Freelanceri și SEO: Cum să vă gestionați corect contabilitatea atunci când lucrați online

Introducere

Dacă sunteți un SEO freelancer, probabil că nu aveți nicio problemă în a vă descurca cu cuvintele-cheie cu coadă lungă sau în a vă deosebi schemele de sitemaps. Termeni precum "trafic de referință" și "date structurate" fac cu siguranță parte din vocabularul dvs. cotidian.

Dar când vine vorba de gestionarea banilor? În timp ce un buget de crawl este probabil ceva ce înțelegi pe dinafară, bugetarea finanțelor tale ar putea fi ceva mai străină pentru tine - mai ales dacă ești la început în lumea freelancerilor.

Este ceva cu care fiecare freelancer trebuie să se confrunte: deși ți-ar plăcea să-ți petreci tot timpul de lucru concentrându-te pe ceea ce _stii _ (și probabil îți place mult mai mult decât lucruri precum facturarea și contabilitatea), urmărirea finanțelor tale este la fel de importantă ca monitorizarea ratelor de salt și a vitezei paginilor clienților tăi.

Sunteți freelancer în SEO? Nu reușiți să țineți evidența facturilor și a cheltuielilor? Consultați acest ghid ușor de urmat în 6 pași pentru a vă gestiona contabilitatea.

1. Alegeți structura de afaceri potrivită

Înainte de a începe să trimiteți facturi sau să urmăriți cheltuielile, prima decizie pe care trebuie să o luați este cum să vă structurați din punct de vedere juridic activitatea de freelancer. Acest lucru afectează modul în care plătiți impozitele, cantitatea de documente pe care va trebui să o completați și răspunderea dvs. generală.

În Regatul Unit, de exemplu, cele mai frecvente opțiuni sunt funcționarea ca întreprinzător individual sau înființarea unei societăți cu răspundere limitată, în timp ce, în cea mai mare parte a UE, mulți liber-profesioniști se înregistrează sub statutul de microîntreprinzător, care oferă sarcini administrative reduse și o raportare fiscală simplificată - deși vine la pachet cu plafoane de venituri și mai puține deduceri de cheltuieli.

Lucrul ca întreprinzător individual sau proprietar unic este, în general, cel mai ușor mod de a începe - implică mai puțină birocrație și costuri administrative reduse. Cu toate acestea, pe măsură ce venitul dumneavoastră crește, o societate cu răspundere limitată (sau SRL) ar putea oferi o mai bună eficiență și protecție fiscală. Rețineți că, odată cu creșterea beneficiilor, crește și responsabilitatea, cum ar fi raportarea mai complexă și depunerile statutare.

Dacă nu sunteți sigur care este calea cea mai potrivită pentru dvs., luați în considerare să discutați cu un contabil care înțelege modelele de afaceri freelance și digitale. Alegerea corectă la început poate preveni dureri de cap inutile mai târziu.

2. Utilizarea instrumentelor de contabilitate pentru facturare și ținerea evidenței contabile

Foile de calcul manuale ar putea face treaba la început, dar pe măsură ce afacerea dvs. SEO freelance se extinde, acestea devin un fel de răspundere. Un software de contabilitate adaptat pentru freelanceri poate economisi ore în fiecare lună și reduce riscul de eroare.

Multe instrumente de contabilitate pentru afaceri individuale vă permit să automatizați facturarea și să generați declarații fiscale, integrându-se în același timp direct cu contul bancar, astfel încât tranzacțiile să poată fi importate automat și clasificate cu câteva clicuri.

De asemenea, puteți configura facturi recurente pentru clienții fideli și memento-uri automate pentru plățile întârziate, economisindu-vă timpul și neplăcerile legate de urmărirea facturilor neplătite. Astfel de caracteristici susțin o imagine profesională și încurajează plata la timp.

Utilizarea unui program de contabilitate vă ajută, de asemenea, să respectați reglementările fiscale locale, în special dacă trebuie să depuneți declarații fiscale digitale. În plus, creează o pistă de audit clară în care fiecare element de venit și cheltuială este urmărit și marcat în timp.

3. Urmăriți în mod constant toate veniturile dvs.

Consecvența este cheia atunci când vine vorba de urmărirea veniturilor - și nu doar pentru că face perioada de impozitare mai puțin stresantă. Înregistrarea cu exactitate a tuturor veniturilor vă oferă o imagine clară a performanței afacerii dvs. și vă asigură că nimic nu scapă neobservat.

Indiferent dacă venitul dvs. provine de la clienți direcți, agenții, programe afiliate sau surse pasive precum cursurile online, trebuie să contabilizați fiecare bănuț. Acest lucru include plățile internaționale și contractele punctuale, nu doar onorariile sau munca repetată.

Unii liber-profesioniști fac greșeala de a înregistra veniturile doar după ce acestea ajung în contul bancar. În schimb, ar trebui să țineți evidența veniturilor atunci când acestea sunt "câștigate", adică de îndată ce trimiteți factura sau finalizați lucrarea, în funcție de faptul dacă utilizați contabilitatea de casă sau de angajamente. Oricare ar fi alegerea dumneavoastră, respectați-o pentru a menține acuratețea și conformitatea.

