Obțineți o cultură de întâlnire minunată în funcție de echipa dvs.

Introducere

Un angajat mediu petrece 6 ore în ședințe. Managerii petrec, în medie, peste 23 de ore pe săptămână în ședințe, iar acest număr este în creștere, conform studiilor. Ședințele sunt o activitate care consumă foarte mult timp și energie la locul de muncă. Ele sunt puțin luate în considerare din perspectiva culturii și nu se depun suficiente eforturi pentru a rezolva această problemă. Ședințele sunt unul dintre cele mai critice, dar ignorate domenii ale culturii companiei.

Motivele acestei lipse de atenție sunt multiple. Nu există un proces clar pentru a le face eficiente. natura uneori de ultim moment și informală a schimbului de informații. Studiul reuniunilor este amplu și divers, dar, având în vedere natura extrem de disparată a reuniunilor, tind să existe puține concluzii care să poată fi luate în considerare.

La Hybryd, ne-am petrecut ultimul an dedicat îmbunătățirii ședințelor în organizații de toate tipurile. Am învățat din sute de experimente și încercări cum decurg întâlnirile. Iată mai jos câteva dintre concluziile noastre cheie.

Reuniunile se desfășoară într-un mod care pune cultura pe primul loc

Cultura este sufletul unei companii, este setul de convingeri și comportamente care direcționează oamenii în modul în care acționează și interacționează. Atunci când vă integrați noi membri, ședințele reprezintă modul în care interacționează echipa. Ședințele sunt cele care le oferă noilor membri ai echipei cele mai bune indicii despre cultura dumneavoastră. Unde o vor observa cu adevărat este în ședințe. Acestea reprezintă o fereastră către organizația dumneavoastră.

Cum pot reuniunile să consolideze cultura?

• Persoanele invitate la o întâlnire știu despre ce este vorba?
• Știu ei care este rezultatul urmărit în cadrul reuniunii?
• Liderul de ședință împărtășește informațiile în timp util?
• Se simt participanții confortabil în a-și împărtăși ideile?
• Sunt rezultatele și deciziile reuniunii disponibile pentru persoanele care nu au participat la reuniune?
• Sunt ele accesibile doar unui grup select de persoane?

Întâlnirile consolidează cultura pe care doriți să o construiți

În timp ce unele practici de ședință vă îndepărtează de cultura dorită, alte practici de ședință consolidează o cultură pozitivă. Clienții au venit la noi pentru că doresc să îmbunătățească atât rezultatele, cât și cultura. Companiile au introdus adesea noi procese de ședință, ședințe structurate cu conducerea de vârf și un cadru general pentru ședință. Problema este de a face ca echipa să fie de acord cu aceste procese.

Cheia pentru rezultate mai bune este de a facilita adoptarea cadrului de lucru de către membrii echipei. Acesta trebuie să fie clar, ușor de utilizat și să fie disponibil atunci când au nevoie de el.

Iată câteva dintre cele mai bune practici care vă vor ajuta să deveniți un erou al reuniunilor:

• Stabiliți un obiectiv, asigurați-vă că acesta este specific și acționabil.
• Stabiliți o agendă pentru a vă asigura că nimic nu este omis în timpul ședințelor.
• Agendele asigură, de asemenea, că echipa dvs. este pe aceeași lungime de undă atunci când începe ședința.
• Prelucrare prealabilă atunci când există lacune de cunoștințe care trebuie să fie eliminate până la începerea ședinței.
• Notele, chiar și cele mai mici, ajută la creșterea schimbului de informații în cadrul companiei.
• Atribuirea de note la acțiuni ajută la responsabilizarea între întâlniri pentru a asigura succesul proiectului.

După primele câteva întâlniri în care se utilizează acest sistem, veți observa o schimbare notabilă atât în ceea ce privește rezultatele, cât și angajamentul angajaților. Succesul obiectivelor și responsabilitatea ajută orice companie și cultura acesteia.

Cum ar trebui să vă influențeze cultura întâlnirile?

Cultura dvs. ar trebui să ghideze modul în care sunt adoptate procesele de desfășurare a reuniunilor și modul în care se desfășoară acestea. În noua lume a muncii hibride, echipele lucrează adesea după modele mixte. Este mai important ca niciodată să urmăriți cu atenție cultura. Ședințele pe care le au echipele dvs. oferă o multitudine de oportunități pentru a exprima valorile și obiectivele pe care le are compania.

Respectarea timpului fiecăruia, comunicarea clară și transferul ușor de informații sunt doar câteva dintre modalitățile prin care puteți susține cultura prin intermediul reuniunilor. Obiectivele clare, ordinele de zi și lucrările prealabile sunt doar câteva dintre instrumentele importante care vă pot ajuta pe parcurs.