le permită oamenilor să știe că vocea lor contează, astfel încât să vorbească într-un forum deschis ca acesta.

Pentru eficiență în cadrul reuniunilor cu grupuri mari de persoane, nu este neapărat nevoie ca toți participanții la convorbire să se exprime verbal cu privire la o problemă. În schimb, într-o reuniune virtuală, puteți cere oamenilor să își lase gândurile în chat, iar apoi liderii de la apel pot trece rapid în revistă răspunsurile și le pot confirma în consecință.

4. Lăsați o persoană să vorbească pe rând

Ar trebui să creați o cultură a reuniunilor care să împiedice vorbirea unul peste celălalt. Atunci când oamenii vorbesc peste ei, pot deveni frustrați, își pierd șirul gândurilor și se simt descurajați să vorbească.

Desigur, este ușor să vorbești peste cineva din greșeală, dar, în calitate de facilitator al reuniunii, este rolul tău să împiedici acest lucru. Pare simplu, dar dacă cineva vorbește deja și o altă persoană vorbește peste el, cereți-i celei de-a doua persoane să se oprească până când prima persoană termină.

Dacă țineți cont de acest aspect, puteți crea o cultură care acordă prioritate faptului de a lăsa oamenii să vorbească fără întrerupere.

5. Încurajați oamenii să "ridice mâna"

(Imagine furnizată de autor)

Uneori, poate fi dificil să găsești o ocazie de a vorbi în cadrul unei conferințe telefonice, deoarece semnalele pe care le-ai folosi pentru a vorbi la o întâlnire în persoană nu sunt întotdeauna la fel de vizibile atunci când ești la distanță. Din fericire, instrumentele de videoconferință, precum Zoom, au o opțiune prin care participanții pot "ridica mâna" pentru a indica faptul că au ceva de spus.

Deși această caracteristică este disponibilă, oamenii nu o folosesc întotdeauna. De aceea, este important să reamintiți echipei dvs. unde să găsească acest buton și să o încurajați să îl folosească atunci când doresc să contribuie la conversație.

6. Înregistrarea proceselor-verbale ale reuniunilor

Păstrarea unei înregistrări detaliate a reuniunilor este o tactică excelentă pentru a menține implicarea tuturor și pentru a încuraja incluziunea în timpul reuniunilor. Aceasta ajută la asigurarea faptului că toată lumea are șansa de a vorbi și că vorbele lor sunt înregistrate cu exactitate. Acest lucru încurajează colaborarea, sporește participarea și îmbunătățește responsabilitatea.

În plus, înregistrarea clară a proceselor-verbale ale reuniunilor este o modalitate excelentă de a urmări cine participă și contribuie în mod obișnuit. Acest lucru vă permite, de asemenea, să identificați persoanele care tind să păstreze tăcerea în timpul reuniunilor, astfel încât să puteți acorda prioritate creării de spațiu pentru ca aceste persoane să poată vorbi.

Aplicațiile pentru procese-verbale de ședință oferă o modalitate excelentă de a eficientiza acest proces. Această tehnologie păstrează toate detaliile organizate și accesibile întregii dvs. echipe.

(Sursa imaginii)

7. Deveniți inteligenți cu întâlnirile hibride

Dacă oferiți programe de lucru hibride sau la distanță, crearea unei configurații hibride pentru întâlniri este esențială pentru a facilita comunicarea eficientă între cei de la birou și cei de acasă.

În acest sens, ar trebui să vă asigurați că participanților de la distanță li se permite să intervină, deoarece poate fi dificil să intervină atunci când echipa vorbește în persoană.

În acest sens, dacă nu oferiți în prezent opțiuni de muncă hibridă sau la distanță, ar trebui să luați în considerare acest lucru. Munca hibridă este o opțiune mai accesibilă pentru mulți oameni, deoarece le permite să lucreze într-un mediu care este mai confortabil și mai potrivit pentru nevoile lor.

8. Stimularea urmăririlor unu-la-unu

Unii oameni sunt timizi din fire și pot fi mai puțin înclinați să își exprime gândurile într-un cadru de grup. Ținând cont de acest lucru, puteți folosi întâlniri de monitorizare individuale pentru a le oferi acestor persoane un mediu mai confortabil în care să se exprime pe un anumit subiect.

Întâlnindu-se într-un cadru mai privat, persoanele mai rezervate se pot simți mai confortabil să vorbească și să își împărtășească ideile. Odată ce ideile lor sunt validate sau dezvoltate individual, acestea se pot simți suficient de încrezătoare pentru a le împărtăși într-un grup mai mare.

9. Creați o agendă

Crearea unui mediu de întâlnire incluziv necesită o pregătire atentă și materiale accesibile pentru a se asigura că fiecare participant se simte implicat și apreciat. Liderii incluzivi sunt înțelepți să creeze o agendă, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte și să își poată pregăti propriile gânduri și notițe în consecință.

Utilizarea unui editor PDF de la Smallpdf poate contribui la atingerea acestui obiectiv. De exemplu, înainte de întâlniri, facilitatorii pot utiliza acest instrument pentru a modifica PDF-urile prin adăugarea de adnotări, comentarii sau evidențieri pentru a sublinia punctele cheie, facilitând urmărirea de către participanți.

(Sursa imaginii)

În plus, punerea la dispoziția participanților a unor PDF-uri care pot fi completate sau permiterea adăugării de note direct în cadrul documentului încurajează implicarea activă, în special pentru cei care procesează mai bine informațiile vizual sau preferă formatele interactive.

Să presupunem că un membru al echipei are probleme de vedere. Ați putea utiliza acest instrument pentru a mări textul, a ajusta contrastul sau a adăuga descrieri care să se alinieze ghidurilor de accesibilitate, creând o experiență mai incluzivă.

Concluzie

Puteți adopta mai multe abordări pentru a crea un mediu incluziv pentru reuniunile echipei dvs. Procedând astfel, vă puteți implica mai mult angajații și vă puteți îmbunătăți operațiunile. În plus, vă ajută să promovați o cultură a incluziunii în întreaga organizație.

Cum veți face ca întâlnirile dvs. să fie incluzive?