Intro
Zoals we weten, is de rol van inkoop de afgelopen jaren aanzienlijk uitgebreid. Traditioneel gericht op het balanceren van kosten met kwaliteit en levering, zijn inkooporganisaties nu verantwoordelijk voor veel bredere doelstellingen zoals risicobeperking, innovatie, duurzaamheid en diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI).
Deze evolutie benadrukt de noodzaak van een strategische benadering van organisatieontwerp en om het team zo te structureren dat effectief aan deze nieuwe prioriteiten kan worden voldaan.
Wat zijn de uitdagingen bij inkooptransformatie?
Naarmate de reikwijdte van inkoop toeneemt, worden leiders geconfronteerd met verschillende uitdagingen, waaronder een tekort aan talent en de noodzaak om prioriteit te geven aan langetermijnontwikkeling. Volgens de Procurement Competencies Survey van Gartner implementeert meer dan 75% van de inkoopleiders toegang tot externe cursussen en interactieve interne training om de competenties van het personeel te vergroten. Deze focus op talentontwikkeling is cruciaal om vaardigheidstekorten te overwinnen en teams op één lijn te brengen met de organisatiedoelen.
3 Belangrijkste activiteiten voor het optimaliseren van het organisatieontwerp
Om een inkooporganisatie te creëren die op één lijn ligt met de bedrijfsprioriteiten, raadt Gartner aan om te focussen op drie kritieke gebieden:
1. Benchmark rapportagelijnen en span of control
Een effectief organisatieontwerp begint met inzicht in rapportagestructuren. Gartner's Budget Benchmarking onthult dat chief procurement officers (CPO's) het meest rapporteren aan:
- Financieel directeur (38%)
- Chief Supply Chain Officers (20%)
- Hoofden bedrijfsvoering (19%)
De span of control varieert ook op basis van de prestaties van de organisatie. Goed presterende CPO's geven leiding aan gemiddeld acht medewerkers, terwijl hun collega's in gemiddeld presterende bedrijven leiding geven aan zes en laag presterende organisaties gemiddeld vier. Deze benchmarks bieden een kader voor het optimaliseren van rapportagelijnen en teamgroottes om efficiëntie en verantwoording te verbeteren.
2. Bepaal het ideale niveau van centralisatie
De mate van centralisatie heeft een significante invloed op de effectiviteit van inkoop. Het onderzoek naar de organisatiestructuur van de inkoop identificeert drie primaire modellen:
- **Gecentraliseerde structuren: **Kunnen schaalvoordelen benutten en processen standaardiseren, maar kunnen de responstijd en het beheer van leveranciersrelaties belemmeren.
- **Gedecentraliseerde structuren: **Zorgen voor meer flexibiliteit en reactievermogen, maar missen standaardisatie.
- Centrumgestuurde structuren: Combineren gecentraliseerd toezicht met lokale uitvoering en bieden zo een evenwichtige aanpak.
Recente trends wijzen op een heropleving van centrum-gestuurde structuren, waarbij 51% van de organisaties dit model hanteert ten opzichte van 39% die de voorkeur geeft aan gecentraliseerde structuren. Deze verschuiving wordt toegeschreven aan de toegenomen verstoringen in de toeleveringsketen, die een groter aanpassingsvermogen en strategische afstemming vereisen. Leiders moeten de behoeften van hun organisatie evalueren om de meest geschikte structuur te bepalen.
3. Waardecreërende factoren afstemmen op beslissingen over het org-ontwerp
Het ontwerp van inkooporganisaties moet hun strategische prioriteiten weerspiegelen. Bijvoorbeeld:
- Op activiteiten gebaseerde structuren: Focus op efficiëntie en snelheid.
- Categorie-gebaseerde structuren: Prioriteit geven aan totale waarde en kostenbesparingen.
Naast het organigram moeten leiders structurele tekortkomingen aanpakken door operationele modellen en bestuurlijke kaders te verfijnen. Dit zorgt ervoor dat de organisatie wendbaar blijft en kan inspelen op veranderende prioriteiten.
Wat is het belang van competentieplanning?
Het opbouwen van teamvaardigheden is een essentieel aspect van inkooptransformatie. Meer dan 75% van de sourcing- en inkoopmanagers investeert in externe cursussen en interne trainingen om de teamvaardigheden en het efficiënte gebruik van inkoopsoftware te verbeteren. Competentieplanning helpt organisaties om lacunes in vaardigheden aan te pakken, zodat inkoopteams diverse uitdagingen effectief kunnen aanpakken.
Organisaties brengen ook aanzienlijke veranderingen aan in hun structuren, waarbij 82% van plan is om het komende jaar matige tot aanzienlijke organisatorische aanpassingen door te voeren. Deze proactieve aanpak zorgt ervoor dat inkoopteams zijn uitgerust om te gaan met concurrerende prioriteiten en constante verandering.
4 Strategieën voor een effectief organisatieontwerp
De belangrijkste gebieden die leiders moeten optimaliseren in inkooporganisaties zijn:
- *Benchmarktegen industriestandaarden: *Gebruik inzichten op basis van gegevens om rapportagelijnen, span of control en organisatiestructuren te beoordelen.
- Evalueer centralisatie versus decentralisatie: Overweeg de afwegingen tussen efficiëntie en reactiesnelheid om de ideale balans te bepalen.
- Geef prioriteit aan competentieontwikkeling: Investeer in opleidings- en ontwikkelingsprogramma's om een bekwaam en flexibel personeelsbestand op te bouwen.
- **Structurele tekortkomingen aanpakken: **Bestuurs- en werkingsmodellen verfijnen om ze af te stemmen op de doelstellingen van de organisatie.
Conclusie
Het ontwerpen van inkooporganisaties die op één lijn liggen met de bedrijfsprioriteiten is een dynamisch proces dat voortdurende evaluatie en aanpassing vereist.
De aanbeveling voor inkoopmanagers is om zich te richten op rapportagelijnen, centralisatie en waardegebaseerd ontwerp, zodat ze structuren kunnen creëren die hun uitgebreide verantwoordelijkheden ondersteunen. In combinatie met robuuste competentieplanning en structurele verfijning stellen deze strategieën inkoopteams in staat om uitzonderlijke waarde te leveren in een complexe en snel veranderende bedrijfsomgeving.