Facturile trebuie să fie întotdeauna datate, numerotate secvențial și susținute. Dacă vă confruntați vreodată cu un audit sau trebuie să solicitați finanțare, existența unor evidențe curate și coerente vă va oferi credibilitate și liniște sufletească.

4. Înregistrați și clasificați fiecare cheltuială de afaceri

Cheltuielile de afaceri nu sunt doar lucruri pe care le cumpărați pentru clienți. Acestea includ, de asemenea, costurile care asigură buna desfășurare a activității dvs. de SEO freelance. Dacă plătiți pentru găzduire, instrumente de cercetare a cuvintelor cheie, un asistent virtual sau chiar pentru amenajarea biroului dvs. de acasă, acestea pot fi considerate cheltuieli deductibile.

Dar simplul fapt de a ști că ceva este deductibil nu este suficient. Trebuie să înregistrați fiecare cheltuială și să o clasificați corect. Ați plătit pentru un abonament la Ahrefs? Aceasta este o cheltuială pentru software. Ați călătorit la o conferință sectorială? Asta este dezvoltare profesională sau călătorie. Un laptop nou? Aceasta este o cheltuială de capital și poate fi necesar să fie amortizată în timp.

Este tentant să lăsați această sarcină până la sfârșitul lunii sau al trimestrului, însă cu cât înregistrați mai devreme o cheltuială, cu atât este mai probabil să o înregistrați cu exactitate - inclusiv să anexați chitanța și să notați scopul achiziției.

Rămânerea disciplinată în ceea ce privește urmărirea cheltuielilor nu numai că vă reduce factura fiscală, dar vă ajută și să identificați unde se duc banii. Dacă un instrument consumă mai mult decât vă așteptați sau dacă investiți masiv în cursuri fără un ROI clar, înregistrările cheltuielilor vor arăta acest lucru.

5. Puneți deoparte bani pentru impozite

Una dintre cele mai dificile lecții pe care le învață freelancerii este că nimeni nu reține impozitele în locul lor. Spre deosebire de un loc de muncă tradițional, unde impozitul este reținut înainte ca salariul să ajungă în cont, venitul de freelancer nu este impozitat - și, din păcate, asta înseamnă că este _responsabilitatea ta _să te asiguri că nu îl cheltui pe tot.

Pentru a evita surprizele neplăcute, puneți deoparte o parte din fiecare plată pe care o primiți. Cât de mult? Depinde de locație și de banda fiscală, dar o regulă generală este de 25% până la 30% din venitul net. Unii liber-profesioniști își creează chiar și un cont de economii separat, special pentru banii din impozite, pentru a evita să îi folosească accidental.

În multe țări, odată ce venitul dvs. atinge un anumit prag, veți fi obligat să efectuați plăți fiscale trimestriale. Lipsa acestor plăți poate însemna penalități și dobânzi. Menținându-vă la curent cu obligațiile dumneavoastră, nu numai că vă mențineți în conformitate, dar reduceți și anxietatea atunci când se apropie termenele fiscale limită.

De asemenea, trebuie să vă familiarizați cu deducerile sau creditele care se aplică liber-profesioniștilor. De exemplu, dacă lucrați de acasă, o parte din chirie, utilități sau factura de internet poate fi deductibilă. Acest lucru face ca ținerea corectă a evidențelor să fie de două ori mai importantă.

6. Analizați-vă lunar finanțele pentru a păstra controlul

Nu ați derula o campanie SEO fără să verificați periodic datele, așa că de ce să aveți o abordare diferită în ceea ce privește finanțele afacerii dumneavoastră? Este esențial să vă rezervați timp în fiecare lună pentru a vă analiza veniturile, cheltuielile și fluxul general de numerar.

Acest lucru nu trebuie să dureze ore întregi. O scurtă verificare lunară a finanțelor vă ajută să descoperiți tipare - de exemplu, poate că urmăriți în permanență întârzierea plăților de la un anumit client sau că cheltuielile dvs. cresc fără să vă dați seama. Aceste informații pot conduce la decizii mai bune, cum ar fi ajustarea tarifelor sau renegocierea condițiilor clienților.

De asemenea, vă puteți folosi de revizuirea lunară pentru a actualiza obiectivele financiare. Doriți să atingeți un anumit obiectiv de venit, să vă construiți un fond tampon sau să vă luați o vacanță fără stres? Monitorizarea progreselor vă menține responsabil și motivat.

Dacă lucrați cu un contabil, aceste date lunare fac colaborarea mai ușoară și mai productivă. De asemenea, veți fi pregătiți cu înregistrări curate atunci când se apropie sezonul de impozitare - nu va mai fi nevoie să vă agitați în ultimul moment!

Ca freelancer SEO, știți deja cât de puternice pot fi datele și coerența. Ei bine, aceeași mentalitate se aplică și gestionării finanțelor tale. Nu trebuie să deveniți un expert financiar peste noapte, desigur, dar tratarea contabilității dvs. cu aceeași grijă pe care o acordați campaniilor SEO va aduce dividende - atât în ceea ce privește liniștea sufletească, cât și profitabilitatea pe termen lung.